Control Documental

Programa de Gestión (PG)

Objetivo:

Establecer los lineamientos mínimos indispensables para la generación,

revisión, aprobación, actualización, identificación y distribución de los
documentos internos y externos que conforman el SIGI
Responsabilidades:

El Líder de Calidad del sitio, es el responsable de implementar las

especificaciones en las operaciones relacionadas con la calidad e inocuidad de
los alimentos, resguardar los documentos originales (firmados) que den
evidencia de la revisión y autorización de los documentos

Los Líderes de Área deberán asegurar, que todos los documentos relacionados
con la calidad e inocuidad de los productos elaborados en el sitio, cumplan
con los lineamientos del Programa de Gestión-Control Documental
Tipos de Documentos

La documentación del SIGI se clasifica en:

Manual (Descripción del Sistema)

Especificación (Requerimientos Mandatorios)
Procedimiento
(Descripción de los procesos o actividades)
Instructivo
Formato (Registro de Evidencia)
Norma / Referencia (Requisitos Mandatorios Externos)
Tipos de Documentos

Todos estos documentos que conforman el SIGI, son la base de nuestra Política
Integral BEC:
Lineamientos Generales del Control Documental

Aplica para todos los documentos

obligatorios requeridos por FSSC
22000, es decir, todos los
documentos con impacto en la
calidad e inocuidad de los procesos
y/o productos del sitio

El dueño del Programa de Gestión-

Control Documental, es responsable
de que todos los documentos
(corporativos e internos) estén
registrados en el formato: SIGI-CR-F-
02 Matriz Documental
Lineamientos Generales del Control Documental

Todos los documentos deben contar

con el recuadro: Elaboró, revisó y
aprobó, antes de su implementación

Se debe difundir y comunicar la

Política Integral y los objetivos de
inocuidad vigentes en el sitio
Requisitos Generales
La distribución de los documentos se realiza de manera:

Electrónica : Todos los documentos se encuentran y deben ser consultados en la plataforma Dandoc

Los documentos deben contar con el recuadro de elaboró, revisó y aprobó

Cualquier actualización es comunicada a través de Dandoc al Comité de Inocuidad,

quienes deben comunicar a las líneas de mando y personal involucrado

Los permisos de impresión quedan restringidos, solo formatos

Se prohíbe el uso de memorias USB para el resguardo de documentos

Requisitos Generales
 Física: Todos los documentos impresos, deben contar con el sello de copia controlada autorizada por el Líder
de Calidad y/o dueño del Programa de Gestión-Control Documental (a excepción de formatos)

Deben contar con firma de recepción del Líder de Área y/o dueño de PG (Programa de Gestión) y PPR
(Programa Pre-Requisito) en el formato SIGI-CR-F-16 Control Documental
Requisitos Generales
 Física: Deben de estar almacenados en carpetas en un lugar libre de humedad y alejados de la intemperie
(lluvia, sol, etc.)

Deben contar con encabezado para declarar estado de revisión actual, fecha última de revisión y
código SIGI asignado

Los documentos relacionados con el Plan HACCP, deben estar disponibles como material de consulta
en el punto de medición/evaluación/uso de manera física, con sello de Copia Controlada
Requisitos Generales
 Física: Los documentos distribuidos en piso, deben estar registrados en el formato SIGI-CR-F-156 Ubicación
de copias controladas en piso, para su fácil rastreo

El llenado de formatos debe ser conforme a lo especificado en: SIGI-CR-I-59 Llenado correcto de
registros, el instructivo debe de estar disponible como material de consulta en cada punto de registro,
así como, ser comunicado con los colaboradores
Actualización de Documentos
Es responsabilidad de cada Líder de Área y/o dueño de PG (Programa de Gestión) y PPR (Programa Pre-Requisito) la
revisión de los documentos y formatos aplicables a su operación

Todos los cambios y actualizaciones de proceso y/o equipos, con potencial impacto en la calidad e inocuidad se
deben manejar a través del procedimiento de Gestión de Cambios, y deberán ser registrados en SIGI-CR-F-93:
Solicitud de Cambio Planeado y en SIGI-CR-F-43 Seguimiento de modificaciones y eventos, así mismo deberán ser
revisados por responsable del área, antes de su implementación

Es indispensable, que todas las actualizaciones en los documentos estén identificadas con color azul y registradas en
el cuadro de Control de cambios (solo se registran los 3 últimos cambios)
Control de cambios
No. Revisión Descripción Fecha
A Colocar descripción NN/mmm/AA

B Colocar descripción NN/mmm/AA

C Colocar descripción NN/mmm/AA

Actualización de Documentos
Todos los documentos deben de tener el cuadro de elaboró, revisó y aprobó antes de su implementación, los
formatos deben ser actualizados en cada elaboración y modificación de documentos, estos se deben distribuir
en conjunto con el nuevo documento

En caso de que un sitio genere un nuevo documento, esta propuesta debe ser revisada por algún integrante del
Equipo de Calidad Corporativo antes de su implementación

Cuando el documento de corporativo no se ajuste al 100% a las actividades del sitio, cualquier colaborador
puede crear o modificar éste, siempre y cuando se cumpla lo establecido en SIGI-CR-E-02 PG Control
Documental, sea revisado por el Jefe o Líder inmediato superior de quien elabora y sea autorizado por el jefe o
líder inmediato superior de quien revisa
Actualización de Documentos
Para actualizar los documentos se debe enviar el formato SIGI-CR-F-157 Solicitud de cambios y documentos
corporativos al responsable de SIGI de Calidad Corporativa

Una vez aprobados e implementados los cambios, su efectividad debe ser verificada por el Líder de Calidad

Respecto a la documentación física, los documentos obsoletos deben ser destruidos al realizar el cambio por la versión
actual, en el caso de distribución electrónica deben ser sustituidos por la versión actual

El tiempo de retención de los documentos es igual a la vida de anaquel del producto + 1 año, después de ese tiempo
se consideran archivo muerto por 5 años
Control de Documentos Externos
Todos los documentos de origen externo (normas, referencias, especificaciones, etc.) incluyendo los enlistados en la
especificación SIGI-CR-E-68 Normatividad alimenticia, se deben registrar en la Matriz Documental SIGI-CR-F-02 en
el apartado de documentos externos

Anualmente el dueño del programa de gestión y/o Líder de Calidad, deben verificar el estado de revisión (edición)
de las normas y referencias externas aplicables (Carpetas de Normas y Referencias en Dandoc)

Los cambios previos a la revisión anual de la vigencia de los documentos externos son notificados por parte del
Corporativo de Calidad

Los documentos externos obsoletos son destruidos incluyendo las copias electrónicas

El dueño del Programa de Gestión-Control Documental una vez al mes debe realizar la verificación de 10 formatos,
5 procedimientos, 2 manuales, 5 instructivos y 5 especificaciones de forma aleatoria a todos los procesos en piso,
así mismo tendrá que revisar el cumplimiento de SIGI-CR-E-02 Control Documental y SIGI-CR-I-59 Llenado correcto
de registros

El resultado de la verificación y revisión documental, se evidenciará en el formato SIGI-CR-F-155 Verificación de

Control Documental, los resultados deben ser analizados por el área auditada y el Líder de Inocuidad
Uso de Logotipo FSSC 22000
Todas las plantas certificadas pueden usar el logotipo FSSC 22000 en material impreso y/o algún otro material
promocional, cumpliendo con las especificaciones de diseño establecidas en SIGI-CR-E-02 PG Control
Documental

El logotipo se podrá usar en blanco y negro solo cuando todo el texto e imágenes del documento se
encuentren también en blanco y negro

Queda estrictamente prohibido el uso del logotipo en:

1. Producto
2. Etiquetas del producto
3. Embalaje
4. En cualquier otra manera que implique que el FSSC 22000 apruebe un producto, proceso o servicio