Gestión de las adquisiciones

Maestría en Administración de
Proyectos

1
Conceptos iniciales

2
¿Qué es una adquisición?

En términos generales, consiste en la incorporación al

patrimonio de una persona o empresa de un bien, servicio u
obra, que le es prestado o ejecutado por un tercero a
cambio de una prestación.

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Pilares de la función de compras

• Marco regulatorio
• Regulaciones, Reglas
• Procedimientos y políticas
• Herramientas
• Arreglo / Gestión Institucional – Gestión del Riesgo
• Modelo de negocio
• Estructura y sistema
• Delegación, supervisión y monitoreo
• Aseguramiento de la calidad
• Profesionalización

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Una simple ecuación

4P’s 6C’s Buena

adquisición

Principios Correcta calidad

Correcta cantidad
Políticas
Correcto tiempo
Procedimientos
Correcto precio
Prácticas
Correcto lugar
Correcta fuente

5
El ciclo, en español simple

Especificar necesidades

Investigar
Seguir una ruta
(planificar)
Evaluar la respuesta

Adjudicar el contrato

Administrar el contrato

Cerrar el ciclo
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Contexto de las compras públicas

• En Honduras existen alrededor de 360 entidades

públicas (entre alcaldías, entidades centralizadas y
entidades descentralizadas) que contratan y adquieren
bienes, servicios y obras para cumplir con los objetivos
institucionales.
• Su objetivo fundamental es la satisfacción de las
necesidades de las entidades bajo las características de
calidad, cantidad y oportunidad a precios competitivos.
• Las adquisiciones son una actividad fundamental de la
gestión de los proyectos de desarrollo.

7
 Inversión pública

2007 10,632

2008 12,600

2009 12,119

2010 11,669

2011 8,961

0 2,000 4,000 6,000 8,000 10,000 12,000 14,000

Monto (Millones L)

8
• Existe un marco legal derivado de la aplicación de la Ley
de Contratación del Estado el cual incorporan
mecanismos de eficiencia y transparencia.
• La ONCAE, el portal oficial de Honducompras, el
Registro de Proveedores del Estado y la Ley de Acceso a
la Información Pública, son parte del esquema del
Sistema Nacional de Adquisiciones.
• El conocimiento insuficiente del ciclo de adquisición y
contratación puede crear perjuicios: plazos, costos
suplementarios, anulaciones de contratos, litigios
técnicos y demandas legales.

9
¿Qué es una adquisición pública?

Es cuando el Estado a través de cualquiera de sus

entidades (o a través de organismos internacionales que le
prestan ayuda a través de proyectos) incorpora a su
patrimonio bienes, obras o servicios que le son provistos
por un tercero, debiéndose regir la contratación por el
derecho administrativo.

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Público vs. Privado

 En el caso de la contratación pública

• Sujeto a normativa legal (Ley de contratación del
estado, Políticas de entes financieros, políticas de
los donantes, entre otros)
• Obedece a principios universalmente aceptados
• Obedece a procedimientos claros
• Existe la obligatoriedad de la competencia
• Se exige la transparencia
• Debe haber rendición de cuentas (administrativo,
legal, político)
En términos generales:
 Las compras públicas son esenciales el cumplimiento
del mandato de las organizaciones públicas en apoyo al
cumplimiento de las metas de la administración pública
(metas del milenio, estrategia de la reducción de la
pobreza, plan de nación, entre otros).
 Estas establecen bases para la creciente fortaleza de
las instituciones públicas para el manejo eficaz, eficiente
y transparente de los fondos.
 Permiten adquirir servicios, bienes u obras que el
contratante no es capaz de realizar por sus propios
medios.

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Es importante tener en cuenta que con las adquisiciones
públicas:
• Se desarrollan por lo menos una de las actividades
básicas para la ejecución de cualquier proyecto.
• La mayor parte de la gestión de un proyecto consiste en
la selección de contratistas y ejecución de contratos
para la adquisición de bienes, obras y servicios.
• La correcta y oportuna ejecución de un proyecto, con
resultados de calidad y a costos razonables, depende
de una adecuada gestión de la función de contratación.

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Marco regulatorio

Segundo
Segundo
Primer
Primer orden
orden Tercer
Tercer orden
orden
orden
orden

Convenios
Convenios Legislación
Legislación Normativa
Normativa
internacionales
internacionales nacional
nacional interna
interna
-- Cooperantes -- Constitución --Normas
Cooperantes Constitución Normas
multilaterales
multilaterales de
delalaRepública
República internos,
internos,
(BM,
(BM,BID,
BID,ONU,
ONU,
-- Ley de
Ley de
-- Reglamentos
Reglamentos
UE,
UE,entre
entreotros)
otros) contratación
contratacióndel
del internos
internos
desarrollo
desarrollo estado
estadoyysusu
-- Procedimiento
Procedimiento
-- Cooperantes reglamento internos
Cooperantes reglamento internos
bilaterales
bilaterales
-- Leyes
Leyes
(España,
(España,Italia,
Italia, complemen-
complemen-
entro
entrootros)
otros) tarias
tarias

14
 A nivel estatal

Las diferentes instituciones del estado de Honduras, están

sujetas a las disposiciones de la Ley de Contratación del
Estado y su Reglamento

Estado de Honduras

Poder judicial Poder ejecutivo Poder legislativo

Poder judicial Poder ejecutivo Poder legislativo

Secretarias de estado
Otras
instituciones
Entes descentralizados

Corporaciones
Municipales

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Regulación

Marco jurídico básico de la contratación administrativa en

Honduras:
 Constitución de la República
Atribución indelegable del Congreso de aprobar o
improbar los contratos que lleven involucrados
exenciones, incentivos y concesiones fiscales o
cualquier otro contrato que produzca o prolongue sus
efectos al siguiente periodo de gobierno
Los contratos que deben ser sometidos a licitación
pública.

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En el caso de convenios Internacionales y Convenios de
Financiamiento Externo, si existe controversia entre la
norma secundaria y un tratado o convención suscrito por
Honduras, prevalecerá este último.

Igual disposición se aplica a los convenios de

financiamiento (Art. 18 Constitución de la República).
Aplicación de normativa de
cooperantes
La responsabilidad por la ejecución de actividades de
contratación (incluyendo la aplicación de la normativa)
corresponde a los ejecutores de proyectos.
Las Instituciones Financieras Internacionales (IFI’s)
supervisan el cumplimiento de las normas y dan apoyo en
la ejecución.

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Competencia para contratar

Tienen facultades de contratar:

 Administración central
• Secretarios de Estado
• Titulares de órganos desconcentrados de acuerdo
con sus normas de creación
• Gerentes Administrativos de las Secretarías de
Estado por delegación.
 En la administración descentralizada
• Presidentes, Directores, Secretarios Ejecutivos o
Gerentes y los titulares de órganos con competencia
regional previstos en sus estructuras administrativas
hasta el límite que, en ese último caso, determinen
los correspondientes órganos de dirección superior
19
Competencia para contratar

 Municipalidades
• Al Alcalde Municipal
• La Corporación Municipal
 Poder legislativo y poder judicial
• Funcionarios de dirección del Tribunal Supremo
Electoral, Ministerio Público, Comisionado de los
Derechos Humanos, Órganos Contralores del
Estado, Procuraduría General de la República, y
demás organismos especializados creados por ley,
que se financien con fondos públicos (LCE 14)

20
Las adquisiciones en los proyectos

El tema fundamental es:

Adquisiciones

Equilibrio
Entregables

Los productos de un proyecto requieren:

• Bienes, obras, servicios, consultores individuales, viajes,
entre otros… todo esto es adquisiciones
• La adquisición es un pilar fundamental del los
entregables
21
• Muchas veces el proceso de adquisiciones es planificado
y ejecutado en forma mecánica, no estratégica.
• Se requieren diferentes tipos de habilidades para
manejar diferentes tipos de bienes o servicios
• Es imperativo el conocimiento del mercado y de
producto, no solo se trata de obtener ofertas.
• Las adquisiciones se trata de hacer alianzas con los
proveedores bajo reglas claras
• Es necesario moverse de lo táctico a lo estratégico
• Actualmente se emplea el 99% del tiempo apagando
incendios

22
Confusión Comprar Vs. Adquirir

• Existe la duda en: ¿Qué es comprar? ¿Qué es

adquirir? ¿Que es contratar?¿Cuál es la diferencia?

• Cuando una parte esta preparada para pagarle a otra por

el provisión de bienes, obras o servicios, sujeto a
condiciones, la parte establece un contrato

• A lo largo del proceso, tanto comprar como adquirir son

lo mismo

23
De quién realiza adquisiciones

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El comprador y su perfil

En las adquisiciones es necesario definir:

 ¿Quién realiza las actividades relacionadas con los
procesos de adquisición?
 ¿Cuáles son las funciones realizadas por esta persona?
 ¿Cuál es el perfil (profesión, experiencia, valores)?

Discutir en cinco (5) minutos

25
 QUIÉN: El comprador es quien realiza las actividades
relacionadas con las adquisiciones
• Realizar la función de comprador (buyer) es un
trabajo internacionalmente reconocido.
• Aquellos que ostentan este trabajo son sujetos de
una especial confianza de las organizaciones en
función de un alto grado de profesionalismo.

 FUNCIONES: Variadas y se definen según las

institución en la que se inserta.

 PERFIL: No existe un perfil específico.

26
El trabajo de adquisiciones se realiza en un ambiente
altamente complejo. Los compradores reciben fuertes
presiones por:
 Rápidas respuestas
 Respuestas a situaciones altamente técnicas o legales
 Ofertantes que buscan participación
 Donantes buscan explicación del uso de sus fondos
 Cualquier persona que busca debilidades o falta de
transparencia en los procesos

27
Ética en las adquisiciones

28
Dos caras de una moneda

Existen dos (2) lados:

• Ética del contratante-comprador
• Ética del proveedor

Cada una tiene diferentes tipificaciones, aspectos a

considerar pero igual relevancia en las adquisiciones.

29
Ética del comprador

Existen ciertos elementos a considerar:

• Principios y valores
• ¿A cuáles principios éticos debe responder un
comprador?
• ¿Cuáles son los efectos de una falta de ética por
parte del comprador?
• Regalos, regalías, premios
• ¿Puede o no el comprador aceptar regalos, premios
de un proveedor?
• ¿Cuáles son los efectos de aceptar regalos, premios
de un proveedor?

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En el caso del comprador…

• La Ética y principios morales o valores, guían a los

compradores en todos los aspectos de su trabajo
• El comportamiento ético incluye:
• Honestidad
• Probidad
• Diligencia
• Imparcialidad
• Veracidad
• Respeto
• Incluye también, la evasión de conflictos de interés
haciendo uso inapropiado de la posición personal

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 Cuando se toma una desición ética, es bueno relizarse
las siguientes preguntas:
• ¿Es legal y consistente con la política / regla?
• ¿Puedo justificar lo que estoy haciendo?
• ¿Pienso que lo realmente correcto de hacer?
• ¿Qué pasará si esta acción es públicamente
escrutinada?

32
¿Qué es la probidad?

Integridad y honradez al actuar

• La probidad es evidencia de un comportamiento ético

• Implica aplicar los valores / principios organizacionales como
imparcialidad, imputabilidad y transparencia
• Los objetivos de la probidad en las adquisiciones:
• Proveer imputabilidad
• Mantener integridad
• Asegurarse el cumplimiento de los procesos
• Asegurarse que todas las ofertas se evalúan empleando
los mismos criterios
• Presentar la confianza de lo proveedores en los procesos
• Minimizar los posibles conflictos & potenciales litigios
33
Ética del proveedor

Las normativas establecen cuatro (4) tipos de

comportamiento no deseado por los proveedores:
• Práctica Corrupta: ofrecer, dar, recibir o solicitar para
influenciar el proceso.
• Práctica fraudulenta: tergiversar los hechos con el fin de
influenciar el proceso de adquisición o la ejecución de un
contrato
• Práctica Colusiva: Arreglos entre licitantes con el
propósito de establecer precios artificiales
• Práctica Coercitiva: Daño o amenaza de daño directa o
indirecta con el fin de influenciar el proceso de
contratación o ejecución de un contrato

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En casos de fraude o corrupción en licitaciones y contratos,
las IFIs
 Rechazan toda propuesta de adjudicación de contratos
 Cancelan la parte del préstamo asignada al contrato
 Sancionan la firma o individuo, declarándolo inelegible
en forma indefinida o por un tiempo determinado.

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Conflicto de intereses

Existe un caso especial, denominado Conflicto de interés.

Este conflicto puede tener varias formas y relaciones
• Relación comprador (persona) – proveedor
• Se refiere a relaciones entre el oficial de
adquisiciones e intereses que puede tener ya sea con
el proveedor (relación comercial o de socio) o
personas (parentezco)
• Relación institución (contratante) – proveedor
• No puede participar en los procesos posteriores de
contratación la firma que prepare:
– Estudios factibilidad (IFIs, LCE)
– Diseño de obra (IFIs)
– Especificaciones técnicas (IFIs, LCE)

36
– Términos de referencia (IFIs, LCE)
– Pliegos de precalificación o de licitación (IFIs, LCE)

37
Principios de las adquisiciones

38
Principios globales de las
adquisiciones

Mejor valor
Imparcialidad
por el dinero

Integridad Transparencia

Competencia
efectiva
 BUENA RELACIÓN CALIDAD-PRECIO
Selección de una oferta con óptima combinación de
costos y beneficios durante el ciclo de vida
correspondiente, satisfaciendo las necesidades.
Para asegurarse, el proceso de solicitud de ofertas y
selección de un Contratista debe:
• maximizar la competencia;
• minimizar la complejidad del proceso de solicitud,
evaluación y selección;
• garantizar una evaluación imparcial y completa de
las ofertas solicitadas; y
• garantizar la selección del Contratista cuya oferta
cuenta con el más alto grado de realismo y cuya
propuesta de rendimiento es la que mejor cumpliría
con las especificaciones
La calidad incluye:
– Cumplimiento de mínimo de especificaciones
– Seguridad ambiental
– Seguridad en el desempeño
El costo se refiere al “Costo total de propiedad”
Costo total de propiedad

Precio de compra

Costos de instalación

Costos de
mantenimiento

Costos de
aseguramiento

Valor residual
 IMPARCIALIDAD, INTEGRIDAD Y TRANSPARENCIA
Ya que la competencia es la base para una adquisición
eficiente, imparcial y transparente, es necesario
proteger la integridad del proceso de adquisición y de
mantener la imparcialidad en el trato que se da a todos
los Ofertantes
Una adquisición sólida (proceso abierto; probidad;
registros completos y precisos; rendición de cuentas;
confidencialidad) establece y luego mantiene reglas y
procedimientos factibles e inequívocos.
 COMPETENCIA EFECTIVA
Proporcionar a todos los potenciales elegibles ofertantes
avisos oportunos y apropiados sobre los requisitos
brindar una oportunidad equitativa para la postulación al
suministro de los bienes, obras civiles y servicios
solicitados
Tipos de adquisiciones

• Orientada a • Orientada al
productos conocimiento
• Precio es el • Propuesta
principal factor técnica tiene el
• Las mayor peso
negociaciones no Obras • Las
son comunes negociaciones
• Apertura pública Bienes son necesarias
ofertas • Apertura pública
financieras Servicios de las ofertas
• Competencia financieras
abierta • Lista corta

45
El ciclo de las adquisiciones

46
Ciclo Vs. Proceso

• No debe confundirse el ciclo con el proceso

 El CICLO corresponde a un concepto más amplio e
involucra temas de estrategia y de operación
 El PROCESO se refiere únicamente a una parte del
ciclo, generalmente se limita a un procedimiento
(según normativa)

• No es suficiente cumplir con los procedimientos ya que

las adquisiciones son estratégicas para el logro de los
objetivos

47
El ciclo de las adquisiciones

• Planeación • Búsqueda de
• Programáticamente se proveedores
• Solicitud de ofertas
define que se necesita
• Resultado: TdR, • Evaluación
Especificaciones o • Adjudicación
lista de cantidades

Identificación
Selección de
de necesida-
un
des proveedor
(proceso)

Administra-
ción del
Inventario contrato
(monito-
reo)
• Manejo de • Revisión del
inventario progreso
• Mantenimiento • Pagos
• Reemplazo de • Evaluación del
bienes desempeño
Con las tendencias de la cadena de valor, se pretende:
 Rendición de cuentas de las adquisiciones en función
del apoyo a los objetivos organizacionales
 Optimizar la satisfacción del contratante (cliente)
donante y del beneficiario
 Estimular el aprendizaje (fortalecimiento) o innovación
 Proveer resultados financieros congruentes con los
objetivos
 Estimular la innovación de productos y servicios
 Hacia donde soplan los vientos

Las adquisiciones
modernas deben ser Orientación a la cadena de valor
trabajadas a todos
los niveles,
incluyendo el mayor Gerenciamiento de los proceso
valor agregado de adquisición
posible

Coordinación de las compras

ia
nc

Acercamiento al mercado
de
n
Te

Eficiencia en las transacciones

La mayoría de las organizaciones

Cumplimiento de las reglas
públicas está en este estadio

50
Con las tendencias de la cadena de valor, se pretende:
 Rendición de cuentas de las adquisiciones en función
del apoyo a los objetivos organizacionales
 Optimizar la satisfacción del contratante (cliente),
donante y del beneficiario
 Estimular el aprendizaje (fortalecimiento) o innovación
 Proveer resultados financieros congruentes con los
objetivos
 Estimular la innovación de productos y servicios