Presentación Portal SINTEC

PORTAL SINTEC
APLICACIÓN SHARE-POINT
Dirección Gestión Mantenimiento
SUBGERENCIA TÉCNICA
GERENCIA TRANSPORTE DE ENERGÍA
2013
CONTENIDO
OBJETIVO
ANTECEDENTES
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
PÁGINA PORTAL-SINTEC
INFORMACIÓN DISPONIBLE A LA FECHA
FLUJO DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO
QUE SIGUE
2
OBJETIVO
Describir el desarrollo de la nueva página

Portal-SINTEC, para el flujo de la
documentación Técnica Normalizada de
ISA, con base en la herramienta
informática Share Point.
3
ANTECEDENTES
Proyecto Lean Six Sigma -Mejoras en procesos-
“Aumentar la Disponibilidad de la Información Técnica no Estructurada en el

Proceso Mantener la Red ”
Proceso Anterior SINTEC Proceso Nuevo SINTEC
• Proceso automatizado y con limite de tiempo

para la elaboración, revisión y aprobación de
• Proceso lento para la revisión y aprobación de documentos.
documentos.
• Software amigable y de fácil consulta para el
• No hay un software amigable y de fácil consulta usuario
para el usuario
• Codificación automática y única de la
• Duplicidad de información y versiones de información para evitar duplicidad.
documentos.
• Agilidad en la búsqueda de documentos
4
ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Clasificación de los documentos
TIPO PROCESO GRUPO TEMA
5
PÁGINA DEL PORTAL SINTEC
Motor de
Búsqueda
Catalogo de
Normas por Foros de
proceso discusión
Formato de
Solicitud
6
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Se necesita realizar una actividad de mantenimiento y el Jefe de trabajos desea
conocer si existe o no guía de mantenimiento en el Portal SINTEC.
1. Ingresar a la página de Share Point y

realizar la búsqueda de la siguiente manera.
Utilizando el Catalogo de
Normas
2. Se selecciona el proceso “ Mantenimiento”, se

selecciona el grupo “Subestaciones” y se selecciona el
tema “ Aislamiento de Subestaciones”
3. Se selecciona e
imprime el documento
7
requerido
BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN
Se necesita realizar una actividad de mantenimiento y el Jefe de trabajos desea
conocer si existe o no guía de mantenimiento en el Portal SINTEC.
1. Ingresar a la página de Share Point y

realizar la búsqueda de la siguiente manera.
Utilizando el Motor de
Búsqueda
2. Se visualizan 3. Se selecciona
los documentos e imprime el
aprobados y documento
disponibles en el requerido
portal SINTEC
8
INFORMACIÓN DISPONIBLE
Total Aprobados ingresados

938
9
FLUJO DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO
ELABORACIÓN/
ADMÓN. DEL
SOLICITUD MODIFICACIÓN/
PORTAL SINTEC
ELIMINACIÓN
Aprobación o rechazo
Desarrollo del
Propuesta de Usuarios de solicitud.
Documento e ingreso
para elaboración, Creación automática
Al Share Point.
modificación o Código.
eliminación de normas Delegación líder
Tiempo max = X días
de Elaboración.
REVISIÓN APROBACIÓN PUBLICACIÓN
Delegación lider de Equipos de gestión DGM

Revisión Técnica CTEs o DGO S.O. o Ambiental
Delegación lider de Documento Disponible
Revisión Salud Ocup. para usuarios en el
Revisión Ambiental Aprobación
Portal SINTEC.
Tiempo = X días Tiempo = X días
10
ELABORACIÓN DE UN NUEVO DOCUMENTO
EN EL SINTEC
11
ETAPA DE ELABORACIÓN
Si no existe documento o guía de mantenimiento en el Portal SINTEC se debe
realizar los siguientes pasos.
1. El usuario elabora y envía al administrador la solicitud

del formato diligenciado a través del sistema
2. El administrador del Portal SINTEC recibe por correo la solicitud y verifica que
no haya un documento similar en tramite para su aprobación o rechazo.
• Si el Administrador Aprueba el proceso continua su tramite.
• Si el Administrador Rechaza el sistema envía un correo al solicitante
notificando la no aprobación de la solicitud con las observaciones respectivas.
3. El administrador del Portal SINTEC selecciona el líder de elaboración del

documento.( Este se selecciona de acuerdo al tema, GEM, CTE o DGM)
12
 Selección del líder de elaboración.
13
4. El líder de elaboración (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de
líneas, SPAT o Subestaciones de DGM) recibe un correo electrónico del sistema en
donde debe seleccionar la persona del grupo que elaborará el documento
14
5. El elaborador (persona que realizará el documento) recibe un correo

electrónico del sistema en donde le indica el código, nombre y comentarios
6. El elaborador debe dar clic para ingresar la norma en un determinado tiempo.

El enlace lo direccionará a la pagina mostrada en el paso 7.
15
7. El elaborador debe dar clic en el vinculo.
16
8. El elaborador ingresa el documento en el Portal SINTEC
NOTA:
El documento se ingresa al Share Point especificando la ruta donde se encuentra alojado
el archivo a través del botón Examinar.
Una vez cargado el documento en la herramienta dar clic en el botón Aceptar

17
9. El líder de Elaboración recibe un correo electrónico del sistema notificándole que el

elaborador ya ingreso el documento al portal.
10. Una vez se de clic al vinculo el correo lo re direccionará a la pagina siguiente
18
NOTA:
El líder de elaboración debe seleccionar entre Enviar a revisión o Realizar ajustes
• Si selecciona Enviar a revisión el sistema envía un correo al Administrador para
continuar el proceso de revisión.
• Si Selecciona Realizar ajustes el sistema envía un correo al elaborador para que
realice los ajustes al documento.
19
11. El administrador del Portal SINTEC recibe un correo electrónico del sistema en
donde se le notifica que el líder de elaboración ha aprobado el documento.
Adicionalmente debe seleccionar el líder de revisión técnica.
Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente
20
Elección del líder de revisión técnico
21
12. El líder técnico (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de líneas,

SPAT o Subestaciones de DGM) recibe un correo electrónico del sistema en donde le
notifica que ha sido seleccionado para realizar la revisión técnica del documento.
NOTA: El link lo direccionará hacia la siguiente pagina, donde se deberá abrir el

documento
22
13. Abrir documento
Una vez hecho esto se abrirá y se procederá a editar el archivo. Cuando la revisión haya
concluido se debe guardar y cerrar el documento
23
NOTA:
El líder de revisión técnica debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
• Si selecciona Aprobar el sistema envía un correo al Administrador para continuar el
proceso de revisión.
• Si Selecciona Rechazar el sistema envía un correo al elaborador para que realice los
ajustes al documento.
24
14. El revisor ambiental recibe un correo electrónico del sistema en donde le notifica que
ha sido seleccionado para realizar la revisión del documento.
NOTA:
El revisor ambiental debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
25
15. El revisor de Salud ocupacional recibe un correo electrónico del sistema en donde le
notifica que ha sido seleccionado para realizar la revisión del documento.
NOTA:
El revisor de Salud Ocupacional debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
26
Es importante recalcar que:
 El envío de las notificaciones a los revisores: técnico, ambiental y

salud ocupacional se realiza simultáneamente.
 Durante todo el flujo que lleva el documento en el portal se

manejará una única versión.
 Los revisores tendrán el permiso de editar el documento y añadir

los comentarios que crean convenientes.
27
16. El administrador del Portal SINTEC recibe un correo del sistema en donde se le
notifica que la revisión del documento a culminado. Adicionalmente debe seleccionar el
líder de aprobación.
Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la siguiente pagina
28
Elección del líder de aprobación
29
17. El líder de aprobación recibe un correo electrónico del sistema en donde le notifica
que ha sido seleccionado para realizar la aprobación del documento.
30
NOTA:
El líder de aprobación debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
• Si selecciona Aprobar la norma se publica y el sistema envía un correo al
Administrador y al elaborador para notificarles la publicación de la norma.
31
Correo de notificación Norma Publicada para Administrador y elaborador.
32
PROCESO DE MODIFICACION
EN EL SINTEC
33
ETAPA DE MODIFICACIÓN
1. El usuario envía al administrador una solicitud de

modificación diligenciando el formato disponible en el
SINTEC
2. El administrador del Portal SINTEC recibe por correo la solicitud para su

aprobación o rechazo.
3. El administrador del Portal SINTEC selecciona el líder de modificación del

documento.( Este se selecciona de acuerdo al tema, GEM, CTE o DGM)
34
 Selección del líder de modificación.
35
4. El líder de modificación (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de

líneas, SPAT o Subestaciones de DGM) recibe un correo electrónico del sistema en
donde debe seleccionar la persona del grupo que modificará el documento
36
5. el Modificador (persona que modificará el documento) recibe un correo

electrónico del sistema en donde le indica el código, nombre y comentarios
6. Cuando se de clic en el enlace lo direccionará a pagina siguiente:
37
7 . La norma a modificar se deberá buscar a través de la opción catalogo de normas o

por medio del buscador disponible en el portal
8. Una vez hecho esto se abrirá y se procederá a editar el archivo. Cuando la modificación
haya finalizado se debe guardar y cerrar el documento.
38
9. El líder de modificación recibe un correo del sistema notificando que el modificador ya

realizó la tarea, para enviar a revisión o realizar ajustes al documento.
10. Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente
39
NOTA:
El líder de modificación debe seleccionar entre Enviar a revisión o Realizar ajustes
• Si selecciona Enviar a revisión el sistema envía un correo al Administrador para
continuar el proceso de revisión.
• Si Selecciona Realizar ajustes el sistema envía un correo al elaborador para que
realice los ajustes al documento.
40
notifica que el líder de modificación ha aprobado el documento. Adicionalmente debe
seleccionar el líder de revisión técnica.
Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente
41
Elección del líder de revisión técnico
42
12. El líder técnico (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de líneas,

SPAT o Subestaciones de DGM) recibe un correo electrónico del sistema en donde le
notifica que ha sido seleccionado para realizar la revisión técnica del documento.
NOTA: El link lo direccionará hacia la siguiente pagina
43
13. Abrir documento
Una vez hecho esto se abrirá y se procederá a editar el archivo. Cuando la revisión haya
concluido se debe guardar y cerrar el documento
44
NOTA:
El líder de revisión técnica debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
45
14. El revisor ambiental recibe un correo electrónico del sistema en donde le notifica que
ha sido seleccionado para realizar la revisión del documento.
NOTA:
El revisor ambiental debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
46
15. El revisor de Salud ocupacional recibe un correo electrónico del sistema en donde le
notifica que ha sido seleccionado para realizar la revisión del documento.
NOTA:
El revisor de Salud Ocupacional debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
47
notifica que la revisión del documento a culminado. Adicionalmente debe seleccionar el
líder de aprobación.
48
Elección del líder de aprobación
49
17. El líder de aprobación recibe un correo electrónico del sistema en donde le notifica
que ha sido seleccionado para realizar la aprobación del documento.
50
NOTA:
El líder de aprobación debe dar clic para elegir entre Aprobar o Rechazar
• Si selecciona Aprobar la norma se publica y el sistema envía un correo al
Administrador y al elaborador para notificarles la publicación de la norma.
51
Correo de notificación Norma Publicada para Administrador y elaborador.
52
PROCESO DE ELIMINACIÓN
EN EL SINTEC
53
ETAPA DE ELIMINACIÓN
1. El usuario envía al administrador una solicitud de

eliminación diligenciando el formato disponible en el
SINTEC
2. El administrador del Portal SINTEC recibe por correo la solicitud para su

aprobación o rechazo.
3. El sistema eliminará automáticamente el documento en el caso de que el

administrador haya aprobado la solicitud.
54
QUE SIGUE
Efectuar enlace de los documentos de Share Point a SAP
Ingresar los documentos en tramite a Share Point efectuando el flujo del proceso.
Documentos en tramite Documentos en tramite

Ambiental Ambiental 27
3; 1.73% 1; 0.58% 2; 1.16% Subestaciones
27; Subestaciones 81
22; 15.61%
12.72%
Generalidades del Generalidades del sistema 4
sistema
Líneas de transmisión 33
33; Lineas de
transmision
Medios Auxiliares 22
19.08%
81; operación 3
Medios Auxiliares
46.82% Salud ocupacional 1
operación
4; 2.31% SPAT 2
Salud ocupacional
Total 173
SPAT
55
GRACIAS!!!

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PORTAL SINTEC

GERENCIA TRANSPORTE DE ENERGÍA

INFORMACIÓN DISPONIBLE A LA FECHA

FLUJO DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO

Describir el desarrollo de la nueva página

“Aumentar la Disponibilidad de la Información Técnica no Estructurada en el

Proceso Anterior SINTEC Proceso Nuevo SINTEC

• Proceso automatizado y con limite de tiempo

Clasificación de los documentos

TIPO PROCESO GRUPO TEMA

1. Ingresar a la página de Share Point y

2. Se selecciona el proceso “ Mantenimiento”, se

1. Ingresar a la página de Share Point y

Total Aprobados ingresados

REVISIÓN APROBACIÓN PUBLICACIÓN

Delegación lider de Equipos de gestión DGM

Tiempo = X días Tiempo = X días

1. El usuario elabora y envía al administrador la solicitud

3. El administrador del Portal SINTEC selecciona el líder de elaboración del

 Selección del líder de elaboración.

5. El elaborador (persona que realizará el documento) recibe un correo

6. El elaborador debe dar clic para ingresar la norma en un determinado tiempo.

7. El elaborador debe dar clic en el vinculo.

8. El elaborador ingresa el documento en el Portal SINTEC

Una vez cargado el documento en la herramienta dar clic en el botón Aceptar

9. El líder de Elaboración recibe un correo electrónico del sistema notificándole que el

10. Una vez se de clic al vinculo el correo lo re direccionará a la pagina siguiente

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente

Elección del líder de revisión técnico

12. El líder técnico (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de líneas,

NOTA: El link lo direccionará hacia la siguiente pagina, donde se deberá abrir el

13. Abrir documento

Es importante recalcar que:

 El envío de las notificaciones a los revisores: técnico, ambiental y

 Durante todo el flujo que lleva el documento en el portal se

 Los revisores tendrán el permiso de editar el documento y añadir

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la siguiente pagina

Elección del líder de aprobación

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la siguiente pagina

Correo de notificación Norma Publicada para Administrador y elaborador.

1. El usuario envía al administrador una solicitud de

2. El administrador del Portal SINTEC recibe por correo la solicitud para su

3. El administrador del Portal SINTEC selecciona el líder de modificación del

 Selección del líder de modificación.

4. El líder de modificación (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de

5. el Modificador (persona que modificará el documento) recibe un correo

6. Cuando se de clic en el enlace lo direccionará a pagina siguiente:

7 . La norma a modificar se deberá buscar a través de la opción catalogo de normas o

9. El líder de modificación recibe un correo del sistema notificando que el modificador ya

10. Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la pagina siguiente

Elección del líder de revisión técnico

12. El líder técnico (Ejemplo: Ing de Mantenimiento CTE o coordinadores de líneas,

NOTA: El link lo direccionará hacia la siguiente pagina

13. Abrir documento

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la siguiente pagina

Elección del líder de aprobación

Una vez se de clic al vinculo el correo lo direccionará a la siguiente pagina

Correo de notificación Norma Publicada para Administrador y elaborador.

1. El usuario envía al administrador una solicitud de

2. El administrador del Portal SINTEC recibe por correo la solicitud para su

3. El sistema eliminará automáticamente el documento en el caso de que el

Efectuar enlace de los documentos de Share Point a SAP