¿Usted sabe dónde deben

estar los documentos de Sistema de Gestión de Documentos ORFEO: Sistema implementado por el IDEAM, para la
archivo de su oficina, en radicación de las comunicaciones oficiales y la administración de expedientes, que se
encuentran en la fase de archivo de gestión
estos momentos….????

Archivo de Gestión Satélite: Comprende el conjunto de documentos que se encuentran en

la fase de Archivo de Gestión y que por su contenido o características especiales. son
administrados directamente por las dependencias, como es el caso de las series contratos,
Historias Laborales, Procesos Disciplinarios, Acreditación, etc .

Archivo de Gestión Centralizado: Conjunto de documentos físicos que se encuentran en la

fase de Archivo de Gestión y que por disposición de la circular 13 de 2012, que estableció
los lineamientos para la utilización de ORFEO, son administrados por el Grupo de Gestión
Documental.

Archivo de Central: Unidad documental en la que se conservan todos los documentos que
fueron transferidos por las distintas dependencias del Instituto. de acuerdo con los tiempos
de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental TRD. Para su consulta
oooH Nooo y yo debe tener en cuenta la Resolución 2164 del 12 de octubre de 2010.
los tengo aquí
en mi
escritorio..!!
Archivo Histórico: Unidad documental (Archivo General de la Nación), a la cual se deben
transferir aquellos documentos que de acuerdo con las TRD, son considerados de valor
histórico.
Tablas.. tablas..ta… Usted sabe qué son la Tablas de TRD: Conjunto de series y tipos documentales, a
las cuales se les asigna tiempo de retención en
Retención Documental – TRD…? Archivo de Gestión, Archivo Central y se determina
su disposición final.
Archivo de Gestión y Archivo
Código de la oficina: Central:
Número que identifica la Cantidad de años que deben
Dependencia usuaria de la
dependencia productora de permanecer los documentos, en cada
TRD:
los documentos registrados una de estas fases del ciclo vital.
Nombre de la dependencia y
en la TRD. No. del acto administrativo que
la crea y le asigna funciones.

Disposición Final:
Decisión tomada con
Código de serie y subserie: respecto del destino final
Serie de números asignados, de los documentos.
para identificar la serie y la CT: Conservación Total
subserie. E: Eliminación
I: Imagen Digitalización
S: Selección

Serie y tipos documentales: Procedimiento:

Nombre de la serie y de los Explicación y
tipos documentales que la justificación de la
conforman. disposición final.

Firma del Responsable de la Vigencia de la TRD:

Convenciones: Fecha de
TRD:
Siglas y abreviaturas utilizadas aprobación de la
Firma del Jefe de la
en el formato de TRD. TRD.
dependencia responsable de
elaborar y aplicar la TRD.
 Compañero, ¿usted sabe en qué
consiste la gestión y trámite de los
documentos de archivo del IDEAM..?

Secretaría General o
Subdirección: Recibe
analiza y distribuye a sus
Grupos de Trabajo, por
Recibe, radica y distribuye
competencia.
al interior del IDEAM, de
acuerdo con la Grupo de Trabajo:
Ciudadano presenta competencia. Estudia la solicitud, revisa
solicitud ante el antecedentes, se
IDEAM documenta y prepara
Unidad de Secretaría General o respuesta.
2ª.
Correspon- Copia
Subdirección: Revisa la
Ciudadano Satisfecho dencia para calidad de la respuesta y
archivo
con la respuesta IDEAM
cuando está seguro, da
recibida Vo.Bo.
Recibe, revisa sistema
ORFEO, verifica datos y
Grupo de Trabajo:
realiza trámite de envío de
Revisa observaciones,
1ª copia, al destinatario
actualiza, radica e imprime
(solicitante).
respuesta.
Secretaría General o
Subdirección: Revisa la
calidad de la respuesta y
cuando está seguro, firma
original y una copia.
 Garantizan los Son la fuente
derechos y de información
Permiten realizar el para el servicio
Son referente de la seguimiento a la gestión deberes
Gestión Administrativa, constitucionales. de los
administrativa, por ciudadanos.
que se realiza en las parte de los entes de
Oficinas del IDEAM. control del Estado.

¿Usted Sabe para qué sirven los

documentos de archivo del IDEAM…?

Son esenciales
como Aportan información
antecedente fiable y con
para la toma de oportunidad, para la
decisiones prevención de
administrativas desastres.
Son el testimonio de Son testimonio de
hechos que quedan verdad y prueba
Échale un vistazo a este video, te para la historia y la fehaciente, para la toma
sorprenderás:
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ciencia. de decisiones judiciales