GERENCIA DE

PROYECTOS
PMI
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
S ES I Ó N 3
 Procesos de la Gerencia de Proyectos
Inicio.- Los realizados para definir un nuevo proyecto o
una nueva fase de un proyecto ya existente.
Planificación.- Procesos requeridos para establecer el
alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir el
curso de acción necesario para alcanzar los objetivos.
Inicio
Ejecución.- Procesos realizados para completar el trabajo
definido en el plan, a fin de cumplir las especificaciones Planeamiento
del proyecto.
Control Ejecución
Seguimiento y Control.- Aquellos requeridos para
monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño
Cierre
del proyecto, identificar cambios en el plan e iniciarlos.
Cierre.- Procesos realizados para finalizar todas las
actividades a través de todos los grupos de proceso, a fin
de cerrar formalmente el proyecto o una fase.
Grupos de Procesos de la
Gerencia de Proyectos
 Inicio del Proyecto
En muchas organizaciones el Gerente del
Proyecto no participa en la selección del
proyecto que se va a llevar a cabo. La alta
gerencia o el Director de Portafolio o
Programas puede ser quien aplique algún
criterio para elegir entre distintos proyectos.
 Inicio del Proyecto
Los criterios a evaluar para la selección del
proyecto son los siguientes:
1. Rentabilidad según TIR (lo más importante)
2. Incremento de la participación de mercado
(muy importante)
3. Mejoras en la imagen empresarial
(importante)
4. Adquisición de nuevos conocimientos
(poco importante)
 Caso 1: Selección de proyectos por medición de beneficios
Tienes que elegir entre tres alternativas de proyectos (A, B, C) para diversificar
los productos de tu empresa. Para ello vas a aplicar un modelo de medición de
beneficios donde incluirás distintos criterios para tener en cuenta en la
selección.
 El equipo de Finanzas ha determinado que la tasa interna de retorno (TIR) es
excelente para las alternativas B y C, y muy buena para la alternativa A.
 El departamento de Comercialización estima que el incremento en la participación
de mercado es excelente para la alternativa A y C, y muy buena para B.
 La Gerencia General informó que la mejora en la imagen empresarial es muy buena
en B y C, y buena en A.
 La Gerencia de Recursos Humanos dijo que la adquisición de nuevos conocimientos
es excelente en A y B y buena en C.

¿Qué proyecto seleccionarías como el mejor? ¿Por qué?

 Caso 1: Selección de proyectos por medición de beneficios
Excelente = 5 Muy bueno = 4 Bueno = 3 Regular = 2 Malo = 1

Proyecto A Proyecto B Proyecto C

Peso
Criterio relativo
Calif . Puntos Calif . Puntos Calif . Puntos

1º Rentabilidad 40% 4 1.6 5 2.0 5 2.0

2º Participación 30% 5 1.5 4 1.2 5 1.5
3º Imagen 20% 3 0.6 4 0.8 4 0.8
4º Conocimientos 10% 5 0.5 5 0.5 3 0.3
PUNTUACIÓN TOTAL 4.2 4.5 4.6
 Caso 2: Selección de proyectos con programación lineal
En su empresa se están analizando 7 proyectos de inversión independientes
entre sí. Todos los proyectos tienen una TIR que supera el costo de oportunidad
de la empresa, por lo que es recomendable cualquiera de ellos para su
implementación. Sin embargo, la empresa no cuenta con fondos suficientes
para invertir en todos ellos.

¿Cuál será el portafolio de proyectos óptimos para invertir, si sólo dispone de

$4.700?

Proyecto A B C D E F G
Inversión 1000 300 1500 800 1600 2200 400
VAN 307 155 367 76 360 152 133
 Caso 2: Selección de proyectos con programación lineal
Para buscar la combinatoria óptima de proyectos se puede construir un
planteo de programación lineal con un objetivo sujeto a restricciones.
Usamos herramienta “Solver”, complemento del programa Excel.

Restricciones Objetivo
Inversión Máximo $ 4700 Maximizar la rentabilidad
No proyectos parciales
No se puede repetir proyectos

Proyecto A B C D E F G
Realización 1 1 1 0 1 0 0
Inversión 1000 300 1500 0 1600 0 0 $ 4400
VAN 307 155 367 0 360 0 0 $ 1189

Puedes ver el video de la aplicación de SOLVER en http://vimeo.com/37839610

 Integración de un Proyecto
¿Cuál es el principal trabajo de un Gerente de Proyectos?
 Realizar la gestión de integración
 Reunir las piezas de un proyecto en un todo cohesivo

Cualquiera sea el motivo por el cual la

organización decide llevar a cabo un
proyecto, para que el mismo sea exitoso,
será importantísimo tener un Gerente de
Proyecto con una buena visión de
conjunto de todas las partes del mismo.
Visión Integral del Proyecto
 MATRIZ DEL GRUPO DE PROCESOS VS. ÁREA DE CONOCIMIENTO - PMBOK ® 2008
GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS
Áreas del
Conocimiento Grupo de Procesos Grupo de Procesos de Grupo de Procesos de Grupo de Procesos
Grupo de Procesos de Planificación
de iniciación Ejecución Seguimiento y Control de Cierre
Gestión de la • Desarrollar • Desarrollar el plan para la dirección del • Dirigir y gestionar la • Monitorear y controlar el • Cerrar el proyecto
Integración del el acta de proyecto ejecución del proyecto trabajo del proyecto o fase
Proyecto constitución del
proyecto • Realizar el control integrado
de cambios
Gestión del Alcance   • Recopilar requisitos   • Verificar el alcance  
del Proyecto • Definir el alcance • Controlar el alcance
• Crear el EDT  
Gestión del Tiempo   • Definir las actividades   • Controlar el cronograma  
del Proyecto • Secuenciar actividades
• Estimar los recursos de las actividades
• Estimar la duración de las actividades
• Desarrollar el cronograma
Gestión de Costos   • Estimar los costos   • Controlar los costos  
del Proyecto • Determinar el presupuesto de costos
Gestión de Calidad   • Planificar la calidad • Realizar el aseguramiento de • Realizar Control de calidad  
del Proyecto calidad
Gestión de los   • Planificar los RR.HH. • Adquirir el equipo del    
RR.HH. del Proyecto proyecto
• Desarrollar el equipo del
proyecto
• Dirigir el equipo del proyecto
Gestión de las • Identificar • Planificar las comunicaciones • Distribuir la información • Informar el desempeño  
comunicaciones interesados • Gestionar las expectativas de
del Proyecto los interesados
Gestión de Riesgos   • Planificar la gestión de riesgos   • Dar seguimiento y controlar  
del Proyecto • Identificar riesgos los riesgos
• Realizar análisis cualitativo de riesgos
• Realizar análisis cuantitativo de riesgos
• Planificar la respuesta a los riesgos
Gestión de las   • Planificar las adquisiciones • Efectuar adquisiciones • Administrar adquisiciones • Cerrar las
adquisiciones adquisiciones
 Acta de Constitución del
Proyecto
Project Charter

Documento que autoriza formalmente un proyecto

o una fase y documenta los requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y expectativas de los
interesados.

Establece una relación de cooperación entre la

organización ejecutante y la organización solicitante
(o cliente, en el caso de proyectos externos). El
proyecto se inicia formalmente con la firma del acta
de constitución del proyecto aprobada.

Se recomienda que el director del proyecto

participe en la elaboración del acta de constitución
del proyecto.
 MEMORANDUM
Fecha: 15 de septiembre
Para: Gerentes Generales De: Vicepresidente
Luego de varios meses de negociación es un placer anunciarles que nuestro importante Cliente XYZ SA
ha decidido contratar nuestros servicios profesionales para el Proyecto CRAMER.
Esta es una excelente oportunidad para nuestra Empresa y como siempre, estamos obligados a
proveer del mejor servicio. Para llevar a cabo este importante proyecto, he asignado a Juan Pérez
como Director del Proyecto, el cual me informará sobre los avances del mismo. El Sr. Pérez tiene la
autoridad suficiente para administrar todas las actividades necesarias para cumplir con nuestras
obligaciones contractuales y él será el responsable de que el proyecto se implemente adecuadamente.
Por su parte, los gerentes claves del equipo de proyectos serán David Diaz (Marketing), José Franco
(Comercialización) y Ana Gutiérrez (Finanzas).
La revisión de la planificación se llevará a cabo dentro de 60 días cuyo principal objetivo será la
aprobación final del Plan de Proyectos. Para esa fecha se aprobará el presupuesto necesario, bajo la
supervisión de Sr. Pérez, para que podamos pasar a la siguiente fase del proyecto.
Felicitaciones a todos los que hicieron posible este gran logro. Les solicito que apoyen
incondicionalmente al Sr. Pérez y su equipo en esta gran oportunidad comercial que se nos presenta.
Nuestro Cliente está confiando en nuestros productos y profesionales, así como yo confío en Uds. para
cumplir con este proyecto en tiempo y forma. Manos a la obra!
Paul Gómez
Presidente
 ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO
Fecha: 3 de junio
Nombre del proyecto: Encuentro Estudiantes UTA Chile – NBS Perú
Justificación del proyecto:
Intercambiar experiencias entre las sedes
Desarrollar una nueva actividad de valor en la región
Objetivos estratégicos:
Servicio: Proveer un servicio de valor adicional a los participantes del reencuentro
Reconocimiento: La integración de los estudiantes UTA y NBS
Criterios de éxito:
Número mínimo de participantes = 500
Calificación global mínima en encuesta de satisfacción = 4 (max. 7)
Requisitos de alto nivel
Director ejecutivo para presentación de apertura y reunión con líderes
Soporte operativo de empresa especializada en eventos
Descripción del proyecto de alto nivel:
Reunión con las máximas autoridades de la UTA
10 conferencistas internacionales cubriendo temas de actualidad
Trabajo en equipo outdoor para potenciar las relaciones

Riesgos de alto nivel

Riesgo identificado Plan de respuesta preliminar
No viene los expositores Tener expositores in situ de reemplazo
Baja dedicación de voluntarios Contratar staff para el evento
Falta capital de trabajo Recortar gastos de ambientación y cenas

Resumen del cronograma de hitos

• 15-05: Contrato firmado con lugares para realizar el evento
• 15-06: Contratar empresa de eventos
• 15-07: Plan para la dirección del proyecto
• 10-11: Ejecución del evento
• 30-11: Documento de lecciones aprendidas finalizado
Resumen del presupuesto
Ingresos estimados = $75.000 ; Egresos estimados = $60.000
Requisitos para la aprobación del proyecto
Entregar documento de lecciones aprendidas al Program Manager a los 15 días de
finalizado el evento explicitando el logro o no de los criterios de éxito.
Director del proyecto y nivel de autoridad
Director del Proyecto: Paul Leido
Selecciona a los miembros del equipo de trabajo.
Aprueba: presupuesto, plan de marketing, plan de comunicaciones.
Responsable de: agenda, logística, sponsors y dirección del proyecto

Víctor Villar (Gerente del Programa)

 Desarrollar el acta de constitución del
proyecto

Entradas Salidas

El Enunciado del Trabajo

Caso de Negocios
Desarrollar Acta de Constitución del
Contrato
Desarrollar el
el acta
acta de
de Proyecto
constitución
constitución del
del proyecto
proyecto
Factores Ambientales de la
empresa

Activos de los procesos de la

organización
Herramientas y
Técnicas
Juicio de Expertos
 Entradas
Factores ambientales de la empresa
o Cultura, Sistemas, Recursos Humanos, entre otros.

Activos del los procesos de la organización

o Políticas, procesos, normas, información histórica y lecciones aprendidas.

El enunciado del trabajo

o Es una descripción narrativa de los productos o servicios que debe entregar el proyecto.

Caso de negocio:
o Justificación del proyecto por una necesidad comercial, demanda insatisfecha, cambio
tecnológico, requisito legal, etc.
 Estructura de un Acta de
Constitución del Proyecto
Justificación del proyecto: problema, oportunidad, requisito de negocio, etc.
Objetivos medibles y criterios de éxito
Requisitos generales
Descripción general del proyecto
Riesgos preliminares
Resumen del cronograma de hitos
Presupuesto preliminar resumido
Criterios de aprobación: ¿qué criterios deben cumplirse para que sea un proyecto exitoso? ;
¿quién aprueba y firma si se cumplieron esos criterios?
Director del proyecto, responsabilidad y nivel de autoridad
Interesados
Nombre del patrocinador y nivel de autoridad que firmará al acta de constitución del proyecto
Enunciado del Trabajo
Project Statement of Work
Describe los productos o servicios que deben ser
suministrados por el proyecto.
 Para proyectos internos
Proporcionado al inicio por el patrocinador (sponsor) sobre las base de las
necesidades del negocio, y los requisitos del producto o del servicio.
 Para proyectos externos
Puede provenir del cliente como parte de un documento de licitación (petición
de propuesta, solicitud de información, una solicitud de oferta, o como parte de
un contrato)

Necesidad de negocio
Enunciado del
Descripción del alcance del producto trabajo
trabajo del
del
Plan Estratégico proyecto
Identificar a los interesados
 Los interesados
Son todas aquellas partes que podrían ser impactados positiva o
negativamente al término del proyecto
Pueden ganar o perder a través del éxito o fracaso del proyecto
Pueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarán su forma
de ejercer influencia sobre el proyecto y sus entregables
Interesados
 Identificar a los interesados
Se debe identificar a los interesados desde el comienzo del proyecto para
analizar sus expectativas y su poder de influencia sobre el proyecto.
Identificar a los interesados
Análisis de los interesados
Matriz de Poder / Interés de los Interesados
 Resultados
Registro de los interesados: documento donde se recopila toda la
información de los interesados como ser nombre, puesto de
trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas, poder de
influencia, etc.

Estrategia de gestión de los interesados:

qué acciones se llevarán a cabo para
obtener la colaboración de los interesados
y mitigar los impactos negativos durante el
ciclo de vida del proyecto.
 Identificar a los interesados
Requisito Impacto /
Datos del Estrategia / Fecha Fecha
Interesado de Alto Tiempo, Acción a tomar Responsable Inicio Fin
Nivel Costo
Luis Diaz Maximizar 2 meses Campaña s que Javier Gomez 01-jun 05-ago
(comerciante) ventas con la incluyan la
mayor afluencia Valorización del
de clientes Centro para el
comercio turístico
Ana Perez Disfrutar un 2 meses Generar y Edgar Perez 06-may 09-sep
(Residente) espacio vital desarrollar
agradable y sin apropiación por el
contaminación proyecto
 Ejercicio
¿Qué estrategia podemos aplicar?

Interesado Rol Impacto Estrategia

Clientes Compra producto final No les guste el producto  
Proveedores Entregar insumos Demoras de entrega  
Inversores Financiar el proyecto No desembolsar recursos  
Director del Coordinación general Falta de liderazgo  
Proyecto
Equipo trabajo Ejecutar el proyecto Falta de comunicación  
Ciudadanos Evitar daños ambientales Demandar a la empresa  
Gobierno Fijar normativas Cambiar las normativas  
GERENCIA DE
PROYECTOS
PMI
GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN
S ES I Ó N 3