GENERALIDADES DE LA

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
“Toda información es importante si está conectada
a otra”. Umberto Eco
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
HISTORIA DEL ARCHIVO
La Administración Documental
permite:

Toma de decisiones que facilitan

la gestión en las organizaciones
El establecimiento de
políticas La definición de normas
La Administración Documental

Administrar los documentos es

una actividad PERMANENTE
encaminada a asegurar que la
historia, políticas, procedimientos
y transacciones de una
organización, se registren
adecuadamente.
Fin último de la Administración
Documental
  Precisa

Recuperar
la Ágil
información

Servir la
información

Mantener,
almacenar, Oportuna
eliminar

Controlar SE TRATA DE:

Funciones de la Administración Documental
 
Funciones de la Administración Documental
 
GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
DE ARCHIVO -GDEA-

Expediente
electrónico

Documento
electrónico de archivo Archivo electrónico
DEA
FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS

Ser la memoria corporativa

Soportar la toma de decisiones

Proveer soporte para posibles reclamaciones

Contribuir a la eficiencia de la empresa

Cumplir con los requisitos legales y normativos

Preservar la historia de la empresa MEMORIA INSTITUCIONAL

 FINES DE LOS ARCHIVOS
Los archivos están IIamados a ser:

Centros activos y dinámicos de información: ➢ Centros vitales de estudio e investigación:

porque conservan eI patrimonio histórico de Ia Aunque exista información editada, eI archivo
empresa. sigue siendo eI depósito de Ios documentos
originaIes .
 Centros de desarrollo de la empresa y del país: aportan su eficaz ayuda a
Ia gestión administrativa; y su aporte en Ios ámbitos: sociaI, económico,
educativo, cuIturaI, reIigioso y poIítico, para eI desarroIIo deI país, no se
hace esperar
Artículo 4 de la Ley General de Archivos

 EI objetivo esenciaI de Ios archivos es eI de disponer

de Ia documentación organizada, en taI forma que Ia
información institucionaI sea recuperabIe para uso
de Ia Administración en eI servicio aI ciudadano y
como fuente de Ia Historia
Artículo 4 de la Ley General de Archivos
Disponer de los documentos organizados, de tal forma que
la información institucional
sea recuperable,
para uso de la administración,
en el servicio al ciudadano
y como fuente de la historia.
 CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Económicos

Funcionales

Simples

Exactos Técnicos
 CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
PÚBLICOS
 

Sin una gestión documental eficaz no es posible ofrecer

un acceso de calidad a información fiable y útil.
J. Cerdá, 2016.
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

➢ Según su jurisdicción y competencia:

 
Según el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos
desde el punto de vista de su jurisdicción y competencias se clasifican en:
 

Archivo General de la Nación

Archivo General de Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo General del Distrito

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

 Según su territorialidad:
 
Según el artículo 8 de la ley General de archivos, los archivos, desde el punto
de vista territorial, se clasifican en:
 
Archivos de entidades del orden nacional Archivos de entidades del orden
departamental Archivos de entidades del orden distrital Archivos de
entidades del orden metropolitano Archivos de entidades del orden
municipal Archivos de entidades de orden local
Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley.
 
Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los
desarrolle.
CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS

➢ Según la organización del Estado:

 
Según el artículo 9 de la Ley General de Archivos, los archivos según el
punto de vista de la organización del Estado, se clasifican en:
 

Archivos de la Rama Ejecutiva

Archivos de la Rama Legislativa

Archivos de la Rama Judicial

Archivos de los Organismos de Control

Archivos de los Organismos Autónomos

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
MARCO LEGAL BÁSICO DE LA GD EN COLOMBIA
NIVEL CENTRAL
GRACIAS