MBA - Sistemas de Información para la

Gestión de Procesos

Dr. Pablo Enríquez Cerda

México

Repaso

Universidad Internacional de La Rioja

Business Process Management (BPM)

• BPM es una metodología que reúne varias herramientas

y filosofías en la administración, que tiene como objetivo
mejorar el desempeño de una organización, a través
de la administración de sus procesos.
• Ha sido producto de la evolución y maduración de
diferentes metodologías y filosofías de administración.
• Un procesos es un conjunto secuenciado de actividades,
con un principio y fin, que se realizan en respuesta a
algún evento, para generar un resultado.
• Un sistema de información es un desarrollo informático
que permite la interacción, flujo y administración de
datos con un objetivo definido por la organización.

2
Evolución de las filosofías, metodologías y herramientas
relacionadas con los procesos y calidad.

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 Arquitectura de procesos
Actividades de apoyo:
• Compras: Adquisición de insumos.
• Desarrollo tecnológico: Toda
tecnología integrada a la operación.
• Administración de RH: Reclutamiento,
contratación, capacitación, desarrollo de
personas.
• Infraestructura organizacional:
Actividades de planeación, finanzas,
contabilidad, calidad y asuntos de
gobierno.
El modelo de la cadena de valor de
Michael Porter, representa la manera en
que una organización crea valor, a través de
la interacción entre sus principales
procesos:
Actividades primarias:
• Logística de entrada: Recepción,
almacenamiento y distribución de
insumos.
• Operaciones: Transformación de
insumos: maquinado, ensamblaje,
empaquetado.
• Logística de salida: Almacenamiento y
la
distribución de productos.
• Mercadotecnia y Ventas: Creación de
medios que permiten que el cliente
compre el producto.
• Servicio: Actividades que mejoran o
conservan el valor del producto:
instalación, reparación, mantenimiento,
capacitación etc.
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 Arquitectura de procesos
• La jerarquía en la arquitectura
de procesos, es una idea clave que
explica la subdivisión de los procesos.
• También puede ser entendida como la
forma en la que se descompone la
cadena de valor, dando origen a los
niveles de análisis que corresponden
a cada nivel de proceso.
• Ocasionalmente se puede dar el
nombre de niveles de abstracción.
Ej: Proceso de nivel 2, 3 o 4; una
empresa con 4 niveles de abstracción.
• Los primeros niveles inmediatos a la
cadena de valor tienen un enfoque en el
diseño de la arquitectura del negocio.
• Los niveles medios se enfocan en el
rediseño o mejora de proyectos y
operaciones de la empresa.
• Los últimos niveles describirán pasos, tareas y procedimientos
5
 Ideas clave
• La arquitectura de negocio.- Define y diseña la estrategia
de negocios, la gobernabilidad, la estructura y los procesos
clave de la organización, así como la tecnología que la
soportará.
• La arquitectura de procesos.- Identifica, define, diseña y/o
mejora los procesos que constituyen a la empresa,
iniciando desde el supersistema, la cadena de valor y los
procesos de diferentes niveles de abstracción hasta llegar a
las tareas y procedimientos.
• La arquitectura de gestión de BPM se refiere a los sistemas
tecnológicos que soportan el análisis y diseño de procesos.
En el mercado son comunes los sistemas ARIS y Bizagi.

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Herramientas de definición y diseño de procesos
• Tenemos herramientas para el diseño de procesos como ARIS o
BIZAGI que son los más frecuentes en el mercado.
• Estos softwares de diseño, tienen la posibilidad de vincularse
operativamente con ERPs o softwares para la operación
empresarial como SAP u ORACLE.
• Recordar que los softwares de definición de procesos de negocio
sirven principalmente para crear y modificar la arquitectura de
procesos de la empresa, en todos los niveles mientras que los
ERPs ayudan a automatizar, sistematizar y generar repositorios de
información compartida entre todos los procesos de la organización.
• En caso de pequeñas empresas, la teoría que sustenta la definición
y diseño es la misma, y el emprendedor se puede ayudar de la
paquetería común como Excel, Word, Access y/o Visio para la
definición y usos de servicios en la nube como OneDrive de Hotmail
o Google Drive de Google, para compartir e interconectar las áreas
de la empresa.

7
Herramientas para la implementación y ejecución de
procesos

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 Herramientas para la implementación y ejecución de
procesos
• La prueba de aceptación provee la certificación final de que el sistema está listo para
usarse en un entorno de producción.
• La conversión es el proceso de cambiar del sistema anterior al nuevo. Se pueden
emplear cuatro estrategias principales de conversión: la estrategia paralela, la
estrategia de reemplazo directo, la estrategia de estudio piloto y la estrategia de
metodología en fases.
• En una estrategia paralela, tanto el sistema anterior como su reemplazo potencial se
operan en conjunto durante un tiempo, hasta que todos estén seguros de que el nuevo
funciona de manera correcta. Ésta es la metodología de conversión más segura ya
que, en caso de errores o interrupciones en el procesamiento, todavía es posible usar
el sistema anterior como respaldo. Sin embargo, esta metodología es muy costosa y tal
vez se requieran personal o recursos adicionales para operar el sistema adicional.
• En la estrategia de reemplazo directo se sustituye el sistema anterior en su totalidad
con el nuevo, en un día programado con anterioridad. Es una metodología muy
riesgosa que puede llegar a ser más costosa que operar dos sistemas en paralelo, en
caso de que se encuentren problemas graves en el nuevo sistema. Aquí no hay otro
sistema de respaldo. El costo de los traslados, las interrupciones y de las correcciones
puede llegar a ser enorme.

9
El ciclo de mejora de procesos

10
Definición de procesos de negocio

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Conceptos propios del BPM
• Cadena de valor: El modelo de la cadena de valor de Michael Porter,
representa la manera en que una organización crea valor, a través de la
interacción entre sus principales procesos: Los de soporte y los primarios.
• BPM: Business Process Management, o Administración por Procesos de
Negocio. Es una metodología que reúne varias herramientas en la
administración, que tiene como objetivo mejorar el desempeño de una
organización, a través de la administración de sus procesos, los cuales
deben ser diseñados, modelados, organizados, documentados y
optimizados de forma continua, por lo que con frecuencia se persigue la
automatización y/o sistematización de los mismos. Diferencias con ISO:
Se enfoca en la documentación. Diferencia con Six Sigma: Se enfoca en el
control estadístico del proceso.
• BPMS: Bussiness Process Managment System: Sistema que sirve para
analizar, diseñar y comunicar mediante un repositorio central, los procesos
de una organización. Ejemplo de estos sistemas son ARIS o BIZAGI.
• ARIS: Architecture of Integrated Information Systems o Arquitectura de
Sistema de Información Integrada: Software para el análisis, diseño y
comunicación de procesos de una empresa.

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Conceptos propios del BPM
• Arquitectura de proceso: Se refiere a la forma en la que una empresa
subdivide los procesos que la integran, con una jerarquía lógica, que inicia
desde el supersistema, continuando con la cadena de valor, hasta llegar a
los diagramas de asignación de funciones.
• DAF: Diagrama de asignación de funciones: es el último nivel dentro de la
jerarquía de procesos, que explica y detalla un paso de proceso o actividad
que realiza una persona, con un insumo o producto determinado,
mencionando el sistema que utiliza en su caso, entre otras.
• ERP: Enterprise Resource Planning o Sistemas de planeación de recursos
de la empresa, también se puede entender como un sistema de vinculación
operativa: Es un sistema integrado por software y hardware, que soportan y
vinculan operativamente todas las áreas clave de las organizaciones, con la
finalidad de automatizar y acelerar los procesos clave de la empresa.
• SAP: Systems, Applications, Products in data processing; es uno de los
ERP más populares. Integra procesos comunes en la mayoría de las
empresas como: Distribución, ventas, finanzas, contabilidad, calidad,
producción, logística, recursos humanos, entre otros, identificados como
módulos.

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Conceptos propios del BPM
• Legacy systems: O sistemas legados, sirven para realizar tareas
específicas que un sistema comercial no puede hacer desde su
configuración comercial.
• Diagrama de proceso: Representación gráfica de actividades
secuenciadas que consumen recursos, con un evento claro de inicio y final,
de cualquier nivel de abstracción dentro de la jerarquía de procesos. Dentro
del software ARIS, es común llamarlo también CPE o cadena de procesos
dirigida por eventos, el cuál tiene dos objetivos principales: mejorar el
proceso o configurar un ERP.
• Función o tarea: Es una actividad que consume recursos (tiempo,
personas, dinero), es finita, requiere de un insumo para iniciarse y genera
un producto, es fácilmente identificable porque agrega valor al insumo
recibido. Ejemplos clásicos de funciones o tareas que no agregan valor y
por lo tanto no deben ponerse en un diagrama CPE son “Imprimir” “Turnar”
“Recibir” “Enviar”, estas acciones deberán quedar documentadas en las
funciones que si sean identificadas como sustantivas. Ejemplo de
actividades sustantivas: “Analizar”, “Autorizar”, “Diseñar” “Desarrollar”,
“Verificar”, “Ensamblar”.
• Evento: Suceso pasado, que dio inicio, bifurcó o terminó un CPE

14
Diseño de procesos de negocio

Super-
Sistema Cadena
de
Valor Procesos

Subprocesos
Procedimientos

Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Nivel 4 Nivel 5

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Diseño de procesos de negocio

Algunos otros atributos son: La normatividad, indicadores generales, alineación

estratégica, estrategia de TI.

16
Diseño de procesos de negocio

17
Diseño de procesos de negocio

18
Diseño de procesos de negocio
Elementos organizacional... .

Ejecuta & apoya

Areas
Áreas usuarias Examen usuarias
médico
periódico a
Necesidad
trabajadore...
de servicio
detectada

Ejecuta & apoya

Usuario Necesidad
interesado de servicio
detectada Usuarios

Ejecuta & apoya

Candidato
Areas de seleccionado para
reclutamiento movimiento de
y selección ... Reclutamiento personal
y selección

Candidato
seleccionado y
apto para...

Ejecuta & apoya

Propuesta Solicitud de
STPRM sindical de movimiento e STPRM
contrataci... incidencias...

Ejecuta & apoya

Administraci
ón de...

Solicitud
rechazada

Apariencia típica
Creación de Movimiento
Movimientos
movimiento de de personal
de personal
personal... atendido

4 5
Creación de tipo Registro y Incidencias
Evaluación Tiempos

de un proceso de
de ausencia control de de tiempos
de tiempos evaluados
solicitada tiempos registradas 11
Personal Pagos a
2 Procesos a
contratado 10 terceros
externos
1 de nuev... generados
Atención de 12
Creación de Pagos y Nomina
solicitud de
Contratación pago solicitada descuentos calculada
servicio de RH Pagos a
de personal Procesos

nivel 4
trabajadores
especiales
6 generados
Renovación
de contrato
Creación de tipo Generación
Prestación
de prestación de
registrada
solicitada Prestaciones

Recuperaci
7 8 ón de
anticipo y...
Creación de Planificación Viaje Liquidación
viaje solicitada de viaje planificado de viaje

Viaje
9 liquidado
Servicios de Servicios de
Generación de información información
información de al personal prestados
RH solicitada
Ejecuta & apoya

Tabuladores
salariales para todo
el personal...

Impactos
económicos por
revisiones salarial...
Areas de Desarrollo
organización organizacional
Estructura
organizacional activa
actualizada

Acuerdo de
aplicación autorizado
Ejecuta & apoya

Acuerdos y
convenios
aplicados
Areas de
relaciones Relaciones
laborales laborales Normativida
d laboral
difundida

Gestión
laboral
realizada
E...

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Diseño de procesos de negocio
Lista de verificación usual para construir un modelo de nivel 4

20
Diseño de procesos de negocio

Es hasta este nivel de la jerarquía de procesos donde colocamos funciones

cuadradas (o del símbolo que maneje el software usado) para definir a una tarea
auxiliada por algún sistema que automatice la tarea.

21
Diseño de procesos de negocio
Lista de verificación usual para construir un modelo
de nivel 5

22
Diseño de procesos de negocio
Evento
Es un estado relevante en el proceso, el cual es un hecho dado y que influye o regula el
desarrollo de uno o más procesos empresariales.
Los eventos activan funciones y son a su vez resultados de funciones, dando continuidad a
la secuencia de funciones.
Contrariamente a una función que representa un suceso largo en el tiempo, un evento sólo
determina el inicio o fin de una función y no consume tiempo ni recursos.
El nombre estará formado por el objeto y un verbo en participio.

Proceso Los eventos serán utilizados al inicio y fin de

cada flujo y subflujo del subproceso,
E1
E2 X convergente y divergente.
E3 Los Procesos deberá de llevar evento inicial y
Proceso evento final.
P. EI E F P. 2 Se podrá prescindir de los eventos intermedios
1
en casos de flujos lineales (es decir funciones
sin operadores lógicos intermedios)

P… P. B
Al cambiar de área ejecutora o responsable
(carril) se deberá indicar por medio de un
evento el producto que se entrega a la
siguiente área o el disparador de su actividad.
Diseño de procesos de negocio

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Diseño de procesos de negocio
Cómo saber cuando una actividad agrega o no valor:

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Diseño de procesos de negocio

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