El PROTOCOLO

O
REGISTRO NOTARIAL
 Definición

• Es la colección ordenada de las Escrituras

Matrices, Actas de Protocolización, Razón de
Legalización de Firmas, Trascripción Acta Notarial
de Otorgamiento de Testamento, y documentos
que el notario registra de conformidad con la ley,
en tomos durante un año.

• LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 8 del Código de

Notariado y 962 del Código Civil
• En términos etimológicos, la expresión
protocolo está compuesta por dos palabras
de origen griego, protos, que significa
primero o principal, y kollas, que significa
pegar.

• Siempre tendremos la idea de algo unido y

ordenado; idea aplicable a las hojas que
integran los protocolos, procurando un
 Quiénes pueden cartular?

1. Los notarios.
2. El Escribano de Cámara y de Gobierno y
Sección de Tierras de Guatemala
3. Agentes Diplomáticos, cuando sean notarios.
4. Agentes Consulares, cuando sean notarios
• LECTURA OBLIGATORIA: Art. 6 numeral 2)
Código de Notariado
 Apertura
1. Se abre con el primer instrumento que el Notario
autorice, el que principiará en la primera línea del pliego
inicial.

“NO ES NECESARIA RAZÓN ALGUNA POR APERTURA”

2. Se pagará en la Tesorería del Organismo Judicial por

derecho de apertura de Protocolo Q.50.00

3. Las Hojas de Papel Sellado Especial para Protocolo se

comprarán en la SAT. en lotes no menores de 50 hojas
más la comisión, y se vende únicamente al propio Notario
solicitante o por encargo de otro Notario. Artículos 14 y
16 del Reglamento de la Ley del Timbre Fiscal y Papel
Sellado Especial para Protocolos.
4. La tarifa específica es de Q 10.00 por cada
hoja y se vende exclusivamente a los
notarios.
5. El Art. 33 numeral 10) del Dto. 37-92, la hoja
a que se refiere es a hojas de papel bond
tamaño carta o tamaño oficio, respetando
las 25 líneas y el margen izquierdo de 40
Mm.
6. LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 11 y 12 del
Código de Notariado; 6 del Dto. 37-92 Ley
del Impuesto Fiscal y de Papel Sellado
Especial para Protocolo.
 Contenido

1. Escrituras Matrices (Art. 8–29 CN).

2. Actas de protocolación (Art.. 8-29-63-64 CN).
3. Razón de legalización de firmas (Art. 8-59 CN).
4. Transcripción del Acta notarial de otorgamiento de
Testamento Común Cerrado (Art. 962 CC).
5. Razón de cierre del Protocolo (Art. 12 CN).
6. Índice (Arts. 15-16 CN).
7. Atestados (Art. 17 CN).
8. Empastado (Art. 18 CN).
 Formalidades

• Se autoriza en Papel Sellado Especial para Protocolo, las

Escrituras matrices, Actas de protocolización, Razones de
legalización de firmas y documentos que el Notario registra.
Artículo 13 del Código de Notariado.

• En el protocolo deben llenarse las formalidades siguientes:

1. Los instrumentos públicos se redactarán en español y se

escribirán a máquina o a mano, de manera legible y sin
abreviaturas;
2. Los instrumentos llevarán numeración cardinal, y se escribirán
uno a continuación de otro, por riguroso orden de fechas y
dejando de instrumento a instrumento, sólo el espacio necesario
para las firmas;
3. El Protocolo llevará foliación cardinal, escrita en
cifras;
4. En el cuerpo del instrumento, las fechas, números
o cantidades, se expresarán con letras. En caso de
discrepancia entre lo escrito en letras y cifras, se
estará a lo expresado en letras;
5. Los documentos que deban insertarse o las partes
conducentes que se transcriban, se copiarán
textualmente;
6. La numeración fiscal del papel sellado no podrá
interrumpirse más que para la intercalación de
documentos que se protocolen; o en el caso de que
el notario hubiere terminado la serie; y
7. Los espacios en blanco que permitan
intercalaciones se llenarán con una línea antes de
que sea firmado el instrumento.
8. Hojas de Papel Bond, cuando se otorgan los
instrumentos en el extranjero. Art. 43 Ley del
Organismo Judicial.
9. Art. 14 del Código de Notariado: Serán nulas las
adiciones, entrerrenglonaduras y testados, si no se
salvan al final del documento y antes de las firmas,
las enmendaduras de palabras son prohibidas
 Formas de corregir errores en el Instrumento
Público antes de ser autorizado por el Notario

1. Entrerrenglonaduras conocido también con

el nombre de “Entre Líneas”.
2. Adición
3. Testado y
4. Excedido.
1. Entrerrenglonaduras conocido también con el
nombre de “Entrelíneas”: Se utiliza cuando
omitimos consignar un dato o una oración en el
Instrumento Público que autorizará el Notario. Y se
salvarán al final del documento antes de las firmas.
Violeta
Ejemplo 1: María Solares Monzón, …
• Entrerrenglonaduras: Violeta, Léase.
• Entre Líneas: Violeta, Léase.

2. Adición: Se utiliza cuando omitimos consignar un

dato o una oración en el Instrumento Público que
autorizará el notario y se producirá únicamente en
el primer renglón de cada instrumento público.

Ejemplo: Adición: Violeta, Léase.

3. Testado: Se utiliza cuando se consigna una palabra o frase
de manera errónea y se debe omitir o quitar dicho error en
el Instrumento Público que autorizará el notario.
Ejemplo: María…,
Testado: María, omítase
4. Excedido: Se utiliza cuando se consigna una letra, palabra o
frase fuera de los margen derecho o izquierdo de la hoja de
Papel Sellado Especial para Protocolo del Instrumento
Público que autorizará el notario
Ejemplo: Excedido: Andrea, Léase.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 14 del Código de Notariado, 5

del Reglamento de la Ley del Impuesto Fiscal y de Papel
Sellado Especial para Protocolos.
 Cierre
• El Protocolo o Registro Notarial se cerrará el
31 de diciembre de cada año o antes si el
Notario dejara de Cartular.

• El Cierre lo hará el propio notario, después del

último Instrumento Público autorizado o
cancelado mediante una Razón Notarial.

• LECTURA OBLIGATORIA: Art. 12 del Código de

Notariado
 Razón de cierre
1. Fecha.
2. Número total de Instrumentos Públicos autorizados
durante un año, detallados así:
2.1 Número de Escritura matrices,

2.2 Número de actas de protocolación,

2.3 Número de razón de legalización de firmas,

2.4 Número de trascripciones de actas notariales de

otorgamiento de Testamento Común Cerrado,
2.5 Número de Instrumentos cancelados,

2.6 Folios de que se compone,

2.7 Observaciones si las hubiere,

2.8 Firma del notario.

 ÍNDICE

• Definición:

• Es el documento en el cual se detalla en

forma ordenada el contenido del Protocolo o
Registro Notarial durante un año.
 El Índice se redactará en 5 columnas que
contendrán:

1. Número de orden del Instrumento.

2. Lugar y fecha de otorgamiento.
3. Los nombres de los otorgantes.
4. Objeto del Instrumento.
5. Folio en que principia.

LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 15 y 16 del Código

de Notariado
 Lugar y Fecha Nombre de Objeto Folio que
Número de
los otorgantes principia
Instrumento
 Ejemplo de razón de cierre

• Usted como notario, procede a cerrar el Registro

Notarial a su cargo habiendo autorizado al 31 de
diciembre del 2009 los siguientes públicos siguientes:

Una Escritura Pública de compraventa de bien

Inmueble Urbano,

Protocolizó el Acta Notarial de matrimonio de los

señores: Mario Chún López y Juana Samayoa de
León, que autorizó el día 15-5-2009 en la ciudad
capital.
Tomó razón del acta de legalización de firmas
que autorizó en un Certificado de Propiedad
de vehículo de los señores Carlos Pérez López
y Daniel García Solares, de fecha 20 de
octubre de 2009

Transcribió el acta notarial de otorgamiento

de Testamento Común Cerrado del señor
Federico Méndez López.

Canceló una Escritura Pública de

arrendamiento por no haberla firmado el
arrendatario.
 Modelo de razón de cierre

• Treinta y uno de diciembre del dos mil nueve,

procedo a cerrar el Protocolo a mi cargo, habiendo
autorizado a la presente fecha cuatro instrumentos
públicos y cancelado uno, los que se detallan así: Una
Escritura matriz, un acta de protocolación, una razón
de legalización de firmas, una transcripción del acta
notarial de Testamento Común Cerrado, y un
Instrumento Público cancelado, el cual se compone
de treinta folios.
 Índice del Protocolo del Notario Raul Antonio Castillo
Hernandez del año 2009

Lugar y Fecha Nombre de Objeto Folio que

Número de
los otorgantes principia
Instrumento
1 Ciudad y departamento Carlos Pérez Compraventa de bien 1
de Quetzaltenango Gómez/Isabel López de inmueble urbano
2 de enero 2009 León

2 Ciudad de Guatemala RAUL ANTONIO Acta de Procolación del 4

5 de febrero 2009 CASTILLO HERNANDEZ Acta Notarial de
Matrimonio de los
señores Mario Chún
López y Juana Samayoa
de León
3 Ciudad de Guatemala RAUL ANTONIO Razón de Legalización de 8V
6 de abril 2009 CASTTILLO Firmas de los señores
HERNANDEZ Carlos Pérez López y
Daniel García Solares.
4 Ciudad y departamento RAUL ANTONIO Transcripción el Acta 9
de Escuintla CASTILLO HERNANDEZ Notarial de Otorgamiento
2 de mayo 2009 de Testamento Común
Cerrado
5 Ciudad de Guatemala Cancelada Cancelada 10
15 de mayo 2009

31 de diciembre del 2009

Firma del Notario

 Impuestos a cubrir en el Índice

• Un timbre fiscal del valor de Q 0.50 en cada hoja.

• En los instrumentos públicos autorizados por el
Notario POR MÍ Y ANTE MÍ, el nombre que debe
aparecer en el otorgamiento es el del Notario.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 5

numeral 6) de la Ley de Timbres Fiscales y de Papel
Sellado Especial para Protocolos.
 ATESTADOS
• Definición:
Conjunto sistematizado de documentos
que tienen relación con los Instrumentos
Públicos autorizados por el notario
durante un año y van al final del
protocolo seguido del Índice.
 Principales atestados
• Recibo de pago de apertura de protocolo.
• Constancia de entrega de testimonios especiales.
• Copias de avisos trimestrales.
• Copias de avisos a los Registros.
• Copias de avisos de cambio de matrículas fiscales,
catastrales.
• Copias de los recibos o formularios de la SAT,
donde compramos hojas de papel sellado especial
de Protocolos.
• Copia al carbón del acta de inventario.
• Aviso de los Instrumentos Públicos Cancelados.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 17 y 37 literal c) del
Código de Notariado y 563 CPCyM.
 EMPASTADO

• El Notario mandará a empastar el Protocolo dentro

de los treinta días siguientes a su cierre.
• Es atribución del Director del Archivo General de
Protocolos:
• Cuidar que los índices, testimonios especiales y
avisos notariales sean empastados, con la separación
debida.
• LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 18 y 81 numeral 6)
Código de Notariado.
 DEPÓSITO

• El Notario es depositario del Protocolo y

responsable de su conservación.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 19 del Código

de Notariado
 Causales de depósito

1. El Notario que deba ausentarse de la

República por más de un año.
2. El Notario que deba ausentarse por menos
de un año.
3. Inhabilitación
4. Voluntario
5. Fallecimiento.
LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 23 al 27 del
Código de Notariado.
1. Cuando el Notario deba ausentarse de la
República por más de un año

• Se entregará en calidad de depósito al

Director Archivo General de Protocolos
en la Ciudad Capital y en los
departamentos al Juez de Primera
Instancia quien lo remitirá al Archivo
General de Protocolos.
2.Cuando el Notario deba ausentarse por
menos de un año

• Se depositará en otro notario el

Registro Notarial, debiendo
presentar copia del aviso firmado por
ambos notarios para poder salir del
país.
 3. Inhabilitado

• Por cualquier causa de la inhabilitación el

Notario debe entregar el Protocolo a su cargo,
al Director Archivo General de Protocolos en la
capital y al Juez de Primera Instancia en los
Departamentos. El Juez tiene 8 días para hacer
la entrega de dicho Protocolo al Director del
Archivo General de Protocolos
 4. Voluntario

• Cuando el Notario que así lo deseare,

deberá entregar el Protocolo a su
cargo al Director del Archivo General
de Protocolos.
 5. Fallecimiento del Notario

• Los Albaceas, herederos, parientes o cualquier

persona que tenga en su poder el Protocolo de un
Notario fallecido, deberá entregarlo al Director del
Archivo General de Protocolos en la Capital y en los
departamentos al Juez de Primera Instancia y en una
Cabecera Municipal al Alcalde Municipal quienes lo
remitirán al Director del Archivo General de
Protocolos.
• LECTURA OBLIGATORIA: Arts.: 23 al 27 del Código de
Notariado.
GARANTÍAS O PRINCIPIOS QUE FUNDAMENTAN
EL PROTOCOLO
1. Permanencia documental de las relaciones
jurídicas.
2. Garantía de ejecutoriedad de los derechos.
3. Autenticidad de los derechos.
4. Publicidad de los derechos.
5. Principio de seguridad.
 1. Permanencia documental de las relaciones
jurídicas

• Constituye la garantía que el Estado

concede para la permanencia
documental (instrumentos autorizados)
que todos los hechos y actos en que
intervenga el notario, tengas validez o la
Fe Pública otorgada en el Instrumento
Público.
 2. Garantía de ejecutoriedad de los derechos

• Consiste en que los interesados tendrán a su

disposición y en cualquier momento una
prueba fehaciente de los derechos y
relaciones jurídicas incorporadas en el
Instrumento Público, en la que es requisito
indispensable, tener un título para poder
ejercitar o ejercer un derecho; ejemplo: un
reconocimiento de deuda.
 3. Autenticidad de los derechos
• Las normas legislativas establecen la forma y
el resguardo de los Instrumentos Públicos,
evitando con esto una posible suplantación de
los documentos autorizados, en virtud de que
dichos documentos guardarán el orden
correlativo y de fecha.
 4. Publicidad de los derechos

• Todos los Instrumentos Públicos

autorizados por el notario pueden ser
revisados por los interesados u otra
persona, a excepción de los testamentos
y las donaciones por causas de muerte .
 5. Principio de seguridad

• Principio constitucional que el Estado otorgan

a los actos jurídicos e instrumentos
autorizados ante notario.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 2 de la

Constitución Política de la República de
Guatemala.
 REPOSICIÓN DEL PROTOCOLO

• Causas:
1. Pérdida
2. Destrucción.
3. Deterioro.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 Código de

Notariado.
 Quiénes pueden presentar la denuncia de
perdida, destrucción o Deterioro al Protocolo?

1. El propio Notario. Dará aviso al juez de Primera

Instancia de su domicilio para los efectos de la
reposición.

2. Cualquier persona: Que según el Código Procesal

Penal, pueden denunciar un delito público, tienen
el derecho de poner de conocimiento del Juez, el
hecho que haga necesaria la reposición del
Protocolo.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 90 del Código de

Notariado.
A
• El Juez de Primera Instancia, instruirá la
AVERIGUACIÓN que corresponde, terminada
la investigación resolverá declarando
procedente la reposición del Protocolo.

LECTURA OBLIGATORIA: Art. 91 del Código de

Notariado.
B
• Declarado procedente la reposición del
Protocolo.
1. El Juez de Primera Instancia, pedirá al
Director del Archivo General de Protocolos,
las copias de los TESTIMONIOS ESPECIALES
enviados por el Notario, correspondientes al
Protocolo que se deba reponerse, con los
cuales se tendrá por repuesto el Protocolo.
C
• En el caso de que NO EXISTAN los Testimonios
Especiales en el Archivo General de Protocolos.
El Juez pedirá las copias que existan en los
Registros Públicos, ejemplo: Registros de la
Propiedad, Registros Civiles, etc.
Si no fuere posible la presentación de los
Testimonios o Copias Simples Legalizadas de las
Escrituras que hubieren sido registradas, el Juez
pedirá a) Certificación de las partidas en el Registro
donde se inscribió; o b) duplicados que en él
existan.
Con los cuales se tendrá por repuesto el
Protocolo.
D
• De existir el Índice del Protocolo o Registro Notarial
que se trata de reponerse, el Juez citará a través de
un aviso con la nómina de los otorgantes
• Aviso que se publicará por tres veces en el Diario
Oficial y por tres veces en otro de mayor
circulación.
• Previniendo a los citados a presentar los
testimonios o copias simple legalizadas que tengan
en su poder.
• Con los cuales se tendrá por repuesto el
Protocolo.
E
• Si faltaren que reponer algunas Escrituras, el Juez
citará de nuevo a los interesados, para consignar
en acta los puntos de tales escrituras contenían.
Con los cuales se tendrá por repuesto el
Protocolo.

• En caso de desacuerdo de los otorgantes o si no

fuere posible su comparecencia, los interesados
harán efectivos sus derechos en la vía ordinaria.
 Quedará repuesto el Protocolo con

• Copias de los testimonios,

• Copias de las copias simples legalizadas.
• Certificaciones de las partidas del Registro donde se
inscribieron.
• Duplicados existentes en los Registros.
• Certificación del acta donde constan los puntos en se
hallan de acuerdo los otorgantes.
• Certificación de la sentencia del juicio ordinario.
 ERRORES EN EL PROTOCOLO

• Cuando el Notario incurre en los errores

siguientes:
1. Alterar la numeración cardinal de los
Instrumentos.
2. Alterar la foliación o el orden del número de
serie.
3. Dejar una página en blanco o inutilización de
una hoja o varias hojas.
 TRÁMITE DE ENMIENDA

• El Notario acudirá a un Juez de Primera Instancia

Civil, en el cual hará constar el error cometido y en
vista de las razones expuestas por el notario, se
levantará acta.

• La certificación del acta se agregara entre los

comprobantes del Protocolo.

• LECTURA OBLIGATORIA Arts.: 77 numeral 1) literal e)

y 96 Código de Notariado, 1578 del Código Civil.
 INSPECCIÓN Y REVISIÓN DEL PROTOCOLO

•El objeto principal es

comprobar si en el Protocolo
se han llenado los requisitos
formales establecidos en el
Código de Notariado.
 CLASES DE INSPECCIÓN Y REVISIÓN DEL
PROTOCOLO
1. ORDINARIA: que se practica una vez al año.
2. EXTRAORDINARIA: Cuando lo manda la
Corte Suprema de Justicia.
3. ESPECIAL: Art. 21 del Código de Notariado.
(Averiguación) Art. 86 Código de Notariado.
 Quiénes están facultados para la Inspección o
Revisión del Protocolo?
• En la inspección ordinaria: El Director del Archivo General de
Protocolos en la capital, Notarios Colegiados Activos; y en los
Departamentos los Jueces de Primera Instancia son los
delegados del AGP.

• En la extraordinaria: La Corte Suprema de Justicia a través del

Director del Archivo General de Protocolos o a través del
nombramiento de Notarios Colegiados Activos.

• En la especial: Art. 21 del Código de Notariado. El Juez

ordenará o pide sea presentado a él. En la investigación de un
hecho delictivo Art. 179 del CPCYM.
• Las resoluciones que se dicten con motivo de
la inspección y revisión de protocolos, no
prejuzgan sobre la validez de los instrumentos
públicos.

• LECTURA OBLIGATORIA: Arts. 84 al 89 del

Código de Notariado.
 OCUPACIÓN DEL PROTOCOLO

El acto material por medio del cual se

desapodera al Notario del Registro Notarial a
su cargo por las causas establecidas en el
Código de Notariado.
Supuestos:
 Artículo 74 Código de Notariado.
 Artículo 86 Código de Notariado.