Gestión de Eventos Académicos

Congresos
Seminarios
Coloquios
Jornadas
Conferencias
Debates
Reuniones de investigadores
Salones científicos
 Principios de la gestión
 Óptima utilización de recursos

 Agilidad en los procesos

 Máximo logro de productos

 Evidente alcance de objetivos

 La gestión cultural incorpora los principios de la gestión al
trabajo específico de organizaciones culturales y al desarrollo
de acciones en el ámbito de la cultura.
 Las organizaciones culturales son variadas.
Algunos rasgos que las diferencian son el tipo de función que
cumplen: promoción; difusión; satisfacción cultural.
 El tipo de públicos a que apuntan.
 La estructura organizacional y el modelo de gestión que
adoptan.
 Funciones de las Org. Culturales

 Promoción Cultural: tiene como objetivo incidir en el mercado cultural,

modificando tanto la oferta como la demanda cultural preexistente, y con
este fin, apoya y fomenta la creación cultural, el interés y afición por una
determinada forma de expresión cultural, y por tanto, tiene por finalidad
incrementar el mercado motivable.
 Difusión cultural: tiene por objetivo conceder mayor relevancia y valor a
una determinada forma de expresión cultural, y facilita al público ya
interesado su acceso. Pretende ajustar la relación entre oferta y demanda
ya existentes.
 Satisfacción cultural: La finalidad principal de la satisfacción cultural, es
atender a las demandas ya existentes del mercado cultural. La organización
cultural estudia y analiza los gustos y preferencias del mercado y diseña y
desarrolla acciones y actividades culturales a medida de esos gustos.
 Destinatarios de acciones culturales
(académicas o no)
Condición Destinatarios

Potenciales Residencia o tránsito en un Aquellos que tienen la posibilidad objetiva de

ámbito geográfico practicar la actividad cultural.
determinado.

Motivables Afición por el mismo tipo de actividad Aquellos que perteneciendo al

cultural. mercado potencial, son aficionadas a
una determinada forma de expresión
cultural.

Interesados Predisposición positiva Aquellos a los que les gustaría

generada por la propia practicar la actividad cultural.
experiencia, o por
recomendación o
comunicación.

Reales Acceso a la actividad cultural Aquellos que practican efectivamente

para cumplir unas la actividad cultural.
expectativas que pueden ser
de: utilidad funcional; utilidad
simbólica; o utilidad de
experimentación.
 PENSANDO EN TÉRMINOS DE GESTIÓN
CULTURAL
Se entiende por gestión cultural el conjunto de
acciones de dirección, coordinación, planificación y
ejecución, destinadas a facilitar, promover,
estimular, conservar y difundir las diferentes
actividades y manifestaciones culturales en
condiciones de libertad y equidad, orientadas a
fomentar el ejercicio de derechos, el acceso a
oportunidades y el mejoramiento del bienestar de
las personas.

(Manual de Gestión Cultural, Ministerio de Cultura, Colombia).

 Cómo organizar un evento académico

 definir el tipo de evento:

 qué queremos / para qué (difusión, promoción, incidir en la
agenda de investigación, producir conocimiento/productos
específicos)
 cuál será nuestro público
(interno/externo//interesado/potencial)
 Con qué recursos contamos / qué necesitamos (materiales,
financieros, humanos)
El tipo de evento, el público al que apuntamos, los recursos con
que contamos nos determina:
 La difusión/publicidad del evento
 El formato de funcionamiento académico (invitados especiales,
comentaristas, grupos de trabajo, mesas redondas, talleres,
espacio audiovisual)
 Insumos a ofrecer (certificados, identificaciones,
“merchandising”, “cattering”, alojamiento, transporte de los
participantes, fiesta de inauguración y/o cierre)
 Productos resultantes (publicaciones, creación de redes de
investigadores, declaraciones, nuevos eventos)
 ¿PARA QUÉ SIRVE UN PLAN DE
GESTIÓN?
Para asegurar que la organización opere eficazmente y que las
cosas se hagan, es decir que cumpla con la misión de la
organización y las tareas del día a día necesarias para
preservar tal misión y mantener la organización funcionando
lo más eficazmente posible.

*ideas implicadas: la existencia de una organización (estabilidad

en el tiempo, objetivos-funciones-metodología fijados) que
realiza actividades determinadas.
*Tomamos la idea de plan de gestión (largo plazo) para pensar
la gestión de un evento concreto (único, sin prolongación en
el tiempo).
 ¿QUÉ ES UN PLAN DE GESTIÓN?

 Un plan de gestión es un diseño sobre la mejor forma de manejar

la organización durante sus actividades cotidianas y a largo plazo.
Incluye los métodos convencionales de hacer diversas cosas
(administrar el dinero, lidiar con las tareas actuales de la
organización, abordar la forma en que las personas de la
organización realizan su trabajo) y el marco general, filosófico e
intelectual, en el que estos métodos operan.
 QUÉ COMPRENDE EL PLAN DE GESTIÓN:
 ¿Qué está tratando de lograr la organización?
 ¿Qué se necesita hacer, cotidianamente, para
mantener funcionando la organización?
 ¿Qué grado de libertad necesitan las personas en
todos los niveles de la organización para hacer
bien su trabajo?
 ¿Cuáles son los recursos disponibles para
implementar un plan de gestión?
 ¿Cómo encaja el plan de gestión dentro de la
misión y filosofía de la organización?
 ¿POR QUÉ NECESITA LA ORGANIZACIÓN UN PLAN DE
GESTIÓN?
 Aclara las responsabilidades y los roles de todos dentro de la
organización, para que todos sepan lo que ella y todos los demás deben
hacer.
 Divide el trabajo de la organización de manera equitativa y razonable
para que el trabajo de cada uno no sólo esté definido, sino que también
sea factible.
 Aumenta la obligación de rendir cuentas de algo, tanto internamente
como externamente.
 Asegura que las tareas necesarias sean asignadas al personal apropiado, y
crea un plazo para que sean terminadas.
 Ayuda a que la organización se defina a sí misma.
 Permite determinar que recursos serán necesarios para cumplir con los
objetivos previstos y como y cuando deben ser asignados.
 ¿CÓMO DESARROLLAR UN PLAN DE GESTIÓN?
Elegir un modelo de gestión:

 Jerarquía clásica: La línea de autoridad es vertical, típicamente a

partir del director o presidente de la junta directiva.
 Jerarquía democrática: La autoridad final continúa estando en la
cúspide, pero gerentes y administradores a todos los niveles consultan a
los involucrados antes de tomar decisiones.
 Gestión colaboradora: Todo el grupo, lo cual normalmente
incluye a todo el personal y puede también incluir a participantes, toma
parte en las decisiones más importantes.
 Gestión colectiva: Todo el mundo participa en todas las
decisiones, y la propiedad/titularidad de la organización está en manos
del “conjunto”, es decir, del colectivo como unidad: EJEMPLO: Colóquio
Individualismo, Sociabilidade e Memória (Porto Alegre, 2008)
 DEFINIR LOS OBJETIVOS

 Denominamos objetivos a aquellos resultados que deseamos

obtener para nuestras organizaciones, para las áreas que la
conforman y para cada una de las personas que la integran.
 Por regla general los objetivos deben ser los mínimos y
necesarios para definir los logros a alcanzar.
 CARACTERÍSTICAS DE LOS
OBJETIVOS

 Posibilidad de ser evaluados.

 Alcanzables en el corto o mediano plazo.
 Transmitir una cierta dosis de ambición, en la fijación en los
mismos.
 RELACIONES CON EL MUNDO
EXTERIOR
 Establecer, cuando sea posible, relaciones de colaboración
con otros grupos y agencias.
 Establecer vínculos de cooperación con los grupos de interés.
 Mantener una buena reputación en la comunidad.
 Establecer una relación permanente con la prensa y medios
de comunicación.
 Mantener un vinculo permanente con el público objetivo y el
potencial.
 Establecer políticas de respuesta frente a crisis externas.
 Material elaborado por Mabel Zeballos.
 Agradezco la generosidad del Profesor Mag. Facundo Almeida
(MAPI/Diploma en Gestión Cultural – UDELAR; Uruguay),
de quien tomo el material correspondiente a gestión de
organizaciones culturales.
 Este material es complementario de la discusión desarrollada
en aula y pretende aproximar al estudiante al universo de la
gestión cultural como componente de la vida académica, en
particular en relación a la comunicación de resultados de
investigación.