Introducción

Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o se inicia una
nueva actividad en la misma es la referente al sistema contable necesario que va a servir para
el control de las actividades, su evaluación y la toma de decisiones sobre su
funcionamiento.
Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas empresas entienden que implantar
un Sistema Informativo Contable (S.I.C.) que consiste tan solo en introducir datos en un
programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su
empresa y actividad.
Esta concepción lleva a problemas a todo nivel: dificultades en la captación de datos,
ineficiencias del programa de ordenador, falta de control interno y, en definitiva obtención de
una información ineficiente y en muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.
En definitiva, nuestro cuestión radica en construir un sistema de información que sea capaz de
canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un
modelo contable que nos permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo
costo posible.
¿Definición de un sistema contable?

Un sistema contable se puede definir como un conjunto de

componentes interrelacionados que recolectan, procesan,
almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de
decisiones y el control en una organización.

Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la

elaboración de un sistema eficiente no requiere la aplicación de
grandes esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesarios que
debemos de dar a la hora de implantarlo. En primer lugar veamos
los análisis previos necesarios a realizar. Serían los siguientes:
 Pasos para implementar un Sistema
Contable
Dado que entendemos que en muchos casos la elaboración de un sistema
eficiente no requiere la aplicación de grandes esfuerzos, vamos a exponer los
pasos necesarios que debemos de dar a la hora de implantarlo. En la primera fase
tenemos:

FASE I.- Análisis de la empresa y de su entorno

FASE II.- Análisis de las operaciones que realiza
FASE III.- Análisis de la información requerida
FASE IV. Diseño e implantación del Sistema
FASE I: ANÁLISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO: El primer paso a la hora de implantar un
sistema es el análisis de la empresa . Para ello, tendremos en cuenta los siguientes
factores que van a condicionar el sistema:
FACTORES A ANALIZAR
1.1.- Análisis de la actividad y el sector.
1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.
1.3.- Análisis de la organización.
1.1: Que actividad realiza la empresa? El resultado de esta pregunta es de vital
importancia a la hora de configurar nuestra base de datos contable, adicional a esto nos
permitiría conocer si la empresa dispone de un Plan General de Contabilidad, y si tiene que
presentar información adicional a las contempladas en el Código de Comercio, ley de
Sociedades Anónimas, etc:
Por ejemplo si se tratara de una compañía de seguros tienen la obligación de presentar un
informe anual muy detallado de su actividad a la Dirección General de Seguros, con una
extensa información contable, entre otros.
1.2: En este punto es preciso reseñar que dicho tamaño no viene determinado únicamente
por los parámetros convencionales de medición (volumen de facturación, número de
trabajadores, etc.) sino por otras variables entre las que destacan:
1.- Número de operaciones económicas diferentes que realiza.
2.- Número de veces que se repiten las operaciones.
3.- Número de centros de actividad diferentes
- Número de sucursales
1.3: Conocido el sector donde va a operar la empresa y su tamaño, el último punto de
análisis de la empresa es conocer su organización interna. Aquí podemos tener dos casos:

 A) Empresas en funcionamiento con organización determinada.

 B) Empresas de nueva creación sin organización previa.

FASE II ANALISIS DE OPERACIONES: Analizadas las empresas y su entorno, la parte

fundamental y más laboriosa de cara a nuestro objetivo, es el análisis pormenorizado de
todas las operaciones que realiza o va a realizar nuestra empresa. Dicho análisis consiste
en:
PASOS A DAR EN EL ANALISIS DE OPERACIONES
1.- Identificación de todas operaciones diferenciadas.
2.- Definición de cada operación
3.- Corte de operaciones.
4.- Departamentos que intervienen
5.- Procesos administrativo.
6.- Normativa legal aplicable.
FASE III.- ANALISIS DE LA INFORMACION QUE SE DESEA OBTENER.
Como último paso previo a la implantación de un Sistema Informativo Contable, se precisa conocer qué información de
salida es la que quiere obtener del Sistema, es decir, cual es el producto final a obtener; ya que en función de lo que
queramos obtener así deberá ser el sistema.
Por ello, es muy importante concienciar a la dirección para que concretice lo más posible:
En cuanto al personal:
¿Cuáles son las capacidades de los futuros usuarios?
¿Cuál es su rol actualmente dentro de la organización?
¿Qué permisos y roles se otorgarán a cada usuario en el sistema?
En cuanto a la Gerencia:
¿Qué tipo de información desea obtener?
¿A qué nivel la quiere?
¿En qué plazos?
¿Con que periodicidad?
FASE IV : DISEÑO E IMPLANTACION DEL SISTEMA.
Realizado el análisis previo, y disponiendo de todos los datos previos, podemos ya realizar el diseño del sistema que, en
entre otros podría tener los siguientes pasos:

PASOS PARA DISEÑAR E IMPLANTAR EL S.I.C.

4.1- Diseño del Plan de Cuentas.

4.2- Fijación de los procesos administrativos.
4.3- Elección del Equipo informático.
4.4- Implantación y control del sistema

4.1. DISEÑO DEL MODELO CONTABLE:

Puede darse el caso de realizar un plan demasiado agregado que no facilita la información necesaria, en cuyo caso, el
problema es más grave, ya que habría que volver a diseñar el sistema.

4.2. FIJACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS:

Definir claramente cual va a ser nuestra estructura administrativa, Por tanto, aquí se trataría de evaluar si dichos
procesos son eficientes y si el control interno ejercido por los mismos es aceptable, teniendo siempre en cuenta las
restricciones presupuestarias de nuestra entidad.
4. 3.- Elección del Equipo Informático: Este debe ser el último punto de elección del sistema, ya
que una mala elección del equipo condiciona todo lo anteriormente realizado. En definitiva, hay
que realizar una doble elección: por un lado tendremos que optar por el tipo de ordenador que
necesitamos. Ello dependerá básicamente del tamaño de nuestra organización, si existen o no
sucursales, etc.

La segunda opción es la relativa al software o aplicaciones informáticas necesarias. Sin

detenernos demasiado en el tema, deberemos optar por adquirir, con carácter general, un
programa lo más standard posible dentro de que cubra nuestras necesidades.

4. 4.- Implantación y control del sistema: Sobre este tema, hay que comentar que todo cambio
en la empresa y especialmente si se trata de aspectos administrativos, suele provocar un rechazo
entre los miembros del departamento especialmente si se introducen nuevos equipos y programas
informáticos.

En el caso de empresas de nueva creación este problema no se da, aunque se deberá de tener un
mayor seguimiento ya que probablemente no hayamos podido abarcar todas y cada una de las
operaciones que se iban a realizar, por lo que el sistema necesitará implementar modificaciones.
 Software
Adquirido
 Las necesidades de información
pueden no ser satisfechas en razón a
que los parámetros del sistema ya
vienen preestablecidos.
 La capacidad del equipo de
procesamiento puede no satisfacer
los requerimientos de los programas
adquiridos.
 Desde el punto de vista económico,
el riesgo de los programas adquiridos
hasta el momento en que son puestos
en funcionamiento, están limitados
al monto del costo del software, el
cual siempre es conocido.
Software
Desarrollado
 Los usuarios del sistema pueden
requerir todo tipo de información y
ello podría hacer que el desarrollo
del software se demore
sustancialmente.
 El desarrollo de sistemas puede está
limitado en función a las capacidades
de la máquina y a los recursos
disponibles para su desarrollo.
 Muchas veces se conoce la pregunta
¿Cuándo comenzara el desarrollo?,
pero se desconoce ¿Cuándo
terminara? y ello ocasiona
adicionales no previstos.
Quien diseña e instala un sistema
contable?
El diseño e instalación de un sistema contable es un campo especializado que no
solamente comprende a especialistas en contabilidad, sino también a expertos en
gerencia, al área de sistemas (desarrollo), marketing, operaciones, etc. Por ello el
sistema contable es instalado por un grupo de personas que tienen distintos tipos de
requerimiento de información sobre el mismo.

Las grandes Corporaciones tiene un equipo de analistas de sistemas, auditores

internos y otros profesionales que trabajan a tiempo completo y saben del día a día
de las operaciones del negocio. Las compañías medianas contratan por lo regular con
a una firma de contadores especializada en la implantación de dichos sistemas y las
pequeñas empresas compran paquetes informáticos de los muchos buenos y malos que
existen en el mercado; la adopción de un paquete u otro por las pequeñas empresas
estará siempre de acuerdo para los requerimientos de información que cada una
desee.
Implantación del Sistema
Una vez diseñado y desarrollado el sistema, la siguiente fase es la implantación del
mismo, es decir ponerlo en funcionamiento.
Existen 3 estrategias principales para la implantación entre las cuales encontramos:
 Prueba piloto
 Corrida en paralelo
 Instalación inmediata
 Pruebas piloto: Consiste en poner en funcionamiento el sistema en una sola
parte de la empresa y no una instalación a la totalidad de usuarios del
sistema, con el fin de asegurarse de que el sistema funcionara
aceptablemente.
En principio la instalación piloto empezara a una sola empresa y luego, de
acuerdo con los resultados obtenidos y hechas las correcciones del caso se
procederá a la instalación del sistema contable en su totalidad.
 Corrida en paralelo: Consiste en procesar por un periodo de tiempo
previamente determinado tanto el sistema nuevo como el que se desea
reemplazar, a fin de asegurarse que el nuevo sistema satisface las
necesidades planteadas en un principio.
 Instalación Inmediata: Se establece que el sistema empezara a funcionar un
día determinado y a partir de allí, el sistema reemplazado es puesto fuera de
servicio. Una instalación inmediata debe utilizarse cuando se tenga una alta
seguridad que el nuevo sistema funcionara apropiadamente en el momento
que es instalado.
Madurez y mantenimiento: Un sistema de información también necesita de
modificaciones y mantenimiento, ya sea a nivel de la estructura de los datos o a los
programas que componen el sistema de información, todo sistema necesita que se la
realicen modificaciones menores para mantener su operatividad.
El mantenimiento a un sistema de información puede no resultar suficiente y se hace
necesario, el inicio de un nuevo ciclo de vida y desarrollo de sistemas.
Existen señales que pueden identificar en un sistema contable para ver si se encuentra
en la etapa de madurez:
 Los tiempos de respuesta para la generación de información son razonablemente
aceptados.
 El código de cuentas diseñado en un principio soporta y maneja todas las
operaciones actuales de la empresa.
 Los procesos automáticos de contabilización no generan problemas en la
codificación de los movimientos.
 El mantenimiento del sistema, está enfocado a subsanar errores físicos de la
información almacenada en el computador.