Gestin de las Comunicaciones del

Proyecto

Fuentes:
Information Technology Project Management, Fifth Edition,
Copyright 2007
PMBOK, Quinta edicin

Prepar: Ing. Ismael Castaeda Fuentes

Objetivos de aprendizaje
Comprender la importancia de una buena comunicacin en los proyectos

Explicar elementos de la planificacin de las comunicaciones del proyecto,

incluyendo cmo crear un Plan de gestin de las comunicaciones y realizar un
anlisis de las comunicaciones con los interesados
Describir varios mtodos de distribucin de informacin del proyecto; las
ventajas y desventajas de cada uno de ellos; ver la importancia de atender las
necesidades individuales de comunicacin, y calcular el nmero de canales de
comunicacin en un proyecto
Comprender cmo los principales resultados de los informes de rendimiento
ayudan a los interesados a mantenerse informados acerca de los recursos del
proyecto
Reconocer la importancia de una buena gestin de comunicaciones para las
relaciones con los interesados y para resolver los problemas
Listar varios mtodos para mejorar las comunicaciones del proyecto, tales como
la gestin de los conflictos, llevar a cabo reuniones efectivas, utilizacin del
correo electrnico y otras tecnologas de manera eficaz y el uso de plantillas
Describir cmo el software es una ayuda en la gestin de las comunicaciones
del proyecto
Importancia de buenas comunicaciones

La falta de comunicacin, para muchos proyectos es la mayor amenaza

Nuestra cultura no muestra a los profesionales de TI como buenos

Comunicadores
Investigaciones muestran que los profesionales de TI deben ser
capaces de comunicarse efectivamente para tener xito en sus
posiciones
Tener muy buenas habilidades verbales, son un factor clave en la
promocin para profesionales de TI
Procesos de la gestin de las comunicaciones
Planificar la Gestin de las Comunicaciones:
Desarrollar el plan de comunicaciones con base en las necesidades y
requerimientos de informacin de los interesados y los activos de la
organizacin

Gestionar las Comunicaciones

Crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperar y disponer de la informacin
segn el plan de gestin de las comunicaciones.

Controlar las Comunicaciones

Hacer seguimiento y control de las comunicaciones para garantizar que las
necesidades de informacin de los interesados se cumplen. Esto incluye
informes de estado, medicin del avance y proyecciones
Plan de Gestin de las Comunicaciones - Contenido
Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel de

detalle
Persona responsable de comunicar la informacin

Persona o grupos que recibirn la informacin

Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como

memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal

Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando

(nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a un
nivel inferior del personal
Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a
medida que avanza y se desarrolla el proyecto
Glosario de terminologa comn
 Ejemplo de anlisis de comunicaciones con los
interesados del proyecto
Interesados Nombre del Formato del Persona de Frecuencia
documento documento contacto
Gerencia del clientes Reporte mensual de Copia Impresa Tom Silva Primer da del mes
estado
Equipo de negocios del Reporte mensual de Copia Impresa Julie Grant Primer da del mes
cliente estado

Equipo tcnico del Reporte mensual de Email Li Chau Primer da del mes
cliente estado
Gerencia Interna Reporte mensual de Copia Impresa Bob Thomson Primer da del mes
estado

Equipo tcnico y de Reporte mensual de Intranet Angie Liu Primer da del mes
negocios interno estado
Subcontratista de Plan de capacitacin Copia Impresa Jonathan Kraus Noviembre 1, 2008
capacitacin
Subcontratista de Plan de Email Najwa Gates Junio 1, 2008
software implementacin de
software

Comentario: En la cabecera del correo electrnico ponga titulo y fecha del documento y tenga en cuenta el acuso de recibo
Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

Empresa/
Organizacin
Activos de procesos de la Documentos
organizacin del proyecto
Factores ambientales de
la Empresa
10.1
4.2 Planificar la Documentos del proyecto actualizados
Desarrollar el Plan de direccin del proyecto gestin de
Plan para la
Direccin del las
Proyecto Comunicaci
ones
Registro de interesados

13.3
Plan de gestin de las comunicaciones Gestionar los
compromisos
13.1 de los
Identificar a Interesados
los
Interesados
10.2
Gestionar las
Comunicacion
es
Planificar la Gestin de las Comunicaciones

Entradas Herramientas y Salidas

1. Plan para la Direccin del tcnicas 1. Plan de Gestin de las
Proyecto 1. Anlisis de requisitos de comunicaciones
2. Registro de Interesados comunicaciones 2. Actualizaciones a los
3. Factores Ambientales de 2. Tecnologa de Documentos del Proyecto
la Empresa comunicaciones
4. Activos de los Procesos 3. Modelos de
de la Organizacin comunicacin
4. Mtodos de
comunicacin
5. Reuniones

Proceso que:
Pertenece al grupo del Proceso de Planificacin
Pertenece al rea de conocimiento Gestin de las Comunicaciones del
proyecto
Distribuir la informacin

Ofrecer la informacin correcta a las personas adecuadas en el

momento oportuno y en un formato til es tan importante como el
contenido de la informacin
Consideraciones importantes:
Utilizar la tecnologa para mejorar la distribucin de la
informacin
Utilizar mtodos formales e informales para la distribucin de
informacin
Distribuir informacin de una manera eficaz y oportuna

No esconder informacin crucial

No tener miedo de reportar mala informacin

La comunicacin oral a travs de reuniones y conversaciones

informales ayuda a dar informacin importante - buena y mala - a la
luz pblica
Importancia de la comunicacin cara a cara

Investigaciones indican que en una interaccin cara a cara:

58 por ciento de la comunicacin es a travs del lenguaje del
cuerpo
35 por ciento de la comunicacin es a travs de la forma en que se
dicen las palabras
7 por ciento de la comunicacin es a travs del contenido o las
palabras que se dicen

Prestar atencin a algo ms que solo a las palabras que alguien dice

El tono de voz de una persona y lenguaje corporal dice mucho acerca

de cmo l o ella realmente se siente
Fomentar ms interacciones cara a cara

Reuniones frecuentes y cortas suelen ser muy eficaces en proyectos

de TI
Las reuniones agendadas obligan a las personas a centrarse en lo
que realmente necesitan comunicar
Algunas empresas tienen polticas restrictivas con respecto al uso del
correo electrnico durante algunas horas del da o incluso durante
varios das de la semana
Ejemplo de tabla de eleccin de medio
Copia Llama da Mensaje Email Reunin Sitio
Impresa telefnica de voz Web
Como un buen medio se adapta a:
Compromiso de evaluacin 3 2 3 3 1 3
Crear consensos 3 2 3 3 1 3
Mediar en un conflicto 3 2 3 3 1 3
Resolver malentendidos 3 1 3 3 2 3
Abordar comportamiento negativo 3 2 3 2 1 3
Expresar apoyo o aprecio 1 2 2 1 2 3
Fomentar pensamientos creativos 2 3 3 1 3 3
Hacer una afirmacin irnica 3 2 2 3 1 3
Trasmitir un documento de referencia 1 3 3 3 3 1
Reforzar la autoridad 1 2 3 3 1 2
Suministrar registros permanentes 1 3 3 1 3 1
Mantener la confidencialidad 2 1 2 3 1 3
Transmitir informacin simple 3 2 1 1 2 3
Hacer preguntas informales 3 2 1 1 3 3
Hacer preguntas simples 3 3 1 1 3 3
Dar instrucciones complejas 3 3 3 2 1 2
Dirigir mucha gente 2 3 3 o 1* 2 3 1
Convenciones: Valor 1 = Excelente. Valor 2 = Adecuado, Valor 3 = Inapropiado
* Depende de la funcionalidad del sistema
Ver: Galati, Tess. Email Composition and Communication (EmC2) Practical Communications, Inc. 2001 - www.praccom.com
 Entender necesidades de comunicacin grupales e
individuales
Las personas no son partes intercambiables

No se puede asumir que una tarea prevista inicialmente para que la

realice una persona en dos meses, se puede hacer en un mes con
dos personas: Brooks, en el libro The Mythical Man-Month*,
Nueve mujeres no pueden producir un beb en un mes!

* Ley Brooks: "agregar ms personas a un proyecto retrasado, lo hace demorar an ms"

Ver: http://en.wikipedia.org/wiki/The_Mythical_Man-Month http://barrapunto.com/~pacoescriba/journal/29784
Preferencias personales afectan las necesidades
de comunicacin
Los introvertidos prefieren comunicaciones ms privadas, mientras
que los extrovertidos prefieren discutir las cosas en pblico
A las personas intuitivas les gusta entender el panorama general
mientras los receptivos necesitan detalles paso a paso
A los pensadores les gusta conocer la lgica detrs de las decisiones,
mientras que las personas sentimentales quieren saber cmo las
afecta personalmente
Los que juzgan se ven obligados a hacer cumplir los plazos, mientras
que los que perciben necesitan ms ayuda en el desarrollo y
seguimiento de los planes
Otras consideraciones sobre comunicaciones

Rara vez el receptor interpreta un mensaje tal y como lo quiere el

remitente
La ubicacin geogrfica y antecedentes culturales afectan la
complejidad de las comunicaciones del proyecto
Diferentes horarios laborables

Barreras idiomticas

Diferentes normas culturales

Preparar el escenario para dar malas noticias

Queridos pap y mam, o debera decir abuelo y abuela:

S, estoy embarazada. No, no estoy casada an. Larry, mi novio, dej su trabajo.
Sus jefes no parecen apreciar las habilidades que ha aprendido desde que dej la
escuela secundaria. Larry se ve mucho ms joven que t, pap, aunque l es tres
aos mayor. Voy a dejar la universidad y conseguir un trabajo para que podamos
tener un apartamento antes de que nazca el beb. He encontrado un hermoso
apartamento sobre un taller de reparacin de autos 24 horas. Con un buen
aislamiento, los gases de escape y el ruido no nos molestar.
Estoy muy feliz. Pens que ustedes tambin lo estaran.
Con amor, Ashley

P.D. No hay tal Larry. No estoy embarazada. No me voy a casar. No pienso dejar la escuela,
pero estoy recibiendo una psima calificacin en Qumica. Slo quera darles un poco de
perspectiva.
Nmero de canales de informacin
A medida que aumenta el nmero de personas involucradas, aumenta la
complejidad de las comunicaciones, porque hay ms canales de comunicacin
o caminos a travs de los cuales las personas pueden comunicarse

Nmero de canales de comunicacin = (n * (n-1)) / 2

Donde n es el nmero de personas involucradas

2 Personas, 1 canal de comunicacin

4 Personas, 6 canales de comunicacin

3 Personas, 3 canales de comunicacin

Sugerencias para mejorar las comunicaciones

Manejar efectivamente los conflictos

Desarrollar mejores habilidades de comunicacin

Realizar reuniones efectivas

Usar email y otras tecnologas de forma eficiente

Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Desarrollar mejores habilidades de comunicacin
Las empresas y los programas formales para profesionales de TI a
menudo descuidan la importancia de las habilidades de expresin
oral, escrita y para escuchar
A medida que las organizaciones se vuelven ms globales, se dan
cuenta de que deben invertir en formas para mejorar la comunicacin
con personas de diferentes pases y culturas
Se requiere liderazgo para mejorar la comunicacin
Reuniones eficaces
Determinar si una reunin se puede evitar

Definir el propsito y resultados esperados de la reunin

Determinar quin debe asistir a la reunin

Proveer a los participantes un orden del da antes de la reunin

Preparar folletos y ayudas visuales, y hacer los arreglos logsticos

antes la reunin
Ejecutar la reunin profesionalmente

Construir relaciones
Gestionar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

10.1
4.4 Planificar la
gestin de las 4.2
Monitorear y Comunicacion Desarrollar el
Controlar el es Plan para la
Trabajo del Direccin del
Proyecto Plan de gestin de Proyecto
las comunicaciones

Informes sobre el desempeo del trabajo Plan de direccin del proyecto actualizado
10.2 Documentos
Gestionar
las del proyecto
Comunicacio Documentos del proyecto actualizados
Factores ambientales nes
Empresa/ de la Empresa
Organizacin
Activos de procesos de
la organizacin
Activos de procesos de la
organizacin actualizados Comunicaciones del proyecto
10.3
Controlar las
Comunicacion
es
Gestionar las Comunicaciones

Entradas Herramientas y Salidas

1. Plan de Gestin de tcnicas 1. Comunicaciones del
Comunicaciones 1. Tecnologa de Proyecto
2. Informes de rendimiento Comunicaciones 2. Actualizaciones al Plan
del Trabajo 2. Modelos de para la Direccin del
3. Factores Ambientales de Comunicacin Proyecto
la Empresa 3. Mtodos de 3. Actualizaciones a los
4. Activos de los Procesos Comunicacin Documentos del Proyecto
de la Organizacin 4. Sistemas de Gestin de 4. Actualizaciones a los
Informacin Activos de los Procesos
5. Informes de Rendimiento de la Organizacin
Informar el desempeo

Los Informes de desempeo mantienen a los interesados informados

sobre cmo se utilizan los recursos para lograr los objetivos del
proyecto
Informes de estado
Describen donde se encuentra el proyecto en un punto especfico en el
tiempo
Informes de progreso
Describen lo que el equipo del proyecto ha realizado durante un
determinado perodo de tiempo
Pronsticos
Predicen el estado futuro del proyecto y el progreso, basado en la
informacin del pasado y las tendencias
Utilizar email, mensajera instantnea y
herramientas colaborativas de forma efectiva
Asegurarse de que el correo electrnico, mensajera instantnea,
y/o herramientas de colaboracin sean un medio apropiado para lo
que usted quiere comunicar
Asegurarse de enviar la informacin a las personas adecuadas

Utilizar lneas de asunto significativas y limitar el contenido de los

mensajes de correo electrnico a un tema principal, y ser lo ms
claro y conciso posible
Asegurarse de autorizar a las personas adecuadas para compartir y
editar sus documentos de colaboracin
Usar plantillas para las comunicaciones del proyecto

Muchas personas tienen miedo de pedir ayuda

Proporcionar ejemplos y plantillas para las comunicaciones del

proyecto ahorra tiempo y dinero
Las organizaciones pueden desarrollar sus propias plantillas, utilizar
algunas proporcionadas por organizaciones externas o sacarlas de
ejemplos de libros
Muchas investigaciones muestran que compaas que tienen xito en
la gestin de proyectos hacen uso efectivo de plantillas
Ejemplo de plantilla para la descripcin del proyecto

Descripcin Proyecto X
Objetivo: Describa el objetivo del proyecto en una o dos frases. Enfquese en
los beneficios
Alcance: Describa brevemente el alcance del proyecto. Qu funciones del
negocio estn involucradas y cules son los principales productos del proyecto?
Supuestos: Resuma los principales supuestos del proyecto
Costo: De el costo estimado del proyecto. Si lo desea, liste el costo total por ao.
Cronograma: Resuma la informacin del diagrama de Gantt del proyecto,
enfocndose en las tareas globales y en los hitos
Ejemplo de informe mensual de progreso
I. Logros para el mes de mes:
Describa los logros ms importantes. Relacinelos con el diagrama de
Gantt.
Describa otros logros importantes. Si un problema del mes anterior fue
resuelto lstelo como logro.

II. Planes para mes siguiente:

Describa los tems ms importantes a alcanzar en el siguiente mes.
Relacinelos con el diagrama de Gantt.
Describa otros tems importantes a lograr.

III. Problemas: Liste brevemente los problemas importantes. Los gerentes no

quieren sorpresas y quieren ayudar para alcanzar el xito del proyecto, por lo
tanto no dude en indicar los problemas.

IV. Cambios del proyecto (Fecha y descripcin): Liste cualquier cambio

solicitado o aprobado. Incluya la fecha del cambio y una breve descripcin.
Ejemplo de elementos finales de documentacin del
proyecto

I. Descripcin del proyecto

II. Propsito del proyecto, con datos, informacin y soportes de respaldo
III: Informacin original y revisada del contrato y documentos de aceptacin del cliente
IV. Planes del proyecto y Cronogramas originales y revisados (EDT, Diagramas de Gantt,
Diagramas de red, estimacin de costos, plan de gestin de las comunicaciones, etc.)
V. Documentos de diseo
VI. Reporte final del proyecto
VII. Entregables, si aplican
VIII. Reportes de auditora
IX. Informe de lecciones aprendidas
X. Copias de todos los reportes de estado, minutas de reunin, y otras comunicaciones
escritas y electrnicas
Archivos del proyecto

Es muy importante organizar y preparar los archivos del proyecto

Archivos del proyecto

Conjunto completo de registros organizados del proyecto que ofrecen una
historia exacta del proyecto

Estos archivos pueden proporcionar informacin valiosa para futuros

proyectos
Sitio Web del proyecto

Muchos equipos de proyecto crean un sitio Web para el proyecto

donde se almacenan los documentos importantes y otra informacin
Ejemplo usando Microsoft Project
Software en la gestin de las comunicaciones

Hay muchas herramientas de software que ayudan en las

comunicaciones de un proyecto
Hoy, muchas personas trabajan de forma remota, total o parcialmente

El software de gestin de proyectos generalmente incluye

caractersticas para facilitar las comunicaciones virtuales
Herramientas como la mensajera instantnea y los blogs pueden
ayudar en las comunicaciones del proyecto
Controlar las Comunicaciones

Gestin de Comunicaciones del Proyecto

4.2
Desarrollar el
Plan para la Plan de direccin del proyecto actualizado
Direccin del 10.2
Proyecto Gestionar las
Comunicacion
es

Comunicaciones del proyecto Documentos

4.3 del proyecto
Dirigir y
Gestionar la
Ejecucin del
Proyecto
Plan de direccin del proyecto
Documentos del proyecto actualizados
10.3
Datos sobre el desempeo del trabajo Controlar 4.4
13.3 las Monitorear y
Gestionar los Registro de asuntos Comunicaci Controlar el
Trabajo del
compromisos
de los ones Informacin sobre el desempeo del trabajo Proyecto
Interesados
Activos de procesos de la organizacin
4.5
Solicitud de cambios Realizar el
Control
Empresa/ Integrado de
Organizacin Cambios

Activos de procesos de la organizacin actualizados

Controlar las Comunicaciones
Entradas
1. Plan para la Direccin del
Proyecto
2. Comunicaciones del
Proyecto
3. Registro de Incidentes
4. Datos de rendimiento del
trabajo
5. Activos de los Procesos
de la Organizacin
Herramientas y Salidas
tcnicas 1. Informes de rendimiento
1. Sistemas de gestin de del trabajo
informacin 2. Solicitudes de Cambio
2. Juicio de Expertos 3. Actualizaciones al Plan
3. Reuniones para la Direccin del
Proyecto
4. Actualizaciones a los
documentos del Proyecto
5. Actualizaciones a los
Activos de los Procesos
de la Organizacin