QU ES UN PLAN DE COMUNICACIN?

Proyecto de comunicacin es el intercambio de informacin

especfica del proyecto con nfasis en la creacin de
entendimiento entre el emisor y el receptor. La comunicacin
efectiva es uno de los factores ms importantes que contribuyen
al xito de un proyecto.

Planificar las Comunicaciones es el proceso para determinar las

necesidades de informacin de los interesados en el proyecto y
para definir cmo abordar las comunicaciones. (PMBok)
 QUE ES LA ADMINISTRACIN DE LA
COMUNICACIN DE PROYECTOS?

Proyecto de Comunicacin es la responsabilidad de todos los

miembros del equipo en el proyecto. El lder del proyecto, sin
embargo, es el responsable de desarrollar el Plan de Gestin
del Proyecto de Comunicacin con el aporte de los jefes de
proyecto y el Equipo de Desarrollo de Proyectos (PDT).

La administracin de las comunicaciones del proyecto incluye

los procesos requeridos para garantizar que la generacin, la
recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la
recuperacin y la disposicin final de la informacin del
proyecto sean adecuados y oportunos. (PMBok)
DOS TIPOS DE PLANES DE
COMUNICACIN PARA TU PROYECTO
1. Regular o plan de comunicacin en marcha
2. Una sola vez o Plan de Comunicacin por
Eventos
REGULAR O PLAN DE
COMUNICACIN EN MARCHA
UNA SOLA VEZ O PLAN DE
COMUNICACIN POR EVENTOS
POR QU LO HACEMOS?
Los lideres de proyectos
utilizan la gestin de
proyectos de comunicacin
para:

Desarrollar un plan de
comunicacin para el proyecto
Distribuir la informacin a
travs de los mtodos para
llegar a los clientes ms
eficazmente
Tener un archivo de
documentos de acuerdo con el
departamento de retencin de
registros.
VISIN GENERAL DE LA GESTIN DE
COMUNICACIN DE UN PROYECTO

Gestionar las
Identificar a los Planificar las Distribuir la Informar el
Expectativas de
Interesados Comunicaciones Informacin Desempeo
los Interesados
ENTENDER EL PROCESO DE LA COMUNICACIN ES
EL PRIMER PASO EN LA PLANIFICACIN DE LA
COMUNICACIN?. CONSIDERE LOS SIGUIENTES
CINCO FACTORES:

Quin participa en el proceso de comunicacin? -

los grupos de inters identificados, como los
miembros del equipo de proyecto, lideres de
proyectos y el personal, administracin de
clientes y el personal, y las partes externas
interesadas.
Qu se comunica? - el mensaje, la informacin

que se comunica
 Cuando se comunica la informacin?- semanal,
mensual, trimestral, segn sea necesario
Cmo se distribuye la informacin? - en una
reunin, un memorando, un correo electrnico,
un boletn, una presentacin, etc
Quin va a proporcionar la informacin que se
comunica?
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
(STAKEHOLDERS)
Identificar a los Interesados es el proceso que
consiste en identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el proyecto, y en
documentar informacin relevante relativa a sus
intereses, participacin e impacto en el xito del
proyecto.
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:

Ejemplo de Matriz de Poder/Inters de

los Interesados
Comunicacin a los altos
ejecutivos
Destacar problemas, los riesgos y las
excepciones
Herramientas usadas:
Reportes de excepciones
Reportes de estatus semanales
Especificacin del proyecto
Actualizaciones va correo
Revisiones cara-cara
Plan de comunicacin
Comunicacin a clientes,
Fortalcer el convecimiento de los proveedores y gerentes funcionales.
superiores Implica la negociacin de los recursos,
presupuestos y la asignacin de tiempo
Herramientas usadas:
Plan de comunicacin
Guiar al equipo del proyecto Declaracin de trabajo
Contratos
Destacaras tareas pendientes, Correo
tareas programadas, fechas, Requiere diplomacia y tacto
sesiones informativas con el equipo
en general

Herramientas usadas:
Intercambio verbal
Agendas
Minutas
Correo
Instrucciones de proyecto
Plan del proyecto
Registro de riesgos

Requiere habilidades de delegacin Charvat, J. P. (13 de Noviembre de 2002). Techrepublic. Recuperado el 18 de Septiembre
de 2012, de Techrepublic: http://www.techrepublic.com/article/project-communications-
a-plan-for-getting-your-message-across/1061894
EJEMPLOS
Stakeholders Analysis

Second Preferre
Preferre
preferre d
Stakehold d
d method
Telephon ers goals method
RBS group Function Name method for
e on this of
of rewardin
project communi
communi g the
cation
cation team
Efficient Team
Project Lisa (909) Cell
106 project email celebratio
Management Gonzalez xxxxxxx Phone
Completion n
Team
Capital Outlay Fred (909) Secure
140 email Telephone celebratio
Mgmt Carter xxxxxxx funding
n
Clear and
(909) Team
152 Agreements Jim Black concise email Telephone
xxxxxxx Award
agreements
 Stakeholders Analysis

Product
product Product Uniform
Produced Method
WBS Sub- Requiere received fabing
WBS Trade by (task of PHP
Code Product d on this by system
Manager transmit
project? (Name) location
Name)

Perform
environmenta
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165.05
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alternatives
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initial
environme
Review Roose
165.05.05 ntal Yes Jane Moore mail 421.01 x
project Wilson
project file
setup
Public and
Public
Agency Sandra Lisa
165.05.10 Participatio Yes mail 331.09 x
Scoping Moore Gonzalez
n Plan
process
 Mensaje Emisor Medio Frecuencia Receptor Respuesta
Cmo
A quin Cmo se Periodicida
Fase Qu se Quin se Cundo se
se retroalimen d
comunica? comunica? comunic comunica?
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con el
Polticas y equipo
objetivos de de Verificacin
calidad Representat gestion Plan de Responsab de la Durante la
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reglamentari intenet, SIGCC
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proyecto pagina corporaci sugerencias
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informacion
INFORMES DE DESEMPEO
El anlisis del desempeo pasado
El estado actual de los riesgos e incidentes

El trabajo completado durante el perodo

El trabajo que se completar a continuacin

El resumen de los cambios aprobados en el

perodo
Otra informacin relevante que debe ser revisada
y analizada
REQUISICIN DE CAMBIOS
PLAN DE ACCIN CORRECTIVA
REPORTE DE AVANCE CON CURVA S
REPORTE DE AVANCE CON CURVA S
REPORTE DE AVANCE CON GANTT
REPORTE DE AVANCE CON GANTT