PLANIFICACIN DE COMPRAS

Formacin contInua

NDICE

I.

OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

II. QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN DE
COMPRAS
2. EJEMPLO:POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS
III. PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?
1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?
2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLAN DE COMPRAS? PARA
QU LO CREAMOS?
V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA PLANIFICACIN DE COMPRAS

I. OBJETIVO DE LA CAPACITACIN

Comprender la importancia de la planificacin en las

compras pblicas y entender las ventajas que existen al
guiarse por un Plan de Compras

II . QU ES PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Hacer un Plan o proyecto de una accin.
(Fuente: Diccionario de la Lengua Espaola).
Significa definir:
A)Qu necesita la organizacin
B) Cunto necesita

Planificacin de Compras

Plan de
Compras

C) Para cundo lo necesita

D)Con qu recursos. Dentro de un perodo de tiempo determinado.

1. ACTIVIDADES PARA REALIZAR UNA PLANIFICACIN

DE COMPRAS

Definicin de
requerimiento

Seleccin del
mecanismo de
compra

Subida
Reunin equipo
Validacin
Elaboracin Plan del plan a
e trabajo
Presupuestaria
la Web

Seguimiento
Del Plan

ACTIVIDADES:

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

ACTIVIDADES

1. Revisar stocks.
2. Ver datos
histricos (lo
comprado y
consumido el ao
pasado).
3. Reunin de
trabajo con
quienes necesitan
insumos
estratgicos
(usuarios internos).
4. Revisar
cumplimiento Plan
anterior.

1.Determinar
tipo de compra
y tiempos que
demorar el
proceso. Se
crea lista y
detalle con las
compras a
realizar.

1. Reunin de
encargado de
compras con sus
Jefes para
validar sus
previsiones y
revisar si existen
nuevos
proyectos. Se
actualiza lista de
compras.

1. Se valida la
aprobacin
presupuestaria
para la lista de
compras.

1. Se elabora un
plan de compras
con sus
actividades de
seguimiento e
identificacin de
responsables.
(Programa de
ejecucin de
actividades).

1. Subida del
Plan de
Compras al
Sistema
ChileCompra.

1. Seguimiento
en el ao del
Plan Anual de
Compras en
base a
programa.

Plan de Compras

2. EJEMPLO: POR QU PLANIFICAR LAS COMPRAS

Si desde hace varios aos el consumo promedio de papel

para impresora tamao carta ha alcanzado las 500 resmas
anuales, es bastante razonable suponer que dicho consumo
rondar la misma cifra el ao siguiente.
Sin embargo, siempre es importante estar informado
respecto de los cambios que se espera implementar en el
mediano plazo, ya que algunos de estos pueden generar
modificaciones sustantivas en los consumos de la
institucin. Por ejemplo, un proyecto de modernizacin del
sistema informtico puede acarrear la eliminacin de ciertos
formularios, por lo que en este caso, es muy probable que
disminuya el consumo de papel, debiendo entonces comprar
menor
cantidad
de
resmas.

IMPORTANTE
La planificacin no podr realizarse exitosamente si
Abastecimiento funciona como oficina de emergencias
dedicada a apagar incendios, lo que necesariamente
implicar insatisfaccin de los usuarios, estrs y
tensiones entre unidades y funcionarios.
La planificacin de compras slo es posible si existe
un compromiso organizacional de todas las partes.
Considerar los stocks de productos que tenemos
cuando planificamos.
En resumen, una buena planificacin nos permite
adems controlar el proceso de abastecimiento, analizar
las desviaciones y as poder tomar mejores decisiones a
futuro.

INICIO
III. PROCESO DE
ABASTECIMIENTO

Definicin de
requerimiento

Seleccin del
mecanismo de
compra
Llamado y recepcin
de ofertas

Evaluacin de
ofertas

4
Adjudicacin oferta

5
Recibo de
producto o
servicio

FIN
Seguimiento y
monitoreo de
la compra

IV. QU ES UN PLAN ANUAL DE COMPRAS?

Es un documento que pronostica las compras anuales de nuestro
organismo, el momento en que se comprarn o contratarn y su valor
estimado.

1. QU CONTIENE UN PLAN DE COMPRAS?

Esta formado por una lista de los bienes y/o servicios que se
contratarn, detallndose de acuerdo a la ley 19.886 de Compras
Pblicas. Este plan como mnimo debiese tener:
Descripcin del bien o servicio
Cdigo del clasificador de rubro utilizado en Mercadopblico
Cantidad del bien o servicio
Monto estimado
Modalidad de adquisicin (catlogo electrnico, licitacin publica,
etc).
Fecha aproximada en la que se publicara el llamado a participar.

SE RECOMIENDA ADEMS DETALLAR EN ESTE PLAN:

Usuarios principales
Si es una compra simple o estratgica
Cronograma del proceso para las compras complejas
Fuentes de financiamiento

IMPORTANTE
El Plan Anual de Compras debe publicarse en el sistema
ChileCompra, informacin que adems, ser un insumo clave para
la confeccin de los Convenios Marco a elaborar por la Direccin
ChileCompra.

2. QU VENTAJAS ENTREGA EL PLANIFICAR LAS COMPRAS?

Precios competitivos para los compradores.

Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de
compra y, por tanto, menos papeleo, rdenes de compra,
coordinaciones (ya sea va telefnica, correo electrnico u otra), menos
revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo

necesitamos. Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos
de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que
evidentemente
aumenta
su
satisfaccin.

 Adecuada distribucin de la carga de trabajo de los recursos humanos

en el tiempo. Al contar con un buen Plan, es posible programar y
distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar
la ocurrencia de perodos con grandes sobrecargas de trabajo.
Enfrentar mejor las situaciones de crisis. Tener ordenados y
planificados los recursos de manera de saber de cuales disponemos
para otras actividades.
Disminucin del nmero de licitaciones desiertas y de compras
urgentes. El ordenar y programar las compras permite no tener que
realizar importantes compras urgentemente.
Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan ser
posible definir pedidos con un tamao y con una frecuencia que permita
disminuir
los
stocks
y
sus
costos
asociados.
Permite ayudar a conseguir los objetivos estratgicos de la institucin.
Tener un registro histrico.
Controlar y trasparentar los gastos.

V. ACTIVIDAD A DESTACAR EN UNA

PLANIFICACIN DE COMPRAS
Seguimiento del
Plan

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Nos permite guiar, controlar y trasparentar las compras, tomando
medidas correctivas oportunamente.
Es recomendable que al menos trimestralmente analicemos
avances, modificaciones y actualizaciones del Plan, revisando:
Compras planificadas v/s realizadas
Compras realizadas pero con modificaciones (Ej. Cambio en el
costo, tiempos, etc.)
Otras compras realizadas no previstas en el Plan y las
causas que originan las desviaciones.

RESUMEN
Identificar
desviaciones
Programacin de las
actividades

1.

Ejecutar

2.

Evaluar

Programacin de las
licitaciones

3. Ajustar

Modificar el plan de
compras

Analizar causas
Problemas de
planificacin
Problemas de
ejecucin
Proponer mejoras
y/o
medidas
correctivas

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