UNIDAD IV

HERRAMIENTAS PARA LA
ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y
PROYECTOS

Para trabajar de forma profesional en un proyecto, muchas veces necesitamos algo ms que una lista de
tareas, y es el momento de buscar una solucin en software, tanto si es un trabajo que vamos a llevar a cabo
solos como si hay otras personas en el equipo. Si los clientes son varios, entonces ya es imprescindible
encontrar algn buen programa de gestin de proyectos, estable pero tambin flexible. Los programas de
software libre son ideales porque adems de ser potentes, cuentan detrs con una comunidad de
desarrolladores y pueden hacernos ahorrar bastante en costos.

Programas:
colabtive: A los fans de Basecamp les gustar esta herramienta, porque es la alternativa open source a
herramientas propietarias como esta. Permite importar desde Basecamp e incluye funciones similares como la
gestin de diferentes proyectos, los Milestones y las listas de tareas. Tambin mide el tiempo dedicado a las
tareas, emite informes y cuenta con varios plugins para extender sus funciones. Slo en ingls.
Project HQ: Tambin similar a Basecamp, Project HQ est construido sobre Python, Pylons y SQLAlchemy, y su
base de datos es totalmente independiente. Gestiona distintas compaas, miembros y proyectos y cuenta con
minestrones y listas de tareas. Es configurable visualmente usando CSS.

Gantt PV: Gratuito, es un programa simple, sin complicaciones, que

se basa en diagramas de Gantt para planificaciones de proyectos y
seguimiento de tareas. Est disponible para Windows, Mac OS X y
Linux.

Clocking IT: tambin tiene diagramas de Gantt interactivos, ms

otras utilidades como contador de tiempo, varias formas de
comunicacin, seguimiento e indexacin de los cambios, con unos
muy buenos informes de avance. Disponible en 14 idiomas, entre
ellos el espaol.

TeamWork: Una excelente interfaz para una herramienta online que

permite hacer un seguimiento de distintos proyectos y equipos de
trabajo, con una versin optimizada para acceder desde mviles.
Tienen licencias gratuitas para organizaciones sin nimo de lucro y
bloggers. Disponible para Mac OS X, Linux y Windows.

IceScrum: Tiene el mismo interfaz para todos los roles. Incluye registros de historias de
usuario (backlogs), de asuntos, de problemas y pruebas, chat en lnea, timeline e
indicadores de producto.

Achievo: Disponible en 20 idiomas, adems de la utilidad de gestin de proyecto, que

divide segn el tiempo de su ejecucin, incluye calendarios, estadsticas, plantillas y
notas. No hay tarifas de licencia o limitaciones para su uso.

dotProject.net: Otra herramienta basada en la web, dotProject lleva un tiempo y no hay

ninguna empresa detrs de ella, est sostenida por los voluntarios y usuarios. Permite
la gestin para mltiples clientes, con herramientas para gestin de tareas, agendas y
comunicaciones.

GanttProject: Un programa de escritorio multiplataforma que corre sobre Windows, Mac

OS X y Linux, totalmente gratuito. Incluye diagramas de Gantt, asignacin de las
personas que trabajarn en el proyecto, y permite exportar los diagramas como
imgenes, mientras genera informes en PDF y HTML. Permite interoperar con Microsofot
Project, importando y exportandolos a sus formatos.

4.1 LA ADMINISTRACIN Y COLABORACIN DE UN

PROYECTO
Los programas de Administracin de proyectos tienen
una capacidad variable, desde sencillos programas de
elaboracin de calendarios que realizan grficas de
Gantt hasta enormes aplicaciones de mainframes, que
estn integradas con los sistemas de informacin
administrativa de presupuestos, mercadotecnia,
fabricacin, personal y otros sistemas.
De acuerdo con la capacidad del programa se pueden
ingresar secuencias de tareas, recursos, fechas y
costos, y la computadora calcula los calendarios,
presupuestos o utilizacin de recursos en lugar de uno.
La mayor parte de los programas dibuja incluso las
redes, o puede convertir el formato de una red al de
otra.

El software de administracin de proyectos puede ser una

gran bendicin para el gerente de proyectos que da
seguimiento a variables, calendarios, recursos, costos y tareas
interrelacionadas que entran en juego. Aunque no todos los
programas hacen lo siguiente, la mayor parte de ellos le
pueden ayudar a realizarlo

* Hacer grficas de costos, calendarios y utilizar recursos

mediante grficas de Gantt, histogramas, diagramas en lnea
y una diversidad de tipos de grficas.

* Crear informes estndares y a la medida, inclusive contabilidad

estndar y dar seguimiento. Algunos programas elaboran hasta
formatos de informes especiales que requieren las dependencias
gubernamentales (DOD).

* Mantener calendarios de recursos y proyectos que registran la

disponibilidad personal y equipo. Estos calendarios de programas
internos se usan para crear calendarios ptimos. Tal caracterstica
permite que el gerente establezca semanas de trabajo con base a
das laborales reales y especifica periodos en que no se trabaja, con
fines de semana, das festivos y vacaciones. Se puede imprimir el
calendario de proyecto en forma detallada o resumida .

* Dar seguimiento y programar mltiples proyectos a la vez. Algunos paquetes

tienen una sola base de datos amplia, que permite el anlisis de diversos
proyectos.

* Permitir que muchas personas tengan acceso, introduzcan e informen datos

del proyecto al mismo tiempo.

* Reducir la visin de los proyectos por estructura de desglose del trabajo o

por estructura de la organizacin, su proyecto o hito.

* Calcular y mostrar la ruta crtica de una red.

* Mostrar programas alternativos, asignacin de tareas y criterios de costos,

de modo que se pueda evaluar el impacto de los cambios en los calendarios,
las secuencias y los recursos.

PROGRAMAS DE ELABORACIN DE CALENDARIOS.

Son productos de software relativamente sencillos, que
suelen disearse para personas que manejan pequeos
proyectos con slo algunos miembros en el equipo. Estos
programas suelen producir grficas de Gantt y trabajan en
forma similar a los programas de hojas de clculo como
Excel. Suelen tener un precio algo accesible y ofrecen poca
capacidad, si es que la tienen de informar sobre recursos o
presupuestos. Estos programas suelen estar limitados a la
elaboracin de un pequeo nmero de grficas e informes.
Algunos de estos programas permiten el ingreso de datos
reales que se mostraran simultneamente con los datos
planeados, pero otros no.

PROGRAMAS PARA UN SOLO PROYECTO.

Programas de elaboracin de calendarios ms complejos son los

paquetes de software de caractersticas completas, diseados
para manejar un solo proyecto. Estos productos son todava ms
sencillos de usar, y su salida es fcil de entender. La mayor
parte de ellos permite producir grficas de Gantt, diagramas de
red (PERT o de precedencia) en diversos formatos y diversos
informes estndares.
Los programas para un solo proyecto son mejores en los
proyectos que tienen menos de 200 tareas. Proporcionan solo
un anlisis limitado de los datos y, como los programas en este
nivel con frecuencia no proporcionan una reprogramacin
automtica basada en cambios de recursos especficos, no son
tiles en proyectos que exigen grandes cambios de personal y
anlisis y que pasa si.

PROGRAMAS DE NIVEL CORPORATIVO

Hay muchos programas en esta categora. Algunos de ellos desarrollados

por grandes compaas reconocidas de software. Otros son fabricados
por compaas que se especializan en programas de administracin de
proyectos.
Los programas de este nivel amplan las caractersticas ya mencionadas
en los niveles anteriores y funcionan en computadoras personales. Otros
son para minicomputadoras o estaciones de trabajo grficas y sus
fabricantes a menudo ofrecen una versin para proyectos ms
pequeos. Estos programas suelen permitir una contabilidad de costos,
nivelacin de recursos, grficas y anlisis y que pasa si ms
complejos. Las caractersticas especficas varan de manera
considerable, lo mismo que su facilidad de uso, flexibilidad y capacidad
de informes.

PROGRAMAS PARA MEGAPROYECTOS

Estos programas pueden tener o no ms caractersticas que
los programas ms avanzados para computadoras de
escritorio, suelen estar diseados para minicomputadoras y
mainframes. Puede haber una versin de computadora
personal que comparta los datos con el programa de
mainframe, pero estas versiones basadas en PC con
frecuencia suelen ser difciles de emplear y carecen de
complejidad en las grficas de los programas diseados de
manera especfica para computadoras personales.
Algunos programas de mainframe tambin carecen de la
flexibilidad y de las caractersticas interactivas de los
programas basados en las computadoras personales.

4.2

EL MANEJO DE
PORTAFOLIOS DE PROYECTOS.
La Administracin del Portafolio de Proyectos, tambin conocido en Ingls
como Project Portfolio Management (PPM) es un proceso administrativo
designado a ayudar a un organizacin a adquirir y ver informacin acerca
de todos sus proyectos y programas, luego priorizar cada proyecto de
acuerdo a ciertos criterios tales como valor estratgico, impacto en
recursos, costos etc. Los objetivos son variados:
1) identificar, priorizar autorizar, administrar y controlar para lograr los
estratgicos objetivos de negocios.
2) Ser consciente de todos los proyectos listados en el portafolio,
3) Desarrollar una visin general y un conocimiento profundo de la
coleccin de proyectos como un todo. Los portafolios pueden contener
proyectos y programas. Estos proyectos y programas no necesariamente
deben estar interrelacionados o directamente relacionados. La
importancia de lograr la excelencia de una apropiada Administracin del
portafolio de proyectos en la organizacin donde se est implementando
radica en la directa comunicacin de la oficina estratgica, y la oficina de

La clave para implementar un portafolio de proyectos efectivamente radica

bsicamente en asegurar el mandato. Muchas organizaciones son culturalmente
inmaduras e informales para implementar un portafolio de proyectos. Esa
inmadurez de las empresas ha hecho aparecer comercialmente muchas
herramientas de software para facilitar ese proceso.

SoftExpert PPM Suite

es una solucin robusta, funcional y fcil que

ayuda en la priorizacin, planeamiento, gestin y ejecucin de proyectos,
portafolios y programas. La solucin SoftExpert PPM es una suite integrada que
permite que las organizaciones administren perfectamente sus servicios,
procesos, productos y recursos. Priorice y evale efectivamente sus diversas
inversiones : SE PPM Suite posibilita a los gestores o ejecutivos una visin en
tiempo real de las inversiones, iniciativas y recursos de su organizacin, y
capacita a los tomadores de decisiones para priorizar su inversin de acuerdo con
criterios crticos, como beneficios, tiempo, costo y riesgos, con la finalidad de
garantizar un mejor alineamiento con las estrategias de negocio y las polticas de
direccin de la organizacin.

4.3 LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS.

La administracin est vinculada al rendimiento y funcionamiento de las organizaciones.

Un recurso es un medio de cualquier clase que permite conseguir aquello que se
pretende o que est destinado. La administracin de recursos, por lo tanto consiste en el
manejo eficiente de estos medios, que pueden ser tanto tangibles o Intangibles.
El objetivo de la administracin de recursos es que stos permitan la satisfaccin de los
intereses. Las personas, el dinero, la tecnologa y hasta el tiempo pueden ser
considerados, segn el contexto, como recursos susceptibles de ser administrados.
La correcta asignacin de funciones y tareas de cada uno de estos recursos contribuir a
que la operatoria de un conjunto sea ms eficiente cada da. El xito de las
organizaciones depende de la correcta gestin de todos estos recursos.

4.3.1 HUMANOS.

Es el proceso administrativo aplicado al acercamiento y conservacin del esfuerzo, las

experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la
organizacin, en beneficio del individuo, de la propia organizacin y del pas en general.

Estas tareas las puede desempear una persona o departamento en concreto (los
profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organizacin.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS

El objetivo general de la administracin de Recursos Humanos es el mejoramiento del

desempeo y de las aportaciones del personal a la organizacin, en el marco de una
actividad tica y socialmente responsable. Este objetivo gua el estudio de la
Administracin de Recursos Humanos, el cual describe las acciones que pueden y deben
llevar a cabo los administradores de esta rea. De aqu se derivan los siguientes
objetivos especficos:

OBJETIVOS SOCIALES: La contribucin de la Administracin de

Recursos Humanos a la sociedad se basa en principios ticos y socialmente
responsables. Cuando las organizaciones pierden de vista su relacin
fundamental con la sociedad, no slo faltan gravemente a su compromiso
tico, sino que generan tambin tendencias que repercuten en su contra en
forma inevitable. Una de sus responsabilidades es el hecho de brindar
fuentes de empleo a la sociedad, donde las personas se puedan desarrollar
y contribuir al crecimiento de la organizacin.

OBJETIVOS CORPORATIVOS: El administrador de Recursos Humanos

debe reconocer que su actividad no es un fin en s mismo; solamente un
instrumento para que la organizacin logre sus metas fundamentales. El
departamento de Recursos Humanos existe para servir a la organizacin
proporcionndole y administrando el personal que apoye a la organizacin
para cumplir con sus objetivos.

OBJETIVOS FUNCIONALES: Mantener la contribucin de los Recursos Humanos en

un nivel adecuado a las necesidades de la compaa es otro de los objetivos
fundamentales de la Administracin de Recursos Humanos. Cuando las necesidades de la
organizacin se cubren insuficientemente o cuando se cubren en exceso, se incurre en
dispendio de recursos.

OBJETIVOS PERSONALES: La Administracin de Recursos Humanos es un

poderoso medio para permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la
medida en que son compatibles y coinciden con los de la organizacin. Para que la fuerza
de trabajo se pueda mantener, retener y motivar es necesario satisfacer las necesidades
individuales de sus integrantes. De otra manera es posible que la organizacin empiece a
perderlos o que se reduzcan los niveles de desempeo y satisfaccin.

4.3.2 ADMINISTRACION DE RECURSOS MATERIALES.

Concepto de recursos materiales . Es la forma como se administran la

materia prima, bienes en proceso o bienes terminados (no el dinero): cuanto necesito
de ese bien, cuando lo voy a utilizar, en que cantidades se va a usar, en que
cantidades lo debo comprar, donde lo voy a almacenar, quien lo va a suplir, a que
precios, cuanto debo tener en stock, cual son las cantidades mnimas y mximas que
debo tener etc.

2. Objetivos de recursos materiales. El objetivo de la administracin de

los recursos materiales es abastecer, en cantidad y calidad los recursos que el
sistema productiva requiere, lo ms pronto posible y con el menor costo.

3. Funcin de los recursos materiales . Sus funciones son planear,

coordinar, controlar y evaluar las actividades relacionadas con la administracin de
los recursos materiales as como la prestacin de los servicios generales de la
institucin conforme a las normas y lineamientos establecidos por dicha institucin.

4. Elementos que integran los recursos materiales . Aqu quedan

comprendidos el dinero, las instalaciones fsicas, la maquinaria, los muebles, las
materias primas, etc.

4.3.3 TIEMPO

La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una
forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms
importantes y crticos de los administradores.
Algunas de las caractersticas del tiempo son:
Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
Puede ser un recurso escaso, si no se controla en funcin de las prioridades que se
le asignen a las actividades diarias aun emprendedor.
Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se
planteen.
No se puede comprar.
No se puede atrapar, detener o regresar.
Es lo ms valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el
mximo grado de efectividad.
Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo
el tiempo que hay

Principios bsicos para administrar con eficiencia el tiempo:

Una lista de las actividades de una semana completa, tomada con incrementos de 15
minutos cada una, facilita la utilizacin efectiva del tiempo.

Est comprobado y es un principio fundamental de la planeacin del tiempo, que toda hora
empleada en planear eficazmente ahorra de tres a cuatro horas de ejecucin y produce
mejores resultados.

Una tcnica recomendable para administrar mejor el tiempo, es utilizar los ltimos 20
minutos de labores, en planear el da siguiente.

El tiempo del emprendedor rara vez se utiliza exactamente como el lo planea. Pero se debe
procurar, dentro de lo posible, respetar las actividades y compromisos establecidos.

Los resultados ms efectivos se logran teniendo objetivos y programas planeados, ms que

por la pura casualidad.

El tiempo disponible debe ser asignado a tareas en orden de prioridad, o sea que los
emprendedores deben utilizar su tiempo en relacin a la importancia de sus actividades.El
tiempo utilizado en dar respuesta a problemas que surgen debe ser realista y limitado a las
necesidades de cada situacin en particular, ignorando aquellos problemas que tienden a
resolverse por s mismos lo que puede ahorrar mucho tiempo.

4.4 LA ADMINISTRACIN DEL PROYECTO.

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a

corto plazo.

Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da un nfasis y una

atencin especial para conducir actividades no repetitivas con el propsito de lograr un
conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actan como
agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos
existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnologa.

Los cambios tecnolgicos, la necesidad de

introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de
productos, entre otras cosas, incrementan el fluido
de operaciones en una organizacin, provocando
que los mtodos de administrativos convencionales
sean inadecuados. Por esta razn la administracin
de proyectos es importante, ya que ofrece nuevas
alternativas de organizacin.

Conclusin

Despus de haber analizado todo los aspectos importantes de la administracin

y recursos de proyecto , cabe mencionar que el controlar y aprender cmo
darle al tiempo buen uso es facultad de los que desean entrar en la historia de
los triunfadores si los humanos nos concentramos de una manera organizada a
establecer e ingeniar programas para la administracin del tiempo no existira
tanto incumplimiento, en recursos humanos el reclutamiento interno y externo
tiene sus ventajas y desventajas por lo que una buena poltica de contratacin
en relacin a la ocupacin de las vacantes de carcter administrativo y
direccional depender en gran manera del anlisis de las caractersticas del
centro de trabajo, Las organizaciones sin un proceso efectivo para la
administracin de su portafolio de nuevos productos y seleccin de proyectos,
enfrentan comnmente desviaciones y problemas para la ejecucin de su
estrategia , todos estos puntos que mencionamos en el desarrollo del tema son
herramientas indispensables para una organizacin.

Bibliografa
Administracin, teora y aplicaciones.
Ed. Alfa Omega, Mxico, D.F.
1994, 544pp.

Gerencia de Proyectos