Oficina sin papel

Gian Franco Villar Cristobal

Sociologa de la Informacion UAP

Objetivos de la Oficina sin Papel

1)

Sealar las posibilidades actuales para gestionar una empresa con menos papeles e implementar TIC Reducir al mximo posible los costes de impresin. Optimizar el uso de los recursos informticos y la aplicacin informtica. Mejorar el acceso a la informacin y el tiempo de respuesta. Fomentar las buenas prcticas ambientales.

2)

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Oficina sin papeles

Es aquella en la que: - Toda la documentacin se genera en soportes digitales. -Toda la documentacin en papel se convierte a formatos digitales. -Toda la documentacin es trasmitida por medios telemticos.

Comparativa entre los gastos del almacenamiento en papel y electrnico

Almacenamiento tradicional Costes alquiler espacio anual
90,15 901,50

Tipo de documento
Externa (correo) Interna listados) Histricos (facturas,

Pginas

Soporte

Espacio
2

12.000 120.000

30 archivadores 300 archivadores 4.050 Archivadores

0,5 m 5m
2

1.625.000

68 m

12.260,65 13.253,23

Total

Almacenamiento electrnico Tipo de documento

Externa (correo) Interna listados) Histricos (facturas,

Pginas
12.000 120.000 1.625.000

Soporte
1 CD ROM 1 CD ROM 1 Juke Box

Espacio
12 cm 12 cm 0.5 m Total
2 2

Costes anuales
0,90 0,90 90,15 91,95

Fuente: Arthur Andersen (Ao 1997) Datos econmicos actualizados: Precio m 15,03 al mes.
2

Ventajas de la oficina sin papeles

Mejora la gestin administrativa

Mejora la calidad del servicio ofrecido a los clientes Asegura un mayor control y seguridad de la documentacin

MEDIOS TELEMATICOS: Facturacin electrnica

Banca electrnica

Comercio electrnico

http://www.seg-social.es/

Problemas Administrativas en una Empresa

Impresin masiva de documentos

Incremento del volumen de la documentacin

Convivencia de diferentes soportes y formatos Incertidumbres en la gestin de la documentacin

Gestin documental

Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar de forma sistemtica la creacin, recepcin, organizacin, almacenamiento, preservacin, acceso, difusin y eliminacin de los documentos. Sus objetivos son:

Facilitar el trabajo con los documentos Facilitar que la informacin se comparta Conservar la memoria de la empresa, su saber hacer ms all de los individuos que trabajan en ella.

Razones para implantar la Oficina sin Papel en la empresa

Las buenas decisiones requieren de buena informacin Es necesario documentar las actuaciones de la empresa Los documentos responden a mltiples necesidades de la empresa

Soporte para la toma de decisiones

Soporte ante posibles acciones legales

Memoria Corporativa. Referencia Histrica. Bsqueda de antecedentes

Documentos no disponibles o ilocalizables cuestan tiempo y dinero

Eficiencia Organizativa

Documentos innecesarios representan costes innecesarios

Reduccin del volumen y los costes del papel y almacenamiento

Requisitos desarrollo oficina sin papeles

Tecnologa

Marco Jurdico

Cambio Cultural

Oficina sin Papel

Cultura Corporativa Herramientas Informticas

Herramientas informticas

Productos informticos existentes:

Sistemas integrados: grandes sistemas que tratan de cubrir todas las funcionalidades propias de un sistema de gestin documental y de la gestin de contenidos web. Aplicaciones especficas que resuelven aspectos concretos. Desarrollos a la medida.

Funcionalidades que cubren:

Guardar y recuperar documentos. Creacin y utilizacin de los documentos. Ciclo vital de la documentacin.

Guardar documentacin

Controles y seguridad

Plazos de conservacin y eliminacin

Bsqueda y recuperacin

Recursos utilizados

Equipamiento informtico

Escner Ordenadores Red local Programa Lotus Notes

Recursos humanos

Fase de planificacin y diseo 1 Documentalista 1 Informtico Funcionamiento diario 1 administrativa

Principales logros para la empresa

Disminucin de las fotocopias (fotocopias anuales) Disminucin del espacio. Disminucin del tiempo necesario para buscar, recuperar y consultar la documentacin

y el papel no desaparece

El futuro de los papeles grficos se ha puesto en entredicho reiteradamente como consecuencia del avance de la informacin electrnica: el peridico electrnico, el correo electrnico, el libro electrnico Y es cierto que los hbitos de consumo de los papeles grficos se han visto modificados por las nuevas tecnologas de la comunicacin, han aparecido nuevas formas de consumo que conviven con las tradicionales. Las modernas tecnologas de la comunicacin nos han trado la imprenta a casa. Nunca fue tan fcil como hoy imprimir en papel un documento.

Conclusiones

Se reduce considerablemente el consumo de papel y los costes de impresin. Las TIC asociadas a una adecuada gestin documental pueden suponer importantes beneficios econmicos a las empresas. Se produce un Incremento importante de la velocidad y la facilidad en la bsqueda de documentos. Se ha logrado agilizar los procesos internos. Hemos contribuido a la sostenibilidad econmica y ambiental.