CAPITULO II

El Proceso de la Gerencia

CONTENIDO: Elementos del proceso El Proceso Gerencial y las Actividades Funcionales La Planeacin La Organizacin La Direccin El Control
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ELEMENTOS DE UN PROCESO
LA PLANEACIN qu se va a hacer?

EL CONTROL cmo se ha realizado?

LA ORGANIZACIN cmo se va a hacer?

LA DIRECCIN ver que se haga

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ELEMENTOS DEL PROCESO

ACTIVIDADES FUNCIONALES

PLANEACION ORGANIZACIN EN DIRECCION CONTROL

FINANZAS COMERCIALIZACION OPERACIONES LOGISTICA ADMINISTRACION

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Conjunto de operaciones que se realiza para asegurar la mejor distribucin de los recursos disponibles y el logro de objetivos establecidos.

CONTENIDO
La sistematizacin en la toma de decisiones y la utilizacin racional de los recursos

Aspecto importante en la planeacin es la toma de decisiones, proceso que consiste en desarrollar y seleccionar un curso de accin para resolver un problema concreto El conjunto de operaciones que se realiza para asegurar la mejor distribucin de los recursos disponibles y el logro de objetivos establecidos.
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proveer informacin relevante concerniente a las condiciones que rodean un curso de accin propuesto, con la finalidad de poder disminuir el riesgo e incertidumbre que encierran los elementos futuros
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til y ventajosa para el gerente Ayuda a reducir costos Tiende a eliminar actividades fortuitas e inconsistentes Encausa todos los esfuerzos hacia metas comunes Evita la improvisacin Seala el objetivo y las secuencias de operaciones para realizarlo Todo plan es econmico, ahorra tiempo, esfuerzo, recursos Todo control es imposible sino se compara con una plan previo, sin planes se trabaja a ciegas
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PRINCIPIOS DE LA PLANEACIN
La precisin

Los planes deben manifestarse con la mayor precisin posible, porque van a regir o guiar acciones concretas que permitiran alcanzar los objetivos y metas de la empresa. Fexible, es lo que tiene una direccin bsica, pero que permite pequeas adaptaciones momentneas Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales

flexibilidad y adaptabilidad

Los planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada funcin La Unidad el plan es principio de orden y el orden requiere la unidad de fin

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TIPOS DE PLANES
Clasificacin segn el tiempo de Duracin
Planes a largo plazo ( planeamiento estratgico)

Planes a mediano plazo (Planeamiento de desarrollo empresarial)

Planes a corto plazo ( planeamiento de operaciones)

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TIPOS DE PLANES
Planes para la funcin de VENTAS Planes para la funcin de PRODUCCIN Planes para la funcin de FINANZAS Planes para la funcin de PERSONAL Planes para OTRAS FUNCIONES

Clasificacin segn funciones operativas o por su rea funcional

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TIPOS DE PLANES
PLANES SEGN LAS ACTIVIDADES
PLAN GLOBAL: Abarca todas las actividades

PLAN SECTORIAL: Abarca las actividades Especificas para cada sector

PLANES SEGN EL MBITO GEOGRFICO Le corresponde al gobierno central la planificacin nacional

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es el esfuerzo sistemtico de una organizacin para establecer sus propsitos, objetivos, polticas y estrategias , para desarrollar planes y lograr los objetivos y propsitos bsicos de la organizacin

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PLANEACIN ESTRATEGICA
DIAGNOSTICO ESTRATGICO

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DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

VISIN

MISION

parte filosfica de la entidad

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tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organizacin

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VISION
Conjunto de ideas principales
Una visin sin accin, es solo un sueo
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Proyeccin
La visin puesta en practica puede cambiar el mundo
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La accin sin visin, carece de sentido

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LOS ELEMENTOS DE UNA VISIN

Es formulada por los lderes de la organizacin Se formula teniendo definido un horizonte de tiempo Debe ser integradora , compartida por el grupo gerencial y todos los colaboradores de la empresa Debe ser expresada claramente hacia los logros que se esperan alcanzar Debe ser inspiradora, impulsar el compromiso a la pertenencia de la organizacin. Debe ser realista, tiene que ser un sueo posible Debe ser consistente Debe ser difundida interna y externamente
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MISIN
La misin consiste en identificar a quin atendemos y qu servicio o producto ofrecemos. Sus etapas son:
Se rene a los accionistas y directivos para recoger planteamientos individuales
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Se formula una definicin en base a estos planteamientos

La definicin se presenta al grupo de accionistas y directivos para su revisin, aclaracin y definicin final.
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MISION

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Se debe buscar responder a las siguientes interrogantes:

En que empresa estamos? Para que existe la empresa? Cules son los elementos diferenciales de la empresa en relacin a sus competidores? Quienes son nuestros clientes? Cules son los mercados presentes y futuros de la empresa? Cules son los canales de distribucin actuales y futuros? Cules son los productos o servicios presentes y futuros? Cules son los objetos de rentabilidad de la empresa? Compromiso y obligaciones por cumplir, como accionistas, colaboradores, clientes, sociedad en general, medio ambiente, la competencia, etc.
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El DIAGNOSTICO ESTRATGICO
Para realizar el diagnstico interno de la empresa se requiere llevar a cabo una evaluacin de la organizacin HUMANOS: cantidad de personas que trabajan o que necesita la empresa MATERIALES: terrenos, oficinas, planta de fabricacin, capacidad instalada FINANCIEROS: Dinero necesario para el funcionamiento de la empresa TECNOLGICOs: de sistematizacin de las operaciones de su empresa

RECURSOS

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DE INFORMACIN: Deber TIEMPO: Deber evaluar su evaluar su capacidad capacidad de colocar para obtener productos / servicios en informacin el momento exacto 20 que el mercado

MATRICES DE EVALUACIN
Anlisis y matriz de posicionamiento estratgico FODA

Matriz de posicin de Ansoff

Matriz de consistencia en la Gestin (MCG)

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Matriz de Washington

Matriz contingencial de Deal y Kennedy

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ANALISIS Y MATRIZ DE POSICIONAMIENTO ESTRATEGICO FODA

AMENAZAS OPORTUNIDADES

CONTROL FORTALEZAS

INVERSION FORALEZAS

ABANDONO

FORTALECIMIENTO

DEBILIDADES

DEBILIDADES

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CONTROL
Es la accin ms adecuada y acertada que se le recomienda adoptar, puesto que est situacin nos indica la presencia de un entorno muy amenazador

INVERSIN Se recomienda tomar esta decisin, porque la situacin lo amerita, puesto que la empresa presenta las fortalezas suficientes para aprovechar las oportunidades del entorno.

FORTALECIMIENTO

ABANDONO
Se hace un llamado de abandono al sector pues la situacin presentada mantiene amenazas

puesto que el entorno presenta oportunidades que se pueden aprovechar y la empresa tiene debilidades que hacen un poco factible un resultado favorable
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Elementos que hacen ms difcil avanzar hacia el cumplimiento de la Misin

DEBILIDADES
Caractersticas de la empresa que constituyen deficiencias, causas de fracasos

ANLISIS DEL INTERNO

FORTALEZAS

Facilitan que una organizacin cumpla con el logro de sus objetivos estratgicos y misin

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Situaciones que se encuentran en el entorno que pueden ser aprovechadas para facilitar el logro de un objetivo

OPORTUNIDADES
Situaciones propiciadas por agentes externos a nuestra organizacin, que nos facilitan alternativas de inversin para el crecimiento de nuestra empresa

ANLISIS DEL EXTERNO

AMENAZAS

Factores externos que influyen negativamente sobre la organizacin, pueden ser personas o situaciones

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La matriz de evaluacin FODA es una herramienta de planeacin que permite cruzar las variables fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas en cuatro diferentes combinaciones

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

FORTALEZAS

FO

FA

DEBILIDADES

DO

DA

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FORMULACIN ESTRATEGICA
OBJETIVOS Y METAS
Las metas proporcionan un sentido de direccin Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos Las metas guan nuestros planes y decisiones Las metas sirven para evaluar nuestro avance Criterios generales que tienen por objeto darle mejor aplicacin a las actividades para que se logren los objetivos

POLTICAS Y ESTRATEGIAS
Guas de pensamiento o reglas de conducta

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Equipo no preparado para realizar el control.

ESQUEMAS DE UN PLAN ESTRATEGICO

VISION

MISION

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

FODA

DEBILIDADES

AMENAZAS

OBJETIVOS

ESTRATEGIAS

METAS

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PLAN OPERATIVO
PLAN OPERATIVO es un instrumento indispensable de teorizacin y organizacin

PLAN DE ACCION

para alcanzar los objetivos y metas propuestos dentro de un horizonte de tiempo determinado, que en este caso corresponde a un ao

Se debe planificar antes de actuar sobre una situacin o problema para poder transformarlo.

IMPORTANCIA PLAN OPERATIVO

Constituye un instrumento para el control, seguimiento y evaluacin objetiva es el instrumento bsico para el seguimiento y la evaluacin de las actividades

Organiza el secuencia lgica las actividades y las acciones concretas

Define las funciones y responsabilidades de la institucin y de los beneficiarios

prev las dificultades y el planteamiento de posibles soluciones.

IMPORTANCIA
Contribuye a la preparacin de un trabajo consciente

Prev la utilizacin de los recursos institucionales y comunales

Refleja las polticas y los procedimientos para la ejecucin de las actividades

Unifica criterios cuando se plantean los objetivos y metas

ELEMENTOS PLAN OPERATIVO

estableciendo un indicador de xito global

METAS
en trminos concretos, cualitativos o cuantitativo

tareas que debe realizar para hacer realidad cada estrategia

AREA

ACTIVIDADES O TAREAS

identifica el tiempo necesario para realizar la accin o tarea

RESPONSABLES
seale el responsable de cada tarea

especificar los recursos financieros

FECHAS

RECURSOS

ESQUEMA DE PLAN OPERATIVO

Activid ad y/o Proyec to Responsab le de la ejecucin Meta prevista Duracin Inicio final Fuente de financiami ento

EVALUACION DE LA PLANIFICACION OPERATIVA

evaluacin es un proceso sistemtico, integral y continuo

mediante el cual se analizan resultados, se emiten juicios valorativos y se determina el logro de objetivos y metas

La evaluacin debe de estar orientada a revisar, valorar y comparar los resultados esperados y obtenidos, la ejecucin de actividades y juzgar la concepcin y el enfoque de la planificacin

PROGRAMAS Y PROYECTOS
Es el instrumento de la planificacin que acta como unidad de accin de caractersticas homogneas

El plan debe llegar a niveles mucho ms concretos y precisos

La programacin consiste en establecer el orden de prioridades de las actividades de acuerdo al grado de importancia

Por esta razn se le conoce como instrumento vital para la ejecucin de los planes de corto plazo en el cual se consignan acciones tareas; recursos y unidades ejecutivas

esta funcin de operativizacin la llevan a efecto los programas y los proyectos, dentro de los cuales se insertan las acciones

Un programa viene a ser un conjunto de proyectos debidamente interligados que conducen a un desarrollo socio econmico

Se busca que la ejecucin de los programas de actividades sean compatibles que no tropiecen con otros programas

UN PROGRAMA CONSIDERA
SUB PROGRAMA
Es la divisin del programa, estratgicamente tomado, con fines de mejorar las metas por alcanza por lo general son ms complejas que un programa, pero si fciles de evaluar y controlar

PROGRAMACION
Es la puesta en orden de los factores, con ayuda de la matemtica, estadstica y econometra previniendo las posibles bajas siendo sus interrogantes: Quin lo har? Dnde lo har? Cundo la har? Cunto tiempo demandar hacerlo?

PRESUPUESTO
planes fundamentales para la consecucin de los objetivos El plan debe formular el presupuesto en trminos econmicos
son planes cuantitativos debido a que se trabaja en base a nmeros y sirve para valorar los trminos y hacer un control permanente de los ingresos por ventas y los egresos

El gerente es un hombre que trabaja para el futuro, el presente lo plane ayer

El gerente es un hombre que trabaja para el futuro, el presente lo plane ayer

Proyectarse al futuro Preparar la empresa para ese futuro.

ESQUEMA DE UNA ACTIVIDAD Y/O PROYECTO

DENOMINACION DEL PROYECTO: CODIGO : JUSTIFICACION:

DESCRIPCION:

OBJETIVOS :

META :

PROGRAMACION : Actividades

INICIO : MES 1 MES 2

TERMINO MES 3 MES 4

PRESUPUESTO : DESCRIPCION UNIDAD CANTIDAD PRECIO UNITARIO TOTAL

FINANCIAMIENTO :

LA ORGANIZACIN
proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquas, funciones y obligaciones individuales

Este proceso define la estructura de trabajo de la organizacin, establece la lnea de mando define los mecanismos de coordinacin y finalmente concluye con la exteriorizacin del organigrama Los gerentes ordenan y asignan el trabajo, la autoridad y los recursos para alcanzar las metas organizacionales

Revisar permanenteme nte la estructura organizativa

Racionalizacin documentaria

GERENTE DEBE COORDINAR

Analizar las funciones existentes

Racionalizar el trabajo de talleres y oficinas

Evaluar los procedimientos establecidos

LA DIRECCIN
LA DIRECCIN Segn Terry define a la direccin como Hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr los objetivos, de acuerdo con los planes y la organizacin, hechos por el jefe administrativo. es aquel elemento en el que se logra la realizacin efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del gerente, ejercida a base de decisiones Direccin es la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados Pero hay dos estratos sustancialmente distintos Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales.

Koontz y O Donnell adoptan el trmino Direccin, definiendo sta como la funcin ejecutiva de guiar y vigilar a los subordinados

Fayol define la Direccin indirectamente al sealar: Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar, tal es la misin de la Direccin .

En el nivel de ejecucin (obreros, empleados y an tcnicos), se trata de HACER, EJECUTAR, LLEVAR A CABO aquellas acciones que habrn de ser productivas

En el nivel administrativo, o sea, el de todo aquel que es jefe, y precisamente en cuanto lo es, se trata de DIRIGIR, no de EJECUTAR. El jefe, en cuanto tal, no ejecuta, sino hace que otros ejecuten.

La Direccin de una empresa supone

Que se delegue una autoridad, ya que gerenciar es Hacer a travs de otros

Que se ejerza esa autoridad

Que se supervisa ele ejercicio de la autoridad

para alcanzar los objetivos se cuenta con un equipo humano de primera lnea , por ello la tarea de direccin es imprescindible.

El Gerente, ms que jefe es un Lder y en tal virtud debe ejercer influencia sobre sus subordinados ganas de hacer las cosas y hacerlas bien.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACIN DE INTERESES El gran reto de un gerente radica en lograr que todos persigan el inters comn

IMPERSONALIDAD DEL MANDO La autoridad en una empresa debe ejercerse, ms como producto de una necesidad de todo organismo social, que como resultado exclusivo de la voluntad del que manda

VA JERRQUICA Al transmitirse una orden, deben seguirse los conductos previamente establecidos, y jams saltarlos sin razn

RESOLUCIN DE LOS CONFLICTOS que los conflictos que aparezcan se resuelvan lo ms pronto posible, y del modo que, sin lesionar la disciplina, pueda producir el menor disgusto a las partes

APROVECHAMIENTO DEL CONFLICTO para forzar el encuentro de soluciones que sean ventajosas a ambas partes

La tarea de la direccin implica

Motivacin

Comunicacin

Seleccin e integracin de Personal

Supervisin de personal

Evaluacin e Incentivos

Asignacin de funciones e Induccin

Capacitacin y desarrollo

Seguridad y Bienestar

Seleccin e integracin de Personal

Asignacin de funciones e Induccin

Capacitacin y desarrollo

tiene que reclutar personal para ocupar los diferentes puestos de trabajo desde lo ms importantes hasta lo ms simples. el conjunto de exigencias debe ocupar
a) Conocimientos generales b) Conocimientos especializados c) Habilidades d) Experiencia anterior e) Perfil sicolgico (temperamento, rasgos de personalidad, carcter, etc.)

Una vez aceptado el trabajador en su puesto de trabajo se tiene que definirle en forma clara y precisa lo siguiente

Se necesita un programa de formacin, actualizacin, perfeccionamiento y especializacin del personal. Es necesario capacitar al personal en aspectos de tcnicas de ventas, produccin, logstica, finanzas, etc.

a) b) c) d)

Cules son sus funciones De quin depende Quienes dependen de l A quin debe reportar informacin e) con quin debe coordinar el trabajo

Supervisin de personal

Motivacin
QUE LAS COSAS SE HAGAN COMO FUERON ORDENADAS El supervisor es el eslabn que une al cuerpo administrativo con los trabajadores es un mvil o motivo que impulsa la conducta humana las personas consiguen tales elementos en la forma y cantidad esperada, producindose un Estado de satisfaccin O dificultades que les impiden tal satisfaccin, originndose un Estado de Frustracin

Seguridad y Bienestar

a) Distribuir el trabajo b) Saber tratar a su personal c) Calificar a su personal d) Instruir a su personal e) Recibir y tratar las quejas de sus subordinados f) Realizar entrevistas con stos g) Mejorar los sistemas a su cargo h) Coordinarse con los dems jefes i) Requiere, sobre todo, mantener la disciplina.

El medio donde el trabajador va a desarrollar su trabajo debe estar rodeado de un ambiente tranquilo y teniendo en cuenta las normas de higiene y seguridad industrial
Una buena proteccin contra accidentes y enfermedades profesionales debe ser preocupacin permanente de la gerencia, as como implementar un departamento mdico de primeros auxilios para casos de emergencias.

a) Conocimientos generales b) Conocimientos especializados c) Habilidades d) Experiencia anterior e) Perfil sicolgico (temperamento, rasgos de personalidad, carcter, etc.)

Comunicacin

Evaluacin e Incentivos

es un proceso por virtud del cual nuestros conocimientos, tendencias y sentimientos son conocidos y aceptados por otros

La calificacin de mritos de un trabajador es la apreciacin sistemtica y analtica de la calidad de la realizacin personal del trabajo por cada empleado
Es importante tambin establecer en una Empresa estmulos o incentivos que premien los altos rendimientos de los trabajadores, as como estimular a aquellos de rendimiento medio o bajo a superar sus marcas.

VERTICAL DESCENDENTE

VERTICAL ASCENDENTE

HORIZONTAL O LATERAL

Polticas Reglas Instruccion es Ordenes Informacion es

Reportes Informes Sugestione s Quejas Entrevistas Encuestas

Juntas Comits Consejos Mesas redondas Asambleas

como cualquier estimulante, debe cuidarse de no abusar de ellas, porque en tal caso pierden su eficacia.

EL CONTROL

Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y frmular nuevos planes

Segn Maldock, control es la medicin de resultados pasados y actuales, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes

Koontz sostiene que el control consiste en la medicin y correccin del rendimiento de los subordinados

PROPOSITO DEL CONTROL

vigilancia

supervisin

para la consecucin de los objetivos, detectando las desviaciones de los planes lo suficientemente pronto, como para permitir la accin correctiva en forma inmediata.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Cierra el ciclo del proceso administrativo permitiendo a su vez realizar la retroalimentacin Permite corregir los errores en el momento oportuno, evitando mayores costos innecesarios

Cierra el ciclo del proceso administrativo permitiendo a su vez realizar la retroalimentacin

IMPORTANCIA

PROCESO BASICO DEL CONTROL

ESTABLECIMIENTO DE ESTNDARES O UNIDADES DE MEDIDA
Los estndares son criterios establecidos de antemano y con los cuales se deben medir los resultados reales permitiendo calcular la eficiencia y productividad dentro de la empresa debern ser criterios preestablecidos que permitan medir las realizaciones las cuales pueden ser fsicas o pueden sermonetarios
La medicin de la ejecucin de las labores que realizan los trabajadores deber hacerse de tal forma que las desviaciones puedan ser detectadas con anticipacin antes que ocurran y no despus

CONTROL Y MEDICIN DE LAS LABORES

CORRECCIN DE LAS DESVIACIONES

Si el establecimiento de los estndares y la medicin de los resultados estn bien elaborados, la correccin de las desviaciones se facilitan La correccin de las desviaciones en el desempeo, es el punto en el cual el control se junta con otras funciones de la administracin.

AREAS A CONTROLAR
Volumen total de ventas Volumen de ventas por temporadas Volumen de ventas al crdito

VENTAS
Tipos de productos vendidos Precio de productos vendidos Cantidad de ventas por vendedores Control de inventarios Las operaciones productivas

La calidad

PRODUCCION AREAS
El tiempo y mtodos de operacin desperdicios

mantenimiento y conservacin
estados

FINANCIEROS

sistemas de contabilidad Control de flujo de caja

OTRAS AREAS

seguridad, logstica

FORMAS DE CONTROL
Observaciones personales en forma directa y tiene por ventaja el contacto personal Informes verbales Basadas en entrevistas, encuestas o reuniones de grupo para evaluar el desempeo del trabajador Informes escritos Son descriptivos con datos estadsticos, permite la preparacin de informes consolidados. Datos estadsticos Se presenta en forma cuantificada, permite detectar desviaciones y no caer en errores

tcnicas
Tcnicas de trayectoria crtica

La tcnica CPM

La tcnica de PERT

Grficas de GANTT

Entrevistas y encuestas

DEFICIENCIAS DEL CONTROL

Escasez de recursos Prdidas de materiales durante el proceso Exceso o acumulacin de inventarios obsoletos

Demasiadas tareas o pedidos urgentes

Mano de obra ociosa en espera de rdenes de trabajo

Falta de visin de los problemas para poder realizar el control

Excesivas horas de trabajo

Frecuentes demoras en las operaciones y atencin al cliente

Equipo no preparado para realizar el control.