ALIMENTACION DE SOFTWARE CONTABLE PARA MEJORAMIENTO DEL INVENTARIO

CARLOS ARTEAGA CALDERON MARIA CASTRO PAEZ BONIFACIO CHACAR AJTIZIP EDUARD TAPIA MOSCOTE ELIBETH DE LA OSSA VELASQUEZ

CORPORACION EDUCATIVA FORMAR GESTION CONTABLE Y FINANCIERA BARRANQUILLA 2012

ALIMENTACION DE SOFTWARE CONTABLE PARA MEJORAMINTO DEL INVENTARIO

CARLOS ARTEAGA CALDERON MARIA CASTRO PAEZ BONIFACIO CHACAR AJTIZIP EDUARD TAPIA MOSCOTE ELIBETH DE LA OSSA VELASQUEZ

ASESOR

CORPORACION EDUCATIVA FORMAR GESTION CONTABLE Y FINANCIERA BARRANQUILLA 2012

NOTA DE ACEPTACION

_________________________________ _________________________________ _________________________________

________________________________________ Firma del presidente del jurado

________________________________________ Firma de jurado

________________________________________ Firma del jurado

Barranquilla 10/07/2012

DEDICATORIA

Por medio de este proyecto le brindamos a la empresa ACUARIOS Y MASCOTAS la opcin de manejar, mantener y controlar el sistema de inventario del la empresa, la que nos brindo su entera confianza para el desarrollo de nuestro proyecto de grado el cual ha arrojado ptimos resultados en su inventario.

Este proyecto fue desarrollado gracias al apoyo de la empresa y por cada una de sus integrantes que fueron de gran ayuda para la buena alimentacin del software contable, de igual manera a la corporacin educativa formar por el apoyo de sus profesores los cuales fueron nuestros asesores en el desarrollo de este proyecto.

AGRADECIMIENTOS

Gracias a las personas que nos brindaron su apoyo para el buen desarrollo de nuestro proyecto de grado.

Dr. Denis Danilo Ayala, empleado y socio de la empresa acuarios y mascotas, que nos apoyo y suministro informacin sobre los distintos productos que se manejan en la empresa.

Alexander Barrios, profesor en el rea administrativa en el programa de gestin contable y financiara de la corporacin educativa formar, por su asesora contable e informacin acerca el manejo del software contable y en el desarrollo de nuestro proyecto de grado en la segunda fase de este.

Vanessa soto, profesora y psicloga de salud ocupacional de la corporacin educativa formar, su aporte y apoyo en la primera fase del proyecto.

TABLA DE CONTENIDO

DIAGNOSTICO DEL LUGAR DEL PROYECTO...........................................................8 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA....................................................................9 2.1 ANTECEDENTES:.........................................................................................9 2.2 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA:....................................................................9 2.3 PREGUNTA PROBLEMA:.............................................................................10 3. ARBOL DEL PROBLEMA..................................................................................11 4. OBJETIVOS..................................................................................................... 12 4.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................12 4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS...........................................................................12 5. JUSTIFICACION...............................................................................................13 6. TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION.........................................14 6.1 FUENTES PRIMARIAS....................................................................................14 6.2 FUENTES SECUNDARIAS...............................................................................14 7. DELIMITACIONES............................................................................................16 7.1 DELIMITACION ESPACIAL...........................................................................16 7.2 DELIMITACION TEMPORAL.........................................................................16 8. UNIVERSO DEL ESTUDIO................................................................................17 9. PRODUCTO.................................................................................................... 18 Se ha decidido alimentar e implementar un software contable para la empresa ACUARIOS Y MASCOTAS donde se le facilite la necesidad de desarrollar un sistema de inventarios, el fin de este proyecto es llevar el inventario por medio de un software contable que ser alimentado con los diversos productos existentes en la empresa, as entregar una informacin veraz y confiable acerca el inventario de la empresa................................................................................18 DETALLES DEL PRODUCTO..............................................................................18 ANEXOS............................................................................................................. 25 ANEXO 1. PRESUPUESTOS..................................................................................26 ANEXO 2. CRONOGRAMA..................................................................................27

DIAGNOSTICO DEL LUGAR DEL PROYECTO

1. Que tipo de trabajo se debe realizar? R// Un mejoramiento de control y organizacin del inventario. 2. Qu tipo de trabajo se deseara realizar? R// Una herramienta que ayude a mejorar la organizacin y distribucin de la inventario. 3. Qu tipo de trabajo se puede realizar? R// Implementar un software contable el cual va a ser alimentado para mejorar el inventario de esta empresa. 4. El equipo est preparado para esto? R// Si, el equipo est preparado para manejar adecuadamente el software que va ser alimentado con la informacin de productos y artculos as lograr la organizacin de estos mismos. 5. Se dispone del tiempo necesario para realizar el trabajo? R// Si, todo el tiempo que est a nuestro alcance y disposicin. 6. Con que sectores se espera trabajar? R// Con el sector comercial y mercantil. 7. A quines beneficia el proyecto? R// A la empresa acuarios y mascotas. 8. Se cuenta con los recursos necesarios? Cules son? Cules te hacen falta? R// Si, en recursos humanos: conocimiento y el apoyo de la empresa. Recursos materiales: computador, productos, memoria USB y logstica de la empresa, y argumentos para establecer un buen control de su inventario. 9. Cules son los resultados esperados? R// Organizacin y control de los productos y artculos veterinarios as se podr manejar una buena actividad comercial (A.C), para obtener resultados positivos frente a la dificultad que vine presentando el inventario y las utilidades. 10. Cmo se pueden evaluar logros? R// Si, Analizando los inventarios y organizacin, as lograr el buen manejo de este inventario. informacin del

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

2.1 ANTECEDENTES: Veterinaria Acuarios y Mascotas, es una empresa fundada hace doce aos por Fani Del Socorro Moscote y Denis Danilo Ayala, esta empresa se encuentra ubicada en el barrio san Jos con direccin calle 47 # 19 14. Desde entonces se han venido presentando varios cambios a nivel laboral y estructural. Esta empresa est encargada de mantener la salud de distintos animales la cual es manejada por veterinarios especializados.

2.2 DESCRIPCIN DEL PROBLEMA: El inventario ha venido presentando problemas desde hace tiempo. durante doce aos la empresa organiza su inventario de manera mental lo que ocasiona que su control sea deficiente, en ocasiones esperan a que la mercanca se agote para empezar a reabastecer el inventario, muchas veces se compra mercanca sin saber con exactitud lo que falta o lo que sobra, este problema a afectado la organizacin de los diversos productos, este problema a su vez afecta la economa de esta empresa, debido que muchas veces los clientes han pagado medicamentos por adelantado y no se han encontrado por falta de organizacin y control al momento de hacer el respectivo inventario de los productos existentes, esto ha afectado la economa de la empresa y la credibilidad de los clientes . Por medio de este proyecto vamos a alimentar nuestro software as damos nuevas alternativas para la organizacin y mejora del inventario, dicho software contable de va a encargar de organizar y contabilizar los productos existentes y los que se den de baja al momento de hacer una venta, de igual forma va a monitorear los sitios donde van a ser ubicados los productos y as lograr la mejora al momento de organizar, comprar y vender los productos

2.3 PREGUNTA PROBLEMA: De qu manera este software contable mejora el inventario de esta empresa y si nos brinda un informe estable y veraz?

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3. ARBOL DEL PROBLEMA

Que esta informacin sea veraz y oportuna, al momento de la contabilizacin.

Que la informacin sea eficiente a las necesidades al entorno econmico.

El aplicativo del software nos brindara informacin oportuna, veraz y completa de acuerdo a las necesidades polticas y normatividad de la empresa.

Personal idneo en el manejo de este aplicativo.

Actualizaciones peridicas del software.

Compatibilidad del equipo con el software.

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4. OBJETIVOS

4.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar y alimentar un software contable para as optimizar el sistema de inventario, esto con la finalidad de mejorar y establecer un comportamiento real de la empresa, lo cual nos dar la libertad de estudiar los resultados obtenidos para encontrar las condiciones bajo la cual se encontraba. Implementar un software contable para el mejoramiento y flujo de inventario de la empresa acuarios y mascotas veterinaria

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS 1) Alimentar un aplicativo de un software que permita llevar el control del inventario de la empresa. 2) Realizar un efectivo control en tiempo real de los productos existentes dentro del almacn o depsito de la empresa. 3) Aumentar la rentabilidad de la empresa y sus ingresos y mejorar sus utilidades

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5. JUSTIFICACION Este proyecto es conveniente debido que va a mejorar el mbito laborar y organizacional de esta empresa, la cual cuenta con un tipo de inventario manual y mental, a veces no se puede saber con exactitud cuanta mercanca se encuentra disponible lo que afecta la estabilidad econmica de la empresa Los ms beneficiados con este proyecto sern la empresa la cual mejorara sus utilidades y nosotros como estudiantes, puesto que nuestro conocimiento sobre el software mejorara al momento de utilizarlo e implementarlos en otra empresa. Este software har del inventario un elemento mucho ms preciso y certero al momento de localizar cualquier producto as se podr saber con exactitud cuanta mercanca se encuentra disponible para la venta, tambin cuando sea necesario reabastecer la mercanca. La inadecuada organizacin de este inventario con el cual vamos a alimentar nuestro software, ha dejado muchos problemas a nivel laboral debido que por no encontrar mercancas que se han vendido ocasiona problemas econmicos y hasta la perdida de los clientes. Esta alimentacin de nuestro software ofrecer mucha ayuda a nivel laboral debido que nos ayudara a controlar, mejorar y mantener estable nuestro inventario. Al implementar este proyecto los ms beneficiados seremos los estudiantes debido que muchas empresas nacionales e internacionales utilizan este software para el mejoramiento de su empresa. Adems nos mantendremos actualizados con lo referente al manejo de este software. Esto trae cambios a nivel econmico y organizacional, al igual que dejaremos una estructura muy fundamental para el inventario, este software aumentara ganancias, disminuir tiempo, espacio y organizacin

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6. TECNICAS DE RECOLECCION DE LA INFORMACION 6.1 FUENTES PRIMARIAS Las facturas, consignaciones, recibos de pago, remesas de mercanca recibida (soportes). Las fuentes primarias que utilizamos en este trabajo de investigacin son:

OBSERVACION: De esta manera podremos obtener conocimiento acerca del problema al cual nos estaremos enfrentando y as darle una rpida y un eficiente resultado. ENTREVISTA: Por medio de esta fuente podremos establecer las diferentes opiniones acerca la implementacin de este software y as estar respaldados por parte de propietarios y empleados. SOPORTES: Nos indicaran cual ser la mejor manera de comenzar nuestro proyecto, cada uno de los soportes mostraran informacin directa la cual utilizaremos como herramienta bsica para aplicar nuestro proceso, los soportes ser nuestros indicadores y podremos utilizarlos para el fin de nuestro proyecto puesto que as veremos los resultados.

6.2 FUENTES SECUNDARIAS Profesor corporacin educativa formar: Alexander barrios Germn olano. Paginas en internet: www.taringa.com. Para lograr una efectiva instalacin del software. www.actulisece.com. Para obtener informacin actualizada y veraz. Libros: Contabilidad 2000. Plan nico de cuentas (PUC)

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Para recolectar toda la informacin terica de nuestro trabajo de investigacin utilizadas fuentes de textos, fuentes virtuales y fuentes profesionales referentes a la profesin que sera la contadura. 6.3 INSTRUMENTO DE TRABAJO Encuesta: Si 1) La mercanca que entra al mes es suficiente? 2) La mercanca encargada genera prdidas? 3) Es buena la forma en que se maneja el inventario? 4) Era peridica la organizacin del inventario? 5) Las personas que organizan el inventario son idneas? 6) Era organizada la mercanca de manera formal? 7) La organizacin del inventario arroja buenos resultado? 8) Estn con la propuesta planteada por los estudiante? 9) La actual organizacin ha generado prdidas? 10)Al momento de recibir la mercanca hay alguna forma de Organizacin en la que se haga ms fcil ubicarla? No

Denis Danilo Ayala B. -----------------------------------------------------------DR. Denis Danilo Ayala B.

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7. DELIMITACIONES 7.1 DELIMITACION ESPACIAL. Veterinaria Acuarios y Mascotas, es una empresa fundada hace doce aos por Fani Del Socorro Moscote y Denis Danilo Ayala, esta empresa se encuentra ubicada en el barrio san Jos con direccin calle 47 # 19 14.

7.2 DELIMITACION TEMPORAL. Este proyecto ser implementado en dos periodos los cuales sern la implementacin y alimentacin del software aplicado, los cuales sern llevados en un periodo de tiempo de dos aos 2011 2012. 7.3 DELIMITACION FINANCIERA Este proyecto ha tenido una inversin de $175.000 ver anexo y presupuesto.

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8. UNIVERSO DEL ESTUDIO. Como universo para nuestra investigacin hemos escogido a la empresa Acuarios y Mascotas (veterinaria), por su actividad empresa se encuentra y servicios hemos querido implementar la alimentacin del software contable TRIDENT para el mejoramiento del inventario, esta ubicada en el Departamento del Atlntico Ciudad De Barranquilla, En El Barrio San Jos con direccin Calle 47 # 19 14.

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9. PRODUCTO.

Se ha decidido alimentar e implementar un software contable para la empresa ACUARIOS Y MASCOTAS donde se le facilite la necesidad de desarrollar un sistema de inventarios, el fin de este proyecto es llevar el inventario por medio de un software contable que ser alimentado con los diversos productos existentes en la empresa, as entregar una informacin veraz y confiable acerca el inventario de la empresa.

DETALLES DEL PRODUCTO La alimentacin del software contable se desarroll partiendo de los siguientes

pasos: 9.1.1. IMPLEMENTACION DE SOFTWARE CONTABLE EN EL EQUIPO: El software al cual vamos a alimentar llamado TRIDENT , fue instalado en el equipo el cual requiri ser WINDOWS XP, para poder ser instalado, al ser instalado el software contable se procedi a ser alimentado. En el software se incluyo un Plan de cuentas, productos, los cuales vamos a manejar en nuestro inventario, adems trabajamos con los diferentes clientes y proveedores que posee la empresa, toda esta informacin nos fue de gran utilidad a lo largo de la alimentacin del software contable. 9.1.2. CODIFICACIN DEL PLAN DE CUENTAS:

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Al alimentar el software es importante desarrollar un plan de cuantas a la cual van a ser cargadas las diferentes operaciones contable. Las cuentas que identifica el primer digito son: Clase 1: Activo. Clase 2: Pasivo. Clase 3: Patrimonio. Clase 4: Ingresos. Clase 5: Gastos. Clase 6: Costos de Ventas. Clase 7: Costos de Produccin o de Operacin. Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras. Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras. En este caso se incluyeron todas las cuentas contables que necesita la empresa ACUARIOS Y MASCOTAS, Sin embargo, se pueden agregar nuevas cuentas El primer paso fue crear los cdigos partiendo de que tenemos productos que se encuentran clasificados.
9.1.3 CLASIFICACION Y CODIFICACION: a alimentar este software con los distintos productos que maneja la

Procedemos

empresa con las siguientes clasificaciones: Estos dos productos dependen ya que se derivan de este. CLASIFICACION

1. Purgantes 1.1Purgantes 5.0 1.2Purgantes 2.0 2. concentrados 2.1 de 450 g

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2.2 de 1.0 k 2.3 de 4.0 k 2.4 de 8.0 k 2.5 de 16 k 2.6 de 17 k

4.6Clordent solucion frasco x120 ml 4.7Clorhexin jabon x100 grs 4.8Defendog jabon x90 grs 4.9Dexoryl x20 grs 4.10 4.11 4.12 4.13 x40grs 4.14 Keracleen x240 ml Epiotic x100 ml Floxasyn blister x10 tab Oftalmosyn fco x10 ml Saniderm crema tubo

5 3. Shampoo zoo 3.1dermin x260 ml 3.2 dermin sobres x30 ml 3.3 calcin susp x120 ml 3.4 nutri zoo x90 g 3.5 g 3.6 ultraderm champu x120 ml 3.7 oti-vet gotas x10 ml 3.8 unidol tab x50 mg fco x60 3.9 unidol tab 100 mg x 60 4. Jabones y vitaminas. 4.1hepel tab x50 4.2engystol tab x 50 4.3 Etodol caja x30 tab. 4.4Effipro 2-10 4.5Calsyn fco x120 ml ultraderm crema tubo x10

Accesorios y juguetes 5.1lazo trenzado nacional 5.2 juguete pelota maciza grande 5.3cadena r.8 * 120 5.4cadena r10 * 120 5.5cadena r16 * 120 5.6cadenar8 mosqueton 5.7cadenar 10 * 2 metros doble mosqueton 5.8collar italiano mini 5.9collar italiano grande 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14 collar italiano extra collar italiano # 12 collar italiano # 10 collae italiano # 8 trailla resorte pequea * 2 metros doble

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5.15 5.16 solo

pechera harness con trailla collar ajustable de 5/8

5.17 solo 5.18

collar ajustable de 3/4 collar adjustable de 1 solo

pincher

9.2 PRODUCTO FINAL

La implementacin y alimentacin del inventario, la realizacin de un manual de operaciones de la informacin del software contable TRIDENT.
9.3. RESULTADOS Como resultados tenemos un ptimo control del inventario que ha sido llevado por medio del software contable TRIDENT, ofreciendo informacin actualizada, efectiva y veraz. 9.3.1 CERTIFICACION DEL PRODUCTO CARTA EXPEDIDAD POR LA EMPRESA DONDE SE HIZO EL PRODUCTO LA CARTA DE LA EMPRESA

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10. CONCLUSIONES

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11. SUGERENCIAS Y RECOMENDACIONES Seguir, las indicaciones del manual del software contable TRIDENT entregado al finalizar el proyecto, en caso de confusin. MAS

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BIBLIOGRAFIA

http://es.scribd.com/doc/87991233/Trabajo-Final-Trident http://es.wikipedia.org/wiki/Software_contable http://actualicese.com http://trident-millennium.software.informer.com http://www.gerencie.com http://es.answers.yahoo.com Contabilidad 2000 (libro) El plan nico de cuenta (PUC) Asesora profesional (Alexander Barrios Germn Olano)

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ANEXOS

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ANEXO 1. PRESUPUESTOS

PRESUPUESTO PROYECTO DE GRADO CONCEPTO VALOR ACTUALIZACION DEL $ EQUIPO 60.000 $ TRANSPORTES 45.000 $ ASESORIA PROFESIONAL 40.000 $ PAPELERIA 25.000 $ TOTAL 170.000

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ANEXO 2. CRONOGRAMA Febrer o Marzo Abril Mayo Junio Semanas 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Fecha 11/02/12 18/02/12 25/02/12 03/03/12 17/02/12 12/04/12 19/04/12 10/02/12 17/05/12 13/06/12 28/06/12

Actividad Encuentro primera seccion Desarrollo de diagnostico del problema objetivos, justificaciones, fuentes e instrumentos de trabajo Entrega de actividades de los puntos trabajados. Respuesta sobre el paso ala segunda fase. Temas de la segunda fase del proyecto reunion para revision y desarrollo sobre temas expuestos. Nuevos temas de la segunda fase " delimitacion y propuesta" Revision de los temas dados a investigar y desarrollar. Consulta al asesor para confirmar el buen desarrollo de los temas ultima reunion para finiquitar temas y desarrollo del proyecto.

Durante este tiempo desarrollamos y preparamos nuestro proyecto el cual se presenta por medio de un software contable que ha sido implementado en empresa para la alimentacin y control del inventario.