NO CONFORMIDADES Los resultados de las auditoras se reflejan en notas de no-conformidades u observ aciones, donde No -conformidad categora 1, es una falta

a total de un requerimiento de la norma del sistema, que no ha sido documentada y/o implementado y que resu lta crtica en la operacin del sistema de gestin, o una acumulacin de no conformidade s categora 2 dentro de un requerimiento de la norma, que identifica una falla may or del sistema dentro de dicho requerimiento. Este tipo de no-conformidad suspen de el proceso de certificacin hasta tanto no sea resuelta. Una no-conformidad categora 2, es una falta ya sea en el cumplimiento o el contro l de un requerimiento de la norma del sistema, que no resulta crtica en la operac in del sistema de gestin. a. Especificacin de las no conformidades No conformidad: Incumplimiento de un requisito (NB ISO 9001:2000)

No conformidad mayor 1 (NCA): Incumplimiento de un requisito, cuya grave dad afecte en forma temporal o permanente la operacin del sistema de calidad y/o la capacidad de producir resultados confiables. No conformidad menor 2 (NCE): Incumplimiento de un requisito, cuya grave dad no compromete en forma permanente la operacin del sistema de la calidad y/o l a capacidad de producir resultados confiables. b. Registro de Hallazgos (no conformidades y observaciones) Todas las no conformidades y observaciones detectadas por el equipo eval uador durante una evaluacin deben ser registradas en el formulario. Se puede registrar hasta cuatro no conformidades/observaciones por pgina del formulario y utilizar tantas copias del mismo como sean necesarias. Para registrar cada no conformidad/observacin se le debe asignar primero un nmero correlativo que se anota en el formulario. En otra casilla se debe anota r la norma, gua o criterio contra el cual se levanta la no conformidad/observacin. En otra se registra el requisito especfico. Cuando se han registrado todas las no conformidades y observaciones, el evaluador lder debe firmar todas las pginas en el espacio reservado para tal fin. Durante la reunin de cierre, el evaluador lder debe presentar las no confo rmidades/observaciones y asegurarse que el representante del organismo evaluado rubrique todas las pginas como constancia de aceptacin de las mismas. c. Clasificacin de los hallazgos

- En los procesos de evaluacin se distinguen los siguientes tipos de hallazgos: No conformidades mayores; No conformidades menores; Observaciones; El equipo evaluador ser el encargado de adjuntar al informe de evaluacin l as no conformidades (sin clasificarlas) y las observaciones registradas durante la evaluacin in situ. Este informe debe ser entregado al responsable del proceso de auditora de la empresa auditada. El Grupo de auditores tiene la responsabilidad de enmarcar las no confor midades en la categora apropiada a medida que stas vayan siendo reportados por el equipo evaluador. Esta definicin debe efectuarse en reunin con el responsable del proceso de auditora de la empresa auditada.

Las observaciones pueden referirse a situaciones positivas y negativas. Las observaciones positivas no precisan ser incluidas en el informe de evaluacin, pero el evaluador lder debera reportarlas durante la reunin de cierre. d. No conformidades mayores Se considera no conformidad mayor (NCA) a los hallazgos registrados en e l informe de evaluacin, que indique incumplimiento MAYOR de alguno de los requisi tos establecidos en las Normas de Acreditacin, los criterios o reglamentos de Acr editacin de la Organizacin. El Equipo Auditor no recomendar la concesin, mantenimiento, ampliacin o ren ovacin de la acreditacin mientras exista alguna NCA en el sistema de la calidad d e un solicitante. Las NCA deberan ser manejadas implantando acciones correctivas adecuadas. El plan de acciones correctivas que el solicitante presenta a la organizacin deb e tratar en primer lugar estas no conformidades. Las NCA deben ser resueltas a satisfaccin del equipo evaluador antes de p roceder con las actividades posteriores a la evaluacin. Para verificar la implant acin y efectividad de las acciones correctivas, el Equipo Auditor puede requerir documentacin probatoria, o incluso programar evaluaciones extraordinarias que se enfocarn prioritariamente en estas acciones. e. No conformidades menores Se considera no conformidad menor (NCE) a los hallazgos registrados en e l informe de evaluacin, que indiquen incumplimiento MENOR de alguno de los requis itos establecidos en las Normas de Acreditacin, los criterios o reglamentos de Ac reditacin de la Organizacin. Las NCE deben ser tratadas en el plan de acciones correctivas que el sol icitante presenta a la Organizacin.. Cuando existan nicamente NCE u observaciones, el Equipo Auditor podr recom endar la concesin, mantenimiento, ampliacin o renovacin de la acreditacin al solic itante, previo anlisis y aprobacin del plan de acciones correctivas. stas sern verif icadas durante las evaluaciones de seguimiento.

f. Diseo operativo de las no conformidades en el Sistema de Auditora La figura presenta de manera genrica el diseo operativo de la implementacin del pr ocedimiento de deteccin y correccin de no conformidades en una organizacin.

Deteccin e Identificacin de una No Conformidad. La deteccin se inicia cuand o el personal que participa o se vincula con el Sistema de Auditora detecte no co nformidades va los requisitos establecidos para el sistema. Informe de No Conformidad. Una vez detectadas las No conformidades, stas se identifican y registran en el informe de no conformidades y posteriormente se debe informar al responsable del proceso al que pertenece dicha no conformidad. Anlisis de las Causas. Esta etapa corresponde a la revisin y anlisis de las causas fundamentales de la no conformidad. El responsable del proceso y el equi po directivo o quien corresponda, de acuerdo a los establecido en el sistema, de be realizar el anlisis de las causas de la no conformidad. Eleccin de Acciones Correctivas propuestas. Se efecta sobre la base de los resultados del anlisis de causas. Si el anlisis del problema de la no conformidad amerita una accin correctiva, sta se debe definir y registrar para su posterior i mplementacin definiendo plazos y responsables. Ejecucin de Acciones Correctivas. Esta etapa corresponde a la implementa cin de la accin correctiva seleccionada y registrada en la etapa anterior. Verificacin de Accin Correctiva. Una vez implementadas las acciones correc tivas se debe verificar que efectivamente se produjo un mejoramiento, de lo cont rario, se debe realizar una nueva accin correctiva la que requiere nuevamente ser verificada. Este proceso se repite hasta que la accin correctiva sea efectiva y correctamente realizada.

ACCIONES CORRECTIVAS/PREVENTIVAS La solicitud de acciones correctivas es el vehculo para documentar las desviacion es y fallas en el cumplimiento de las especificaciones detectadas durante la aud itoria. No slo manifiesta los hallazgos de los auditores, sino que contiene la in formacin preliminar que permitir el anlisis de la causa desde la raz. La cantidad de informacin que ofrezca la solicitud de acciones correctivas estar de acuerdo con la magnitud de la falla en el cumplimiento de las especificaciones. Si es un asu nto mayor, el auditor har que el gerente responsable se encargue de la investigac in en detalle. Si la investigacin atraviesa fronteras funcionales, el personal res ponsable de las otras reas formara parte de la investigacin. El objetivo de docume ntar de manera formal los hallazgos en una solicitud de acciones correctivas con siste en asegurar que los problemas no se repitan. Para ese fin, se revisaran lo

s archivos de solicitud de acciones correctivas para verificar si ese problema y a fue documentado en el pasado o no. Ejemplo de documentacin de Acciones correctivas: Ejemplo 1. Bien : Entreviste a Juan y me explico que tenia la impresin de que era posible u sar cualquier comps siempre y cuando se cumpliera con el trabajo, pero que cuando terminaba un producto recurra a los compases calibrados. Le explique que el proc edimiento no indicaba esa distincin. Seala que cualquier herramienta que se use en el rea de trabajo para tomar medidas debe contar con una etiqueta de calibracin r eciente. Le dije tambin que eso tenia sentido, pues si su comps no era preciso slo hasta que terminara el trabajo descubrira que el producto era inadecuado. Le reco mend que revisara el procedimiento con otros trabajadores por acaso compartan la m isma interpretacin. Mal : Juan intento decirme que no entenda el procedimiento, pero estoy seguro q ue el es uno de esos que siempre quiere hacer las cosas a su modo. Hay rumores d e que es lento para aprender u oculta su mal desempeo con quejas de que no ha sid o bien capacitado. Recomiendo que se ponga a prueba hasta que se enderece y se a pegue a las reglas. Ejemplo 2. Bien : Comente con Susana la situacin al revisar las impresiones. Dijo que la nu eva revisin llego mientras se realizaba un trabajo, por lo que ella dej la copia v ieja en el archivo en caso de que los inspectores necesitaran verla. Le mostr la parte en la que el procedimiento seala que las copias viejas se archivarn y es pos ible ir al archivo de planos para consultar las versiones anteriores. Al comenta r mas tarde con Susana el sistema de archivo de contratos, parece ser que el sis tema no apoya tan bien la produccin como debiera. Dice que tiene en una libreta n otas para las revisiones de Martin Company, pues hacen revisiones dos o tres vec es durante un trabajo. Recomiendo que se revise el procedimiento de cambio y rev isin de solicitud para asegurarse de que abarque lo que sucede en la actualidad c on nuestros clientes. Mal. Susana tenia una excusa muy endeble al decir que dejo las copias a dispo sicin de los inspectores. En realidad, es una floja a la que le gusta hacer sus p ropios registros. Ya vieron las libretas que garabatea?. Creo que sus sistemas de archivo son una porquera. Era mejor cuando poda ir a tomar los planos que quisiram os. ACTIVIDADES A SEGUIR EN ACCIONES CORRECTIVAS 1. En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuest as en el plan sern evaluadas por el auditor lder para verificar la correccin de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un pl azo de 5 das hbiles para evaluar el plan y responder al responsable del rea auditad a.

2. Una vez levantadas las no conformidades a satisfaccin del auditor lder, ste solicita al Encargado de la Calidad los documentos de la auditoria y anexa al i nforme de auditoria la informacin correspondiente a las acciones correctivas. Lue go, el auditor lder devuelve al Encargado de la Calidad los documentos de la audi toria. 3. El Encargado de la Calidad deber registrar en el plan de auditoria, la fe cha de recepcin del informe con el cierre de las no conformidades.