Comunicacin y documentacin del proyecto En este captulo se estudia un elemento vital para el desempeo efectivo de un proyecto: la comunicacin.

Se realiza entre el equipo de proyecto el cliente, entre los miembros de equipo y entre este y su alta direccin. La comunicacin puede incluir dos personas o un grupo de ellas. Puede ser oral o escrita. Puede ser formal, como es el caso de un informe o de una presentacin en una reunin. O informal, como una conversacin en un pasillo o mensaje por correo electrnico. Comunicacin personal. La comunicacin personal efectiva y frecuente es crucial para mantener en movimiento el proyecto, identificar posibles problemas, solicitar sugerencias para mejor el desempeo del proyecto, conocer por anticipado si el cliente est satisfecho y evitar sorpresas. Comunicacin oral. La comunicacin oral puede ser cara a cara o por va telefnica. Pueden mediante el correo de voz o las conferencias de video. La informacin se puede dar a conocer en una forma ms exacta y oportuna atreves de la comunicacin oral, la cual proporciona un foro de discusin, aclaracin, comprensin y retroalimentacin inmediata. El lenguaje corporal se puede utilizar no solo por la persona que habla sino tambin por quien escucha, como una forma de proporcionar retroalimentacin a la persona que habla. El lengua corporal positivo puede incluir el contacto visual directo, una sonrisa ademanes con la mano inclinarse as adelante y hacer un gesto de reconocimiento o de cuerdo. El lenguaje corporal negativo puede ser fruncir el ceo, cruzar los brazos, una posicin desgarbada, inquietarse, fijar la mirada, mirar hacia el otro lado, garabatear o bostezar. Comunicacin escrita. Es frecuente que la comunicacin personal escrito se realice mediante memorandos internos al equipo del proyecto y caras externas al cliente u otras personas no pertenecientes a la empresa como es el caso de los subcontratistas. Los memorandos y las cartas pueden transmitir en papel o atreves del correo electrnico o por software de grupo.

Los memorandos y las cartas son formas de comunicarse eficiente mente con un grupo de personas cuando no es prctico tener una reunin o cuando es necesario difundir la informacin en una forma oportuna. Los memorandos y las cartas deben ser claros y concisos, no deben incluir largar disertaciones o voluminosos anexos. Los participantes en el proyecto estn ocupados con sus tareas de trabajo que les fueron asignadas y pueden percibir que el papeleo o correo electrnico abundantes son mas una molestia que una ayuda. Escucha efectiva El corazn de la comunicacin no son la palabras si no la compresin. No solo ser entendido, si no tambin entender. La mitad de hacer que una comunicacin sea efectiva es escuchar. El no hacerlo puede ocasionar una ruptura en ese proceso. A continuacin se presentan algunas barreras comunes para escuchar con efectividad: Fingir escuchar: usted escucha y piensa con ms rapidez de lo que habla la persona promedio. Distracciones: si se intenta hacer alguna otra cosa, como contestar el telfono o leer mientras alguien est hablando con usted, no podr centrar su atencin en lo que se dicen. Prejuicio y mentalidad estrecha: el prejuicio en la escucha tambin se puede atribuir el sentimiento sobre la ropa, el aspecto, el tono de voz o el amaneramiento de quien habla. Impaciencia: si se est ansioso por que la persona que habla llegue a la importante o si se espera una oportunidad para interrumpirla, quiz no se comprenda lo que se dice. Saltar a conclusiones: si usted comienza a hacer conclusiones sobre lo que se est diciendo antes de que la persona que habla haya terminado, quiz no se escuche la historia completa o todos los hechos. Sugerencia para mejorar las habilidades: Centrar la atencin en la persona que habla: el mirar la persona que est hablando ayuda o concentrarse y permite observar el lenguaje corporal del orador.

 Participar en una escucha actividad: esto puede incluir el lenguaje corporal, como hacer un ademan afirmativo reconociendo algo sobre lo que se dijo, sonrer o simplemente inclinarse hacia adelante en forma atenta. Al expresarlo as le dar al orador la oportunidad de aclarar cualquier incomprensin. Hacer preguntas: cuando necesite aclaracin o ms informacin sobre algo que dijo la persona, hgale una pregunta de sondeo como podra decirme algo ms sobre eso? No interrumpirlo: Cuando alguien est hablando escuche el pensamiento completo o espere una pausa apropiada antes de interrumpirlo con una pregunta o comentario. Reuniones Una reuni puede ser un vehculo para fomentar la creacin del equipo y reforzarlas expectativas, papeles y el compromiso con el objetivo del proyecto de los miembros del equipo. Tipos de reuniones de los proyectos: Revisin de la situacin. Solucin de problemas. Revisin del diseo tcnico. Reuniones para revisin de la situacin. Por lo general, la reunin para la revisin de la situacin del proyecto la dirige o la solicita el gerente del proyecto; lo propsitos principales son informal, identificar problemas e identificar partidas de accin. A continuacin se presentan algunos de los temas que se pueden estudiar bajo cada unas de las partidas de agenda: Logros desde la ltima reunin: se debe de ubicar los puntos de refencia clave del proyecto que se alcanzaron y se deben realizar las acciones sobre las partidas de las juntas anteriores.

Situacin del costo, el programa y el alcance del trabajo: el desempeo se debe comparar con el plan de lnea base. Es importante que la situacin se base en la informacin actualizada relacionada con las tareas terminadas y los gastos reales. Tendencia del costo, el programa y el alcance del trabajo: se debe identificar cualquier tendencia positiva o negativa en el desempeo del proyecto. Incluso si va adelantado con relacin al programa, el hecho de que este a un estado retrasando se en las ltimas semanas puede sealar que ya se debe poner en prctica la accin correctiva antes de que el proyecto se retrase. Pronsticos del costo el programa y el trabajo: con base en la situacin actual la tendencias y las tareas del proyecto que an faltan por terminar se debe revisar la fecha pronosticada para la terminacin del proyecto, as como el costo previsto debe compararse con el objetivo del proyecto y el plan lnea base. Variacin en el costo del programa y el alcance del trabajo: se debe identificar cualquier diferencia entre el avance real y el planeado con relacin al costo y al programa para los paquetes y tareas de trabajo de proyectos. Esta variacin puede ser positivas, por

ejemplo, estar adelantada con la relacin al programa o negativo con haber excedido el presupuesto de acuerdo a la cantidad de trabajo que se ha realizado. Acciones correctivas: en algunos casos se pueden llevar a cabo acciones correctivas para resolver problemas y posibles contratiempo en la misma reunin para la revisin de la situacin, por ejemplo, recibir la aprobacin del cliente o de la administracin para seguir adelante con la compra de ciertos materiales o la autorizacin de tiempo extra para que el proyecto vuelva a estar dentro de lo programado. Oportunidades para mejora: estas tambin se pueden identificar, junto con las reas de problemas y las acciones correctivas necesarias. Por ejemplo, un miembro del equipo quiz seala lo que se debe cumplir las especificaciones tcnicas con el uso de material o pieza de equipo alternativo que es mucho mas econmica que la que se planteo usar originalmente. Accin de la partida de accin: se debe identificar prdidas de accin especificas y asignarlas a determinado miembros del equipo. Para cada partida de accin se debe registrar por escrito cual es la persona responsable y la fecha estimada de terminacin

que proporciona la personas expresan su compromiso con una fecha en una reunin frente a otras personas, por lo general, intentara cumplir. Reuniones para soluciones de problemas Cuando un miembro individual del equipo del proyecto identifica el problema o posible contra tiempo, debe solicitar inmediato una reunin para la solucin del problema con las personas apropiadas, no esperar una reunin futura para la revisin de la situacin. Identificar y resolver los problemas tan pronto posible es crtico para el xito del proyecto. Las reuniones para solucionar problemas deben seguir un buen enfoque para resolveros, como se ejemplifica a continuacin: 1. Desarrollo de una buena exposicin del problema. 2. Identificar sus causas potenciales. 3. Recopilar informacin y verificar las causas mas probables. 4. Identificar soluciones posibles. 5. Evaluarlas. 6. Determinar la mejor solucin. 7. Revisar el plan del proyecto. 8. Poner en prctica la solucin. 9. Determinar el problema ha siso solucionado. Reunin para revisin del diseo tcnico Los proyectos incluyen una fase de diseo, como lo es un sistema de informacin, probablemente requiera de uno o ms reuniones de revisin del diseo tcnico para asegurar que el cliente este de acuerdo apruebe el enfoque del diseo desarrollado por el contratista del proyecto. En muchos proyectos tcnicos hay dos reuniones para revisin del diseo: 1. Una revisin preliminar para la revisin del diseo: cuando el contratista ha terminado las especificaciones conceptual, dibujos o graficas de flujos inciales. El propsitos de esta reunin es obtener la aprobacin del cliente en relacin al enfoque del diseo que cumple con los requisitos tcnicos y obtener la aprobacin del cliente antes de que el contratista pida los materiales que tienen tiempos de espera largos (con el fin de no atrasar el programa del proyecto).

2. Una revisin final de revisin del diseo: el propsito de esta reunin es obtener la aprobacin del cliente antes de que el contratista comience a construir montar Y producir las partidas a entregar del proyecto. Reuniones efectivas Antes, durante y despus de una reunin, la persona que convoca o dirige la reunin puede llevar a cabo varios pasos para asegurar que esta sea efectiva. Antes de la reunin Determinar si la reunin es realmente necesaria o si resulta ms adecuado otro mecanismo, como puede ser una conferencia telefnica. Determinar el propsito de la reunin: por ejemplo, es para compartir, planear o recopilar informacin o ideas, tomar una decisin, convencer o vender, solucionar un problema, o evaluar la situacin? Determinar quienes necesitan participar en la reunin segn su propsito: el nmero de participantes deben ser la cantidad mnima necesaria para lograr el propsito de la reunin. Distribuir una agenda con mucha anticipacin a la reuni a los invitados.

Esta debe incluir: Propsito de la reunin. Temas a cubrir.(las partidas deben estar relacionadas de las ms importantes a las menos. Si se termina el tiempo, se abran cubierto las importantes.) Tiempo asignados para cada tema y quien lo cubrir har la presentacin o dirigirla la discusin Preparar ayudas visuales o materiales a entregar: las graficas, cuadro, tablas, diagramas, fotografa y modelo fsicos son ayudas visuales efectivas. Con frecuencia estos materiales centran la discusin y evitan distracciones e incomprensiones. Una imagen vale por mil palabras! Hacer los arreglos para el saln de la reunin: el saln debe tener el suficiente espacio para que las personas no se sientan amontonadas e incomodas. Los asientos se debe colocar en forma tal que todos puedan verse entre si; esto fomentara la participacin. Las

ayudas y los accesorios visuales apropiados (proyector, pantalla, reproductor de video, portafolios, pizarras) deben de sestar en el saln y se deben probar antes que se inicie la junta. Se permanecer bastante tiempo en el lugar se deben ordenar refrigerios. Durante la reunin Comenzar la reunin a tiempo: si quien dirige la reunin espera la llegada de algunos, las personas adquirirn el hbito de llegar tarde porque saben de que todas formas la junta no se iniciara a tiempo. En cambio si la reunin se inicia a tiempo las personas adquirirn el habito llegar a la hora sealada, en lugar de pasar por la vergenza de entrar a una junta que ya est en marcha. Nombrar a un encargado de tomar notas: alguien debe ser nombrado (preferiblemente antes de la reunin) para tomar notas. Esta debe ser concisas y abarcar partidas de decisiones y acciones, asignaciones y fechas de terminacin estimadas. Revisar el propsito de la reunin de la agenta sea concisa y no hable durante mucho tiempo. Facilitar no dominar la reunin: el gerente del proyecto no debe de dirigir todas las discusiones, sino mas bien, debe permitir que otro participante las dirijan sobre los temas que les han sido asignados. Un buen facilitador: Mantendrn en movimiento la reunin y dentro marco de tiempo programado. Estimulara la participacin en particular de las personas que parecen bacilar en hacerlo. Limitara la discusin de los participantes que tengan la tendencia a hablar demasiado, repetir lo que dicen, o desviarse del tema que se est tratando. Controlara las interrupciones y las conversaciones de los miembros. Aclarara los puntos que se presenten. Resumir las discusiones y har las transacciones a los siguientes temas en la agenda. Despus de la reunin Publicar los resultados de reunin dentro de las 24 horas posteriores a las mismas. El documento de resumen debe ser conciso y si es posible constar de una sola pgina. Debe confirmar las decisiones que se tomaron y relacionar las partidas de accin incluyendo

quien es el responsable la fecha estimado de terminacin y partidas esperadas a entregar. Los resultados de la reunin se debe distribuir a todas las persona invitadas tanto si asistieron como si no. Las notas no deben de incluir una descripcin detallada de las discusiones en las mismas.