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ISO 9001:2000 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

ASOCIACION CULTURAL PERUANO BRITANICA

OBJETIVO DE LA AUDITORA: Revisar la eficacia y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad de la Asociacin Cultural Peruana Britnica as como el cumplimiento y desempeo de los procesos de enseanza-aprendizaje del Centro de Ciencias del Diseo y de la Construccin y las actividades de apoyo acadmico y administrativo que realizan las reas centrales. ALCANCE DE LA AUDITORA: Procesos de enseanza-aprendizaje de as como las actividades del Cultural Peruana Britnica apoyo acadmicas y administrativas que realizan las reas centrales. 1. FECHA Y LUGAR: Del 12 al 30 de Junio y del 2 al 6 de Julio 2009. 1. Av. Avenida Arequipa #3495 AREQUIPA 2. Sede principal - Jr. Bellavista 531.

2. IDENTIFICACIN DE PERSONAL CLAVE DEL ORGANISMO

GERENTE GENERAL: GERENTE DE RELACIONES INSTITUCIONALES -

SR. THOMAS MALCOMSON SR. GERALD IAN LINDSAY SCHOFIELD

RESPONSABLE DE GESTIN RESPONSABLE ACADEMICO JEFE DE DEPARTAMENTO ACADEMICO ADMINISTRATIVO PUESTO BASE RESPONSABLE NEGOCIADO DIRECCIN ENCARGADA DE AULAS EIMPLEMENTACION : AYUDANTE DE CONSERJERA. APOYO A SECRETARA:

MG .CARIDAD HERRERA LPEZ MG .FRANCISCO BOCANEGRA MG .IRMA ALCAL GLVEZ

LIC .FRANCISCO JAVIER FUENTES MARTNEZ LIC .SALVADOR MARTNEZ POYATOS

LIC .REMEDIOS VALENZUELA LVAREZ LIC .FRANCISCO MOLINA VALVERDE

3. IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE ALTA PRIORIDAD ACTIVIDADES DEL AUDITADO Esta asociacin tiene por objetivos:

3 Auspiciar y difundir la cultura britnica Promocionar el desarrollo de la cultura peruana, Promocionar y difundir sin limitacin alguna, los valores de la cultura universal PRINCIPALES ELEMENTOS A) PROCESO 1 - ACTIVE LEARNING

Enseanza basada en el principio de "Active Learning": enfoque comunicativo donde la participacin e interaccin del estudiante juegan un rol fundamental en su aprendizaje. Active Learning este proceso producira como resultado un ambiente agradable y dinmico, lo que los hace capaz no slo de recibir, sino tambin de explorar, experimentar, descubrir, ser independientes y autnomos en su aprendizaje.

B) APRENDIZAJE DENTRO DEL AULA Uso de ingls en el aula y en las instalaciones del BRITNICO. Cada actividad tiene un objetivo que consiste en realizar los ejercicios que se pudieran dejar como prctica despus de clases, esto le ayudar a verificar su progreso del estudiante. 4. DURACION DE PRINCIPALES ACTIVIDADES Inicio del 12 al 30 de Junio

5 PROCEDIMIENTOS CONTROL DE DOCUMENTOS CONTROL DE REGISTROS

4 AUDITORIAS INTERNAS ENTREVISTAS 6. REFERENCIA DE NORMAS APLICABLES Norma ISO 9001:2000, Manual de Gestin de la Calidad, Procedimientos Administrativos de Apoyo al SGC, Planes de Calidad, Normatividad institucional, normatividad externa y manual de organizacin. 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Los documentos requeridos por el sistema de gestin de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en 4.2.4 Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente Asegurarse de que se identifiquen los cambios y el estado de revisin actual de los documentos Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso

5 Asegurarse de que se identifiquen los documentos de origen externo y se controla su distribucin Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso que se mantengan por cualquier razn 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS

Los registros deben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad. Los registros deben permanecer legibles fcilmente identificables y recuperables. Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIN 8.2.2 AUDITORIA INTERNA

La organizacin debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorias internas para determinar si el sistema de gestin de la calidad a) Es conforme con las disposiciones planificadas con los requisitos de esta norma internacional y con los requisitos del sistema de gestin de la calidad establecidos por la organizacin b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz 8.5.2 ACCIN CORRECTIVA La organizacin debe tomar acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Las acciones

6 correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas Revisar las no conformidades (Incluyendo las quejas de los clientes) Determinar las causas de las no conformidades Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no Determinar e implementar las acciones necesarias Registrar los resultados de las acciones tomadas Revisar las acciones correctivas tomadas 7. IDENTIFICACION DEL EQUIPO AUDITOR AUDITOR LIDER: PABLO ERNESTO ALCAZAR SEIJAS 8. IDIOMA DE LA AUDITORIA El idioma de trabajo y comunicacin ntegramente en el idioma castellano de la presente auditoria ser desarrollado

conformidades no vuelvan a ocurrir

9. ESTRUCTURA DEL INFORME: Antecedentes Introduccin Informacin Preliminar Descripcin de la Organizacin Resultados de la Auditora (Acta de no Conformidades SGA / REG/ NC/16) Documentacin Asociada Anexos

7 10. DOCUMENTOS DE TRABAJO: Formatos Elementos del SGA Maestro de Documentos SGA/REG/MR/15/00 11. REUNION DE APERTURA

Presentar a los miembros del Equipo Auditor ante el Auditado Revisar el campo de aplicacin, objetivos y plan de la auditora Presentar un breve resumen de los mtodos y procedimientos que se utilizarn para realizar la auditora Establecer los nexos oficiales de comunicacin entre el equipo Auditor y el auditado Confirmar la disponibilidad de los recursos e instalaciones que necesite el Equipo Auditor Confirmar la fecha y Hora de la reunin de Cierre Promover la participacin activa del auditado Revisar los Procedimientos de Emergencia y Seguridad del lugar de la Auditora que sean pertinentes para el Equipo Auditor

8 12. RECOLECCION DE EVIDENCIAS DE AUDITORIA: Se recolectar suficientes evidencias de Auditora con el fin de determinar si se cumple con los criterios de la auditoria. Las evidencias de auditoria para la Asociacin Cultural Peruano Britnico se recolectarn mediante: Check list, examen de documentos y observacin de las actividades y condiciones relacionadas 13. REUNION DE CIERRE Una vez concluida la fase de recoleccin de evidencias de Auditora y antes de la

preparacin del Informe de Auditora, el equipo auditor se reunir con el auditado y con aquellos responsables de las funciones auditadas para presentar los hallazgos de auditora, de tal forma que se obtenga un claro entendimiento y se haga un reconocimientos del sustento de las evidencias de los hallazgos de auditora

ISO 9001:2000 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

ASOCIACION CULTURAL PERUANO BRITANICA

1. CHECK LIST ELEMENTOS DE LA ISO 9001:2000 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 4.2.2 MANUAL DE LA CALIDAD El Manual de la Calidad define: 1. El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad incluyendo los instrumentos para los que se emitir la Declaracin de Conformidad. 2. Procedimientos documentados o referencia a ellos. SI NO P OBSERVACION

x x

3. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del SGC.

10 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

SI NO P

OBSERVACION

1.Existe un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para : Emitir y aprobar los documentos. Revisar, actualizar y aprobar documentos cuando sea necesario. 2. Se identifican los cambios en los documentos. 3. Se identifica el estado de revisin actual de los documentos. 4. Se asegura que les versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso. 5. Se asegura que los documentos permanecen legibles y fcilmente identificables. 6. Se asegura que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin. 7. Se identifican adecuadamente los documentos obsoletos, cuando se mantienen por cualquier razn.

x x x x x x

11 4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION 4.2.4. CONTROL DE LOS REGISTROS Se mantienen registros para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos, as como de la operacin eficaz del SGC segn un procedimiento documentado. Se han definido controles para su: 1. Identificacin. SI NO P OBSERVACION

Los registros son: 1. Legibles. 2. Identificables. 3. Recuperables. 4. Trazables al instrumento (cuando corresponda)

12 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION 5.5 responsabilidad autoridad y comunicacin Se ha definido la estructura de la organizacin Se encuentran definidas diferentes responsabilidades autoridades dentro del SGC. las y SI NO P OBSERVACION

x x x

Se ha identificado al personal responsable de la toma d e decisiones sobre la aprobacin y la emisin de la declaracin de conformidad 5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN

SI NO P

OBSERVACION

Existe evidencia de que la direccin ha revisado el sistema de gestin para asegurar su conveniencia, adecuacin y eficacia. Los resultados de la revisin por la direccin incluyen decisiones y acciones relacionadas con: a) La mejora del sistema de gestin y sus procesos b) La mejora del producto relacin con los requisitos cliente C) Las necesidades de recursos. en del

x x x

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6. GESTIN DE LOS RECURSOS

6.2 RECURSOS HUMANOS 6.2.2. COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACION 1. La organizacin ha determinado competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectan a la calidad del producto. 2. La organizacin formacin o otras acciones para dichas necesidades. proporciona toma satisfacer SI NO P OBSERVACION

x x

3. La organizacin se asegura de que el personal sea consciente de la pertinencia e importancia de sus actividades y de cmo contribuyen al logro de los objetivos de calidad. 4. La organizacin mantiene los registros apropiados que demuestran la educacin, formacin, habilidades y experiencia de su personal.

14

8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.4 ANLISIS DE DATOS

SI NO P

OBSERVACION

La organizacin mantiene y analiza toda la informacin relevante recibida de los alumnos, o de otras fuentes Dicha informacin es utilizada como elemento de entrada para la mejora y de los procesos educativos

x x

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8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA

8.5.2 ACCIN CORRECTIVA

SI NO P

OBSERVACION

La organizacin toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Est establecido un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) Revisar las no conformidades y quejas del alumnado b) Determinar las causas de las no conformidades c) Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir d) Determinar e acciones necesarias implementar las

x x

x x x x x

e) Registrar los resultados de las acciones tomadas f) Revisar las acciones correctivas tomadas.

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8 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA 8.5.3 ACCIN PREVENTIVA La organizacin determina acciones para eliminar las causas de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Est establecido un procedimiento documentado para definir los requisitos para: a) determinar las no conformidades potenciales y sus causas b)evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades c) determinar e implementar acciones necesarias las SI NO P OBSERVACION

x X X X x x

d) registrar los resultados de las acciones tomadas e) revisar las acciones preventivas tomadas

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ISO 9001 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD

ASOCIACION CULTURAL PERUANO BRITANICA

INFORME FINAL DE AUDITORA INTERNA AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ISO 9001:2000

FECHA DE ELABORACIN: No. DE AUDITORA: PERIODO DE REALIZACION: 1. ANTECEDENTES:

14 de julio del 2009 01 JUNIO JULIO

La Asociacin Cultural Peruano Britnica implementa un Sistema de Gestin de la Calidad basado en la ISO 9001 de acuerdo con el Programa y Plan de Auditora Interna del Sistema de Gestin de la Calidad del mismo, se lleva a cabo esta auditora interna al SGC , obteniendo como resultado de dicha revisin un registro de hallazgos ,

18 Estos son: Conformidades Observaciones No conformidades 2. INTRODUCCION: El contenido del presente informe detallamos los resultados de la auditoria Interna del Sistema de Gestin de la calidad (SGC) de la Asociacin Cultural Peruano EQUIPO AUDITOR: Auditor Calificado: PABLO PEDRO SOLIS PEREZ INFORME DE AUDITORA: Para efectos de integracin de resultados, los hallazgos se agruparon segn el requisito en el que incidieron, obtenindose hallazgos efectivos, clasificados de la siguiente manera: Revisar la eficacia y mejora del Sistema de Gestin de la Calidad de la Asociacin Cultural Peruana Britnica El cumplimiento y desempeo de los procesos de enseanza-aprendizaje Las actividades de apoyo acadmico y administrativo que realizan las reas centrales.

3. INFORMACION PRELIMINAR

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Razn Social Nombre Comercial Ruc Tipo De Empresa Vigencia De La Empresa CIU Inicio De Actividades Marca De Actividad Comercio Exterior Direccin Completa Telefonos

Asociacin Cultural Peruano Britnica Britnico 20112844423 Asociacin Activo 91993 04-03-1937 Sin Actividad Av. Avenida Arequipa #3495 2217550

4. DESCRIPCIN DE LA ORGANIZACIN 1. La asociacin se encuentra ubicada en Av. Avenida Arequipa #3495 AREQUIPA como sucursal teniendo su sede central en lima y contando con las siguientes sucursales 2. Av. Avenida Javier Prado Este 4663 - Lima / Lima / La Molina 3. Jr. Jirn Caman 787 - Lima / Lima / Lima 4. Cal. Calle Bellavista 527 - Lima / Lima / Miraflores 5. Cal. Calle M. Balta 740 - Lima / Lima / Miraflores 6. Cal. Calle Bellavista 518 - Lima / Lima / Miraflores 7. Av. Avenida Javier Prado Este 2726 - Lima / Lima / San Borja 8. Cal. Calle Ro De La Plata 160 - Lima / Lima / San Isidro 9. Av. Avenida Alfredo Mendiola 1200 - Lima / Lima / San Martn De Porres 10. Av. Avenida La Marina 2550 - Lima / Lima / San Miguel 11. Av. Avenida Primavera 1770 - Lima / Lima / Santiago De Surco 12. Av. Avenida Caminos Del Inca 3551 - Lima / Lima / Santiago De Surco

20 Todos estos centros de enseanza cuentan con un "laboratorio integrado" llamados "Self

Access Centre SAC" aqu se ponen a disposicin materiales de audio, video, lectura graduada, software especializado y textos de referencia, que podrn usar para complementar el aprendizaje. La Asociacin Cultural Peruana Britnica cuenta con el servicio de Alerta Mdica para atender casos de emergencia de sus estudiantes que puedan presentarse dentro de las horas de clases e instalaciones del BRITNICO. Por razones de seguridad, los corredores de los locales estn libres durante el dictado de clases para facilitar la evacuacin en caso de emergencia. 5. RESULTADOS DE LA AUDITORIA A) CONFORMIDADES: De las conformidades se destaca lo siguiente: Se mejor en el cumplimiento y aplicacin del proceso de diseo y revisin de planes de estudio al nivel 1. Se mejor la comunicacin con el alumno, y es necesario reforzarla ms ya que existe un nmero de hallazgos que sealan que es necesario mejorar la comunicacin con el alumno. Existe un mayor entendimiento de la poltica de la calidad por parte del personal de las diferentes reas. Se mejor en cuanto a la implementacin de los documentos del SGC y se da cumplimiento a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad (MGC) Conocimiento del personal sobre el uso y aplicacin de los procedimientos y herramientas del SGC, como son: Manual de Gestin de la Calidad

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Se mantiene actualizada la documentacin necesaria para la realizacin de los procesos, la cual est concentrada en el sistema de control de los documentos.

22 6. LISTA DE NO CONFORMIDADES / OBSERVACIONES / POTENCIAL DE MEJORA ISO 9001: 2000

ASOCIACION CULTURAL PERUANO BRITANICA

ITEM DE LA NORMA

NO CONFORMIDADES/ POTENCIAL DE MEJORAS 23

CLASIFICACION NC MAYOR NC MENOR PM NC MAYOR

1.

8.5.2. Se constat que no se estn llevando a cabo en tiempo y forma las acciones correctivas establecidas por parte de Inc. C) Y E) sus responsables, tampoco se verifica y supervisa la realizacin y eficacia de las mismas. Se pudo constatar que no siempre se realizan los procesos

2.

segn lo documentado en los planes de la calidad.

NC MENOR

NC MAYOR 3. 6.2.2 Inc. A) En algunos casos se determina la competencia necesaria para el personal que realiza trabajos que afectaran la calidad del servicio, en otros casos se cuenta con sta pero no se aplica para la seleccin del personal que participa en la realizacin de los procesos. Ejemplo: No se determina an la competencia de las personas que aplican los exmenes y acreditacin a los Programas. NC MAYOR 4. 4.2.3 Inc. B) Se observa que no siempre se revisan, actualizan y aprueban nuevamente los documentos. Ejemplo: Reglamento de Becas que seala "Direccin General y en la estructura orgnica actual de la Asociacin Cultural Peruano Britnica sta no existe; adems de que las modificaciones a la normatividad se hacen slo a peticin de las reas No se cuenta con una estrategia institucional para actualizar la normatividad, aun y cuando se cuenta con un objetivo de la calidad desarrollo y los problemas que seala "Reformar la normativa institucional para que atienda eficazmente el

5.

8.5.2

NC MAYOR

24 7. MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD Existen observaciones en el Manual de Gestin de la Calidad, en lo relativo al punto : 7.2.3. Comunicacin con el usuario, relativo al trato directo con el alumnado en diferentes ocasiones la cual se debe reforzar, como tambin en el apartado 8.5.1 Mejora Continua en lo relativo al registro, control y seguimiento a las acciones de mejora que se establecen. 8. PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS 4.2.4 CONTROL DE REGISTROS DE LA NORMA ISO 9001:2000. Se detect que en algunas de las reas de la Asociacin Cultural Peruano Britnica se est haciendo uso de documentos no controlados como parte del SGC, y por consiguiente no estn dados de alta en el sistema para el control de los documentos (OWL), en algunos casos estn referenciados en los Planes de la Calidad, en otros casos no. (Observacin sobre Desempeo). Se detectaron registros que no estn llenados correctamente, falta informacin, presentan espacios vacos, no estn cancelados los espacios no utilizados, falta de firmas, entre otros. (Observacin, Desempeo). En algunos casos no se tiene definido el tiempo de retencin y disposicin de los registros, en otros que s est definido, no se est cumpliendo. (Observacin sobre Ineficacia). No est implementado de manera eficaz el procedimiento del Control de Documentos y Registros, ya que los usuarios no tramitan oportunamente sus altas, bajas o modificaciones a los documentos. (Observacin sobre Ineficacia).

25 4.2.3 CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Y PLANES DE LA CALIDAD (VARIAS REAS). Se detect que en algunos de los Planes de la Calidad no corresponde lo documentado con la forma en que se lleva a cabo los procesos en la prctica, algunos tienen diferencias en cuanto a: o La secuencia de actividades. o Los registros o documentos que se utilizan. o Los responsables de la realizacin de las actividades. o La informacin sobre el seguimiento y medicin al proceso, entre otros. Se requiere la actualizacin, modificacin y nuevamente aprobacin de los mismos.

4.1 REQUISITOS GENERALES DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD. Se detect que los procesos en los cuales intervienen varias reas, se establecen nicamente por los responsables de stos sin considerar a los dems, lo cual impide una correcta implementacin a nivel institucional de los procesos. (Observacin sobre Desempeo). Las reas no cuentan con criterios o normatividad que regule la realizacin de los procesos, (Observacin sobre Desempeo). 6.2.2 COMPETENCIA, TOMA DE CONCIENCIA Y FORMACIN. El personal de algunas de las reas de la Asociacin Cultural Peruano Britnica no conoce, dominan o aplican los procesos o normatividad necesaria para la prestacin de sus servicios, lo cual provoca que ste no se lleve a cabo segn lo documentado. (Observacin sobre Desempeo e Ineficacia).

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Se detect que algunas personas de la asociacin (Trabajadores) no conocen, dominan y aplican conceptos o aspectos del Sistema de Gestin de la Calidad y no son conscientes de la importancia de sus actividades, (Observacin sobre Desempeo). 6.3 INFRAESTRUCTURA. Se detect que se requiere de adecuaciones al software que se utiliza para la realizacin de sus funciones, lo cual permitira facilitar, agilizar y simplificar el proceso. (Observacin sobre Desempeo e Ineficacia). 9. CONCLUSIONES GENERALES: De acuerdo con los resultados obtenidos y partiendo del objetivo de la auditoria el cual se centra en la revisin de la eficacia y mejora del SGC y el cumplimiento y desempeo de los procesos, se considera que Se tuvo un incremento en las conformidades, determinndose que corresponden a la implementacin de los Planes de la Calidad, lo cual mejora del desempeo de los procesos. Las observaciones se incrementaron las cuales corresponden a oportunidades de mejora detectadas a los planes de la calidad y por la incorrecta aplicacin del procedimiento de Control de Documentos y Registros. Las No Conformidades, se disminuyeron los incumplimientos a los requisitos de la Norma ISO 9001:2000, mantenindose los correspondientes a la falta de atencin en tiempo y forma de los hallazgos de auditora. Se considera que estos resultados son favorables ,existe un avance en cuanto a la eficacia y mejora del SGC

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Como parte del SGC se debe seguir trabajando para perfeccionarlo y mejorarlo