ADMINISTRACIN REA ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE PROYECTOS

CONSULTORIA EMPRESARIAL CIERRE Y ENTREGA DEL INFORME FINAL DE INTERVENCIN

DOCENTE: LAE. LEONOR MARTNEZ SORIA INTEGRANTES: ELIZABETH HERNNDEZ ANTONIO HECTOR HERNANDEZ HERNANDEZ ARELI JIMNEZ SNCHEZ YOLANDA NOCHEBUENA NAVA FARAIDE G. ROLDAN CAMACHO QUINTO CUATRIMESTRE GRUPO: B

Huejutla de Reyes Hgo.

FEBRERO /2012

INTRODUCCIN

En el presente documento se dar a conocer el cierre de la intervencin (servicio de consultora), en este apartado se abordan dos temas de esta etapa: proceso de implantacin de un sistema de ayuda y el informe final de la intervencin. En el primer tema se da a conocer el seguimiento que se lleva a cabo despus de haber culminado la intervencin, en el cual el consultor le otorga al cliente (empresa) un sistema de ayuda en el cual el cliente puede consultar en caso de que se suscite algn inconveniente dentro de la organizacin, lo cual facilitaran las actividades del cliente, as como tambin la empresa se vera beneficiada por dicho sistema de ayuda. En el segundo tema se da a conocer la manera ms clara y especifica de como se debe de redactar el informe final de la intervencin el cual tiene que adecuarse al lector, como tambin los apartados que conlleva el informe final (diagnostico, planeacin, aplicacin y terminacin).

UNIDAD 5.- CIERRE Y ENTREGA DEL INFOME FINAL DE INTERVENCIN. 5.1.- PROCESO DE IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE AYUDA. El cliente y el consultor a menudo estn de acuerdo en terminar un cometido particular sin suspender completamente su relacin de trabajo. Si otros trabajos realizados por el consultor siguen relacionados con la tarea actual de alguna manera, los llamamos seguimiento. La conveniencia de que haya cierto seguimiento se descubre a menudo al evaluar la tarea. Si el consultor est convencido de que unas actividades complementarias favoreceran los intereses del cliente y que tiene algo ms que ofrecer a ste, lo sugiere as en su informe final y al reunirse con el cliente. Las ventajas para la organizacin de consultora son evidentes. Un servicio de seguimiento es una fuente valiosa de informacin sobre la repercusin real de los cometidos realizados y sobre los nuevos problemas que pueden surgir en la organizacin cliente. De esas visitas pueden surgir nuevos encargos, que no costarn nada a la organizacin de consultora si el seguimiento se lleva a cabo sobre una base remunerada. Muchas organizaciones clientes pueden considerar tambin que los servicios de seguimiento son una forma til de asistencia mediante la cual se pueden descubrir y resolver nuevos problemas antes de que se conviertan en obstculos difciles. Sin embargo, no se debe obligar a ningn cliente que no est interesado a que acepte un acuerdo de seguimiento. Seguimiento de la aplicacin. Existen mltiples opciones con respecto a la participacin del consultor en la

aplicacin. Adems, se producirn nuevos progresos tcnicos en el sector abarcado por la tarea y existirn quiz otras razones por lasque el cliente desee que el consultor examine otra vez la situacin creada por la aplicacin de sus propuestas. En consecuencia, el cliente puede estar interesado en un acuerdo de seguimiento. Por ejemplo, el consultor le har una visita breve cada tres meses durante un perodo de dos aos. El propsito ser examinar los progresos de la aplicacin, ayudar a adoptar cualquier medida correctiva necesaria y descubrir si ya han surgido o no nuevos problemas. Si se requiere una nueva intervencin que supere el alcance de esas visitas peridicas, el cliente recibir una propuesta separada al respecto, pero tendr absoluta libertad para aceptarla o rechazarla. Acuerdos de iguala Las visitas de seguimiento relacionadas con cometidos concretos normalmente se programan para un perodo limitado. El cliente puede estar interesado en mantener una relacin de trabajo ms permanente con un consultor que le dio satisfaccin. Esto puede dar origen a un llamado contrato de iguala. Muchos acuerdos de iguala son el resultado de la aplicacin con xito de proyectos de consultora. Esto es bastante lgico. Por qu debera un cliente establecer una relacin de colaboracin permanente con un consultor sin haberlo visto trabajar?

5.2.- INFORME FINAL DE LA INTERVENCIN

Presentacin del informe final Antes y durante el cometido se le ha otorgado varios informes al cliente: El informe en el que se propone el cometido, basado en un estudio de diagnostico ( preliminar) Alcance del diagnostico: definir y planificar una misin o proyecto de consultora. Pautas metodolgicas: normas y procedimientos bsicos para realizar cualquier diagnostico de un problema. Utilizacin de comparaciones: o Realizaciones del pasado o Propios objetivos, planes y niveles del cliente. o Otras organizaciones comparables. o Niveles sectoriales de que tiene conocimiento la empresa de consultora o cualquier otra fuente de datos para efectuar una comparacin entre empresas. Participacin del cliente: el consultor efecta un diagnostico preliminar con base al dialogo con el cliente, ese dialogo mostrara lo que piensa el cliente acerca de los diversos problemas de su empresa: cuales son su metas, objetivos y capacidades tcnicas y humanas, cules son sus posibilidades de efectuar cambios y el estilo de consultora que se debe de aplicar en cada caso.

 Fuentes de informacin: las principales fuentes de informacin para efectuar un estudio preliminar de diagnostico son: el material publicado y los registros, la observacin y las entrevistas efectuados por los consultores, y los contactos fuera de la organizacin cliente. Informes sobre la marcha de trabajo, cuyo nmero y alcance varia y en el que se pueden haber propuesto modificaciones en la definicin del problema y en las tareas por realizar.

Informes y documentacin vinculados con la representacin de propuestas para que el cliente adopte una decisin antes de pasar a fase de aplicacin. Se establecen 4 secciones:
Seccin tcnica: se describen las conclusiones preliminares del consultor

sobre su evaluacin del problema, el objetivo que se persigue, el mtodo que se propone adoptar y el programa del trabajo que tiene intencin de seguir. Seccin relativa al personal: se indica los nombres y las caractersticas de quienes realizaran la tarea.
Seccin relativa a los antecedentes del consultor: se describe la experiencia

y la competencia de la organizacin constructiva en relacin con las necesidades del cliente particular.
Seccin de las condiciones financieras y de otra ndole: se indica el costo

de los servicios, los crditos previstos para cubrir los aumentos de los gastos y los gastos imprevistos y el plan y otras indicaciones relativas al pago de los honorarios, al reembolso de los gastos y a la liquidacin de todos los compromisos. Sea cualquier forma d entrega de los informes siempre hay un informe final que se presenta en el momento en que el consultor se retira de la empresa (cliente).

Adems la oficina de consultora exige informes que ayudaran sobre todo a sus miembros, si se recurre a ellas para que se realicen cometidos anlogos. Informe al cliente: Si el cometido ha sido relativamente breve, este es tiende a ser el nico informe por lo tanto tiene que ser completo. Para cometidos ms largos el informe final puede hacer referencias de pasada a informes anteriores y entrar en detalles solo sobre acontecimientos que se han producido desde que se redacto el ltimo informe. Adems, el informe final se debe de sealar los beneficios reales obtenidos con del aplicacin y hacer sugerencias sinceras al cliente sobre lo que debe de hacer o evitar, en el futuro. Los informes finales no son obligatorios. No obstante, el hecho de tener que presentar uno (que puede ser muy breve) estimula la disciplina y el rigor, as como la reflexin sobre lo que se ha logrado en realidad y lo que se podra haber realizado de mejor manera. Evaluacin de los beneficios: En el informe final se incluye una evaluacin de os beneficios s ello es prctico, es decir, si el consultor va a dejar al cliente despus de un periodo de aplicacin que desemboca en la evaluacin. Con la evaluacin de los beneficios reales, el consultor demuestra la idoneidad y precisin de la evaluacin preliminar (cada cuando propuso el cometido al cliente) y la evaluacin de la otras soluciones (prestada al cliente para que este adopte una decisin entes de la fase de aplicacin). Al presentar los beneficios, los informes deben concentrarse en los beneficios econmicos, financieros y sociales mensurables que se han extrado o se extraern de un rendimiento superior.

Evaluacin Del Proceso De Consultora Si se ha de incluir o no la evaluacin del proceso de consultora en el informe final es una cuestin de criterio. Es posible que haya buenas razones para hacerlo, si el cliente puede aprender de ello para el futuro y si el comportamiento del cliente durante la tarea fue la razn de que se alcanzaran algunos resultados superiores o inferiores a lo normal. El consultor y el cliente deben ponerse de acuerdo sobre el grado de detalle y apertura que debe tener esta seccin y que cuestiones se deben examinar pero no incluir en el informe final. Sugerencias Al Cliente Aunque su tarea est completada, el consultor muestra que observa a la organizacin cliente en perspectiva, si seala posibles mejoras futuras, oportunidades, estancamientos, peligros, medidas que no se deben postergar, etc. En cualquier caso, el consultor ha de formular sugerencias sobre cmo se debe mantener, controlar y desarrollar despus de su marcha el nuevo sistema introducido con su ayuda. En el informe final se debe as mismo confirmar todo acuerdo al que se haya llegado sobre un servicio de seguimiento. Informe De Referencia Sobre El Cometido Adems del informe final al cliente, los consultores compilan un informe de referencia y evaluacin de la misin para su propia organizacin. Informe Interno Del Cliente Algunas organizaciones que recurren a consultores preparan informes internos sobre las tareas completadas. Adems de informacin resumida, el informe incluye la evaluacin del cliente del trabajo realizado y del mtodo y rendimiento del consultor. Pese a ser muy til, esta prctica no es muy comn. Los informes en perspectiva Para que un informe de consultora sea excelente, ha de cumplir tres criterios bsicos:

1. En primer lugar, tener en cuenta al lector. Su estructura, estilo, terminologa,

argumentos utilizados y cuales quiera otras caractersticas se deben de elegir teniendo en cuenta los conocimientos bsicos, necesidades y preferencias del cliente.
2. Un informe debe ser fcil de redactar para el consultor. La facilidad de

redaccin origina la facilidad de lectura, adems ahorra tiempo y dinero al cliente.

3. En tercer lugar, es muy importante, el objetivo de un todo informe es y

transmitir un mensaje particular, este mensaje tiene que estar clara antes de la redaccin del informe. Los informes de consultora no repiten informacin obtenida del cliente ni la formacin general de la situacin precedente. La esencia de la informacin es la noticia. Por consiguiente el contenido de la informacin de los informes debe versar sobre:
Los hechos descubiertos por primera vez por el consultor;

La importancia recin descubierta de los hechos cometidos;

Las conexiones recin descubierta entre los efectos conocidos;

Las soluciones a los problemas y su justificacin;

Los hechos que muestran al cliente que necesita adoptar medidas.

ESTRUCTURA DEL INFORME FINAL El contenido tiene que ordenarse en el mejor orden posible teniendo en cuenta la ndole y el propsito del informe y la reaccin que se desea producir. Portada En este apartado se incluye el logo del empresa, titulo, autor. ndice Es esencial, en ella se describe el orden en el cual se presentaran la informacin. Antecedentes y justificacin Se describe los antecedentes de la empresa y la razn por la cual se realizo el servicio de consultora

 Descripcin de la consultora

En este apartado se describen en forma especfica las fases del servicio de consultora, las actividades realizadas en ellas y sus tareas correspondientes. Desarrollo Se da a conocer el anlisis del rea o las reas en las cuales se aplic el servicio de consultora. Iniciacin: en ella se establecen todos los procesos de iniciacin en forma resumida.

Primeros contactos con el cliente. Diagnostico preliminar de los problemas Planificacin del cometido Propuestas de tareas al cliente Contrato de consultora

Diagnostico: abarca los siguientes puntos en forma sinttica: Anlisis del objetivo Anlisis del problema Descubrimiento de los hechos Anlisis y sntesis de los hechos Informacin de los resultados al cliente

Planificacin de medidas Elaboracin de soluciones Evaluacin de opciones Propuestas al cliente Planificacin de la planificacin de medidas

 Aplicacin Contribuir a la aplicacin Propuestas de ajustes Capacitacin

Conclusin Se da a conocer todo el proceso y aprendizaje durante el proceso de consultora.

Recomendaciones En este apartado se da a conocer las estrategias aplicables para la solucin de los problemas identificados durante el proceso de consultora. Apndices Son tiles para extraer del cuerpo del informe descripciones detalladas, enumeraciones, cuadros, grficos, diagramas, etc. Los apndices pueden referirse temas que aunque constituyan una aportacin, exigen un examen ms extenso. Anexos En este apartado se dan a conocer las herramientas aplicadas en el proceso de consultora, se detallan los documentos utilizados.

Principios de una redaccin clara en la elaboracin de un informe final:

1. Reducir el informe lo ms posible.

2. Tomar en cuenta al lector, sus puntos de vista y su experiencia. 3. Redactar para expresar, no para impresionar.
4. Redactar con naturalidad: el estilo que fluye fcilmente y que no atrae la

atencin es el ms eficaz.
5. Escribir frases breves, de extensin variada pero que no excedan de unas

20 palabras.

6. Evitar frases complejas y mezclar meticulosamente palabras cortas y largas.

7. Utilizar palabras familiares y evitar los trminos raros o rebuscados.

8. Evitar la jerga a menos que se tenga la seguridad de que el lector esta familiarizado con ella y de que el redactor sabe lo que significa.
9. Evitar palabras innecesarias que den una impresin de relleno.

10.Utilizar trminos que el lector pueda imaginarse; llamados a una gra una gra y no <<instalacin de elevacin>>.
11.Usar verbos activos; utilizar la fuerza de voz activa; recurrir a la voz pasiva

para evitar el estilo. 12.Asegurarse de que cada prrafo de un informe es pertinente para su objetivo. 13.Velar porque el ndice incluya todos los aspectos necesarios para el objetivo.
14.Mantener un equilibrio adecuado dando espacio y nfasis a cada prrafo

segn su importancia.
15.Mantener un <<tono>> serio, como es adecuado a un objetivo serio; no

pretender que el lector lea entre lneas, de los contrario se est a merced de su imaginacin.
16.Ser parco con el empleo de cifras ya que estas suelen distraer la atencin,

decir cuando unos valores absolutos tienen mas significacin que los porcentajes y las razones y viceversa; cuando se citan cifras de otros frecuentes, hay que se exactos; al efectuar clculos, se ha de tomar en co0nsideracion el orden de precisin y redondear las cifras de consecuencia.
17.Si se citan otras fuentes, dar referencias exactas y completas.

CONCLUSIN Cabe resaltar que el proceso de implantacin de un sistema de ayuda y el informe final de la intervencin es lo ms valioso que obtiene la organizacin ya que es en esta etapa cuando se miden resultados y se reciben herramientas para mantener en constante mejora la situacin de la empresa, ya que pueden presentarse los mismos problemas en un futuro o surgir nuevos. Resulta de suma importancia entregar en forma el reporte final ya que no solo se muestran los problemas, causas, y herramientas utilizadas sino tambin las estrategias de solucin y recomendaciones. Por otro lado la implantacin de un sistema de ayuda es en s lo deseado por la organizacin, por lo que estuvo dispuesta a pagar pero ser decisin y criterio del consultor el tipo y el alcance de la herramienta que le dejara al empresario, tendrn que llegar a un acuerdo. Se dar seguimiento, se medirn resultados y determinara si es necesaria una segunda intervencin de consultora.