TEMA 1

Apuntes: Relaciones Públicas y Organización de Eventos

¿Qué son las Relaciones Públicas (RRPP)?

 Definición (International Public Association):
o Función directiva para conquistar y mantener el apoyo de
las partes interesadas, logrando beneficios mutuos.
o Estrategias de comunicación que crean vínculos,
relaciones y proyectan una buena imagen.
Funciones de las RRPP:
1. Proyectar una buena imagen y prestigio de la empresa.
2. Investigar el mercado para analizar tendencias y opiniones.
3. Asesorar y monitorizar las comunicaciones internas y externas.
4. Diseñar estrategias para stakeholders.
5. Fomentar buenas relaciones internas y externas.
6. Difundir noticias a medios de comunicación.
7. Organizar eventos.

Conceptos Clave
 Identidad Corporativa:
o Carácter diferencial y controlable de la empresa.
o Representada por comportamiento, comunicación y
simbología.
 Imagen Corporativa:
o Percepción puntual del público basada en información
visual y simbólica.
 Reputación Corporativa:
o Percepción colectiva a largo plazo basada en coherencia y
comportamiento.
Diferencias:
Identidad Imagen Reputación
Lo que la Percepción colectiva y a
Percepción puntual.
empresa es. largo plazo.
Basada en comunicación y Basada en conducta y
Control interno.
visuales. coherencia.

Fases de las Relaciones Públicas

1. Investigación: Detectar problemas o necesidades.
2. Diseño: Establecer estrategia y objetivos.
3. Desarrollo: Planificar cómo se comunicará.
4. Ejecución: Implementar las acciones.
5. Evaluación: Medir resultados y repercusión (ROI).

Objetivos y Herramientas
 Objetivos:
o Construir buena reputación con stakeholders.
o Crear credibilidad y confianza.
o Posicionar la empresa en el mercado.
 o Incrementar ventas y atraer clientes.
 Herramientas:
o Notas de prensa, ruedas de prensa, gabinetes de
comunicación.
o Materiales audiovisuales.
o Eventos y campañas.

Acciones de RRPP
1. Internas:
o Comunicación con empleados.
o Refuerzo de la cultura corporativa.
2. Externas:
o Difusión de información.
o Patrocinios y mecenazgos.
o Relaciones institucionales.
3. Por objetivos:
o Publicidad institucional.
o Apoyo a iniciativas sociales.
o Identidad corporativa.

Relación RRPP, Publicidad y Periodismo

RRPP Publicidad Periodismo
Comunicación
Comunicación comercial Información masiva
estratégica a largo
con fin lucrativo. e imparcial.
plazo.
Objetivo: construir Objetivo: influir en la
Objetivo: informar.
vínculos. compra.

Organización de Eventos
 Ejemplo Audible: Debate con líderes de opinión
o Objetivo: Visibilizar catálogo y reforzar posicionamiento.
o Estrategia:
 Evento presencial y streaming.
 Presentación con expertos del sector.
 Datos clave basados en estudios.
o Resultados:
 80 asistentes (presenciales y virtuales).
 Cobertura mediática: 50 impactos, alcance de 645
millones.
 Valor publicitario estimado: 306.000 €.

Relación con los Medios

 Transmisión de mensajes:
o Notas de prensa.
o Dossieres.
o Ruedas de prensa.
o Gabinetes de comunicación.
Estructura de una Nota de Prensa:
1. Logo y fecha.
 2. Título llamativo.
3. Información clave (quién, qué, cuándo, dónde, por qué).
4. Declaraciones relevantes.
5. Boilerplate (descripción breve de la empresa).

Opinión Pública y Lobby

 Opinión Pública:
o Reacción colectiva ante temas de interés.
o Proceso: interés → difusión → controversia → formación de
opinión.
 Lobby:
o Grupo de presión para influir en decisiones políticas o
económicas.
o Ejemplo: Asociaciones empresariales (Marcas de
Restauración).

Impacto de las RRPP

1. Fortalece reputación y relaciones con stakeholders.
2. Mejora la visibilidad y posicionamiento en el mercado.
3. Proporciona datos medibles mediante clipping de prensa:
o Repercusión social y mediática.
o Análisis de acciones de la competencia.
o Medición de impacto en marketing y comunicación.
Estos apuntes resumen los elementos fundamentales de las RRPP,
incluyendo su función, relación con los medios y ejemplos prácticos
como la organización de eventos y el impacto en la opinión pública.

TEMA 2

Tipos de Eventos
1. Según Modalidad
 Presenciales: Interacción física entre asistentes.
 Virtuales: Realizados en plataformas digitales.
 Híbridos: Combina presencial y virtual.
2. Según Naturaleza
 Sociales:
o Bodas, bautizos, comuniones (BBC).
o Cumpleaños, aniversarios, baby showers.
 Corporativos:
o Presentaciones de producto.
o Ruedas de prensa.
o Roadshows.
o Convenciones y congresos.
o Eventos de fidelización de clientes.
o Team building y RSC.
o Juntas de accionistas.
o Ferias y exposiciones.
Eventos Corporativos Destacados
Presentaciones de Producto
 Objetivo: Impactar a asistentes (clientes finales, distribuidores,
empleados).
 Requiere:
o Localización adecuada.
o Experiencia memorable para asistentes.
Ruedas de Prensa
 Objetivo: Cobertura mediática.
 Características:
o Duración corta, formato ágil.
o Rack de prensa, iluminación, sonido.
o Dossier y material para prensa.
Roadshows
 Eventos itinerantes replicados en múltiples localizaciones.
 Formatos: Vehículos personalizados, estructuras efímeras.
Convenciones
 Reconocimiento a empleados.
 Fomentan orgullo corporativo y motivación.
 Personalizadas según objetivos y valores empresariales.
Congresos
 Reunión técnica de profesionales de un sector.
 Enfoque educativo e informativo.
 Varias jornadas con múltiples ponentes.
Ferias y Exposiciones
 Participantes del mismo sector en un lugar.
 Claves:
o Diseño del stand.
o Actividades originales.
o Material promocional.

Diseño y Planificación de Eventos

Fases Clave
1. Briefing:
o Documento inicial que define:
 Objetivos SMART.
 Público objetivo.
 Límites presupuestarios.
2. Contrabriefing:
o Ajustes y validación de ideas iniciales.
3. Diseño del Proyecto:
o Desarrollo detallado:
 Qué: Concepto y tipo de evento.
 Dónde: Localización, logística.
 Cuándo: Fechas y cronograma.
 Cómo: Descripción completa con medios técnicos,
visuales, etc.
4. Ejecución:
o Implementación del proyecto.
 o Coordinación de equipo y proveedores.
5. Evaluación y Cierre:
o Análisis de resultados cuantitativos (ROI) y cualitativos
(ROO).
o Informe final con KPIs y recomendaciones.
Elementos Clave en el Diseño
 Visuales:
o Photocalls, lonas, roll-ups.
 Promocionales:
o Merchandising (bolígrafos, USBs, textil).
 Audiovisuales:
o Proyecciones, sonido, iluminación.

Normativa y Obligaciones
Espectáculos Públicos y Actividades Recreativas
 Obligaciones del organizador:
o Seguridad, accesibilidad, higiene, niveles de ruido.
o Permitir inspecciones.
o Reembolsos por modificaciones o cancelaciones.
 Derechos de los asistentes:
o Respeto y no discriminación.
o Devolución en caso de suspensión o cambios esenciales.
Seguro de Responsabilidad Civil
 Obligatorio para eventos según aforo:
o Ejemplo: Hasta 100 personas → 60.101,21 €.
 Cobertura: Daños materiales y personales.

Medición del Impacto

ROI (Return on Investment)
 Fórmula: (Ingresos−Inversioˊn)/Inversioˊn×100(Ingresos -
Inversión) / Inversión \times
100(Ingresos−Inversioˊn)/Inversioˊn×100%.
 Ejemplo: (75.000−55.000)/55.000×100=36,36%(75.000 -
55.000) / 55.000 \times 100 =
36,36\%(75.000−55.000)/55.000×100=36,36%.
ROO (Return on Objectives)
 Valoración del cumplimiento de objetivos SMART.
 Fórmula:
(Cumplimiento objetivos−Objetivo fijado)/Objetivo fijado×100(C
umplimiento\ objetivos - Objetivo\ fijado) / Objetivo\ fijado \
times
100(Cumplimiento objetivos−Objetivo fijado)/Objetivo fijado×10
0%.
 Ejemplo: (600−500)/500×100=20%(600 - 500) / 500 \times 100
= 20\%(600−500)/500×100=20%.

Roles del Event Manager

 Funciones:
o Diseño, producción, logística.
 oGestión de equipo y proveedores.
oResolución de crisis.
oEvaluación y presentación de resultados.
 Competencias:
o Creatividad, estrategia, comunicación, organización.

Evaluación del Evento

 Feedback:
o Encuestas: NPS, puntos positivos y negativos.
o Opiniones sobre espacio, catering, ponencias.
 Herramientas:
o Google Alerts, Informyzer, herramientas de registro
online.

Cierre
 Informe detallado:
o Inscritos, actividades realizadas, material audiovisual.
o Evaluación cualitativa (clipping, redes sociales).
o Balance económico y recomendaciones para futuras
ediciones.

TEMA 3

Roles en la Organización
 Cliente final: Contrata la agencia o proveedores directamente.
 Agencia: Actúa como intermediario entre el cliente y los
proveedores.

Tipos de Agencias Relacionadas con Eventos

1. Agencias de Comunicación y RRPP: Diseñan estrategias de
comunicación entre empresas y audiencias.
2. Agencias de Eventos: Planifican, producen y ejecutan
eventos.
o Departamentos: Comunicación, creatividad, logística,
producción, diseño, etc.
3. Agencias de Incentivos: Especializadas en viajes de incentivo
para empleados o clientes destacados.
4. Agencias de Marketing Promocional: Diseñan campañas
para aumentar ventas y fidelizar clientes.
o Ejemplos: Sorteos, concursos, promociones interactivas.
5. Destination Management Company (DMC): Proveen
servicios locales para eventos y logística.
6. Organizador Profesional de Congresos (OPC):
o Especialistas en congresos y actividades paralelas.
o Colaboran con agencias de viajes, traductores, hoteles,
catering, etc.

Sector MICE
  MICE: Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (Turismo
de Negocios).
 Beneficios:
o Gasto elevado por participante.
o Reducción de estacionalidad turística.
o Aumento de pernoctaciones.
o Impacto positivo en la economía local.
o Promoción internacional.
España como Destino de Turismo de Negocios
 Infraestructuras avanzadas.
 Espacios innovadores y adaptados.
 Clima favorable, patrimonio cultural y hospitalidad.
 Seguridad y conectividad.

Selección de Proveedores
Tipos de Servicios a Contratar
 Espacios.
 Servicios técnicos (iluminación, sonido).
 Diseño, decoración y montaje.
 Catering.
 Transporte.
 Personal (azafat@s, seguridad, limpieza).
 Soluciones virtuales.
 Entretenimiento y actividades.
 Servicios adicionales (seguros, regalos, certificaciones).
Criterios para Selección del Espacio
 Capacidad: Aforo y distribución.
 Accesibilidad: Parking, evacuaciones.
 Climatización y preparación: Considerar condiciones
climáticas.
 Espacios auxiliares: Catering, medios, prensa.
 Experiencia global: Desde la perspectiva del asistente.
Estructuras de Precios de Espacios
1. Tarifa de alquiler: Solo espacio o con servicios incluidos.
2. Paquete por persona: Incluye catering.
3. Gasto mínimo: Obligación de cubrir un gasto base.
4. Número mínimo de asistentes: Relacionado con el gasto.

Catering: Claves y Tipos

 Tipos:
o Cóctel: Socialización, comida ligera.
o Buffet: Variedad, autoservicio o asistido.
o Banquete: Formal, servicio en mesa.
o Coffee-break: Pausa corta en eventos corporativos.
o Coctelería: Complemento temático.
Elementos a Considerar
 Intolerancias y alergias.
 Cantidad y calidad.
 Reputación del proveedor.
  Estilo y personalización.

Seguridad en Eventos
 Requisitos Generales:
o Plan de autoprotección.
o Solidez estructural y funcionalidad técnica.
o Accesibilidad universal.
o Prevención de riesgos: sanitarios, incendios, robos.
 Normativas:
o Aforos grandes → Servicios médicos, ambulancias.
o Botiquines básicos o desfibriladores según el número de
asistentes.

Eventos Virtuales
 Tipos:
o Webinar: Conferencias en línea en tiempo real.
o Streaming: Transmisión de contenido en línea (no
necesariamente en vivo).
o Live Streaming: Transmisión en directo.
 Proveedores:
o Agencias de eventos virtuales.
o Servicios de streaming.
o Platós para eventos virtuales.

Medición de Resultados y Evaluación

 Impacto Cuantitativo:
o ROI: (Ingresos−Inversioˊn)/Inversioˊn×100(Ingresos -
Inversión) / Inversión \times
100(Ingresos−Inversioˊn)/Inversioˊn×100%.
o Ejemplo: (75.000−55.000)/55.000×100=36,36%(75.000 -
55.000) / 55.000 \times 100 =
36,36\%(75.000−55.000)/55.000×100=36,36%.
 Impacto Cualitativo:
o ROO: Evaluación del cumplimiento de objetivos SMART.
 Herramientas:
o Feedback: Encuestas post-evento.
o Clipping: Monitorización de menciones en medios.

Normativa Estatal y Autonómica

 Decreto 44/2014:
o Regulación de espectáculos públicos.
o Obligaciones de seguridad, accesibilidad y sostenibilidad.
 Seguro de Responsabilidad Civil:
o Obligatorio según aforo.
o Ejemplo: Hasta 100 personas → 60.101,21 €.