MANUAL COI
Integrantes del equipo:
López Balbuena Fernanda
Melchor Aragón Lorena
Reyes Herrera Brissa Ashanti
Rivera Cruz Daniel Aurelio
INFORMÁTICA ADMINISTRATIVA I Carrera: Contaduría
C.P. Jaime Pablo Hernández Cuatrimestre: 1ro Grupo: B Mixto
Introducción ................................................................................................................................3
Agregar una empresa ...................................................................................................................4
Registra tipos de pólizas .............................................................................................................12
Ingresar conceptos ........................................................................................................................13
INDICE Alta de tipos de activos ...............................................................................................................14
Alta de activos ..............................................................................................................................15
Registra departamentos ............................................................................................................ 16
Registra monedas ........................................................................................................................ 17
Registra proyectos ...................................................................................................................... 19
Agrega cuentas ............................................................................................................................20
Genera presupuestos ................................................................................................................21
Emite pólizas ................................................................................................................................22
Automatiza tus registros ..........................................................................................................23
Valida terceros en lista negra ....................................................................................................24
Obtén la balanza de comprobación ..........................................................................................25
Emite reportes ............................................................................................................................. 26
Realiza respaldo de tu información ........................................................................................ 27
Programa respaldos automáticos ........................................................................................... 28
Conclusión ...............................................................................................................................29
INTRODUCCIÓN
Aspel COI es un software de contabilidad electrónica que permite procesar,
integrar y actualizar la información contable y fiscal de una empresa.
Este sistema ayuda a cumplir con las disposiciones fiscales para el registro y envío
de la Contabilidad Electrónica.
A continuación engloblaremos las herramientas con las que cuenta:
AGREGAR UNA EMPRESA
El primer paso es dirigirse por la siguiente ruta:
Menú Configuración y seleccionar: “Agregar
empresa”.
A continuación el
sistema mostrará la
ventana del asistente
para la configuración
de COI:
1. Seleccionar la opción
“crear nueva empresa”
y después “Siguiente”.
2. Creación de datos, debe seleccionarse el botón “Datos”, para iniciar una
nueva contabilidad, se elige el periodo y luego se coloca el ejercicio.
Finalmente, se presiona el botón “Aceptar” y se eligen las monedas.
3. Se mostrará el
catálogo de monedas,
donde se debe
seleccionar aquella
que se requiera, se
presiona el botón
Seleccionar y pasará
a la columna de
monedas
seleccionadas.
4.Catálogo de
cuentas: se
selecciona el
catálogo de
cuentas de
acuerdo al giro de
la empresa y se da
clic en Aceptar.
5. Se selecciona el botón Configurar y se mostrará la ventana de datos de la
empresa, donde debe ingresarse la Razón Social y el RFC.
Una vez capturados los datos, dar clic en Aceptar , y después en Siguiente
6. Perfiles del usuario, continuación se eligen los usuarios que trabajaran
en el sistema, también, permite definir las actividades a las que tendrán
acceso.
7. El sistema notificará
que la empresa se ha
creado exitosamente,
dar clic en el botón
Finalizar.
REGISTRAR TIPOS DE POLIZAS
Para registrar pólizas, seguir los siguientes pasos:
1. Ir al menú Cuentas y pólizas
2. Seleccionar Tipos de pólizas
3. En la barra de herramientas, hacer clic en el icono Agregar
4. En la ventana Agregar tipos de pólizas, ingresar la información correspondiente
5. Hacer clic en el botón Aceptar
Para generar una póliza dinámica, puedes seguir estos pasos:
1. Ir al menú Reportes
2. Hacer clic en el ícono y seleccionar la pestaña Póliza dinámica
3. Crear la póliza a partir de uno o más CFDI's
INGRESAR CONCEPTOS
Para ingresar conceptos, seguir los siguientes pasos:
1. Ir al menú Cuentas y pólizas
2. Seleccionar Conceptos de pólizas
3. En la barra de herramientas, elegir el ícono Agregar
4. En la ventana Agregar conceptos de pólizas, capturar la información requerida
5. Presionar el botón Aceptar para registrar el concepto
Para agregar conceptos de cuentas por cobrar, se puede:
1. Ir al menú Clientes
2. Desplegar el submenú Movimientos
3. Hacer clic en el ícono Conceptos de cuentas por cobrar
4. En la ventana del catálogo de conceptos, hacer clic en el ícono Agregar
5. En la ventana de alta, completar o seleccionar los datos requeridos
ALTA DE TIPO DE ACTIVOS
Para dar de alta un tipo de activo, seguir el siguiente procedimiento:
1. Entrar al menú Activos
2. Seleccionar Tipos de activos
3. Hacer clic derecho y elegir Agregar en el panel derecho de la ventana
4. Seleccionar el icono Agregar de la barra de herramientas
5. Capturar la información correspondiente en la ventana Agregar tipos de
activos
6. Presionar el botón Aceptar para registrar el tipo activo
Si se desea agregar más información sin salir de la ventana, se puede
presionar el botón Guardar (F3).
1.
ALTA DE ACTIVOS
Para dar de alta un activo, seguir los siguientes pasos:
1. Ingresar al menú Activos
2. Seleccionar el icono Agregar en la barra de herramientas
3. Registrar la información en la ventana Agregar activos
4. Presionar el botón Aceptar para registrar el activo
En la ventana de datos generales del activo, se debe indicar:
La clave del activo
La descripción o nombre del producto
La fecha de adquisición
El monto original
El tipo de activo
El responsable del activo
REGISTRAR DEPARTAMENTOS
Para registrar departamentos en Aspel COI, puedes seguir los siguientes
pasos:
1. Ir al menú Cuentas y pólizas
2. Seleccionar Departamentos
3. En la barra de herramientas, elegir el icono Agregar
4. En la ventana Agregar departamentos, ingresar la información requerida
5. Presionar el botón Aceptar para registrar el tipo activo
6. Para agregar más información sin salir de la ventana, presionar el botón Guardar
(F3)
El catálogo de departamentos se utiliza para registrar y describir los
departamentos de la empresa. Posteriormente, se pueden asignar a los
trabajadores durante la captura.
REGISTRAR MONEDAS
Para registrar una moneda en Aspel COI, se puede seguir el siguiente
procedimiento:
1. Ir al menú Cuentas y pólizas
2. Seleccionar Monedas
3. En la barra de herramientas, elegir el icono Agregar
4. En la ventana Agregar monedas, ingresar la información
correspondiente
5. Presionar el botón Aceptar para registrar la moneda
6. Si se desea agregar más información sin salir de la ventana, presionar e
botón Guardar (F3)
REGISTRAR MONEDAS
En la ventana para agregar monedas, se debe capturar la siguiente
información:
Moneda: Nombre del efectivo que se dará de alta
Símbolo: Abreviatura con la que se identifica la moneda
Tipo de cambio: Elegir la fecha para calcular el tipo de cambio
Clave fiscal: Elegir la clave correspondiente
Una póliza de ajuste cambiario es un registro contable que se utiliza para
reflejar los cambios en el valor de una moneda extranjera en relación con
la moneda local.
REGISTRAR PROYECTOS
1 Registra proyectos Ingresa al menú Cuentas y
1.
pólizas>Proyectos
2. Dentro del catálogo selecciona el icono “Agregar” de la
2
barra de herramientas.
3. Registra la información correspondiente en la ventana
3
“Proyectos”, y presiona el botón “Aceptar”, enseguida
será registrado o presiona el botón “Guardar (F3)”, si
deseas agregar más información sin salir de la ventana.
AGREGA CUENTAS
1 Ingresa al menú Cuentas y pólizas>Cuentas Dentro del
1.
catálogo selecciona el icono “Agregar” de la barra de
herramientas.
2. Registra los datos que se solicitan, de acuerdo a la
2
cuenta que estés dando de alta.
3
3. Revisa la información que capturaste y presiona el
botón “Aceptar”, inmediatamente se dará de alta o
presiona el botón “Guardar (F3)” si deseas agregar más
información sin salir de la ventana.
GENERA PRESUPUESTOS
11. Ingresa al menú Cuentas y pólizas>Presupuestos
22. Dentro del catálogo selecciona el icono “Modificar
presupuesto”
Define los criterios que se solicitan en el filtro:
• Ejercicio del presupuesto
• Rubro
• Rango de cuentas
• Departamento
• Método de prellenado, entre otros.
3 Revisa la información que capturaste y presiona el
botón “Aceptar”, inmediatamente se creará el presupuesto.
EMITE PÓLIZAS
11. Ingresa al menú Cuentas y pólizas>Pólizas
22. Dentro del catálogo selecciona el icono “Agregar” de la barra
de herramientas.
3
3. Registra los datos que se solicitan de acuerdo al movimiento
que requieras.
4
4. Revisa la información que capturaste y presiona el botón
“Aceptar”, inmediatamente se dará de alta la póliza.
5. Revisa el movimiento que afecta el saldo de cada cuenta
5
desde el menú Cuentas y pólizas>Cuentas
AUTOMATIZA TUS REGISTROS
11. Ingresa al menú Cuentas y pólizas > XML Descarga SAT.
22. Se mostrará el “Asistente de descargas de facturas CFDI”,
inicia sesión con los datos solicitados: RFC, Contraseña y
Captcha o bien ingresa al portal con tu Firma Electrónica, da
clic en el botón “Enviar”.
3. Selecciona el tipo de CFDI requerido: Emitido o Recibido; filtra
3
por fecha: “Año”, “Mes” y “Día” y selecciona la ruta dónde se
almacenarán los comprobantes.
4
4. Comienza a contabilizarlos de inmediato.
VALIDA TERCEROS EN LISTA NEGRA
Acceso: Menú Fiscales > Consultar tercero en lista
negra del SAT.
PASOS:
1.- Actualiza la información haciendo clic en el icono
“Validar RFC en lista negra”.
2.- Verifica el estado del tercero (Presunto, Definitivo,
Desvirtuado, Sentencia favorable).
3.- Operaciones asociadas: Desde Fiscales > Operaciones
con terceros, genera un reporte de las operaciones
contabilizadas con el RFC seleccionado.
BALANZA DE COMPROBACIÓN:
Acceso: Menú Cuentas y Pólizas > Balanza de comprobación.
PASOS:
1.- Define los criterios como número de cuenta, tipo de moneda,
nivel de balanza, etc.
2.- Genera el XML de la balanza al dar clic en el icono “Generar el
XML”.
EMISIÓN DE REPORTES:
Acceso: Menú Reportes.
PASOS:
1.- Selecciona el reporte deseado y captura la
información correspondiente.
2.- Personaliza el reporte si es necesario desde
el “Administrador de reportes”.
RESPALDO DE INFORMACIÓN:
Acceso: Menú Configuración > Respaldar.
PASOS:
1.- Captura la ruta, nombre del archivo y datos a
respaldar.
2.- Revisa la información y genera el respaldo.
PROGRAMACIÓN DE RESPALDOS
AUTOMÁTICOS:
Acceso: Menú Configuración > Respaldar > Respaldos
automáticos.
PASOS:
1.- Usa el asistente para configurar la tarea (ruta, nombre,
datos a respaldar).
2.- La tarea programada realiza el respaldo
automáticamente y lo transmite a Internet si así se
configura.
Este proceso asegura la correcta gestión de la información
fiscal y contable, con respaldo y validación de datos clave
para la toma de decisiones.
CONCLUSIÓN
El manual destaca la importancia de mantener un control eficiente sobre
las cuentas y los movimientos contables, facilitando la generación de
reportes financieros y la validación de información. Se abordan aspectos
clave como la emisión de pólizas, la automatización de registros mediante
la descarga de facturas del SAT, la gestión de activos y la programación
de respaldos automáticos.
El documento es una herramienta esencial para usuarios que buscan
optimizar sus procesos contables, asegurar la integridad de su
información financiera, así como sistematizarla contribuyendo así a una
mejor toma de decisiones en el ámbito empresarial
