Importación de catálogos en Aspel COI.

Aspel, Contabilidad

Layout de cuentas:
Dentro de la carpeta de ejemplos en el DAC C:\Program Files (x86)\Common
Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI9.00\Ejemplos. Se encuentra el layout para que
se puedan importar las cuentas, el cual se debe de llenar con la información
correspondiente.

Dentro del sistema COI en el apartado Herramientas> Importación de

información> Cuentas

Ventana para comenzar con la importación de las cuentas.

Primer paso: agregar el archivo.

Paso 2: agregar la información restante como lo son los niveles de las cuentas, el
separador e indicar si los encabezados se encuentran en la primera fila.
En la segunda venta se muestra la estructura correcta que debe de contener el
Excel para que se pueda importar la información correspondientemente y de igual
forma los caracteres o información solicitante para cada campo.
El sistema comenzara a leer la información que se contiene en el archivo.

La siguiente ventana muestra la vista preliminar de la información que contiene

el layout.
Al finalizar mostrara cuantos registros se agregaron, cuantos se modificaron y el
total de entradas.

Layout de terceros.
Dentro de la carpeta de ejemplos en el DAC C:\Program Files(x86)\Common
Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI9.00\Ejemplos. Se encuentra el layout para que
se puedan importar los terceros, el cual se debe de llenar con la información
correspondiente.
Dentro de Herramientas>Importación de información>RFC de terceros

Antes de continuar es necesario comentar algunos aspectos:

Nombre, Tipo de operación, Es proveedor y Es id Fiscal en el layout no son
obligatorios, pero se recomienda que esos datos no falten.

Si es Extranjero se requiere el País, pero solamente se requiere la nomenclatura,

por ejemplo: BG para Bulgaria, BL para Belice, etc. Esta información se puede
consultar en: Fiscales> Datos discales de Terceros> Agregar
Tipo de operación: se debe de indicar cuando es Proveedor y de igual forma,
solamente se debe de agregar la nomenclatura, por ejemplo: 03 para prestación
de servicios profesionales.

Clave SAE: se refiere a la clave del proveedor en SAE, esto en caso de que ya
este dado de alta, de lo contrario se puede dejar en blanco
Contrapartida: se debe de agregar la contrapartida, en caso de que se cuenta con
la cuenta.
Es proveedor: se debe de agregar una S o una N
Banco: se debe de agregar la nomenclatura del banco que se tiene establecida
en el sistema.

Método de pago: se debe de agregar la clave del método de pago que se indica en
el sistema.
Es id Fiscal: se debe de colocar 0 si no es Id Fiscal y 1 si lo es. Para comenzar
muestra una información de bienvenida y lo que se puede hacer.
Seleccionamos “Siguiente”

Posteriormente necesitamos seleccionar el archivo.

IMPORTANTE: el archivo de Excel debe de guardarse como Libro Excel
97-2003

Si solamente se requiere actualizar los datos, seleccionamos el check

de “Agregar información”, si se requiere actualizarla seleccionamos el
de “Actualizar información”. Si se requieren ambas acciones se seleccionan los
2 checks.
Se debe de seleccionar si la asociación de la información requerida con la
información del layout se va a hacer automática o la requerimos hacer
manual.

Se indica si la primera fila son los encabezados.

Seleccionamos Siguiente

Posteriormente se mostrara la ventana de la asociación de la información, en este

caso se realizo automática, seleccionamos “Siguiente”.
Se comenzara a leer la información del layout.

Se mostrará la vista preliminar de los datos y muestra cuantos registros se van a

actualizar, entradas con error, registros a agregar y total de entradas.
En caso de que se tenga algún error podemos consultar el reporte, el cual nos
indicara que registro se encuentra erróneo y cuál es el problema.
Este archivo se puede guardar en PDF para poder consultarlo
Al terminar se mostrara la ventana para finalizar el proceso.

Layout de activos
Dentro de la carpeta de ejemplos en el DAC C:\Program Files(x86)\Common
Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI9.00\Ejemplos. Se encuentra el layout para que
se puedan importar los activos, el cual sedebe de llenar con la información
correspondiente.

Dentro del sistema COI en el apartado Herramientas> Importación de

información> Activos

Al inicio se muestra la pantalla de bienvenida, debemos de

seleccionar “Siguiente”.

Se muestra la ventana de los archivos de importación, donde se tiene que indicar

el archivo Excel y la forma de asociación.
Se importa desde un archivo de Excel

Se debe de seleccionar el archivo de Excel.

Se debe de seleccionar si la información se va a actualizar o se va a agregar, se

pueden seleccionar ambos.
Se selecciona si en la primera fila se encuentran los encabezados del layout,
seleccionar “Siguiente”.

El sistema automáticamente realizara la asociación de la información que se

contiene en el layout con la información que requiere el sistema,
seleccionamos “Siguiente”

Se comenzará a leer la información para poder determinar cuántos registros se

van a actualizar, cuantos se van a agregar, cuantos tienen error y el total de
entradas.
Se muestra la vista preliminar de la información que se leyó y que se cargara, si
llega a haber algún error se puede consultar el reporte y mostrara donde se
encuentra el error y como solucionarlo.

Al seleccionar “Siguiente” muestra la ventana de finalización, donde indica que

la importación esta completa.
Como importar datos de Excel a ASPEL COI 9.0
COI
Para agilizar la captura de datos en Aspel COI 9.0, es posible realizar
una importación de información desde un archivo de Excel en los siguientes
catálogos:

1. Cuentas contables.
2. Activos.
3. Cuentas departamentales.
4. RFC de terceros

En el caso de RFC de terceros y las cuentas contables, será posible incluir datos
para la contabilidad electrónica.
Para realizar de correctamente el proceso de importación, se deben de realizar los
pasos siguientes:

1. Crear Layout
Para lograr la importación correcta de cada catálogo, se debe de validar la
estructura del layout, así como la captura de sus datos. Por defecto, la ruta de los
archivos que se ejemplifican encuentran en:
C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\COI9.00\
Ejemplos

 Catálogo de cuentas:
La estructura del archivo en Excel es la siguiente:
 Ejemplo de layout para importación del catálogo de cuentas

 Catálogo de cuentas departamentales:

 Ejemplo de layout para importar catálogo de cuentas departamentales

 Catálogo de activos:

Para este catálogo, se debe capturar la información acorde a la plantilla de

ejemplo, misma que se ubica en la ruta anteriormente mencionada:

 Catálogo de RFC:

Para este catálogo, se debe capturar la información acorde a la plantilla de

ejemplo, misma que se ubica en la ruta anteriormente mencionada:

Ejemplo de layout para la importación de RFC

2. Proceso de importación de catálogos en Aspel COI
Una vez que se cuenta con el Layout a importar se debe de generar lo siguiente:

1. Catálogo de cuentas y cuentas departamentales:


o

 Al momento de importar la información de estos

catálogos, se sugiere que, al momento de crear la
base de datos, en la opción de catálogo de
cuentas, se haya seleccionado “Catálogo vacío”.

Creación de catálogo de cuentas

Menú Herramientas / Importación de información / Seleccionar el catálogo de

cuentas o cuentas departamentales.
a1. Proceso:
1. Seleccionar el layout que se modificó.
2. Capturar los niveles de cuentas a utilizar.
3. Indicar el separador a emplear en el número de la cuenta contable.
4. Activa el Check en caso de que el layout contenga encabezados en la
primera fila.

Nota: Es importante indicar el separador del número de cuenta correspondiente

para poder continuar y la importación se realice correctamente.

Asistente para la importación de cuentas

a2. Validación del archivo Excel.

Formato de la importación de cuentas

a3. Consulta la vista preliminar para corroborar datos.

Vista preliminar de la importación de cuentas

a4. Al finalizar el proceso se muestra el número de registros
agregados, modificados y total de entradas.

Proceso de importación finalizado

NOTA: Para el caso de importación de cuentas contables, se debe proceder la
asociación de rubros correspondientes.
b. Catálogo de activos y RFC de terceros: Una vez que se
cuenta con la información capturada en el archivo de Excel
correspondiente, se puede iniciar el proceso de importación
Menú Herramientas / Importación de información / Seleccionar el catálogo de
activos o RFC de terceros
b1. Como en cada asistente de importación, se mostrará la
bienvenida del asistente.

Bienvenida a asistente de importación

b2. En la sección de Archivo de importación, se debe:

1. Seleccionar el layout que se modificó.
2. Indicar si se va a Agregar o Actualizar información.
3. Definir si el tipo de asociación será automática o manual.
 4. Activar el check en caso de que el layout contenga encabezados en la
primera fila.

Configurando archivo de importación

b3. En esta ventana se mostrará la asociación generada dónde

se verificará que los datos estén correctamente enlazados en
los campos correspondientes.
En caso de haber seleccionado la “asociación manual” se deberá realizar la
asociación, seleccionando el campo de la tabla izquierda y arrastrarla hacia la
tabla derecha.
b4. Se muestra la vista previa de la información, así como los
datos que NO serán agregados, por lo que se deberá de validar
el detalle de estatus.
 Vista preliminar

b5. Término de importación

Finalización del asistente de importación.