BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES. TABLAS.
CON-
SULTAS. FORMULARIOS. INFORMES. RELACIONES. IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y
EXPORTACIÓN DE DATOS
BASES DE DATOS: ACCESS. PRINCIPALES FUNCIONES Y UTILIDADES
a) Concepto
Una base de dat os es un conj unt o de dat os pert enecient es a un mismo cont ext o y
almacenados sist emát icament e para su post erior uso.
Act ualment e, debido al desarrollo t ecnológico de campos como la informát ica y la
elect rónica, la mayoría de las bases de dat os est án en format o digit al (elect rónico),
que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar dat os.
Exist en programas denominados sist emas gest ores de bases de dat os (SGBD, o DBMS
en inglés), que permit en almacenar y post eriorment e acceder a los dat os de forma
rápida y est ruct urada. Las propiedades de est os SGBD, así como su ut ilización y ad-
minist ración, se est udian dent ro del ámbit o de la informát ica.
Los SGBD son un t ipo de soft ware muy específico, dedicado a servir de int erfaz ent re
la base de dat os, el usuario y las aplicaciones que la ut ilizan. El propósit o general de
los sist emas de gest ión de bases de dat os es el de manej ar de manera clara, sencilla
y ordenada un conj unt o de dat os que post eriorment e se convert irán en información
relevant e para una organización.
b) Bases de datos más populares
Los SGBD más populares son los siguient es:
x Microsoft Access es un SGBD desarrollado por Microsoft y orient ado a ser usa-
do en un ent orno personal o en pequeñas organizaciones. Es un component e
de la suit e Microsoft Of fice. Permit e crear ficheros de bases de dat os relacio-
nales que pueden ser fácilment e gest ionadas por una int erf az gráfica simple.
Además, est as bases de dat os pueden ser consult adas por ot ros programas. Es-
t e programa permit e manipular los dat os en forma de t ablas (formadas por fi-
las y columnas), crear relaciones ent re t ablas, consult as, formularios para in-
t roducir dat os e informes para present ar la información.
x Base es una aplicación que forma part e de la suit e ofimát ica OpenOffice.org.
Es comparable a MS Access, pero a diferencia de ést e es soft ware libre. Ba-
se int egra la manipulación de bases de dat os con OpenOffice.org. Es posible
crear y modificar t ablas, formularios, consult as e informes. La aplicación pro-
porciona diferent es asist ent es, vist as de diseño, y vist as SQL para los usuarios
principiant es y avanzados.
x Apache Derby es SGBD escrit o en Java que puede ser empot rado en aplicacio-
nes Java y ut ilizado para procesos de t ransacciones online. Inicialment e dis-
t ribuido como IBM Cloudscape, es un proyect o open source licenciado baj o
Apache 2.0 License. Act ualment e se dist ribuye como Sun Java DB.
x MySQL es un SGBD desarrollado por MySQL AB (una subsidiaria de Sun Micro-
syst ems y est a a su vez de Oracle Corporat ion) como soft ware libre en un es-
quema de licenciamient o dual.
x Oracle es un SGBD obj et o-relacional desarrollado por Oracle Corporat ion. Se
considera a Oracle como uno de los sist emas de bases de dat os más comple-
t os, dest acando el soport e de t ransacciones mult iplat aforma, su est abilidad,
la escalabilidad.
A las ant eriores hay que sumar la proporcionada por Google Docs & Spreadsheet s.
Por medio de Microsoft Access, puede administ rar t oda la información desde un único
archivo de base de dat os. Dent ro del archivo, puede ut ilizar:
x Tablas para almacenar los dat os.
x Consult as para buscar y recuperar únicament e los dat os que necesit a.
x Formularios para ver, agregar y act ualizar los dat os de las t ablas.
x Informes para analizar o imprimir los dat os con un diseño específico.
TABLAS
Una t abla es una colección de dat os sobre un t ema específico, como product os o pro-
veedores.
Las t ablas organizan dat os en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas
regist ros).
Crear una t abla:
Para crear una t abla, hemos de t ener, primero una base de dat os sobre la que t raba-
j ar.
La primera pant alla que veremos al abrir Access es la siguient e:
Para crear una base de dat os vamos al menú Archivo, Nuevo… y seleccionamos la op-
ción Base de dat os en blanco… en el menú que se abre a la derecha de la pant alla
que se muest re:
Se nos abrirá la siguient e pant alla, en la cual int roduciremos el nombre que daremos
a nuest ra base de dat os (por defect o, aparece bd1; en nuest ro ej emplo, la llamare-
mos PAÍSES) y seleccionaremos la carpet a en la cuál la guardaremos (en el ej emplo,
Mis document os).
Al hacer clic en Crear, se nos abrirá la siguient e pant alla:
Hacemos doble clic en Crear una t abla en vist a Diseño y nos aparecerá una pant alla
como est a, en la que int roduciremos los dat os (campo y t ipo de dat os):
Es import ant e seleccionar uno de los campos como clave principal, pues est a clave
nos servirá para relacionar est a t abla con ot ra/ s que pueda/ n t ener ese mismo cam-
po (por ej emplo, ot ra t abla que cont enga el campo PAÍS j unt o con ot ros como pobla-
ción, idioma, religión…).
Al seleccionar PAÍS como clave principal, nos aparece una llave como la de la ima-
gen. Para seleccionar PAÍS como clave principal debemos sombrear la fila y hacer clic
en el bot ón
Hacemos clic en Guardar y nos aparece el siguient e cuadro de diálogo, en el que in-
t roducimos el nombre de la Tabla (en el ej emplo, Tabla1), hacemos clic en Acept ar,
y comenzamos a int roducir los dat os:
Al hacer clic en Guardar, hemos creado la Tabla1.
CONSULTAS
Para buscar y recuperar t an sólo los dat os que cumplen las condiciones especificadas,
incluyendo dat os de varias t ablas, se puede crear una consult a.
Crear consult as:
Part iendo de la siguient e pant alla, seleccionamos la opción Consultas.
A cont inuación, hacemos clic en Crear una consulta utilizando el asistente, y se nos
abre la siguient e pant alla, en la que elegiremos los dat os sobre los que queremos
hacer la consult a (en el ej emplo seleccionaremos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic
en Siguiente:
En la siguient e pant alla elegiremos la opción Detalle (muestra cada campo de cada
registro) y hacemos clic en Siguiente:
Por últ imo, asignamos un t ít ulo a la consult a (en el ej emplo, Consult a1) y hacemos
clic en Finalizar:
Obt endremos un cuadro como el que se muest ra a cont inuación, sólo con los campos
seleccionados:
FORMULARIOS
Para ver, escribir y cambiar dat os de manera sencilla direct ament e en una t abla, po-
demos crear un formulario
Crear un formulario:
Part iendo de misma pant alla que ut ilizamos para crear consult as, seleccionamos la
opción Formularios:
A cont inuación, hacemos clic en Crear un formulario utilizando el asistente, y se
nos abrirá una pant alla similar a la de Consult as, en la que elegiremos la Tabla o
Consult a sobre la que queremos crear el formulario (en el ej emplo seguiremos con la
Tabla1, y los campos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic en Siguiente, con lo que se
nos abrirá una pant alla como la que se muest ra a cont inuación:
Dej amos seleccionada la opción En columnas y hacemos clic en Finalizar, con lo cual
se nos most rará el siguient e formulario:
ALEMANIA aparece como Regist ro 1 de 5, pero haciendo clic en la flecha que aparece
a la derecha del 1, se most rarán los siguient es campos (hast a 5).
Si sust it uimos ALEMANIA por FRANCIA, y 357022 por 643801, se modificarán dichos da-
t os en la Tabla1 y en las Consult as e Informes que ut ilicen la base de dat os (PAÍSES).
INFORMES
Para analizar los dat os o present arlos de ciert a manera al imprimirlos, se puede crear
un informe.
Crear un informe:
Part iendo de misma pant alla que ut ilizamos para crear una consult a y formularios,
seleccionamos la opción Informes:
A cont inuación, hacemos clic en Crear un informe utilizando el asistente, y se nos
abrirá una pant alla similar a la de Consult as o Formularios, en la que elegiremos la
Tabla o Consult a sobre la que queremos crear el informe (en el ej emplo seguiremos
con la Tabla1, y los campos PAÍS y SUPERFICIE) y haremos clic en Siguiente, con lo
que se nos abrirá una pant alla como la que se muest ra a cont inuación:
Hacemos clic en Finalizar y nos aparece un informe, que podremos imprimir direc-
t ament e en format o DIN A4, como el que se muest ra a cont inuación:
Tabla1
PAÍS SUPERFICIE
RUSIA 17098242
CANADÁ 9984670
ALEMANIA 357022
INDIA 3287263
ESPAÑA 505370
jueves, 15 de enero de 2015 Página 1 de 1
RELACIONAR
Se ha creado la Tabla2, con los campos PAÍS, POBLACIÓN e IDIOMA.
Para relacionar la Tabla1 y la Tabla2 (ambas cont ienen el campo PAÍS), es necesario
hacer clic en el bot ón Relaciones de la Barra de herramient as.
Haciendo clic con el bot ón derecho del rat ón en la pant alla que se abre, nos muest ra
la opción Mostrar tabla…
Y haciendo clic en Mostrar tabla…, se abre la siguient e pant alla:
Agregamos ambas Tablas y se nos muest ra la siguient e pant alla:
Si hacemos clic sobre PAÍS en la Tabla1 y sin solt ar el rat ón lo arrast ramos al campo
PAÍS de la Tabla2, se nos abrirá la siguient e pant alla, se nos abrirá el siguient e cua-
dro:
Haciendo clic en Crear, se creará la relación ent re ambas Tablas:
IMPORTACIÓN, VINCULACIÓN Y EXPORTACIÓN DE DATOS
Microsoft Access proporciona dos opciones para ut ilizar dat os de un origen de dat os
ext erno. Permit e:
x Import ar los dat os a una nueva t abla de Access, que es un mét odo para con-
vert ir dat os de un format o diferent e y copiarlos a Access. También puede im-
port ar obj et os de base de dat os a ot ra base de dat os de Access.
Al import ar dat os, se crea una copia de la información en una nueva t ablas de
la base de dat os de Access. El archivo o la t abla de origen no experiment an
modificaciones en est e proceso.
También se pueden import ar obj et os de base de dat os que no sean t ablas,
como por ej emplo formularios o informes, desde ot ra base de dat os u ot ro
proyect o de Access.
x Vincular los dat os, que es un mét odo para conect ar a dat os de ot ra aplicación
sin import arlos, de modo que se pueden ver y modificar los dat os t ant o en la
aplicación original como en un archivo de Access. En versiones ant eriores de
Microsoft Access, est e proceso recibía el nombre de "adj unt ar".
Al vincular dat os, podrá leer y, en la mayoría de los casos, act ualizar los dat os
del origen de dat os ext erno sin necesidad de import arlos. El format o del ori-
gen de dat os ext erno no experiment a modificaciones, por lo que se puede
cont inuar ut ilizando el archivo con el programa que lo creó originalment e, y
t ambién se pueden agregar, eliminar o modificar dat os ut ilizando Access.
Microsoft Access ut iliza diferent es iconos para represent ar t ablas vinculadas y
t ablas almacenadas en la base de dat os act ual. Si se elimina el icono corres-
pondient e a una t abla vinculada, se eliminará el vínculo a la t abla, pero no la
propia t abla ext erna.
Import ar o vincular t ablas de ot ro archivo de Access:
1. En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Im-
portar (o en Vincular tablas…). Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se
muest ra en la imagen:
2. En el desplegable Tipo de archivo, asegúrese de que Microsoft Access (*.mdb;
*.adp; *.mda; *.mde; *.ade) est á seleccionado.
3. Si el archivo de Access que desea import ar (o vincular) no est á ubicado en la
carpet a que se muest ra en el cuadro de diálogo (en el ej emplo sí lo est á, PAÍ-
SES), haga clic en el desplegable Buscar y seleccione la unidad y la carpet a
donde se encuent ra el archivo de Access que desea import ar o vincular y, a
cont inuación, haga clic en el icono de la base de dat os.
4. Haga clic en el cuadro de diálogo Importar (o Vincular).
Import ar o vincular dat os desde una hoj a de cálculo:
Ant es de comenzar, asegúrese de que los dat os de la hoj a de cálculo est én organiza-
dos en el format o apropiado y de que la hoj a de cálculo t iene el mismo t ipo de dat os
en cada campo (columna) y los mismos campos en cada fila.
A cont inuación, haga lo siguient e:
1. En el menú Archivo, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Im-
portar (o en Vincular tablas…). Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se
muest ra en la imagen:
2. En el desplegable Tipo de archivo, seleccione Microsoft Excel (*.xls).
3. Si el archivo de Excel que desea import ar (o vincular) no est á ubicado en la
carpet a que se muest ra en el cuadro de diálogo (en el ej emplo sí lo est á, PAÍ-
SES), haga clic en el desplegable Buscar y seleccione la unidad y la carpet a
donde se encuent ra el archivo de Excel que desea import ar o vincular y, a
cont inuación, haga clic en el icono de la base de dat os.
4. Haga clic en el cuadro de diálogo Importar (o Vincular).
5. Siga las indicaciones de los cuadros de diálogo del Asistente para importar
hojas de cálculo. Si est á import ando de un libro de t rabaj o de Microsoft Excel
versión 5.0 o post eriores, puede import ar desde una hoj a del libro de t rabaj o.
Además, se puede import ar o vincular:
x Desde un archivo de t ext o
x Desde una página Web
x Desde Windows SharePoint Services
x Desde SQL u ot ro origen de dat os ODBC
x Desde un programa de correo
x Desde ot ra base de dat os (Microsfot Works, et c.)
x Desde una página de acceso a dat os
x Desde dat os en XML
Export ar obj et os de base de dat os a una base de dat os de Access exist ent e:
1. Seleccione el archivo que dese export ar. En el cuadro de diálogo que se mues-
t ra a cont inuación, sería Tabla1:
2. En el menú Archivo, elij a Exportar. Se abrirá un cuadro de diálogo como el
que se muest ra a cont inuación:
3. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desee exportar
(en el ejemplo, PAÍSES).
4. En el cuadro de diálogo que se muestre, escriba el nombre del objeto nue-
vo (o acepte el nombre actual). Si exporta una tabla, en el cuadro de diálo-
go Exportar seleccione si desea exportar tanto la definición como los datos
de la tabla o sólo la definición de la tabla.
Export ar dat os a una hoj a de cálculo de Excel o a ot ra hoj a de cálculo:
1. Seleccione el archivo que dese export ar. En el cuadro de diálogo que se mues-
t ra a cont inuación, sería Tabla1:
2. En el menú Archivo, elij a Exportar. En el cuadro de diálogo que se muest re,
en el desplegable Guardar como tipo, elij a Microsfot Excel 97-2003:
3. Haga doble clic en el icono de la base de datos a la que desee exportar (en el
ejemplo, PAÍSES).
4. En el cuadro de diálogo que se muestre, escriba el nombre del objeto nuevo (o
acepte el nombre actual).
5. Active la casilla de verificación Con formato.
6. Haga clic en Exportar.
Access permit e export ar sólo una part e de la base de dat os (que t endría que ser se-
leccionada previament e, ant es de realizar el procedimient o descrit o). En est e caso,
al finalizar el habría que elegir la opción Guardar selección.
Para cargar los result ados de una t abla, una consult a, un formulario o un informe en
Excel, en el menú Herramientas, elij a Vínculos con Office y haga clic en Analizar
con MS Excel.
Además, Access permit e export ar:
x Desde un archivo de t ext o
x A una página Web (a format o HTML o a format o XML)
x A Microsoft Windows SharePoint Services
x A Microsoft Word u ot ro format o de t ext o
x A XML
x A ot ra base de dat os
