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USO DE ACCESS

Base de datos access: una base de datos es una aplicacin informtica que permite organizar diferentes tipos de informacin. Access es un gestor de bases de datos que se encarga tanto de disearlas como de manejar los datos almacenados en ellas. Las partes ms importantes de la base de datos son: Tablas Consultas Formularios Informes Pantalla de Access:

Bases de datos: son conjuntos de datos relacionados entre s, organizados en tablas. Se pueden realizar con ellos diversas operaciones, como ordenarlos, actualizarlos, imprimirlos, etc. En particular, Access es un gestor de bases de datos, ya que permite crear bases de datos y manejarlas.

Tablas: se utilizan en las bases de datos para organizar la informacin internamente. Una tabla consta de filas, que son los registros, y columnas, que son los campos. o Registros: son las fichas que introducimos en la tabla, es decir, el conjunto de caractersticas que definen cada uno de los elementos que pertenecen a una tabla. Ej: Andaluca o Campo: es una caracterstica comn a todos los registros. Un campo es cada una de las columnas por tabla. Ej: Poblacin.

Vista hoja de datos

Vista diseo

Consultas: permiten elegir, en una o varias tablas o consultas de bases de datos, varios campos a los que podemos poner condiciones, para seleccionar solamente los registros que las verifiquen y presentarlos en un orden determinado.

Tipos de consultas: o Consultas de seleccin. o Consultas de tablas de referencias cruzadas. o Consultas de creacin de tablas. o Consultas de datos anexados. o Consultas de actualizacin. Exportacin a Excel y a Word: Una de las grandes ventajas en la utilizacin de paquetes integrados como Microsoft Office es la posibilidad de pasar los datos entre distintas aplicaciones. Solamente podemos pasar tablas y consultas. Los pasos que hay que seguir son los siguientes: Abrimos la base de datos Seleccionamos la tabla o consulta que se va a integrar en Word o Excel En Datos externos/ Exportar, seleccionamos la opcin que nos interese

Formularios: sirven para presentar los registros de una tabla de forma prctica y elegante. A la hora de introducir datos o de verlos, hemos empleado tablas que son parecidas a las hojas de clculo, cuya presentacin es muy sencilla. Adems, si tenemos muchos campos, podemos perdernos con bastante facilidad. Los formularios se caracterizan por emplear una nica ventana para presentar los campos de un nico registro. En la parte inferior de los formularios est la barra de estado, donde aparecen los botones que empleamos para movernos entre los registros y el registro que tenemos activo en ese momento.

Vista Formulario

Vista diseo

Filtros: permiten seleccionar aquellos registros que cumplen una propiedad. Cuando abrimos un formulario, en determinadas ocasiones queremos seleccionar nicamente ciertos registros y no todos, es decir, queremos tener un formulario de una consulta. Procedimientos para definir un filtro: a) Abrimos el formulario sobre el que vamos a definir el filtro b) Seleccionamos Inicio/Ordenar y filtrar/Avanzadas/Filtro avanzado/Ordenar c) Aparece una ventana igual a la que aparece al realizar consultas, que rellenamos segn nos interese.
Informes: los informes constituyen un recurso especfico para la presentacin de informaciones en papel impreso. El origen de estas informaciones puede ser una tabla o consulta. Adems de eso, es posible incluir en el informe elementos grficos para hacerlo mas atractivo. Un informe tiene las siguientes propiedades principales:

o Pie del informe: se refiere a la primera pgina del informe, es decir, la portada del informe o Encabezado de pgina: Datos que van a aparecer en todas las pginas del informe, concretamente en la parte superior o Detalle: en esta seccin se incluyen los distintos registros correspondientes al encabezado de la pagina, que pueden ser mas de uno, sera como un subformulario dentro de cada pgina del informe. o Pie de pgina: tiene la misma funcin que el encabezado de pgina, pero los datos aparecen en la parte inferior

Asistente para informes