ACCESS

Índice
Introducció n............................................................................................................................................... 3
Conceptos.................................................................................................................................................... 4
Có mo crear una tabla..............................................................................................................................5
Có mo crear relaciones........................................................................................................................... 8
Ejemplo lista de teléfono.......................................................................................................................9
Organizació n de los elementos........................................................................................................14
Diseñ o de formulario........................................................................................................................... 14
¿Có mo hacer un botó n?.......................................................................................................................15
Botó n con un cuadro de texto.....................................................................................................17
¿Có mo poner un formulario como pá gina principal de Access?.......................................20
Ejemplo Burger King............................................................................................................................ 20

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Introducción
Microsoft Access es un programa cuya finalidad es la creació n y gestió n de
bases de datos. Sirve para organizar los datos y relacionarlos, lo que facilita y
agiliza su gestió n.

Su estructura de datos es relacional, utilizando tablas separadas para incluir

en ellas distintos datos, lo que facilita la administració n de los mismos y mantiene
la precisió n de la informació n, ademá s de evitar que los usuarios que
cumplimenten los datos en la tabla equivocada.

Las bases de datos facilitan la tarea de vincular todos los datos ente sí, lo
que permite tanto evitar la duplicació n de datos como crear estructuras nuevas de
informació n má s completas. Es decir, es posible unir datos de 2 o má s tablas sin
que la informació n que contienen cada una de ellas se modifique.

Antes de crear una base de datos, debemos pensar en la estructura del

negocio o la empresa para que, en funció n de lo que necesitemos, insertar las
tablas, los campos que éstas contengan (datos que vamos a incluir) y có mo
queremos que estos datos se relacionen.

Este programa sirve para crear bases de datos. Se pueden poner

contraseñ as, se puede establecer que se impriman informes.

El primer paso es crear la base de datos.

Clave ú nica/identificador: es un có digo que se establece para cada dato de

forma que sea ú nico, nunca se repite. En Access se representa con una llave (clave
primaria o principal). Esa clave hace que cuando haga referencia a algo (persona,
coche…) siempre se hará en base a esa clave. Pueden coexistir varios có digos,
có digo 1, có digo 2… Puedo crear todos los có digos que quiera. Si pongo má s de una
llave todas será n la misma clave principal, es decir, si creo dos có digos no tendré
dos claves principales sino una formada por dos registros.

Donde se establecen los datos de cada persona se llama tabla. Los registros
será el nú mero de personas que se encuentran en esa tabla.

Cuando abrimos el programa nos muestra una pantalla de bienvenida

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 En la parte derecha nos salen las bases de datos que tenemos hechas y que
hemos abierto recientemente. En el centro nos deja utilizar una base de datos en
blanco o plantillas que hay en internet. Y en la parte izquierda nos deja seleccionar
plantillas.

Conceptos
 Base de datos relacional: Conjunto de datos estructurados en tablas que se
interrelacionan entre sí.

 Objetos de Access: Tablas, Formularios, Consultas e Informes.

 Tablas: Sirven para almacenar datos. Las columnas representan los campos
que describen lo que se debe cumplimentar en las tablas, las filas hacen
referencia a cada registro o inserció n de datos que el usuario escribirá .

Para guardar una tabla se puede hacer de varias maneras:

o Dando botó n derecho sobre la pestañ a del nombre de la tabla, damos

a guardar y aceptamos.

o Hacer la tabla, cerrarla o dirigirnos a “Vista Diseñ o” y nos aparecerá

una ventana preguntá ndonos si queremos guardar.

 Registro: Cantidad de usuarios que contiene una tabla.

 Clave ú nica: Es un identificador (có digo) que sirve para que en el caso de
que existan dos campos idénticos no se confundan y se puedan diferenciar.
Se representa con una llave (denominada clave primario o principal). Un
dato a tener en cuenta es que se puede tener má s e una, pero el programa

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 no las toma a todas como principales, sino que considera una llave principal
compuesta por otras llaves.

 Formulario: Tiene como objeto facilitar la comprensió n e inserció n de

datos. Su uso se centra en incluir nuevos registros en las bases de datos.

 Consulta: Su funció n consiste en realizar una bú squeda segú n ciertos

"criterios" o filtros especificados por el usuario previamente. Las consultas
se utilizan usualmente para recuperar datos de una tabla o realizar cá lculos.
Sirven para proporcionar datos a los formularios o informes, ya que los
datos buscados suelen encontrarse en distintas tablas y esta opció n nos
permite agruparlos en un mismo lugar.

 Informe: Muestra la informació n lista para imprimir

Cómo crear una tabla

Una vez que le hemos dado a crear un nuevo documento, nos aparece una
tabla 1 a la que siempre hay que ponerle un nombre identificativo. Dentro tenemos
la primera columna que es ID y hace referencia al identificador. Se le puede
cambiar el nombre y ponerle el que deseemos, por ejemplo, IdAlumnos,
IdAsignaturas…

Todo lo que hay debajo de nuestra primera columna (asignatura) tiene que
hacer referencia a ese identificador. Es decir, tenemos que establecer si se pueden
escribir letras o nú meros, debemos configurarlo.

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 En la parte de abajo derecha tenemos dos botones , el primero es la
vida de hoja de datos que sirve para modificar los datos y vista de diseñ os que nos
deja configurar los campos y el tipo de datos que van a haber en nuestras
columnas.

Cuando pinchamos en vista de diseños nos deja modificar las columnas y

nos aparece una columna tal que así:

De izquierda a derecha tenemos: la clave principal (podemos elegir dó nde

poner la clave o cuá ntas claves quiero poner), el nombre del campo, y la
descripció n.

En vista de hoja de datos es donde metemos los datos en las columnas.

Se pueden tener muchas tablas abiertas en las pestañ as, pero lo

recomendable es ir cerrando las pestañ as.

Para cerrar tenemos que pulsar sobre ella con el botó n derecho/cerrar o
cerrar todas.

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 Para volver a abrirla tenemos que pinchar en la tabla que queremos que se
abra, en este caso solo tenemos una:

Para crear una tabla nueva podemos ir a crear/ tabla.

Cuando le damos a guardar nos deja cambiar el nombre de la tabla.

Una vez que hemos creado la tabla de asignaturas y hemos puesto algunas,
vamos a crear la tabla de Alumnos y en hoja de diseñ o establecemos que la clave
va a ser la matricula y ponemos también el nombre, los apellidos y la fecha de
nacimiento. Estas etiquetas pasará n a ser columnas para que debajo escribamos
los datos de los alumnos.

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 Las propiedades del campo, nos muestra las especificaciones del tipo de
datos, es decir, dependiendo de qué tipo de datos yo seleccione (numérico, texto…)
tiene una característica que se pueden modificar.

Tamañ o del campo: es la longitud má xima que puedo escribir ahí.

Requerido: Nos dice si es o no obligatorio la entrada de datos.

Memo: nos permite escribir má s de 255 caracteres.

Cómo crear relaciones

Las relaciones definen có mo se relacionan los datos en las tablas. Lo mínimo
necesario para que exista una relació n es que existan dos tablas. El requisito para
que estén relacionadas es que los datos deben ser del mismo tipo (texto, nú mero...)
y que la tabla1, donde queremos relacionar los datos de la Tabla2, añ adamos un
campo nuevo haciendo referencia a esta segunda tabla.

Para eliminar una relació n debemos dirigirnos a la pestañ a "Hoja de datos",

damos a "Relaciones" y las líneas representan las relaciones entre tablas, clicamos
con el botó n derecho del rató n sobre la que nos interesa borrar y damos a eliminar.

Existen tres tipos de relaciones:

Tipo de relación Ejemplos

Un profesor imparte varias
1 (Clave principal) --- ∞ (Varios) asignaturas
Un profesor imparte só lo una
1 (Clave principal) --- 1 (Clave asignatura
principal)
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 Varios profesores imparten varias
∞ (Varios) --- ∞ (Varios) asignaturas

Para que se den las dos primeras relaciones con que existan dos tablas es
necesario, pero para que se dé la tercera debe de haber una tabla tercera que
enlace a las otras dos.

Para establecer relaciones utilizamos el Asistente para bú squeda, el cual nos

ayuda a enlazar las tablas. Por ejemplo podemos buscar las asignaturas de la tabla
de las asignaturas en la tabla de profesores. Así en forma de lista podemos ir
seleccionando una asignatura para cada profesor.

Cuando le demos a deseo que la columna de bú squeda busque los valores en

una tabla o consulta nos deja seleccionar la tabla que queramos, en este caso
cogeríamos la tabla: asignaturas y después seleccionamos los campos disponibles
que serían las etiquetas. Le damos a aceptar y después nos permite ordenar como
queremos que nos muestre la lista, por ejemplo en orden alfabético de A-Z.

Una vez que aceptemos esto y volvamos a la vista de hoja de datos cuando
vamos a la etiqueta de asignatura en profesores nos saldrá como una pestañ a con
una lista para que pongamos la asignatura que le corresponda.

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Ejemplo lista de teléfono
En este ejemplo queremos crear a partir de una tabla un formulario. Para
ello, lo primero que debemos elaborar es la tabla con los datos que nos interesen,
en este caso vamos a elaborar una lista de teléfono para ello debemos poner
entonces el IdContacto, nombre, apellido 1…

Una vez que ya tenemos hecha la tabla, la cerramos y con ella seleccionada
vamos a crear/formulario.

Nos aparece un formulario con los campos que hemos puesto en la tabla, si
quisiéramos modificar alguna etiqueta podemos: 1) hacerlo desde la ventana de
vista de diseñ o y pinchando en cada etiqueta lo modificaríamos o 2) desde la vista
de diseñ o de la tabla en las propiedades del campo podemos modificar el título de
este.

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 Podemos retocar el formulario y hacerlo má s bonito, poniendo fotos y
modificando el tipo de letra. Para añ adir una foto al formulario debemos darla
insertar logotipo.

Para aumentar o disminuir el tamañ o de las etiquetas podemos

seleccionarlas todas y con el rató n vamos moviendo el tamañ o hasta obtener el
deseado.

Una vez que ya tenemos el formulario terminado, vamos a la vista de hoja y

podemos ir introduciendo los datos de los contactos.

En el cuadro que hay abajo nos aparece el nombre de lo que estamos

haciendo, que sería el registro, después tenemos unas flechas que nos permite ir
del primer registro al ú ltimo y viceversa o ir de uno en uno hacia delante o hacia
atrá s. El ú ltimo símbolo de play con un sol nos da la opció n de introducir un nuevo
registro.

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  Botó n 1: Nos dirige hacia el primer registro.
 Botó n 2: Nos desplaza al registro anterior.
 Botó n 3: Pasa al siguiente registro.
 Botó n 4: Nos traslada hacia el ú ltimo registro.
 Botó n 5: Abre un formulario nuevo vacío para insertar datos (nuevo
registro).

Para imprimir el listado de contactos que tengo debemos ir a crear/informe.

El informe que hemos creado también se puede modificar de la misma

forma que el formulario, desde vista de diseñ o.

Para hacer una consulta debemos seleccionar donde está n los datos, en este
caso deberíamos ir a contactos: tabla. La consulta se basa en la tabla de los datos
que yo quiero saber, es decir, si tengo un videoclub y quiero saber que géneros
tengo debo ir a la tabla géneros, pero si quiero conocer los clientes que hay
asociados debo ir a la tabla clientes.

Para realizarla debemos ir a crear/ asistente para consultas.

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Nueva consulta/ Una consulta sencilla/ ¿de qué tabla? La que hemos seleccionado
al principio

/modificar el diseñ o de consulta (para meter filtros)/ nos saldrá una tabla para
poder hacer el filtro. Como el filtro, por ejemplo, lo queremos hacer en el nombre
para que busque a los “marios” en el nombre debemos poner en criterio =”Mario”

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 Así nos aparecerá una consulta filtrada donde nos saldrá n los contactos que
se llamen Mario. Si no hubiéramos filtrado nos saldría una consulta con todos los
contactos que tenemos guardados.

Organización de los elementos

Para modificar la vista y la organizació n de las tablas y los informes
debemos pinchar en “todas las tablas” y ya organizamos como queremos.

Por ejemplo, si selecciono tipo de objeto se organizarían las tablas con las
tablas, los informes con los informes…Si le doy a mostrar todas las tablas me
aparecerían todas las tablas/informes/consultas…de una misma categoría, por
ejemplo clientes y al igual todas las tablas/informes/consultas…de por ejemplo,
productos. Es decir, no saldrían ordenadas tablas con tablas e informes con
informes sino todo junto de una misma categoría.

Diseño de formulario
Cuando queremos crear un nuevo formulario para poner en él los
elementos que nos apetezca debemos ir a crear/diseñ o de formulario.

Nos aparecerá una hoja en blanco:

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 Consta de tres partes: Encabezado de formulario que sería donde ponemos
el titulo, detalle que es donde escribimos y pie del formulario.

La hoja se puede modificar, se pueden añ adir logotipos, cuadros de texto,

etiquetas…También se le puede cambiar el color a la hoja. Para ello debemos ir a la
hoja de propiedades y en la pestañ a todas/color de fondo/ le damos a los tres
puntos y se nos despliegan los colores que podemos elegir.

¿Cómo hacer un botón?

Un botó n es una herramienta que nos permite realizar acciones con
registros, formularios e informes. Por ejemplo, nos deja abrir un informe, buscar
un registro…

Los botones se pueden añ adir en un formulario ya hecho o en uno que

nosotros estemos diseñ ando.

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 Para crear un botó n lo primero que hacemos es seleccionarlo y en la
pantalla creamos el tamañ o que má s o menos va a tener, aunque eso después se
puede modificar. Una vez hecho se nos abrirá un cuadro:

Este primer cuadro nos permite seleccionar las categorías que quiero
utilizar. Es decir, si quiero que el botó n me lleve a un informe, a un registro o a un
formulario.

Cuando hemos elegido el tipo de categoría, debemos seleccionar la acció n

que quiero, es decir, si quiero que se me abra, que vaya al siguiente, que me
busque…

Es muy importante que antes de hacer el botó n tengamos hecho la

categoría que queremos que abra ese botó n, es decir, si quiero que me abra el
formulario para introducir los datos de los clientes previamente tengo que tener
hecho ese formulario para poder enlazarlo con el botó n.

Una vez hecho esto, le damos a siguiente y nos aparece un cuadro que nos
pregunta si quiero que el botó n tenga un texto o una imagen.

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 Una vez elegido, le damos a aceptar y el ú ltimo cuadro que nos sale es uno
donde nos dice que nombre queremos darle al botó n para si alguna vez tenemos
que modificarlo saber có mo se llama. Una vez realizado le damos a siguiente y ya
tendríamos el botó n.

Botón con un cuadro de texto

En un formulario se puede insertar un botó n con un cuadro de texto, para
que, por ejemplo, podamos buscar un nombre y nos abra ese formulario.

Para explicar esto nos vamos a basar en un ejemplo: VETERINARIO.

Lo que primero tenemos que hacer es realizar dos tablas, una tabla para los
animales y una tabla para los veterinarios. Una vez que ya tenemos las dos tablas,
creamos un diseñ o de formulario y lo modificamos a nuestro gusto.

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 Una vez que hemos hecho esto debemos crear un cuadro de texto, que será
donde después escribiremos el nombre de la mascota que vamos a buscar.

Como después tenemos que crear un criterio en un asistente para bú squeda

y nos hace falta el cuadro de texto en la hoja de propiedades vamos a modificar el
nombre del cuadro de texto (de lo que está señ alado en naranja).

Para ello nos vamos a hoja de propiedades/pestañ a de otras/

nombre:”nombre mascota”.

Después guardamos el formulario “formulario buscar mascotas” y

seleccionamos la tabla y con ella seleccionada vamos a crear un asistente para una
consulta. Le damos/consulta sencilla/elegimos todos los campos disponibles/le
damos a que queremos el detalle/ modificar datos de consulta.

Una vez hecho esto nos aparece una pantalla donde nos salen la tabla que
hemos elegido “mascotas”

La parte de debajo de la pantalla nos muestra los campos que queremos que
se vean en el informe. Como queremos que en el cuadro de texto cuando se escriba
el nombre nos aparezca el informe debemos de hacer un criterio basado en el
nombre de la mascota.

Para hacerlo le damos a la pestañ a del generador y se nos

abrirá un cuadro:

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 Para llegar hasta el cuadro de texto debemos seleccionar formularios/todos
los formularios/formulario mascotas/ “nombre mascota”. Le damos a aceptar.

Cuando ya hemos creado la consulta con el criterio, creamos a partir de ella

un informe el cual nos debe de salir en blanco, puesto que aú n no hemos añ adido
ningú n nombre que se pueda buscar en el cuadro de texto.

Una vez hecho volvemos al formulario previamente creado y que hemos

dejado a medio y tenemos que añ adir un botó n.

Para ello elegimos el botó n/operaciones con informes/abrir informes.

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 Cuando lo tengamos cada vez que escribamos el nombre de una mascota
nos aparecerá un informe con todos los datos de ella.

¿Cómo poner un formulario como página principal de Access?

Para que se abra el formulario de agenda telefó nica como menú principal,
menú de inicio, debemos pulsar en Microsoft/ opciones de Access/ base de datos
actual/ mostrar formularios/agenda telefó nica.

Mostrar
Botón Opciones de Base de Formulario
todos los
Microsoft Access datos actual que desee
formularios

Ejemplo Burger King

Vamos a realizar una base de datos donde el informe final (factura) nos
especifique la cantidad de productos que se ha llevado un cliente con su coste total.

Para empezar, hacemos la tabla de los Productos, en vista hoja de diseñ o

especificamos los campos de Id del producto, Nombre del producto, su categoría y
el precio.

En esta tabla nos quedaría añ adir una bú squeda para el campo de categoría,
pero debido a que aú n no se ha creado la tabla lo dejamos así.

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 El siguiente paso es crear la tabla de las Categorías, debido a que los
nombres no se repiten no es necesario poner un Id autonumérico, por lo que en
tipo de campo seleccionamos "Texto".

*Recordar: Volver a la tabla anterior y realizar el asistente de búsqueda para

la categoría con la tabla correspondiente (categorías) escogiendo
"NombreCategoría".

Una vez realizado lo anterior, creamos un formulario de la tabla Categorías

para almacenar los datos en las tablas. De esta manera, especificamos la categoría y
en el cuadro de abajo vamos indicando los productos que se encuentran en ella.

Para añ adir una nueva categoría iremos a nuevo registro, pero no al que
vemos primero, en la tabla donde vamos indicando productos, sino al que está
situado má s abajo.

Otra tabla que debemos crear es la referente a Pedidos, en ella añ adiremos

los campos de Id de pedido, Id del producto, la cantidad y, por ú ltimo, el Id de la
Factura. La tabla de esta ú ltima todavía no se ha creado, pero como sabemos que el
producto final de nuestra base de datos será una factura relacionada con el
contenido de los pedidos, nos anticipamos y añ adimos su correspondiente campo.
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 El siguiente paso a seguir es crear un formulario de la tabla Facturas, de esta
forma podremos añ adir los datos en relació n con la fecha de la factura y la cantidad
de productos que tiene el pedido.

Para que el programa automá ticamente te multiplique los precios debemos

realizar una consulta en la factura.

Consulta sencilla> de la tabla factura seleccionamos su ID y fecha; ademá s

de la tabla productos el precio.

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Seleccionamos vista y posteriormente “Modificar”.

Tras dar finalizar nos aparece lo siguiente:

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 Abajo en los apartados de campo vamos modificando segú n los datos que
queramos que aparezca en el ticket: El nú mero de la factura, la fecha de la misma,
el nombre del producto (situada en la tabla productos), la cantidad (que se
encuentra en la tabla pedidos) y el precio (lo encontramos en la tabla productos).
Para seleccionarlo podemos hacerlo dando doble clic izquierdo en el campo que
corresponda dentro de la tabla o en la celda de campo, aparece una flecha y
aparecen todos los datos de todas las tablas que podemos añ adir y guardamos.

Añ adiremos un nuevo campo donde realice la fó rmula del total del producto
del precio por la cantidad. Para ello, seleccionamos la celda/campo donde
queramos especificar el total y damos al botó n “Generador” de la pestañ a diseñ o.

Nos aparece una ventana para poder especificar el cá lculo que queremos
que haga automá ticamente.

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 Ahora, especificamos la fó rmula: damos doble clic izquierdo a cantidad,
seguidamente damos al asterisco (multiplicació n) y, por ú ltimo, damos doble clic a
precio. Para comprobar que hemos especificado correctamente la fó rmula,
daremos a ejecutar y mirar que en la ú ltima columna se realiza el cá lculo de
manera automá tica y sin errores.

Como podemos observar, al dar a ejecutar, en el título de la columna

aparece “Exp1:”. Para modificarlo y que aparezca “Total”, vamos a “Facturas
consultas” y en vista de diseñ o cambiamos el “Exp1” escribimos “Total” (dejando
los dos puntos, si los borramos nos dará error).

Ahora, al dar a ejecutar tendremos una ú ltima columna titulada “total”

donde se realiza de manera automá tica el cá lculo de la cantidad del producto por
su precio:

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 El ú ltimo paso de nuestra base de datos es crear un informe de la Consulta
de Facturas (Informe final), en el que añ adiremos a la columna de "Total" la suma
de todos los productos comprados. Para ello es necesario tener todo cerrado y, con
la consulta seleccionada, seleccionar "Informe" situado en la pestañ a Crear.

Guardamos con el nombre "FacturaFinal" y en la Vista de diseñ o

seleccionamos en el apartado "Detalle" el campo "Total" (aparece en color
naranja), nos dirigimos a la pestañ a "Diseñ o" y, en la cinta de opciones, en el
apartado "Agrupació n y totales" clicamos en "Totales" para escoger Suma.

Volvemos a guardar y comprobamos que, efectivamente, al poner el nú mero

de la factura 1 nos devuelve los datos con la suma del precio total de los productos
incorporada.

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 Como opció n y para que sea má s sencillo para el usuario que haga uso de
nuestra base de datos, podemos insertar un botó n en el Formulario de facturas que
se encargue de generar la factura que tengamos seleccionada y podamos verla de
inmediato sin tener que buscar en nuestra lista de objetos el informe que se
encarga de ello.

Abrimos el Formulario de Facturas, vamos a la Vista de diseñ o y

seleccionamos la opció n "Botó n" que se encuentra dentro del apartado "Controles"
de la pestañ a "Diseñ o. Le damos las dimensiones idó neas en funció n del espacio
que dispongamos y nos aparecerá el "Asistente para botones". En la primera
ventana que aparece debemos seleccionar que el botó n realizará una operació n
con informes (Informe Final, nuestra factura), especificando que la acció n que
queremos que haga sea abrirlo.

Al presionar "Siguiente" nos presenta una lista con todos los informes
disponibles de nuestra base de datos para que indiquemos aquel que queramos
que abra. En nuestro caso só lo hemos creado uno, lo señ alamos y presionamos de
nuevo siguiente.

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 Ahora nos toca introducir el texto que contendrá el botó n, escribiremos:
Vista previa de la factura, para que el usuario no tenga duda alguna de la funció n
del botó n.

En la ú ltima ventana que nos aparece debemos nombrar el botó n, para que
en caso de que debamos modificar alguna configuració n del mismo sepamos a cuá l
nos referimos y en qué lugar se encuentra.

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 Si se ha configurado el botó n correctamente al volver a la vista hoja de
formulario y presionarlo, nos aparecerá la factura que tengamos seleccionada.

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