INSTRUCTIVO DE TABLA DINAMICA

PROF. JOSE DANIEL HERNANDEZ T. 809-854-9989 / 829-701-1008 / PROFESORJDHT@GMAIL.COM

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Tabla dinámica y Gráficos Dinámicos.

Antes de trabajar con Tablas dinámicas definiremos brevemente ¿Qué es una tabla
dinámica?
Una tabla dinámica es una de las herramientas más poderosas de Excel. Las tablas
dinámicas te permiten resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información
con tan sólo activar y desactivar los campos de las diferentes columnas que formarán el
reporte.

 Crear Diferentes Diseños de Tabla dinámica.

Pasos para crear una tabla dinámica
Paso 1 ► Seleccionar una celda o el rango completo que corresponda a la tabla de la
base de datos de donde se desea elaborar la tabla dinámica.
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Paso 2 ► Dar un clic al menú Insertar.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Tabla Dinámica.

Paso 3 ► Verificar que el rango seleccionado sea el correcto y elegir donde se desea
colocar el informe de tabla dinámica, en una hoja nueva o en una hoja existente.

Paso 4 ► Un clic al botón aceptar.

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Vista previa de la ventana después del paso 4

Nota: si no deseas trabajar con el recuadro predeterminado para insertar los campos de
tabla dinámica, puedes cambiarlo por el diseño de tabla dinámica clásica, para realizar
dicho cambio, debes llevar a cabo los pasos siguientes:
Paso 1 ► Dar un clic al menú ANALIZAR.

Paso 2 ► Dar un clic al botón tabla dinámica.

Paso 3 ► Dar un clic al botón opciones.

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Paso 4 ► De la ventana que aparece dar un clic a la pestaña mostrar.

Paso 5 ► Activar con un clic la opción Diseño de tabla dinámica clásica de la ventana
que aparece.
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Paso 6 ► Un clic al botón Aceptar.

Vista previa de la ventana después del paso 6

Paso 5 ► Insertar los campos según la tabla que se desea elaborar.

Nota: los campos se pueden insertar de varias formas. Veamos dos formas de
insertarlos.
Forma 1 ► Colocarse donde se desean insertar y en la parte derecha de la ventana,
activarlos con un clic.
Forma 2 ► Arrastrar el campo deseado, desde los campos de la tabla dinámica (parte
derecha de la ventana) hacia donde se desean insertar (Patrón de tabla dinámica).
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En este recuadro es
recomendable no
colocar datos de
texto, ya que Excel los
convierte a números
o simplemente da el
conteo de los datos
que hay.

Ejemplo de la primera tabla dinámica creada, con los campos TIPO DE CLIENTE Y
DEPÓSITO.
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Ejemplo de la segunda tabla dinámica creada, con los campos CIUDAD O PROVINCIA Y
DEPOSITO.

Ejemplo de la tercera tabla dinámica creada, con los campos SEXO Y DEPOSITO.
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Ejemplo de la cuarta tabla dinámica creada, con los campos OFICIAL ASIGNADO, TIPO
DE CLIENTE Y DEPOSITO.

Ejemplo de la quinta tabla dinámica creada, con los campos SEXO, OFICIAL ASIGNADO,
TIPO DE CLIENTE Y DEPOSITO.

NOTA: Puedes seguir creando diferentes tipos de tablas dinámicas, así como los 5
ejemplos anteriores, según los datos que deseas mostrar de la base de datos de origen.

 Crear Tablas dinámicas Recomendadas por Excel 2013.

Pasos para crear una tabla dinámica Recomendada por Excel 2013.
Paso 1 ► Seleccionar una celda o el rango completo que corresponda a la tabla de la
base de datos de donde se desea elaborar la tabla dinámica recomendada por Excel
2013.
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Paso 2 ► Dar un clic al menú Insertar.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Tablas Dinámicas.

Paso 4 ► Elegir con un clic una de las tablas recomendadas por Excel 2013.
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Paso 5 ► Dar un clic al botón Aceptar.

Vista previa de una de las tablas sugeridas por Excel 2013.

Nota: Las tablas que sugiere Excel 2013, varían dependiendo el contenido y la
organización de su base de datos.

 Crear Diferentes Diseños de Gráficos dinámicos.

Los gráficos dinámicos se pueden crear de las formas siguientes:
Forma 1 ► Partiendo de una tabla dinámica ya elaborada.
Forma 2 ► Directamente desde el menú insertar.
Forma 3 ► Eligiendo la opción de gráficos Recomendados por Excel.

Insertar gráfico Partiendo de una tabla dinámica ya elaborada.

Paso 1 ► Dar un clic a una de las celdas de la tabla dinámica ya Elaborada.
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Paso 2 ► Presionar la tecla F11.

Vista previa de la ventana después del paso 2

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Nota: El gráfico que aparece al presionar la tecla F11, es en base a los datos mostrados
en la tabla dinámica actual.
Insertar gráfico Directamente desde el menú insertar.
Paso 1 ► Dar un clic a una de las celdas de la tabla de la base de datos de donde se
desea elaborar el gráfico dinámico.

Paso 2 ► Dar un clic al menú Insertar.

Paso 3 ► Dar un clic al botón grafico dinámico.

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Paso 4 ► Verificar que el rango de datos seleccionados sea el de la tabla de la base de

datos, de no ser así escribir el rango correcto o seleccionar la tabla y luego dar un clic al
botón Aceptar.

Antes de Presionar el
botón Aceptar,
puedes decidir dónde
colocar el grafico
dinámico, si no eliges
donde, se colocará en
una hoja Nueva.

Paso 5 ► Activar los campos que se desean mostrar en el gráfico y listo.

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Insertar gráficos Eligiendo la opción de gráficos Recomendados por Excel.

Paso 1 ► Seleccionar una celda que contenga datos.

Paso 2 ► Dar un clic al menú Insertar.

Paso 3 ► Dar un clic al botón gráficos recomendados.

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Paso 4 ► Elegir el tipo y subtipo de grafico deseado.

Paso 5 ► Dar un clic al botón Aceptar.

¿Por qué se llaman gráficos dinámicos?

Al igual que las tablas dinámicas se pueden crear gráficos con mucha facilidad, se llaman
dinámicos Por la facilidad con que se pueden crear, con sólo activar y desactivar los
campos, también porque se pueden filtrar los datos de los campos, veamos algunos
ejemplos:
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Ejemplo 1
De los oficiales asignados (4 en total) solo deseo mostrar a Mayra Montilla y Alicia
Casado. Se desactivan los cotejos de los que no se desean mostrar y se le da un clic al
botón Aceptar.
Nota: para volver a mostrarlos todos, se da un clic a la opción seleccionar todo.
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Ejemplo 2
De todas las ciudades o provincias solo deseo mostrar Azua, Barahona y Dajabón. Se
desactivan los cotejos de los que no se desean mostrar y se le da un clic al botón Aceptar.
Nota: para volver a mostrarlos todos, se da un clic a la opción seleccionar todo.

 Filtrar en la tabla dinámica.

Si tenemos una tabla dinámica como la que se muestra a continuación y se desea filtrar
por Sexo M, F, es decir imprimir una tabla con el sexo Masculino y una tabla con el sexo
Femenino.

Paso 1 ► Se le da un clic al botón Filtro del campo que se desea filtrar, en este caso el
campo SEXO.
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Paso 2 ► Quitar el cotejo del dato que no se desea imprimir, como se muestra en la
imagen a continuación se desactivo con un clic el dato M. (MASCULINO).
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Vista previa de la ventana después de desactivar el campo M (MASCULINO)

Nota 1: Se deben repetir los pasos 1 y 2, para mostrar el campo M (MASCULINO). Y en

caso de querer filtrar por otro campo que no sea SEXO, pues simplemente se da un clic
al botón filtro del campo deseado.
Nota 2: Cuando tienes un filtro activo, el botón de la flecha del filtro se hace acompañar
de un embudo, como se muestra en la imagen siguiente.

Filtrar la tabla dinámica a través de un filtro de informe

Nota: si nos piden una tabla dinámica que contenga los campos SEXO, DEPOSITO, TIPO
DE CLIENTE Y OFICIAL ASIGNADO, pero esta tabla debemos filtrarla por la ciudad o
provincia, es decir sacar los datos por CIUDAD O PROVINCIA.
Paso 1 ► Colocar todos los campos correspondientes que nos han pedido y el campo
CIUDAD O PROVINCIA, colocarlo dentro del recuadro Filtros o filtro de informe, como se
muestra en la imagen siguiente.
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Paso 1 ► Se le da un clic al botón Filtro del campo que se desea filtrar, en este caso del
campo CIUDAD O PROVINCIA, colocado dentro del recuadro filtro de informe en la parte
superior izquierda de la tabla dinámica.
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Paso 2 ► Se le da un clic al dato que se desea mostrar, en este caso AZUA y un clic al
botón aceptar.

Vista previa de la ventana después del paso 2, muestra el filtro los datos de la
CIUDAD O PROVINCIA Azua.

Nota: Si deseas filtrar dos provincias al mismo tiempo debes llevar a cabo los pasos
siguientes:
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Paso 1 ► Se le da un clic al botón Filtro del campo que se desea filtrar, en este caso del
campo CIUDAD O PROVINCIA, colocado dentro del recuadro filtro de informe en la parte
superior izquierda de la tabla dinámica.

Paso 2 ► Activar con un clic el recuadro de la opción Seleccionar varios elementos.

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Paso 3 ► Desactivar todos los datos, dando un clic al recuadro de la opción todas.

Paso 4 ► Activar las que se desean mostrar. (Ejemplo ►AZUA, BARAHONA Y ELIAS
PIÑA)

Paso 5 ► Dar un clic al botón Aceptar.

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Nota: para mostrar todos los datos nuevamente, en este caso todas las provincias, debes
dar un clic al botón todas y un clic al botón Aceptar.

 Sacar Promedio, Suma, Valor máximo, Valor mínimo y cantidad de

valores.
De forma Automática las tablas dinámicas suman todos los datos números que se
colocan dentro del recuadro de la opción valores. Pero a veces no queremos sumar, sino
sacar el promedio, el valor máximo, el valor mínimo o la cantidad de valores, para ello
debemos llevar a cabo los pasos siguientes.
Paso 1 ► Dar doble clic consecutivo sobre el campo que corresponde al valor que se
está mostrando, en este caso Suma de DEPOSITO.
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Paso 2 ► Dar un clic a lo que deseamos mostrar. Ejemplo► Promedio.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Aceptar.

Vista previa de la ventana, después del paso 3, mostrando el Promedio.

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 Nota 1: Para mostrar el Valor máximo, Valor mínimo y cantidad de valores repite
los pasos 1, 2 y 3.

 Nota 2: Si deseas entrar de otra manera, para mostrar el Valor máximo, Valor
mínimo y cantidad de valores, la suma o el promedio, puedes llevar a cabo los
pasos siguientes.

Paso 1 ► En la parte inferior derecha de la ventana de la opción campos de tabla

dinámica, en el recuadro de la opción VALORES, dar un clic al botón desplegable de lo
que se esté mostrando (PROMEDIO, SUMA, CUENTA etc.).
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Paso 2 ► Dar un clic a la opción Configuración de campo de valor.

Vista previa de la ventana que aparece después de dar un clic a la opción

configuración de campo de valor.
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 Mover la tabla dinámica a otras hojas.

Las tablas dinámicas se pueden mover sin ningún inconveniente a cualquier hoja de
cálculo. Veamos los pasos.
Paso 1 ► Dar un clic sobre una de las celdas de la tabla dinámica que se desea mover.

Paso 2 ► Dar un clic al menú ANALIZAR.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Acciones.

Paso 4 ► Dar un clic al botón Mover Tabla Dinámica.

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Paso 5 ► Dar un clic a la hoja que se desea mover y luego un clic a la celda de la misma
hoja, a partir de donde se desea colocar la tabla dinámica, o escribir en el recuadro
ubicación de la ventana que aparece, el nombre de la hoja donde se desea mover y la
celda de la mima hoja donde se dese colocar. (VER IMAGEN SIGUIENTE).

Paso 6 ► Dar un clic al botón Aceptar.

Nota: Después de mover una tabla dinámica, puedes seguir realizando cambios en la
base de datos y la tabla dinámica se actualizará, si no se actualiza de forma automática,
debes ir al menú ANALIZAR y un clic al botón Actualizar.
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Vista previa de la tabla dinámica movida a la hoja 4.

 Mover la tabla dinámica a otros Libros.

Ya vimos cómo mover una tabla dinámica de una hoja a otra, dentro de un mismo libro,
ahora veremos cómo mover una tabla dinámica de un libro a otro.
Requisito: Tienen que estar abiertos los dos libros. (Abrir el libro que tiene la tabla
dinámica y el libro al cual moveremos la tabla dinámica).

Paso 1 ► Dar un clic sobre una de las celdas de la tabla dinámica que se desea mover.
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Paso 2 ► Dar un clic al menú ANALIZAR.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Acciones.

Paso 4 ► Dar un clic al botón Mover Tabla Dinámica.

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Paso 5 ► Dar un clic a en la barra de tareas al libro de Excel donde se desea colocar la
tabla dinámica, (Es decir presentar el libro en pantalla).

Paso 6 ► Dar un clic a la celda a partir de donde se desea colocar la tabla dinámica o
escribir la referencia del libro, de la hoja y de la celda donde se desea colocar. (VER
IMAGEN SIGUIENTE).
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Paso 7 ► Dar un clic al botón Aceptar.

Vista previa de la tabla dinámica movida a otro libro.

Nota: Después de mover una tabla dinámica, puedes seguir realizando cambios en la
base de datos y la tabla dinámica se actualizará, si no se actualiza de forma automática,
debes ir al menú ANALIZAR y un clic al botón Actualizar.

 Cambiar origen de datos.

Luego de elaborar una tabla dinámica, Si agregamos datos nuevos a la base de datos de
una tabla dinámica, es posible que la tabla dinámica no se actualice, y es por esa razón
que debemos cambiar el origen de los datos. Esto es porque al momento de crear la
tabla dinámica, el rango de datos que Excel toma de forma automática, es el de la tabla
de datos o base de datos. Ejemplo: si la tabla abarca desde la celda A1 hasta la celda
F100 y agregamos datos nuevos en las filas 101, 102, 103 etc. Estos datos no estarán
visibles en la tabla dinámica ya elaborada ni si quiera actualizando la tabla dinámica con
el botón Actualizar, es por eso que debemos cambiar el origen de datos para expandir
la selección inicial que hicimos al momento de elaborar la tabla dinámica.
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Pasos para cambiar el origen de datos.

Paso 1 ► Dar un clic sobre una de las celdas de la tabla dinámica a la que se quiere
cambiar el origen de datos.

Paso 2 ► Dar un clic al Menú ANALIZAR.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Cambiar origen de datos.

Paso 4 ► Seleccionar la tabla de datos completa hasta donde llegan los datos ahora o
simplemente modificar el rango de datos en la ventana que aparece en pantalla.
Nota: como se muestra en la imagen siguiente, los datos llegan hasta la fila 50 y la
selección inicial fue hasta la fila 44, por lo tanto, como dice el paso 4, podemos
seleccionar la tabla completa o más bien, modificar manualmente el rango para que
termine en la fila 50 o también modificarlo aún más allá de nuestra base de datos, es
decir podemos escribir que el final del rango sea hasta la fila 5000 o aun mayor, esto es
para que si agregamos más datos después de la fila 50, estén dentro de la matriz y
podamos actualizar las tablas dinámicas que se elaboren de esa base de datos.
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En esta imagen el origen de los datos llega hasta la fila 44.

En esta imagen el origen de los datos se modificó y ahora llega hasta la fila 50.
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 Actualizar los datos de la tabla dinámica.

Cualquier cambio realizado en la base de datos o en la tabla de donde se alimenta la
tabla dinámica, si no se refleja de forma automática en la tabla dinámica hay que
actualizar la tabla dinámica para poder todos los cambios que se han hecho hasta ese
momento.
Pasos para actualizar los datos de la tabla dinámica.
Paso 1 ► Después de hacer los cambios en la base de datos, dar un clic a una de las
celdas de la tabla dinámica que se desea actualizar.

Paso 2 ► Dar un clic al Menú ANALIZAR.

Paso 3 ► Dar un clic al botón Actualizar.

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Vista previa de la tabla dinámica antes de actualizarla.

Vista previa de la tabla dinámica después de actualizarla.