INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

YOVANNA ALEXANDRA ORTIZ ERASO

MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
SAN JUAN DE PASTO
2022
 INTRODUCCIÓN

En el presente informe se conocerá el sistema de gestión

documental que se conoce o que fue establecido por el
Archivo General de la Nación, con el que se da a conocer
el manejo y control de la información sobre esos
documentos, las áreas institucionales y dichos
documentos como: la producción, distribución, su
recepción, el trámite, las consultas, conservación y
disposición final.
Rigiéndose en la normatividad legislativa establecida
para la utilización en cartas, memorandos, comunicaciones
internas, comunicaciones externas, presupuestos, entre
otros archivos. Sin embargo, se busca que en todos sus
conceptos estén bien estructurados y fundamentos
alcanzando un nivel profesional más avanzado con el cual
se desempeña las unidades o áreas de información y sus
archivos.
 SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

1. Alfabético: Se basan en una palabra el cual identifica

el archivo (A-Z).

- ONOMÁSTICO:
Se tiene muy encuentra el orden, por ejemplo, el primer
apellido, segundo apellido, primer nombre y segundo
apellido.

- ALFABÉTICO-GEOGRÁFICO:
Organiza las series documentales o archivísticas
alfabéticamente por listado de ciertos lugares, ya sea un
departamento, país, ciudad, municipio, localidad, barrios,
etc. Por ejemplo: Amazonas, Arauca, Boyacá, Bolivia, Cauca,
César, Girardot…

TEMÁTICO:
Se organizan las series y subseries de aquellos documentos
institucionales por el asunto o tema establecido en su
contenido, por ejemplo: Documentos con estadísticas,
Informes, Presupuestos, etc.

2. Numérico: Se hace una referencia con un número

atribuido.

- ORDINAL O SIMPLES:
Disponen de documentos con orden consecutivo, es decir, que
obedecen a aquella numeración que se le ha asignado, por
ejemplo, en las facturas de los servicios públicos (Cuenta
del cliente Nº 23654897-3).

- CRONOLÓGICOS:
Consiste en posicionar un documento detrás del otro de tal
forma que llevan una secuencia por fecha del trámite del
mismo, por ejemplo; 2020/08/12, 2020/08/ 11, etc.).

3. Mixto o alfanumérico: Es la combinación de los

signos alfabéticos y numéricos.
- ALFABÉTICO Y NUMÉRICO CRONOLÓGICO:
Se organiza una serie de documentos el cual utiliza un
orden alfabético y numérico cronológico, es decir, que
aquellos documentos o datos que no se logren cruzar no
serán separados, siempre estarán asociados, Por ejemplos:
en los contratos de prestación de servicios se basan en el
año del contrato y el nombre del contratista (2022 YOVANNA
ALEXANDRA ORTIZ ERASO, etc.).

- ORDINAL CRONOLÓGICO:
Unidades documentales son numéricas simples y a la vez
cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos), las
cuales se controlan en primer lugar por el número de la
unidad documental y después por el cronológico, por
Ejemplo: 0001 2020, 07, 14 / 0002 2020, 07, 10.

- ORDEN MIXTO:
Es la combinación de la ordinal cronológica y el alfabético
numérico cronológico, por ejemplo: 333313155 ORTIZ ERASO
YOVANNA ALEXANDRA

Esto se hace bajo la Norma INCONTEC ISO 15489, este lo

veremos a continuación:

SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN LOS DOCUMENTOS

—NORMA ISO 15489—

Los principios para la gestión de documentos, y los

requisitos básicos para el establecimiento de buenas
prácticas que precisen la implantación de un marco de
prácticas que mejoren de forma sistemática y efectiva la
creación y mantenimiento de sus documentos, de acuerdo con
las políticas y objetivos de la organización; se encuentra
orientado por la norma ISO 15489. Esta normativa expresa
un método específico para esquematizar e implementar el
sistema de gestión de documentos, concretar los
procedimientos técnicos, crear las herramientas principales
y establecer las actividades de evaluación, medición y
aprendizaje que conducen a la mejora continua del sistema.
La norma ISO 15489 está estructurada en dos partes:
2.1. Información y Documentación: —Generalidades—

Define lo esencial de la norma, precisando sus conceptos

básicos, las directrices que fijan los requisitos a manera
de requerimientos esenciales para la gestión de documentos
en las organizaciones. Se especifican aspectos a tener en
cuenta, con el fin de garantizar que una organización cree
y gestione los documentos que necesita. Los aspectos
contemplados para implementar un plan de gestión de
documentos son los siguientes:
• Cuadro reglamentario.
• Estrategia y responsabilidades.
• Obligaciones de la gestión de documentos.
• Delineación y aplicación de un sistema de gestión de
documentos.
• Métodos e inspección de la gestión de documentos.
• Control y auditoría.
• Formación.

2.2. Información y documentación: —Directrices—

Es un documento técnico que suministra unas técnicas de

implementación de un sistema de gestión de documentos,
según los principios puntualizados en el primer segmento de
la norma. Así, se insiste específicamente en las
habilidades y los métodos de diseño y aplicación;
igualmente, fija las directrices para la concreción de
procesos y los principales instrumentos en la gestión de
documentos. Esta segunda parte tiene relación con el
documento técnico, el cual se enfoca más de forma
sistemática, con el fin que el personal de expertos en
gestión de documentos, puedan dar una mejor aplicación a la
tramitación documental en sus respectivas organizaciones.
CONCLUSIONES:

1. Cada entidad privada o pública tiene su forma de

sistematizar el orden de sus archivos para su respectiva
gestión documental teniendo encuentra la normatividad
legislativa.

2. Se debe proporcionar y controlar la seguridad para la

oportuna localización de la información en todas las áreas
de la organización.