Gestión de archivos electrónicos.

Los principios generales de la gestión de documentos se aplican a los archivos en cualquier

formato. Los archivos digitales (electrónicos), sin embargo, planean problemas específicos. Es más
difícil garantizar que el contenido, contexto y estructura de los archivos esta preservado y
protegido cuando los archivos no tienen una existencia física.

Ventajas que ofrece la digitalización:

 Permite almacenamiento de grandes volúmenes

de documentos en pequeños dispositivos
electrónicos
 Facilita la búsqueda, recuperación y consulta de
los documentos a través de las redes informáticas
 Permite la consulta simultánea a múltiples
usuarios
 Garantiza la protección adecuada de los
documentos en papel para preservarlos de la
constante manipulación.
 Permite reducir el almacenamiento de documentos en costos espacios de oficina

El resguardo de información en los medios digitales es el almacenamiento de datos que se

encuentran en una computadora en algún medio secundario, esta actividad es una tarea de gran
importancia debido a que permite tener cierta protección de nuestra información; ya que en
cualquier momento puede haber un problema inesperado, por ejemplo:

 Fallas eléctricas
 Virus informáticos
 Errores de hardware y software
 Borrado por omisión
 Incendios
 Desastres naturales, etc.

Por ello es importante establecer qué y cómo respaldar la información, evitando su perdida.
Algunos de los medios son:

Medios de almacenamiento: ópticos, cinta magnética, discos cd y DVD, discos duros

Compresión de la información: se utiliza para ahorrar espacio los más comunes son: Winzip,
Winrar entre otros.

Preciosidad de los respaldos: Según su importancia se puede realizar los respaldos de manera
semanal, mensual o trimestral, si la información sufre cambios contantes deberá realizase los
respaldos de manera diaria.

Tipos de respaldos: Puede ser parcial o completa

Pruebas de restauración: Se debe verificar que la información que se guardó está en buen
estado para posible restauración.

Identificación de los archivos: Si un artículo se presenta como un registro legal, que debe ser
autenticado, los expertos forenses pueden tener que examinar un documento o artefacto para
determinar que no es una falsificación, y que cualquier daño alteración o contenido faltante
está documentada.

Almacenamiento de archivos: Los archivos

deber de ser almacenados de tal manera que
sean accesibles y protegidos contra el daño
ambiental. Un documento en papel típico
puede ser almacenado en un archivador en
una oficina. Sin embargo, algunas
organizaciones utilizan salas de archivo con
controles ambientales especializados, entre
ellos la temperatura y la humedad.