Contabilidad III

Unidad III: Cuentas de Orden

Objetivos:
a) Comprender el concepto de “Cuentas de Orden.”
b) Diferenciar valores reales de valores contingentes.
c) Identificar la clasificación de las “Cuentas de Orden.”
d) Reconocer cuando es necesario el uso de “Cuentas de Orden.”
e) Presentar adecuadamente las “Cuentas de Orden” en el Balance General.
f) Registrar operaciones contables que involucren cuentas de orden.
Para hacer comprensible el objeto y funcionamiento de las cuentas de orden, es
necesario conocer la diferencia que existe entre valores reales y valores
contingentes.
Valores Reales
Los valores reales con los que afectan o modifican a las cuentas de balance
(cuentas de activo y pasivo) y resultados (ingresos y egresos) de la empresa.
Valores Contingentes
Los valores contingentes son los que no afectan o modifican el activo, pasivo o
capital, en tanto que la contingencia subsiste, pues una vez que se realiza, se
convierten en valores reales. Los valores reales se registran en cuentas de activo,
pasivo y resultados, en tanto que los valores contingentes se anotan en cuentas de
orden y en ellas figuran mientras subsiste la contingencia.
Cuentas de Orden
Cuentas de orden son aquellas que se emplean para el registro de operaciones que
no afectan o modifican el activo, el pasivo o el capital de la empresa, pero que, a
pesar de ello, es necesario registrar en libros para consignar los derechos u
obligaciones contingentes que entrañan, con fines de recordatorio. O bien para
controlar algunos aspectos de la administración.
A las cuentas de orden también se les denomina con otros nombres, siendo
los principales:

• Cuentas de movimiento compensado

• Cuentas de saldos compensados
• Cuentas de saldos correlativos.
• Cuentas de memorandum
• Cuentas de registro

Casos en que deben establecerse cuentas de orden. Son cuatro los casos concretos
en que deben establecerse cuentas de orden los cuales se indican a continuación.
Para registrar valores y bienes ajenos que se reciban; por ejemplo, las mercancías
que nos encomiendan para su venta, percibiendo en cambio una cuota o comisión.
Para registrar derechos y obligaciones contingentes, tales como primas sobre
contratos de seguro, que la empresa ha pagado y por las cuales adquiere el derecho
de proteger sus bienes por cierta cantidad, durante determinado tiempo; documentos
que la empresa endosa, por los cuales adquiere una responsabilidad contingente,
que se convertirá en real si el girado o principal responsable no liquida el valor de
dichos documentos.
Para registrar la emisión de valores cuyo pago se tenga que hacer en efectivo o por
compensación de servicios, como en los casos de emisión de billetes de banco,
emisión de billetes de lotería etc.
Para registrar operaciones por duplicado con objeto de control desde otro punto de
vista; por ejemplo, cuando la depreciación de los bienes del activo fijo se registran a
tasa diferente de la que marca la ley de impuesto sobre la renta, para controlar, tanto
el precio de costo real, como el precio alzado de las mercancías en consignación.
Clasificación de las cuentas de orden.
Teniendo por base los cuatro casos concretos en que deben establecerse cuentas
de orden, para su presentación en el balance general, se clasifican en tres grupos:
• Valores Ajenos
• Valores Contingentes
• Cuentas de Registro

Valores Ajenos: A este grupo pertenece el importe total de los valores y bienes
ajenos que se reciben.
Valores Contingentes: A este grupo lo forma el importe total de los derechos y
obligaciones contingentes, así como la emisión de obligaciones.
Cuentas de Registro: A este grupo lo forma el importe total de las operaciones, las
cuales, ya sentadas, su registro, se duplica con fines de control desde un punto de
vista distinto.
Para facilitar su movimiento e interpretación, las cuentas de orden se clasifican
teniendo por base las mismas reglas que rigen a las cuentas de activo, pasivo y
capital; de lo anterior, resultan los siguientes grupos:
• Cuentas de orden de activo
• Cuentas de orden de pasivo
• Cuentas de orden de resultados deudores (egresos)
• Cuentas de orden de resultados acreedores (ingresos)

Nomenclatura de las cuentas de orden.

Los nombres o títulos de las cuentas de orden deben dar una idea clara y precisa de
las operaciones que en ellas se registran, con el fin de interpretar fácilmente su
objeto y movimiento.
Teniendo en consideración que las cuentas de orden se llevan con arreglo al sistema
de contabilidad por partida doble, invariablemente se deben establecer en grupos de
dos, de las cuales la primera es deudora, y la segunda, acreedora.
El nombre que se asigne a la cuenta de orden deudora debe ser distinto del de la
acreedora, pero semejantes entre sí, ejemplos: Mercancías en Comisión y
Consignaciones recibidas; Documentos endosados y Endoso de documentos;
Documentos descontados y Descuento de documentos. También se acostumbra
asignar a la cuenta de orden acreedora el mismo nombre que el de la deudora, pero
posponiéndole la palabra “contra” Ejemplos: Mercancías en comisión y Mercancías
en comisión, “contra”; Documentos endosados y Documentos endosados “contra”.
Otra forma consiste en agregar al nombre de la cuenta de orden deudora la palabra
“debe”, y a la acreedora, la palabra “haber”.

Movimiento de las cuentas de orden.

Debido a que se establecen en grupos de dos, de las cuales la primera es deudora,
y la segunda, acreedora, su movimiento es compensado y sus saldos iguales,
aunque de naturaleza contraria, o sea, uno deudor y el de la correlativa o contra
cuenta acreedor.
Existen dos procedimientos para registrar el movimiento de las cuentas de
orden
• Procedimiento Directo o Paralelo
• Procedimiento Cruzado
Movimiento Directo o Paralelo
El movimiento de las cuentas de orden es directo o paralelo cuando en un asiento,
tanto la cuenta deudora como la acreedora, son de orden, sin intervenir cuentas de
balance.
Movimiento Cruzado
El movimiento de la cuenta de orden es cruzado cuando en un asiento intervienen,
como deudora, una cuenta de orden, y como acreedora, una de balance o de
resultados; y cuando en otro asiento aparezca, como acreedora, una cuenta de
orden, y como deudora, una de balance o de resultados. Después del segundo
asiento, las cuentas de orden deberán arrojar saldos numéricamente iguales.
Presentación de las cuentas de orden en el Balance General. Generalmente, se
presentan las cuentas de orden al pie del Balance General, o sea, debajo de la suma
del activo y la del pasivo más el capital; indicando la del saldo deudor, no así las
acreedoras, debido a que su movimiento es compensado y sus saldos
numéricamente iguales.
Documentos Descontados o Endosados

La existencia del crédito comercial se debe, en gran parte, el descuento de los

títulos de crédito (letras de cambio y pagarés), ya que el comerciante, para tener
fondos, no necesita esperar hasta el día del vencimiento para cobrarlo a sus
clientes, sino únicamente descontarlos en una institución de crédito o un particular,
recibiendo inmediatamente el líquido producto, o sea el valor nominal menos un
descuento.

Valor Nominal. El valor que el documento tiene escrito o impreso para ser
pagados en la fecha de su vencimiento.

Descuentos. El descuento es el interés y comisión de cobro que las instituciones

de crédito o un particular rebajan del valor nominal de los documentos no vencidos
que el comerciante les tramite en propiedad.

El descuento se calcula sobre el valor nominal de los documentos y los días que
hay entre la fecha en que se llevan a cabo el descuento y los del vencimiento de los
mismo. Además, como las instituciones de crédito acostumbran descontar una
pequeña cantidad por concepto de comisión de cobro.

Valor actual o real. Es el valor del documento en la fecha en que se descuenta, o

sea el valor nominal del documento menos el descuento. Al descontar una letra de
cambio o pagaré, se requiere la existencia del endoso, que trasmita en propiedad
a la institución de crédito o particular los documentos decididos por el endosante o
cedente. De acuerdo con la ley de título y operaciones de crédito, el endosante o
sea la persona que trasmite un documento de crédito, responde solidariamente del
pago del documento; su responsabilidad cesa hasta el momento en que tenga
conocimiento que el documento ha sido cobrado. Como puede observarse, el
endosante al transmitir un documento de crédito adquiere una obligación
contingente, es decir, probable, posible, pues existe el riesgo de que el principal
obligado no lo pague y el último tenedor le exija el cumplimiento del pago.

La obligación contingente que se adquiere al endosar un documento de crédito se

debe consignar en libros, lo cual se puede hacer en dos formas:

1. Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia.

2. Estableciendo cuentas de orden.

Estableciendo una cuenta de pasivo de contingencia

La cuenta que se establece se denomina documento descontado o endosado, que

se emplea para registrar los documentos que se endosan con descuento o sin él,
cuyo movimiento y saldo es el siguiente:

Documentos Descontados o Endosados

Se abona:
 Del valor nominal de los documentos de créditos que se endosan a
terceras personas.

Se carga:
 Del valor nominal de los documentos de crédito endosados, que han
sido pagados.
 Del valor nominal de los documentos de créditos endosados que le sean
devueltos al endosante o cedente por no haber sido pagados.

Sus saldos:
 El saldo de esta cuenta es acreedora y representa el importe del valor nominal
de los documentos de créditos endosados que aún no han sido pagados, y a la
vez representa la responsabilidad contingente que tienen el endosante o
cedente.

La cuenta de pasivo de contingencia documentos descontados o endosados se

presenta en el balance general como cuenta complementaria de activo,
deduciendo su saldo del que tenga la cuenta de documentos por cobrar.

Cuando los documentos se descuentan en una institución bancaria, se le indica

con protesto o sin protesto, para el caso de que el documento no sea pagado el
día de su vencimiento por el obligado; en la primera indicación, el banco lo
protesta y lo devuelve al endosante, cargando en la cuenta de este el valor
nominal del documento, así como el importe del protesto; en la segunda
indicación, no lo protesta, simplemente el banco lo devuelve, cargando en la
cuenta del endosante el valor nominal del documento.

Protesto.
Protesto es una diligencia administrativa llevada a cabo por un notario o corredor
público titulado, y por medio de la cual se obtiene una constancia plena de que un
documento fue presentado en tiempo y que el obligado dejo de pagarlo total
o
parcialmente. Una vez levantado el protesto, el tenedor del documento no pagado
puede exigir judicialmente el pago, no solo del valor nominal del documento, sino
también de los intereses moratorios, gastos de protestos, etc.; a cualquiera de las
personas cuyas firmas aparezcan en el documento.

Documentos Protestados.
Documento protestado es una cuenta de activo circulante;
Se carga
 Del valor nominal de los documentos que se protestan.
Se Abona
 Cuando el documento protestado se ha cobrado por el tenedor.

Saldo
 Su saldo es deudor y representa el valor nominal de los
documentos protestados aún no cobrados.

Los intereses moratorios, gastos de protestos, etc.; que ha originado la falta de

pago del deudor del documento, se deben cargar en su cuenta personal, y abonar
cuando sean pagados por él.

Estableciendo Cuentas de Orden

Teniendo en consideración que al endosar un documento se adquiere una
responsabilidad contingente, las cuentas de orden que se establecen
corresponden al grupo de valores contingentes cuyos nombres pueden ser:
 Documentos endosados (C.O.D.)
 Responsabilidad por endosos (C.O.A.)

El movimiento de ambas cuentas debe ser compensado y su saldo

numéricamente igual, pero de naturaleza contraria, representando este la
responsabilidad contingente del endosante.

Casos en que tienen movi miento las cuentas de orden.

1. Al endosar un documento, se carga documentos endosados y se abona
responsabilidad por endoso, por el valor nominal del mismo.

2. Al tener conocimiento de que el documento endosado ha sido cobrado, o de

que es devuelto por falta de cobro, se carga responsabilidad por endoso y
se abona documentos endosados.

Mercancías en Comisión

Comisión Mercantil. De acuerdo con el código del comercio, la comisión mercantil

es el mandato o encargo aplicado a actos concretos de comercio, denominándose
comitente a la persona que otorga o confiere la comisión y comisionista, a quien la
desempeña.

El mandato o encargo no es necesario que conste en escritura pública; es

suficiente que figure por escrito en un documento otorgado por el comitente, o
de la palabra, siempre que en este último supuesto se confirme este por escrito
antes que el negocio concluya.

El mandato o encargo se puede referir a varios actos concretos de comercio, entre

los cuales, podemos mencionar, la compra y venta por cuenta ajena, y es este
último al que habremos de referirnos en el desarrollo de este tema.

Las mercancías que recibe el comisionista para su venta no aumentan su activo,

ya que no son de su propiedad, pues el comitente únicamente le ha conferido la
facultad de negociar con dichas mercancías, pero no su propiedad.

El comisionista puede desempeñar el mandato o el cargo tratando en su

propio nombre o en el de su comitente. Cuando contrate en nombre propio tendrá
acción u obligación directamente con las personas con quienes contrate, sin estar
obligado a declarar quien es el comitente; no así cuando contrate expresamente
en nombre del comitente.

Es libre el comisionista para aceptar o rechazar el cargo del comitente, si lo

rehúsa, deberá dar aviso inmediatamente de esto. Si la mercancía ha sido
remitida y el comisionista rehúsa al encargo, está obligado a hacer los gastos que
sean de indispensable necesidad, para conservarlas en buen estado; por
supuesto, el importe de dichos gastos deberá ser pagados posteriormente al
comisionista por el comitente.

En aquellos mandatos cuyo cumplimiento exige provisión de fondos, el

comisionista no está obligado a ejecutarlo mientras el comitente no se la haga en
cantidad suficiente, y también podrá suspenderlos cuando se haya terminado la
provisión de fondos recibida.
El comisionista, en el desempeño de su encargo, se sujetará estrictamente a las
instrucciones recibidas del comitente, y en ningún caso podrá proceder contra las
disposiciones expresas de este.

El comisionista no podrá, sin autorización del comitente, vender las mercancías a

crédito o recibir documentos por cobrar que garanticen sus importes.

Por su acción en la venta de mercancías, el comisionista cobra al comitente una

cuota denominada comisión, cuyo porcentaje, por lo regular, se calcula sobre
el monto de las ventas.

Se acostumbra a que periódicamente (semanal, quincenal, mensualmente, etc.), o

cuando el comisionista concluya el mandato o encargo, le rinda al comitente una
cuenta completa y justificada del valor de las ventas, cobros efectuados, gastos y
comisión cobrada, y por supuesto reembolsarle el saldo a su favor.

Cuentas de Orden. Considerando que, tanto las mercancías que recibe el

comisionista, como el importe de las ventas efectuadas al contado y los cobros
recibidos de los clientes por ventas a crédito no son valores de su propiedad, pues
le pertenecen al comitente, no los puede considerar dentro de sus cuentas de
activo, sino registrarlo en cuentas de orden.

Las cuentas de orden que se establecen corresponden al grupo de valores ajenos,

por tratarse de valores que no son propiedad del comisionista.

Para registrar las mercancías que se reciben del comitente, así como las ventas y
devoluciones de las mismas, se establecen las siguientes cuentas de orden:

 Mercancía en Comisión (C.O.D.)

 Comitente, Cuentas de Mercancías (C.O.A.)

Se afectan por:
 El precio de costo de las mercancías recibidas del comitente para su
venta.
 El precio de costo de las mercancías devueltas por los clientes al
comisionista.
 El precio de costo de las mercancías vendidas por el
comisionista.
 El precio de costo de las mercancías devueltas por el comisionista al
comitente.
El saldo de ambas cuentas, que siempre deben ser numéricamente iguales, pero
de naturaleza contraria, representa el precio de costo de las mercancías en poder
del comisionista que son propiedad del comitente.

Para registrar las entradas y salidas de dinero en efectivo que originen las
operaciones que ha efectuado el comisionista, por cuenta del comitente, se abren
las cuentas de orden siguientes:

 Caja del Comitente (C.O.D.)

 Comitente, Cuenta Caja (C.O.A.)

Se afectan por:
 La provisión de fondos que recibe el comisionista del comitente.
 El dinero en efectivo que recibe el comisionista por las ventas al contado.
 Los cobros que hace el comisionista sobre las ventas al crédito.
 Los gastos que paga el comisionista por cuenta del comitente.
 La cuota o comisión que el comisionista cobra al comitente.
 Las remesas en efectivo que el comisionista haga al comitente.

El saldo de estas cuentas, siempre deben ser numéricamente iguales, pero de naturaleza
contraria, representa el dinero en efectivo en poder del comisionista que es propiedad
del comitente.

Para registrar las ventas a crédito, cobros efectuados sobre las ventas, las ventas a
créditos y devoluciones sobre ventas que los clientes hacen al comisionista se establecen
las siguientes cuentas de orden:

 Clientes del Comitente (C.O.D.)

 Comitente, Cuenta Clientes (C.O.A.)

Se afectan por:

 El importe de las ventas efectuadas al crédito por el comisionista.

 Los cobros efectuados por el comisionista sobre las ventas al crédito.
 El importe de las mercancías devueltas por los clientes al comisionista.

El saldo de ambas cuentas, que, en cualquier momento, deben ser numéricamente

iguales, pero de naturaleza contraria, representa lo que aún deben los clientes, cuyo
importe pertenece al comitente.