SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

PLAN DE TRABAJO
DEL ESTUDIANTE
 TRABAJO FINAL DEL CURSO

1. INFORMACIÓN GENERAL

Apellidos y Nombres: Santisteban Cespedes Jesús santos ID: 1482528

Dirección Zonal/CFP: Cercado de Lima / Luis Cáceres Graziani
Carrera: ADMINISTRACION LOGISTICA Semestre: II
Curso/ Mód. Formativo GESTION DE COMPRAS I
Tema del Trabajo: PLAN DE COMPRAS

2. PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO

ACTIVIDADES/
N° CRONOGRAMA/ FECHA DE ENTREGA
ENTREGABLES
Diagnóstico del
1 22/04/23
problema
Defectos de la
2 22/04/23
operación
Investigación
3 30/04/23
adicional
4 Recomendaciones 02/05/23
Flujograma de
5 02/05/23
compras
6 Preguntas Guía 03/05/23

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

TEMA: PLAN DE COMPRAS

PLANTEAMIENTO DEL TRABAJO

Usted como Auditor operativo va a llevar a cabo la revisión de la función de compras de la

empresa “ACORLANCH SAC”, que se dedican a la fábrica de productos farmacéuticos y que
la materia prima se adquiere en un 60 % en el país y el resto es importado de Inglaterra,
Alemania y Estados Unidos.

La función de compras implica en esta empresa:

• Atención de las requisiciones provenientes de producción.

• Programación de compras.
• Selección de los mejores proveedores y negociación de los mejores precios.
• Expedición de órdenes de compra.
• Supervisión de la recepción del material pedido conforme a las disposiciones contratadas.
• Update continua del directorio de proveedores.

En el desarrollo de su revisión usted observe; con fundamento en los siguientes aspectos de

interés:
El 80 % de las requisiciones que llegan son urgentes. Existe una queja continua del Gerente
de producción por falta de abastecimientos que continuamente interrumpe la producción.

El Gerente de Compras señala que la culpa es de producción porque no le informan

oportunamente sus requerimientos a causa de no tener programado la producción.

En el examen del procedimiento de compras que se realizó haciendo pruebas selectivas de

las compras hechas en todo el año, se observaron las siguientes fallas generales:

COMPRAS LOCALES

Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia.

Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato por razones de
urgencia.
Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por desconocerse su existencia.
Comprando adecuadamente.
Total, examinado
En las importaciones no se observaron deficiencias.

Resuelve las siguientes pautas de la práctica.

✓ Definir los problemas.

✓ Señalar el defecto que tiene la operación.

✓ Indique que investigaciones adicionales harían.

✓ Señale las posibles recomendaciones.

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SOLUCIÓN PLANTEAMIENTO DEL TRABAJO

A. Diagnóstico de problemas generales:

La empresa ACORLANCH SAC tiene problemas en su función de compras, los cuales se
reflejan en la falta de abastecimiento y en la interrupción constante de la producción.
Además, se han identificado las siguientes fallas generales en el proceso de compras
locales:
✓ Compras en que no se hicieron cotizaciones por urgencia.
✓ Compras en que se seleccionó a un proveedor que no era el más barato por
razones de urgencia.
✓ Compras en que no se cotizó a más de dos proveedores por desconocerse su
existencia.
Entre estas funciones identificamos problemas en las siguientes áreas:

1. Inadecuada organización

La falta de organización de las tareas que se realiza en cada una de las áreas. Los gerentes de
producción y compras tienen contantes quejas entre si mismos ya que no tienen definida sus
funciones y también el tiempo de entrega de los recursos que se necesita.

Esto hace que se evidencie caos, incertidumbre e interrupción operativa en cada una de las
actividades.

No existe una auditoría interna que regule las actividades y tareas dentro de las organizaciones, al
carecer de esto se crea errores desvirtuando el control.

La falta de conocimiento del organigrama y programas que se deben desarrollar dentro del
departamento ocasiona que inviertan el tiempo en labores extra para obtener los resultados que
esperan.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

2.Planificación de Compra.

No existe una adecuada planificación de las actividades que se deben realizar en el área de
compras. Actualmente existe una queja constante por parte del gerente de producción por falta de
abastecimiento que continuamente interrumpe la producción. Esto es porque no existe o no está
diseñado un sistema de control de inventarios.

Adicional no existe políticas en cuanto a los presupuestos y cotizaciones que se utilizan en la

operatividad de la empresa, por ello no hay tiempo para analizar alternativas, proveedores
potenciales, evaluar presupuestos y negociar, los resultados que se consiguen son deficientes.

Ante este análisis se define que la empresa no esta utilizando mediciones con indicadores, de la
forma como se esta llevando a cabo cada actividad que realiza en sus áreas, entonces tomemos
en cuenta que lo no se puede medir, no se puede gestionar ni mejorar.

Un plan de compras es una herramienta que sirve para definir las necesidades de
insumos (bienes, servicios y obras) de una organización en un período de tiempo determinado.
Mediante este proceso se determina: qué necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo
necesita y los recursos con los que cuenta para adquirirlo.

Para ello tenemos en cuenta:

1. Definición de requerimiento.

2. Selección de mecanismo de compra.

3. Llamado y recepción de ofertas.

4. Evaluación de ofertas.

5. Adjudicación de oferta.

6. Recibo de producto o servicio.

7. Seguimiento o monitoreo de la compra.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

3. Falta de comunicación

Falta de coordinación y concertación en las decisiones tomadas por cada departamento.

Existen conflictos entre los gerentes del departamento de producción y compras originados por la
falta de comunicación, esto crea conflictos internos que pueden afectar al buen funcionamiento de
la empresa.

Los problemas de comunicación crean confusión, pérdida de tiempo, y malestar en el personal por
los llamados de atención injustificados.
No se están cumpliendo con los objetivos de la información financiera de ser oportuna y útil, lo que
genera que la gerencia tenga que tomar decisiones a último minuto.

El área de comunicaciones, encabezada por el director de comunicaciones, se encarga de

garantizar que todos los mensajes que se emiten a nombre de un negocio estén alineados con los
valores corporativos, la misión, la visión, la audiencia objetivo y la necesidad o propósito
específico de cada situación.

4. Selección de proveedores

Se evidencia que la empresa no tiene actualizado su directorio de proveedores lo que puede

generar perdidas dentro de la empresa.

Hay que realizar una evaluación integral de los mismos, que contemple precios y plazos de pago,
calidad del producto o servicio entregado, logística y capacidad financiera del proveedor.

En la gestión de compras la elección de proveedores es esencial y debe tener alineados también

los objetivos de la empresa, estos proveedores deben ser investigados a nivel nacional e
internacional y que puedan satisfacer las necesidades, teniendo un acuerdo entra las áreas de
compras y producción.

Aquí hay algunos pasos que puede seguir para seleccionar proveedores de manera efectiva:

I. Identifique las necesidades de su empresa: Antes de comenzar a buscar

proveedores, es importante identificar las necesidades de su empresa. ¿Qué

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

productos o servicios necesita? ¿Qué requisitos son importantes para su empresa,

como la calidad, el precio, la entrega y el servicio al cliente?
II. Haga una lista de posibles proveedores: Una vez que haya identificado sus
necesidades, haga una lista de posibles proveedores. Puede hacerlo a través de
búsquedas en línea, referencias de otros proveedores o a través de redes
profesionales.
III. Evalúe a los proveedores: Es importante evaluar a los proveedores en función de
sus necesidades. Algunos factores para considerar incluyen la calidad del producto
o servicio, el precio, la disponibilidad, la capacidad de entrega y el servicio al cliente.
IV. Realice una verificación de antecedentes: Antes de hacer negocios con un
proveedor, es importante realizar una verificación de antecedentes. Esto puede
incluir verificar la reputación del proveedor, su historial financiero y su
cumplimiento con las regulaciones locales y estatales.
V. Seleccione al proveedor: Una vez que haya evaluado y verificado a los
proveedores, seleccione al proveedor que mejor satisfaga las necesidades de su
empresa. Es importante tener en cuenta que no siempre se trata solo del precio más
bajo, sino también de la calidad, la disponibilidad y el servicio al cliente.
VI. Establezca un acuerdo contractual: Finalmente, es importante establecer un
acuerdo contractual con el proveedor seleccionado. El acuerdo debe incluir los
términos y condiciones, los precios, los plazos de entrega, las garantías y cualquier
otra información relevante.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

B. DEFECTOS DE LA OPERACION:

Los defectos que se pueden evidenciar son los siguientes:

1- Falta de supervisión, que controle los distintos procesos.

2- El principal defecto en la operación de compras de ACORLANCH SAC es la falta de
planificación y la priorización de las compras urgentes por encima de las compras
regulares.
3- Esto ha llevado a la selección de proveedores que no son los más adecuados en
términos de precio y calidad, así como a la falta de cotizaciones y evaluaciones de
proveedores.

C. INVESTIGACION ADICIONAL:

Para comprender mejor los problemas en la función de compras, se deberían realizar las
siguientes investigaciones adicionales:
➢ Revisión de los procedimientos de programación de compras y de atención de
requisiciones urgentes para determinar si se están siguiendo adecuadamente.
➢ Evaluación del sistema de comunicación entre producción y compras para
determinar si se están comunicando adecuadamente las necesidades de
producción y si se están planificando adecuadamente las compras.
➢ Revisión del directorio de proveedores para determinar si se está actualizando y
si se están identificando proveedores potenciales.

D. RECOMENDACIONES:
• Implementar un plan de programación de compras que priorice las compras
regulares y reduzca la cantidad de compras urgentes.
• Establecer procedimientos claros para la evaluación de proveedores y la
obtención de cotizaciones, incluso en casos de compras urgentes.
• Mejorar la comunicación entre producción y compras para garantizar una
planificación adecuada de las compras.
• Revisar y actualizar el directorio de proveedores de manera regular.
• Proporcionar capacitación al personal de compras sobre la selección y
evaluación de proveedores.
• Hacer una prueba física de los inventarios para determinar que hay realmente en
existencias, y estudiar el consumo promedio de materia prima en producción
con el fin de determinar el stock máximo y mínimo.
• Hacer una debida planeación financiera y presupuestos a largo plazo elaborando
los debidos estados financieros.
• Compromiso del departamento de producción para enviar las requisiciones con
suficiente tiempo de anticipación.
• Elaborar un organigrama operacional de la organización, y de acuerdo con el
nivel de producción proyectado hacer una programación de compras.

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Como medida de mejora para el departamento de compras se podría optar por el

sistema MRP y Seguimiento y Control de Compras.
Sistema de compras MRP

MRP (Material Requirements Planning) es un sistema de planificación de requerimientos

de materiales que ayuda a las empresas a determinar qué materiales necesitan y cuándo
los necesitan para producir sus productos. El sistema MRP se utiliza en el departamento de
compras para planificar y gestionar la compra de materiales necesarios para la producción
de la empresa.

El sistema MRP utiliza la información de la programación de la producción para calcular los

requerimientos de materiales y generar órdenes de compra de forma automática. Esta
información se basa en el plan maestro de producción, que especifica cuántos productos
deben producirse y cuándo.
El MRP realiza cálculos de las necesidades de materiales basándose en los siguientes datos:
1. La cantidad de productos que se van a producir.
2. El tiempo necesario para producir un producto.
3. La cantidad de materiales necesarios para producir un producto.
4. El tiempo necesario para adquirir los materiales.

El seguimiento y control de compras

El seguimiento y control de compras es una actividad fundamental del departamento de compras
que implica verificar que todas las compras se realicen de acuerdo con los términos y condiciones
acordados, y que se cumplan los plazos de entrega y la calidad requerida. Esta actividad involucra
verificar las órdenes de compra, hacer un seguimiento constante del estado de las compras,
recibir y verificar los productos, gestionar problemas y mantener registros precisos de todas las
compras.

El seguimiento y control de compras implica las siguientes actividades:

✓ Verificación de la orden de compra: Se debe verificar que la orden de compra
contenga toda la información necesaria, como el proveedor, los términos de compra, la
cantidad y descripción del producto, y el plazo de entrega.
✓ Seguimiento del estado de las compras: El departamento de compras debe hacer
un seguimiento constante del estado de las compras para asegurarse de que se estén
cumpliendo los plazos de entrega y que el proveedor esté cumpliendo con los términos y
condiciones acordados.
✓ Recepción y verificación de los productos: Cuando se reciben los productos, se
debe verificar que la cantidad y la calidad de los productos sean los acordados, y que
cumplan con los estándares de calidad establecidos por la empresa.
✓ Gestión de los problemas: Si se detectan problemas durante el proceso de compra,
el departamento de compras debe tomar medidas para solucionarlos de manera oportuna
y eficiente. Esto puede incluir la negociación de nuevos términos y condiciones con el
proveedor, la búsqueda de nuevas opciones de compra, o la resolución de problemas de
calidad.
✓ Gestión de documentos: El departamento de compras debe mantener registros
precisos y actualizados de todas las compras, incluyendo órdenes de compra, facturas,
recibos, garantías y otros documentos relevantes.

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FLUJOGRAMA DE COMPRAS

COMPRAS

Seguimiento y/o
Identificacion Cotización de
expedición de
de la compra la orden de
necesidad compra

Recepción e
Selección de Recepción de inspección de
proveedor Cotizaciones los artículos

Formalización Determinación Liquidación de

de la solicitud de precios y la factura y pago
de compra términos al proveedor

Determinación y Preparación y
asignación de la Mantenimiento
análisis de las de Registros
fuentes de Orden de
abastecimiento Compra

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2. PREGUNTAS GUIA
Durante la investigación de estudio, debes obtener las respuestas a las siguientes interrogantes:

Nº PREGUNTAS

1
¿En qué consiste el planeamiento de compras?
2
¿Cuáles son las principales funciones del departamento de compras?
3
¿Qué es el proceso de selección de proveedores?
4
¿Cuál es el procedimiento para elaborar la programación de entrega de pedidos?
5
¿Cuál es el procedimiento de registro de de solicitudes de cotizaciones?
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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

HOJA DE RESPUESTAS A LAS PREGUNTAS GUÍA

1. ¿En qué consiste el planeamiento de compras?

El planeamiento de compras permite invertir menos tiempo en tareas administrativas, como

elaboración de órdenes de compra, documentación, coordinaciones, entre otras. También es
una gran herramienta para reducir costos y evitar compras urgentes.

Es el proceso mediante el cual una empresa determina las necesidades de compra de

bienes y servicios, y establece una estrategia para adquirirlos de la manera más eficiente y
efectiva posible.

El objetivo del planeamiento de compras es asegurar que la empresa tenga los recursos
necesarios para operar de manera efectiva, al tiempo que se minimizan los costos y se
optimiza el rendimiento.

Las diversas áreas funcionales de planificación desarrollan principalmente los niveles táctico
y operativo e inciden en:
1. Planificación del inventario.
2. Planificación de la distribución.
3. Planificación de la producción.
4. Planificación del abastecimiento.
5. Planificación del transporte.

El proceso de planeamiento de compras suele involucrar los siguientes pasos:

a. Identificación de las necesidades de la empresa: En este paso, se
identifican los bienes y servicios que la empresa necesita para operar de manera
efectiva. Esto puede incluir materias primas, suministros, equipo, servicios y otros
elementos necesarios para la producción y la operación.
b. Evaluación de los proveedores: Una vez que se han identificado las
necesidades de la empresa, se realiza una evaluación de los proveedores
potenciales. Se consideran factores como la calidad del producto, los precios, la
capacidad de suministro, la ubicación geográfica y otros factores relevantes para la
empresa.
c. Selección de proveedores: Una vez que se han evaluado los proveedores, se
seleccionan aquellos que mejor se ajustan a las necesidades de la empresa. Se
negocian los términos y condiciones de los contratos de compra, incluyendo los
precios, los plazos de entrega, las garantías y otros términos importantes.
d. Gestión de la cadena de suministro: Una vez que se han seleccionado los
proveedores, se establece un sistema para gestionar la cadena de suministro. Esto
incluye la gestión de inventarios, la planificación de la producción, la coordinación de
los plazos de entrega y la supervisión del rendimiento del proveedor.

Podemos definir que, el planeamiento de compras es un proceso clave para asegurar

que una empresa tenga los recursos necesarios para operar de manera efectiva, al
tiempo que se minimizan los costos y se optimiza el rendimiento.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

2. ¿Cuáles son las principales funciones del departamento de

compras?
El departamento de Compras juega un papel clave en la gestión de la cadena de suministro.
Por lo general ayudan al resto de departamentos a identificar sus necesidades y gestionar el
proceso de solicitud de cotizaciones, buscando mantener precios competitivos acordes con
el presupuesto.
De manera general podemos decir que las principales funciones del departamento de
Compras son:

a. Reducir costes
No se trata solo de reducir costes momentáneos, si no de asegurar una estructura de costes
eficiente que permita la continuidad del negocio y optimice nuestros procesos. Por lo general
una buena estructura de Compras permite a las organizaciones conseguir ahorros y ofrecer
mejores precios a sus consumidores sin perder la calidad de los productos.
Un mayor control y visibilidad del gasto permite identificar así costes innecesarios para el
correcto funcionamiento de la organización.

b. Reducir el riesgo y garantizar la seguridad del suministro

La cadena de suministro lleva implícito gestionar ciertos riesgos de terceros. El departamento
de compras debe ser capaz de identificar riesgos, evaluarlos y mitigar su impacto en la
organización. Para ellos se suele realizar una matriz de riesgos y un plan de crisis donde se
detallan todas las acciones que deberán llevarse a cabo en caso de que cualquier amenaza
se convierta en real.

c. Fortalecer las relaciones

Compras no se encarga solo de adquirir bienes o servicios, sino de establecer relaciones
estables y duraderas con todos los proveedores. Esto incluye, el equipo directivo,
empleados, accionistas y consumidores.
El desafío del departamento de compras es lograr que los proveedores se involucren,
logrando que invierta en la relación a largo plazo.
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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
Por otro lado, también debe trabajar con el equipo interno de áreas como Marketing,
Finanzas o Logística para garantizar que todos estén alineados.

d. Mejorar la calidad
Compras y Calidad deben estar íntimamente ligados y trabajar conjuntamente para mejorar
los estándares de sus productos.

e. Perseguir la innovación
El departamento de Compras está en contacto con multitud de empresas externas, por lo
que es una excelente oportunidad para buscar mejoras que favorezcan la innovación y
puedan suponer una ventaja competitiva para nuestra empresa.
f. Aprovechar la tecnología
Existen una gran variedad de herramientas tecnológicas que pueden ayudar a impulsar
nuestra empresa. Compras debe ser capaz de identificar problemas e ineficiencias en la
cadena de suministro y seleccionar aquellas soluciones de software, como sistemas de
control de inventarios que impulsen la gestión de su Supply Chain.
Comprar no es solo el proceso de adquirir bienes o servicios. Es el proceso de adquisición
estratégica de bienes y servicios, que se puede realizar mejor examinando las necesidades
actuales y las expectativas de una empresa. Los departamentos de compras son críticos
para las empresas porque a menudo tienen la información más detallada sobre los productos
y servicios que necesita una empresa.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
3. ¿Qué es el proceso de selección de proveedores?
-La selección de proveedores consiste en encontrar aquella empresa que ofrece el producto
o el servicio que necesita otra compañía para producir su producto o realizar su servicio,
según los criterios marcados por la dirección.

-Es un conjunto de actividades que se llevan a cabo para elegir a los proveedores más
adecuados para satisfacer las necesidades de una empresa en términos de suministro de
bienes o servicios.

-Este proceso es una parte importante del departamento de compras de una empresa, ya
que la selección de proveedores adecuados puede tener un impacto significativo en la
calidad, los costos y la eficiencia de la cadena de suministro.

- Evaluación de Proveedores: Es un Método mediante el cual se determina el cumplimiento

de los aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor, durante la ejecución
del contrato.
El proceso de selección de proveedores suele incluir las siguientes etapas:

• Identificación de necesidades: En primer lugar, se debe identificar las necesidades

de la empresa en términos de bienes o servicios que se van a adquirir.
• Identificación de proveedores potenciales: A continuación, se deben identificar los
proveedores potenciales que puedan satisfacer esas necesidades. Esto puede incluir
la investigación en línea, la búsqueda de referencias de otras empresas y la
participación en ferias y exposiciones de la industria.
• Evaluación de proveedores: Una vez que se han identificado los proveedores
potenciales, se deben evaluar para determinar su capacidad para suministrar los
bienes o servicios requeridos. La evaluación puede incluir factores como la calidad de
los productos, los precios, la capacidad de producción, la capacidad financiera y la
reputación del proveedor.
• Selección de proveedores: A partir de la evaluación de proveedores, se
seleccionan los proveedores más adecuados para satisfacer las necesidades de la
empresa. La selección se basa en criterios objetivos y subjetivos, como la calidad, el
precio, la capacidad de producción, la capacidad financiera, la capacidad de entrega y
la fiabilidad.
• Negociación y establecimiento de contratos: Una vez que se han seleccionado los
proveedores, se deben negociar los términos y condiciones del contrato. Esto incluye
acuerdos sobre precios, cantidades, plazos de entrega, garantías y otras condiciones.
• Seguimiento y evaluación: Una vez que se ha establecido un contrato con el
proveedor, se debe hacer un seguimiento y evaluación de su desempeño para
asegurarse de que está cumpliendo con los términos y condiciones del contrato.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
4. ¿Cuál es el procedimiento para elaborar la programación de
entrega de pedidos?

El proceso para elaborar la programación de entrega de pedidos incluye la identificación de

necesidades, la evaluación de proveedores, el establecimiento de plazos de entrega, la
elaboración de la programación de entrega, la comunicación con los proveedores, el tipo de
bienes o servicios que se están adquiriendo y el seguimiento y ajuste continuo.

Al seguir este proceso, se puede asegurar que los pedidos se entreguen a tiempo y se
satisfagan las necesidades de la empresa.

A continuación, se presenta un proceso general que se puede seguir para elaborar una
programación de entrega de pedidos:
▪ Identificación de necesidades: El primer paso es identificar las necesidades de la
empresa en términos de bienes o servicios que se van a adquirir. Esto incluye la
determinación de las cantidades, especificaciones y plazos de entrega requeridos.
▪ Evaluación de proveedores: El siguiente paso es evaluar a los proveedores
potenciales para determinar su capacidad para suministrar los bienes o servicios
requeridos. Esto incluye la evaluación de factores como la calidad, el precio, la
capacidad de producción, la capacidad financiera y la reputación del proveedor.
▪ Establecimiento de plazos de entrega: Una vez que se ha seleccionado a un
proveedor, se deben establecer los plazos de entrega para cada pedido. Esto se basa
en factores como la capacidad de producción del proveedor, los tiempos de
transporte y la disponibilidad de inventario.
▪ Elaboración de la programación de entrega: A partir de los plazos de entrega
establecidos, se puede elaborar una programación de entrega de pedidos. Esta
programación debe incluir información detallada sobre los plazos de entrega para
cada pedido y las fechas de entrega estimadas.
▪ Comunicación con los proveedores: Es importante comunicar los plazos de entrega y
la programación de entrega a los proveedores para que estén al tanto de las
expectativas de la empresa. Esto puede incluir la negociación de plazos de entrega
específicos o la coordinación de fechas de entrega para múltiples pedidos.
▪ Seguimiento y ajuste: Una vez que se ha establecido la programación de entrega, es
importante hacer un seguimiento y ajuste regularmente para asegurarse de que se
están cumpliendo los plazos de entrega y hacer los ajustes necesarios en caso de
cualquier cambio en las necesidades de la empresa o la disponibilidad de los
proveedores.

Durante la logística de entrega de pedidos, el producto debe pasar por un

conjunto de etapas necesarias no solo para hacer que este llegue a su destino,
sino también para prestar al comprador un servicio de entrega de calidad, con
el objetivo de ofrecerle una experiencia de compra lo más satisfactoria posible.

En este contexto, las etapas del ciclo del pedido son las siguientes:

Recepción del pedido: la empresa recibe información detallada del producto solicitado por
el cliente. Se recaban datos importantes como cantidad y características del producto en
cuestión.

Comprobación del pedido: se verifica que el pedido sea el correcto y se concreta una
forma de pago.

Preparación del pedido: se procede al embalaje del producto y a la organización de los

mismos por lotes de salida.
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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
Envío y entrega del pedido: se despacha la mercancía desde el centro logístico y se
distribuye a través de rutas previamente planificadas, y se hace la entrega segura en el
destino final.

Comprobación de la entrega de pedidos: una vez hecha la entrega de mercancía, se deja

constancia de esta a través de un documento, firma, foto u otras opciones.

Una vez gestionada la compra, el proceso de entrega de pedidos inicia con la organización
de la mercancía por lotes de distribución. En este punto, se seleccionan los transportes
logísticos adecuados para trasladar los productos de acuerdo con sus características. Por
ejemplo, las mercancías que deben cumplir con una cadena de frío tienen que ser
transportadas por vehículos acondicionados para ello.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
5. ¿Cuál es el procedimiento de registro de solicitudes de
cotizaciones?

Documento externo que se utiliza para solicitar información/cotización a proveedores

potenciales de los bienes, arrendamientos o servicios requeridos, que permite integrar la
investigación de mercado.

Una cotización es uno de los documentos clave para cualquier emprendedor, especialmente
si su actividad implica la prestación de servicios o si el precio de tus productos no es cerrado.

¿Qué debe incluir en una cotización?

Una cotización debe ser clara, concisa y detallada. Existen diversas técnicas para redactar
una cotización, pero, sea cual sea la opción que escojas, lo más aconsejable es
que desgloses y detalles al máximo todos y cada uno de los elementos que
constituyen el servicio, para que el cliente sepa exactamente qué es lo que está pagando.

Existen una serie de elementos básicos que toda cotización debe incluir:

Datos de la empresa/prestador del servicio.

En esta sección deberá detallarse los datos de la empresa o persona física prestadora del
servicio, tales como el nombre o razón social, el Registro Federal de Contribuyentes, RFC, el
domicilio fiscal y otros datos de contacto, como el teléfono y/o el correo electrónico.

Datos del cliente.

La cotización deberá reflejar el nombre del cliente (ya sea persona física o persona moral),
así como su RFC y el domicilio fiscal.

Concepto.
El concepto detalla los elementos que conforman el producto/s y/o el servicio/s cotizados.

De esta forma, en el concepto pueden incluirse diferentes productos y servicios, además de

las horas hombre, los materiales utilizados y, en su caso, otros costos asociados, como
puede ser la contratación de otros servicios de terceros, licencias, registros, gestiones o
suministros.

En este apartado ha de incluirse el número de unidades de cada elemento que conforma el

concepto, el costo unitario de cada una de ellas y el costo total de cada grupo de unidades
de la misma naturaleza.

Importe.
El importe ha de desglosarse indicando la base, es decir, la suma de los conceptos sin IVA,
el tanto por ciento de IVA que se aplica y el importe total del presupuesto, que resulta de la
suma de la base imponible más el IVA.

Modo de pago.
Es importante estudiar la forma de pago de cada cotización. Normalmente, cuando la
cantidad no es elevada o no requiere la adquisición previa de material, no se suelen
establecer anticipos. Pero en caso de que se trate de una cotización de elevada cantidad o
que implique una importante adquisición de material o contratación de servicios de terceros,
conviene acordar un adelanto de un tanto por ciento del importe total.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
En este apartado se puede especificar, además, el medio de pago ya sea mediante
transferencia o ingreso bancario o en efectivo.

Otros elementos de la cotización

Además de los elementos obligados anteriormente descritos, existen diversas técnicas que
pueden ayudarnos a hacer nuestro presupuesto más atractivo y generar una mayor
confianza en nuestro cliente.

Plazo de entrega.
Incluir el plazo de entrega de un proyecto acabado o, incluso, los plazos intermedios de las
diferentes etapas es un importante recurso para dotar de valor agregado a nuestro servicio.
No obstante, en el momento que una cotización adquiere validez legal, es importante cumplir
bien con éstos plazos y planificarlos con anterioridad.

Garantías y soporte técnico.

Existen determinados servicios o proyectos que pueden necesitar ser dotados de ciertas
garantías (en especial cuando se trata de servicios a largo plazo) o de un soporte técnico,
que no tiene por qué estar incluido en el importe del servicio en sí y que debe ser cotizado a
parte.

Una buena técnica para hacer más atractivo nuestra cotización es ofrecer este soporte
técnico de forma gratuita durante un determinado periodo de tiempo.

Condiciones legales.
Añade las condiciones legales que estimes necesarias para evitar malentendidos o abusos
por cualquiera de las partes. De esta forma podrás impedir una inadecuada interpretación de
lo estipulado en el documento y ahorrar problemas, tiempo y dinero.

Formato.
En ocasiones será necesario presentar la cotización con un formato diferente, como por
ejemplo el de una factura proforma o el de una propuesta de contrato mercantil de prestación
de tus servicios que lleve implícito el presupuesto, Esta última modalidad es habitual para
agentes comerciales, formadores o programadores que desarrollen su trabajo de manera
continua en el tiempo.

El procedimiento de registro de solicitudes de cotizaciones puede variar dependiendo de la

empresa, pero en general, se pueden seguir los siguientes pasos:

➢ Identificación de proveedores: El siguiente paso es identificar a los proveedores

potenciales que pueden suministrar los bienes o servicios requeridos. Esto puede
involucrar la revisión de directorios de proveedores, búsquedas en línea o referencias
de otros clientes
➢ Elaboración de una solicitud de cotización: Una vez que se han identificado los
proveedores potenciales, se debe elaborar una solicitud de cotización que incluya
detalles sobre los bienes o servicios requeridos, la cantidad, las especificaciones y los
plazos de entrega.
➢ Registro de la solicitud de cotización: La solicitud de cotización se debe registrar
en el sistema de compras de la empresa y se debe asignar un número de solicitud
para su seguimiento.
➢ Envío de la solicitud de cotización: La solicitud de cotización se debe enviar a los
proveedores potenciales por correo electrónico, fax o correo postal, junto con las
instrucciones sobre cómo presentar su cotización.
➢ Recepción de cotizaciones: Los proveedores potenciales deben enviar sus
cotizaciones a la empresa dentro del plazo establecido en la solicitud de cotización.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO
➢ Registro y análisis de las cotizaciones: Una vez recibidas las cotizaciones, se
deben registrar en el sistema de compras de la empresa y analizar para determinar la
oferta más competitiva en términos de precio, calidad, tiempo de entrega y otros
factores relevantes.
➢ Selección del proveedor: Una vez que se ha seleccionado al proveedor, se debe
notificar al proveedor seleccionado y se deben iniciar los trámites para la adquisición
del bien o servicio.
➢ Archivo de la solicitud de cotización: Finalmente, se debe archivar la solicitud de
cotización y todas las cotizaciones recibidas, así como la documentación relacionada
con la selección del proveedor.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

HOJA DE PLANIFICACIÓN

PROCESO DE EJECUCIÓN
SEGURIDAD / MEDIO AMBIENTE /
OPERACIONES / PASOS /SUBPASOS NORMAS -ESTANDARES
Búsqueda de información. Espacio libre de
https://forsitis.es/departamento-de-compras/ distracciones.
https://www.infoautonomos.mx/marketing-y- Ambiente ventilado.
ventas/como-hacer-cotizacion/
2.Observación de actividades. Hidratación constante.
3.Seleccionar información del curso, tutoriales y Tomar descanso en
web. periodos de tiempos.
4.Análisis y desarrollo. Descanso por tiempos
cortos.
5.Completar preguntas guía.

INSTRUCCIONES: debes ser lo más explícito posible. Los gráficos ayudan a transmitir
mejor las ideas. No olvides los aspectos de calidad, medio ambiente y SHI.

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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

DIBUJO / ESQUEMA/ DIAGRAMA

JESUS SANTOS

SANTISTEBAN CESPEDES
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 TRABAJO FINAL DEL CURSO

LISTA DE RECURSOS

INSTRUCCIONES: completa la lista de recursos necesarios para la ejecución del trabajo.

1. MÁQUINAS Y EQUIPOS
Computadora
Celular
Libros
Impresora

3. HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS
Lapicero
Cuaderno
Block de notas

5. MATERIALES E INSUMOS
Papel A4

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