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Informe Iparraguirre Asesores E.I.R.L. - Diseño Organizacional
Informe Iparraguirre Asesores E.I.R.L. - Diseño Organizacional
ADMINISTRACIÓN
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IPARRAGUIRRE ASESORES E.I.R.L.
1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA
2. MERCADO OBJETIVO
a. Se debe llevar un control estricto del correlativo de las órdenes de servicio por
cada cliente.
b. Solo el Departamento de Administración es el encargado de asignar los
números de Orden de Servicio y llevar y controlar el correlativo por cada
cliente.
c. Las ordenes de servicio tienen un tiempo de contratación para la ejecución,
colocado en el campo 2.- Horas Contratadas de la Orden de Servicio, se
debe tener especial cuidado en cumplir dicho tiempo, para la satisfacción de
nuestros clientes. Cuidando aún más la veracidad de los tiempos colocados en
la ejecución de las actividades, ya que los mismos son facturables y
AUDITABLES por el cliente y la Gerencia General.
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d. En el campo 9.-Fecha estimada de Fin de la Orden de Servicio se debe
colocar la fecha en que el cliente desea la entrega del trabajo solicitado. Se
debe hacer todo lo necesario para cumplir con la misma.
e. Las decisiones y relaciones importantes entre El Estudio Iparraguirre
Asesores E.I.R.L. y sus clientes son llevadas de forma exclusiva por la
Gerencia General.
f. El Departamento Operativo (Departamento del Área de Litigios o
Departamento del Área de Asesoría Legal y Otros), deberá coordinar con
el Cliente las actividades donde éste deba intervenir directamente, ya sea en
sus instalaciones o en cualquier otro lugar, con la debida supervisión y
autorización previa de la Gerencia General.
g. La información y documentación que El Cliente nos confié deben ser
guardados de manera meticulosa, cuidando además la confidencialidad de los
mismos.
h. Los documentos originales o copias que El Cliente nos entregue durante la
ejecución de la Orden de Servicio, deben ser devueltos una vez culminada la
misma.
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5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
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6. DOCUMENTOS DE GESTIÓN: MOF DE LA EMPRESA
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE IPARRAGUIRRE
ASESORES E.I.R.L.
• OBJETIVO GENERAL
• OBJETIVOS ESPECIFICOS
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2. ESTRUCTURA DE CARGOS DEL ESTUDIO IPARRAGUIRRE ASESORES E.I.R.L.
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3. CARGOS: ACCIONISTA
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instrumentos de gestión del Estudio Jurídico, siguiendo los
lineamientos emanados de la Junta General de Accionistas.
Contratar a los trabajadores, empleados y asesores del Estudio
y aprobar la extinción del vínculo laboral de los mismos, de
acuerdo a la ley.
Crear, modificar, extinguir o dejar sin efecto las funciones de
los trabajadores, empleados y asesores del Estudio.
Aplicar sanciones disciplinarias a los trabajadores, empleados
y asesores del Estudio.
Disponer el cumplimiento de las obligaciones laborales,
fiscales y societarias.
Ejercer las facultades otorgadas por los clientes, de manera
eficiente y dentro del marco legal y de la ética.
Contratar con proveedores en el rubro contable, financiero, de
gestión, administración, marketing, etc.
Brindar asesoría legal y procesal, a los clientes que contraten
los servicios de El Estudio.
Planificar la defensa legal y procesal de los clientes y controlar
las acciones de defensa e impulsar procesalmente los
expedientes judiciales encomendados por los mismos.
Elaborar informes legales conteniendo opiniones legales a
solicitud de los clientes o de mutuo propio, cuando el caso lo
amerite.
Asignar funciones adicionales a los trabajadores, empleados y
asesores del Estudio, de manera permanente o temporal.
Cualquier otra función que se considere conveniente y acorde
con la autoridad que ejerce en la organización o dispuesta por
parte de la Junta General de Accionistas.
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que debe ser un apoyo del Gerente General en la gestión de todos los
temas operacionales y administrativos del estudio.
▪ HABILIDADES Y DESTREZAS DEL ASISTENTE A LA
GERENCIA GENERAL
Prudencia y Discreción: Debe tener confidencialidad de la
información que maneja ya que en el área se toman decisiones
importantes tanto del estudio como de los clientes.
Adaptación al Cambio: Debe estar sujeto al cambio de
ambientes y rutinas propios del cargo.
Puntualidad, Responsabilidad, Limpieza y Orden: Estas
cualidades son el reflejo de la responsabilidad, seriedad y
óptimo desarrollo de sus actividades.
Paciencia y Precisión: Debe tener precisión en el manejo de
los asuntos de la gerencia y paciencia en el manejo de las
dificultades.
Sinceridad: Debe trasmitir información veraz al jefe al
momento que él la requiera.
Buenos Modales: La cordialidad y amabilidad son
importantes ante su jefe, los relacionados y todos los miembros
del estudio ya que es el reflejo de la institución y de su jefe.
Habilidad en el Manejo de Equipos de Computación y
Software: Es muy impotente esta habilidad y conocimiento ya
que debe manejar las comunicaciones escritas y digitalizadas
tanto del jefe como del estudio.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DEL
ASISTENTE A LA GERENTE GENERAL
Llevar la agenda de reuniones y compromisos del Gerente
General.
Coordinar las distintas actividades de la gerencia general.
Elaborar las comunicaciones de la empresa siguiendo los
lineamientos del Gerente General.
Coordinar con los abogados las diligencias diarias en Juzgados,
entes policiales, Ministerio Público y otros.
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Asistir a reuniones de trabajo, a nivel nacional, que soliciten
tanto los clientes como la Gerencia General, acompañando al
Gerente General, cuando él lo considere necesario.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de nuestros clientes, siguiendo las instrucciones y
lineamientos del Gerente General.
Contestar comunicaciones o consultas de los apoderados de los
clientes que hacen a través de correos electrónicos y redes
sociales siguiendo las instrucciones del Gerente General.
Coordinar con los clientes de nuestra cartera la facturación y
cobranza de los servicios que les prestamos en coordinación
con el Área de Administración.
Cualquier otra función que le asigne el Gerente General.
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trabajo, sabiendo que hay que ejecutar procesos complejos, así
como la de organizar la utilización de los recursos, incluyendo
el tiempo, de tal manera que se pueda dar respuestas rápidas y
eficientes a los distintos casos que se llevan en el Estudio.
Trabajo en Equipo: Debido a que hay casos muy complejos
que ameritan la participación de muchos profesionales, para
dar una respuesta rápida y efectiva, se hace necesario coordinar
el trabajo de manera orquestada.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Es necesario que
tenga la habilidad de interrelacionarse con facilidad, ya que le
permite crear nuevos contactos y facilita la posibilidad de
encontrar nuevos clientes. Es importante que sepa escuchar
tanto a los clientes como a las demás partes, con el fin de buscar
las mejores soluciones a los conflictos, lo que redunda en el
beneficio de todos.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad, para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aportan cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
Negociación: El coordinador de Litigios debe manejar técnicas
de solución de conflictos, ya que los clientes necesitan
soluciones y lo recomendable es no llegar a juicios.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE LITIGIOS
Planificar, dirigir, controlar e impulsar la defensa legal de los
clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes de servicios
asignadas por el Gerente General.
Procesar las órdenes de servicios como Coordinador, asignadas
por la Gerencia General en las áreas del derecho; penal, civil,
laboral y administrativo.
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Elaborar informes semanales y mensuales para los clientes del
Estudio, correspondientes a los avances y/o informes finales de
las órdenes de servicio asignadas por la Gerencia General.
Participar en reuniones de trabajo, a nivel nacional, que
soliciten tanto los clientes del Estudio como la Gerencia
General.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de nuestros clientes, siguiendo los lineamientos de
la Gerencia General.
Asistir a las audiencias y diligencias en los procesos judiciales
de acuerdo a las órdenes de servicio de nuestros clientes.
Realizar seguimiento e impulso a nivel policial, de fiscalía y
juzgados de los procesos judiciales en los que son partes los
clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes de servicio
asignadas por la Gerencia General.
Gestionar e impulsar ante Indecopi los expedientes en los que
son parte los clientes, en concordancia con las órdenes de
servicios de los clientes del Estudio, asignadas por la Gerencia
General.
Elaborar demandas, denuncias, contestaciones de demandas o
de denuncias, para dar inicio a procesos prejudiciales,
judiciales, administrativos o arbitrales, en donde son partes los
clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes de servicio
asignadas por la Gerencia General, lo que incluye el
seguimiento e impulso de los mismos.
Cualquier otra función que le asigne el Gerente General.
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▪ HABILIDADES Y DESTREZAS DEL ABOGADO DEL ÁREA
DE LITIGIOS
Conocimiento Técnico: Es preciso que el Abogado de Litigios
tenga los conocimientos técnicos sobre los constitucionales
que son la base para la resolución de los conflictos.
Trabajo en Equipo: Debido que hay casos muy complejos
que ameritan la participación de muchos profesionales, para
dar una respuesta rápida y efectiva, lo que hace necesario que
se integre de forma armoniosa y participativa en dichos grupos.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Es necesario que
tenga la habilidad de interrelacionarse con facilidad, ya que le
permite crear nuevos contactos y facilita la posibilidad de
encontrar nuevos clientes. Es importante que sepa escuchar
tanto a los clientes como a las demás partes, con el fin de buscar
las mejores soluciones a los conflictos, lo que redunda en el
beneficio de todos.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad, para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aportan cosas muy interesantes, adaptándonos a los nuevos
tiempos.
Negociación: El Abogado del Área de Litigios, debe manejar
técnicas de solución de conflictos, ya que los clientes necesitan
soluciones y lo recomendable es no llegar a juicios.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO ABOGADO
DEL ÁREA LITIGIOS
Realizar el seguimiento y ejecución de procesos Judiciales en
sus diferentes etapas (Juzgados, Fiscalía y dependencias
policiales) de los casos que le son asignados.
Asistir a las audiencias en juzgados, fiscalía y dependencias
policiales, correspondientes a los clientes del estudio, como
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son manifestaciones de apoderados, de testigos, visualización
de videos y otros similares.
Elaborar informes y/o correos electrónicos, dando cuenta de las
gestiones realizadas tanto en procesos judiciales como
administrativos, dirigidos al Jefe del Departamento del Área de
Litigios y a los clientes, previa solicitud del Coordinador del
departamento.
Recoger en las oficinas de los clientes los documentos
requeridos en los nuevos expedientes, como son; poderes,
copias certificadas, etc.
Presentar las denuncias y otros documentos en fiscalía de
manera personal o a través del Courier.
Revisar los expedientes para verificar en qué estado se
encuentra y determinar en qué instancia se encuentra (Fiscalía,
juzgado, Comisaría, Policía).
Elaborar escritos de apersonamiento o nombramiento de
abogados, toda vez que se haya determinado la localización de
los expedientes y luego proceder a su lectura, siempre que los
disponga el Coordinador del Departamento.
Realizar la toma de firmas del Apoderado de los clientes, cada
vez que sea necesario, en los distintos casos.
Apersonarse a la instancia de la última resolución, cuando el
expediente no esté actualizado, para verificar en qué estado se
encuentra y que actuaciones están pendientes o si fue derivado
a otra instancia.
Controlar los casos que hay que darle impulso y realizar los
escritos requeridos.
Elaborar los escritos requeridos tanto en los procesos judiciales
como administrativos de nuestros clientes, previa coordinación
con el Coordinador del Departamento.
Notificar y coordinar con el Apoderado de los Clientes para
que asista a las diligencias programadas.
Cualquier otra función que le asigne el Coordinador del Área
de Litigios.
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8. CARGOS: ASISTENTE DEL ÁREA DE LITIGIOS
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Recoger en las oficinas de los clientes los documentos
requeridos en los nuevos expedientes, como son; anexos,
poderes, copias certificadas, etc.
Presentar las denuncias en fiscalía de manera personal o a
través del Courier.
Enviar cargos de conformidad al Apoderado del cliente a través
de correos electrónicos.
Revisar los expedientes para verificar en que paso va y
determinar en qué instancia se encuentra (Fiscalía, juzgado,
Comisaría, Policía).
Elaborar escritos de apersonamiento o nombramiento de
abogados, toda vez que se haya determinado la localización de
los expedientes para derivarlo a un abogado del Estudio, a fin
de que haga lectura del expediente.
Realizar la toma de firmas del Apoderado del cliente, cada vez
que sea necesario en los distintos casos.
Visitar la instancia de la última resolución, cuando el
expediente no esté actualizado, para verificar en qué estado se
encuentra y qué actuaciones están pendientes o si fue derivado
a otra instancia.
Controlar los casos que hay que darle impulso y realizar los
escritos requeridos.
Revisar los expedientes diariamente, según programación
realizada por el Coordinador del Área, para determinar las
diligencias pendientes.
Realizar escritos de reprogramación de diligencias en los casos
donde el Apoderado del Cliente no pueda asistir e informar
electrónicamente a un abogado del área para que gestione una
nueva fecha.
Elaborar y actualizar el informe general de casos. así como los
informes específicos solicitados por los clientes.
Responder las comunicaciones o solicitudes de información de
los clientes, previa autorización del Coordinador del Área.
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Manejar las Agendas de pendientes y diligencias de los
abogados que integran el Área.
Controlar el cargo oportuno, por parte del Courier, a través de
un seguimiento riguroso de los documentos entregados al
mismo.
Elaborar y configurar las carpetas de los nuevos expedientes.
Hacer seguimiento de los casos en juzgados y fiscalías,
cuándos éstos sean derivados.
Verificar diariamente la casilla electrónica del Poder Judicial,
para determinar si hay nuevas notificaciones, a fin de que sean
atendidas dentro del plazo otorgado.
Elaborar escritos de uso de la palabra, cuando se programen
audiencias de informe oral, previa coordinación con un
abogado del área.
Notificar y coordinar con el apoderado de los clientes para que
asista a las diligencias programadas.
Cualquier otra función que le asigne el Coordinador del Área
de Litigios.
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Conocimiento Técnico: Es preciso que el Coordinador del
Área de Derecho Empresarial, tenga los conocimientos
técnicos sobre leyes y normas que rigen a las empresas, ya que
las mismas son la base para la resolución de los requerimientos
y procesos de las mismas.
Habilidad Comercial: Es muy importante que el Coordinador
de Derecho Empresarial maneje técnicas comerciales, con el
objetivo de crear lazos comerciales y la fidelidad de nuestros
clientes.
Organización y Planificación: El Coordinador del Área de
Derecho Empresarial, debe tener la capacidad de planificar el
trabajo, sabiendo que se llevan procesos complejos y de
organizar la utilización de los recursos, incluyendo los tiempos
de ejecución de los mismos, de tal manera que se pueda dar
respuesta rápida y eficiente a los distintos casos y procesos que
se llevan de todos nuestros clientes.
Trabajo en Equipo: Debido que hay casos o trabajos muy
complejos que ameritan la participación de muchos
profesionales, para poder dar una respuesta rápida y efectiva,
lo que hace necesario coordinar el trabajo de manera efectiva
entre todos los participantes.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Es necesario que
tenga la habilidad de interrelacionarse con facilidad, ya que le
permite crear nuevos contactos y le facilita la posibilidad de
encontrar nuevos clientes. Es importante que el Coordinador
del Área de Derecho Empresarial, sepa escuchar tanto a los
clientes como a las demás partes, con el fin de buscar las
mejores soluciones a los conflictos, lo que redunda en
beneficio de todos.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
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aporta cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
Negociación: El coordinador del Área de Derecho Empresarial
debe manejar técnicas de solución de conflictos, ya que los
clientes necesitan soluciones y lo recomendable es no llegar a
juicios.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE DERECHO EMPRESARIAL
Asesorar, opinar y recomendar acciones de acuerdo a ley en el
área del derecho empresarial a través de informes legales que
den sustento a la toma de decisiones personales o de empresas
de los clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes de
servicios asignadas por la Gerencia General.
Procesar las órdenes de servicios asignadas por la Gerencia
General, a través de un análisis jurídico de los hechos,
recomendando acciones a seguir.
Elaborar informes semanales y mensuales para los clientes
correspondientes a los avances y/o informes finales de las
órdenes de servicio asignadas por la Gerencia General.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de los clientes siguiendo los lineamientos de la
Gerencia General.
Participar en reuniones de trabajo a nivel nacional que soliciten
los clientes o que solicite la Gerencia General.
Cualquier otra función que le asigne la Gerencia General.
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de planeación tributaria, gestión ante las autoridades fiscales y
judiciales y dar soluciones a problemas relacionados con el tema.
▪ HABILIDADES Y DESTREZAS DEL COORDINADOR DEL
ÁREA DE IMPUESTOS Y FINANZAS
Conocimiento Técnico: Es preciso que el Coordinador del
Área de Impuestos y Finanzas tenga los conocimientos
técnicos sobre leyes y normas que rigen a las empresas en
cuanto a pagos de tributos e impuestos ya que las mismas son
la base para la resolución de los requerimientos y procesos de
este tipo.
Habilidad Comercial: Es muy importante que el Coordinador
del Área de Impuestos y Finanzas maneje técnicas comerciales
con el objetivo de crear lazos comerciales y fidelidad con
nuestros clientes.
Organización y Planificación: El Coordinador del Área de
Impuestos y Finanzas debe tener la capacidad de planificar el
trabajo, sabiendo que se llevan procesos complejos y organizar
la utilización de los recursos y del tiempo de ejecución de los
mismos, de tal manera que se pueda dar respuesta rápida y
eficiente a los distintos casos y procesos que se llevan de
nuestros clientes.
Trabajo en Equipo: Debido que muchas veces hay casos o
trabajos muy complejos que ameritan la participación de
muchos profesionales para dar una respuesta rápida y efectiva,
lo que hace necesario coordinar el trabajo de manera efectiva
entre todos los participantes.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Es necesario que
tenga la habilidad de interrelacionarse con facilidad, ya que le
permite crear nuevos contactos y facilita la posibilidad de
encontrar nuevos clientes. Es importante que el Coordinador
del Área de Impuestos y Finanzas, sepa escuchar tanto a los
clientes como a las demás partes, con el fin de buscar las
mejores soluciones a los conflictos, lo que redunda en el
beneficio de todos.
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Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aporta cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
Negociación: El coordinador del Área de Impuestos y
Finanzas debe manejar técnicas de solución de conflictos, ya
que los clientes necesitan soluciones y lo recomendable es no
llegar a juicio.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE IMPUESTOS Y FINANZAS
Asesorar, opinar y recomendar acciones de acuerdo a ley en el
área de impuestos y finanzas a través de informes legales que
den sustento a la toma de decisiones personales o de las
empresas de los clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes
de servicios asignadas por la Gerencia General.
Procesar las órdenes de servicios asignadas por la Gerencia
General, a través de un análisis jurídico de los hechos,
recomendando acciones a seguir.
Elaborar informes semanales y mensuales para los clientes
correspondientes a los avances y/o informes finales de las
órdenes de servicio asignadas por la Gerencia General.
Gestionar e impulsar procesos administrativos ante las
diferentes instituciones públicas cuyo objetivo es regularizar
los temas tributarios en favor del cliente del Estudio, de
acuerdo a las órdenes de servicio de los clientes, siguiendo los
lineamientos de la Gerencia General.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de los clientes, siguiendo los lineamientos de la
Gerencia General.
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Participar en reuniones de trabajo a nivel nacional, que
soliciten los clientes o a solicitud de la Gerencia General.
Cualquier otra función que le asigne la Gerencia General.
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pueda dar respuesta rápida y eficiente a los distintos casos y
procesos que se llevan de nuestros clientes.
Trabajo en Equipo: Debido a que hay casos o trabajos muy
complejos que ameritan la participación de varios
profesionales, para dar una respuesta rápida y efectiva, lo que
hace necesario coordinar el trabajo de manera efectiva entre
todos los participantes.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Tener la habilidad
de interrelacionarse con facilidad, ya que le permite crear
nuevos contactos y le facilita la posibilidad de encontrar
nuevos clientes. Es importante que el Coordinador del Área de
Contratación Con El Estado, sepa escuchar tanto a los clientes
como a las demás partes, con el fin de buscar las mejores
soluciones a los conflictos, lo que redunda en el beneficio de
todos.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aporta cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
Negociación: El coordinador del Área de Contratación Con El
Estado debe manejar técnicas de solución de conflictos, ya que
los clientes necesitan soluciones y lo recomendable es no llegar
a juicios.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE CONTRATACIÓN CON EL
ESTADO
Asesorar, opinar y recomendar acciones de acuerdo a ley en el
área de contratación con el estado, a través de informes legales
que den sustento a la toma de decisiones personales o de
empresas de los clientes del Estudio, de acuerdo a las órdenes
de servicios asignadas por la Gerencia General.
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Procesar las órdenes de servicios asignadas por la Gerencia
General, a través de un análisis jurídico de los hechos,
recomendando acciones a seguir.
Elaborar informes semanales y mensuales para los clientes del
Estudio, correspondientes a los avances y/o informes finales de
las órdenes de servicio asignadas por la Gerencia General.
Gestionar e impulsar procesos administrativos ante las
diferentes instituciones públicas en favor de los clientes del
estudio de acuerdo a las órdenes de servicio, siguiendo los
lineamientos de la Gerencia General.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de los clientes siguiendo los lineamientos de la
Gerencia General.
Participar en reuniones de trabajo a nivel nacional que soliciten
los clientes o a solicitud de la Gerencia General.
Cualquier otra función que le asigne la Gerencia General.
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físico legal de las propiedades así con los procedimientos
necesarios para inscribir en el registro público.
Habilidad Comercial: Es muy importante que el Coordinador
del Área de Saneamiento Legal maneje técnicas comerciales
con el objetivo de crear lazos comerciales y fidelidad con
nuestros clientes.
Organización y Planificación: El Coordinador del Área de
Saneamiento Legal debe tener la capacidad de planificar el
trabajo, sabiendo que se llevan procesos complejos, organizar
la utilización de los recursos y del tiempo de ejecución de los
mismos, de tal manera que se pueda dar respuesta rápida y
eficiente a los distintos casos y procesos que se llevan de
nuestros clientes.
Trabajo en Equipo: Debido a que muchas veces hay casos o
trabajos muy complejos que ameritan la participación de
muchos profesionales, para dar una respuesta rápida y efectiva,
lo que hace necesario coordinar el trabajo de manera efectiva
entre todos los participantes.
Empatía y Capacidad de Comunicación: Tener la habilidad
de interrelacionarse con facilidad, ya que le permite crear
nuevos contactos y le facilita la posibilidad de encontrar
nuevos clientes. Es importante que el Coordinador del Área de
Contratación Con El Estado, sepa escuchar tanto a los clientes
como a las demás partes, con el fin de buscar las mejores
soluciones a los conflictos, lo que redunda en el beneficio de
todos.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aporta cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
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Negociación: El coordinador del Área de Contratación Con El
Estado debe manejar técnicas de solución de conflictos, ya que
los clientes necesitan soluciones y lo recomendable es no llegar
a juicio.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE SANEAMIENTO LEGAL
Asesorar, opinar y recomendar acciones de acuerdo a ley en el
área de saneamiento legal a través de informes legales que den
sustento a la toma de decisiones personales o de empresas de
los clientes del Estudio Jurídico, de acuerdo a las órdenes de
servicios asignadas por la Gerencia General.
Procesar las órdenes de servicios asignadas por la Gerencia
General, a través de un análisis jurídico de los hechos,
recomendando acciones a seguir.
Elaborar informes semanales y mensuales para los clientes
correspondientes a los avances y/o informes finales de las
órdenes de servicio asignadas por la Gerencia General.
Gestionar e impulsar procesos administrativos ante las
diferentes instituciones públicas cuyo objetivo es la obtención
de un derecho o una licencia o un certificado en favor del
cliente del estudio jurídico de acuerdo a las órdenes de servicio
de los clientes siguiendo los lineamientos de la Gerencia
General.
Elaborar documentos tales como cartas, informes,
presentaciones, flujogramas y otros, de acuerdo a las órdenes
de servicio de los clientes siguiendo los lineamientos de la
Gerencia General.
Participar en reuniones de trabajo a nivel nacional que soliciten
los clientes o a solicitud de la Gerencia General.
Cualquier otra función que le asigne la Gerencia General.
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El Coordinador del Área de Administración debe ser un Administrador
que domine los aspectos que soliciten las empresas en cuanto a temas
de licitaciones y concursos públicos, subastas inversas, compras
corporativas, convenios marcos de precios, así como en la negociación
de contratos con el Estado también debe representar a nuestros clientes
en procesos de impugnación, administrativos y sancionadores frente a
la administración y en la solución de controversias derivadas de
contratos con el Estado.
▪ HABILIDADES Y DESTREZAS DEL COORDINADOR DEL
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Capacidad de Investigar a sus trabajadores: El Coordinador
de Administración debe saber que la empresa está compuesta
por sus empleados y que son ellos quienes, estimulados
adecuadamente, lograrán el cumplimiento o no de las metas. Él
debe evaluar e investigar a sus empleados, viéndolos no sólo
como un medio para cumplir los objetivos de la empresa. Debe
observar sus características personales a fin de hallar el mejor
modo de motivarlo convirtiéndose así en una especie de aliado.
Trabajo en Equipo: Es muy importante que el Coordinador
del Área de Administración sepa rodearse de gente capaz con
la que no solo pueda contar sino también sobre la que pueda
delegar varias de sus funciones, debe contratar a los empleados
más idóneos para que lo ayuden a lograr los objetivos de la
empresa.
Liderazgo: El Coordinador del Área de Administración debe
tener poder de mando, así como también la capacidad de
comprensión frente a las situaciones concretas. Debe poseer la
habilidad para determinar qué cosas se pueden delegar y a
quienes puede hacerlo
Carisma: El Coordinador del Área de Administración no debe
tener una relación lejana con sus empleados ni delegar por
completo el contacto con sus clientes sino todo lo contrario. Lo
deseable es que tenga carisma con sus empleados y buen trato
con sus clientes.
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Motivación y Empatía: El Coordinador del Área de
Administración debe tener la capacidad de motivar al equipo
de trabajo. Se encarga de escuchar y estar atento a cada uno de
sus empleados con el objetivo de que estos se enfoquen en el
trabajo diario.
Creatividad: El Coordinador del Área de Administración debe
ser capaz de detectar las nuevas oportunidades de negocio, así
como la capacidad de llevarlas adelante, haciéndolas cosas de
manera diferente al resto, con efectividad.
Adaptabilidad: Al estar frente a cambios repentinos y
bruscos, tanto internos como externos El Coordinador del Área
de Administración debe tener la capacidad de adaptación y
saber resolver rápidamente, cuando las situaciones se
presenten.
Visión de Futuro: Tener la capacidad de desarrollar y aplicar
los objetivos de la planeación, pero siempre observando el
entorno y sus variaciones.
Manejo de Nuevas Tecnologías, así como Equipos de
Computación y Software: Estas habilidades y conocimientos
son de gran utilidad para manejar las comunicaciones escritas
y digitalizadas, también es recomendable que sepa manejar las
redes sociales y los blogs, estas fuentes de información nos
aporta cosas muy interesantes, lo que hace que nos adaptemos
a los nuevos tiempos.
Negociación: El coordinador del Área de Administración debe
manejar técnicas de solución de conflictos, ya que los
inversionistas, empleados y clientes necesitan soluciones en las
situaciones adversas que se le presenten con la empresa.
▪ DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEL CARGO DE
COORDINADOR DEL ÁREA DE ADMINISTRACIÓN
Cooperar con la Gerencia General en la administración
(Planificación, organización, dirección y control) del Estudio
Jurídico para lograr los objetivos previamente establecidos por
la misma.
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Llevar el control y seguimiento de las Órdenes de Servicio de
cada cliente del Estudio Jurídico, creando un registro de
clientes, así como un correlativo de órdenes de servicios de
cada uno de ellos.
Realizar el seguimiento de cada Orden de Servicio, desde la
apertura hasta el cierre de las mismas, controlando las horas
contratadas y las efectivamente utilizadas.
Controlar y realizar una oportuna facturación de cada Orden de
Servicio de los clientes, tomando en cuenta los tiempos
utilizados en cada una de ellas y las condiciones de honorarios
y gastos operacionales acordados con el cliente.
Ayudar en la elaboración de informes de gestiones realizadas
a nuestros clientes con el fin de poder facturar los trabajos
realizados.
Emitir las facturas, Notas de Crédito y Notas de Debito a
nuestros clientes a través de la Clave Sol del portal web de la
Superintendencia Nacional de Administración Tributaria
(Sunat), siguiendo las instrucciones y lineamientos de la
Gerencia General y a solicitud de cualquiera de las
coordinaciones.
Llevar un registro actualizado de las facturas por cobrar, donde
se especifiquen los datos de cada una de ellas en cuanto a
montos y fechas para el cobro y demás condiciones de pago
acordadas con el cliente.
Gestionar la cobranza oportuna y efectiva de las facturas
emitidas a cada cliente.
Controlar que los clientes realicen efectivamente el depósito
del 12% del monto total de las facturas en nuestra cuenta de
detracción, retenido al momento de efectuar el pago de las
mismas.
Realizar los pagos de bienes y servicios contratados por el
Estudio Jurídico.
Crear y mantener actualizados los expedientes de cada
empleado o trabajador, donde se archiven los documentos de
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contratación y se lleve el registro actualizado de las novedades
relativas al aspecto laboral de cada uno.
Llevar el control de horas extras y gastos operacionales
reembolsables del personal para utilizar como insumo en la
elaboración de la nómina de pagos de sueldos, salarios y/u
honorarios profesionales de acuerdos a las condiciones de
contratación de cada uno de ellos.
Realizar el pago de los seguros y demás compromisos
contractuales, correspondiente a cada empleado o trabajador,
de acuerdo a la legislación vigente y a las políticas laborales
del Estudio, establecidas por la Gerencia General.
Elaborar quincenalmente y cada vez que sea requerido las
nóminas de pago al personal, tomando en cuenta las
asignaciones y deducciones acordadas, según las condiciones
establecidas en la contratación de cada empleado, trabajador o
asesor y de acuerdo la legislación laboral o civil vigente y a las
políticas laborales del Estudio, establecidas por la Gerencia
General. Según sea el caso.
Realizar semanalmente y cada vez que sea necesario la
conciliación bancaria, donde se vea reflejadas en las cuentas
bancarias del Estudio Jurídico la cobranza de cada factura y
otros ingresos, verificando además que los egresos de dichas
cuentas estén debidamente documentados y autorizados por la
Gerencia General.
Gestionar la entrega de documentos requeridos por el contador
de del Estudio Jurídico, para que lleve la contabilidad y la
debida actualización de los libros contables.
Verificar y controlar que el contador del Estudio Jurídico
realice las declaraciones oportunas para los pagos de impuestos
de ley y poder realizar el pago puntual de los mismos; lo que
incluye los fraccionamientos de pagos solicitados y aprobados
por el ente fiscalizados tributario Sunat.
Participar en reuniones de trabajo a nivel nacional que soliciten
los clientes o a solicitud de la Gerencia General.
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Diseñar y desarrollar proyectos orientados a la mejora continua
de la organización de las operaciones del Estudio jurídico
como son; El Manuales de Organización y Funciones,
Manuales Descriptivos de Cargos, los Manuales de Normas y
Procedimientos requeridos y el Reglamento Interno de
Trabajo.
Cooperar con la Gerencia General en la obtención ante los
organismos competentes patentes y demás permisos de
funcionamiento del Estudio Jurídico, así como las
actualizaciones y renovaciones de los mismos.
Gestionar ante el Registro Público Sunarp, las vigencias de
poder, copias simples, literales y/o certificadas de las partidas
registrales que sean requeridas por la Gerencia General o
cualquier coordinación que la requiera para cumplir con sus
funciones operacionales.
Controlar y/o gestionar la adquisición de las tasas requeridas
para ser adjuntadas a las demandas, denuncias o escritos de
acuerdo a los lineamientos de la Gerencia General y a solicitud
de las distintas coordinaciones recibiendo de las mismas las
instrucciones claras en cuanto a valor y cantidad, así como toda
la información necesaria para dicha labor como es el número
de expedientes y juzgados, según sea el caso.
Intervenir en la preparación y/o armado de demandas,
denuncias y escritos requeridos en los distintos procesos
judiciales a solicitud de la Gerencia General y demás
coordinaciones, teniendo el control de adjuntar los anexos
necesarios y en el orden requerido en dichos escritos, así como
realizar el foliado solicitado y aceptado por los distintos entes.
Presentar en los distintos entes judiciales, fiscalías y comisarias
las demandas, denuncias y escritos requeridos en los distintos
procesos judiciales a solicitud de la Gerencia General y demás
coordinaciones.
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Planificar ejecutar y controlar los procesos de cobranza
extrajudicial a los clientes que lo requieran, previo acuerdo con
la Gerencia General.
Cualquier otra función que le asigne la Gerencia General.
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