MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN REGIONAL DE EDUCACIÓN SAN JOSÉ NORTE

100 norte, 50 oeste y 25 norte de la Entrada Principal de Novacentro, Guadalupe
Teléfonos: 2253-37-17 / 2253-36-06

San José, 20 de marzo del 2019

DRESJN-756-2019

Señores
Contadores Juntas de Educación y Administrativas
Juntas de Educación y Administrativas
Presente

Asunto: Entrega de Informes económicos, informes de gestión, presupuestos

institucionales, documentación de respaldo y otros.

Estimados señores:

Como coordinador del Área de Gestión de Juntas de Educacion y Administrativas del

Departamento de Servicios Administrativos y Financieros perteneciente a la
Dirección Regional de Educación de San José Norte de acuerdo con a lo que
establece el Decreto Nº 38249-MEP. Reglamento General de Juntas de
Educación y Juntas Administrativas, el Manual de Presupuestos 2010, los
Lineamientos para el control de los recursos financieros administrados por las
Juntas de Educación y Juntas Administrativas 2014 y la Ley de Contratación
administrativa y su Reglamento, procedo a indicarles las fecha y lineamientos de
operación y control en el manejo de Juntas de Educacion y Administrativas para el
periodo 2019:

1. Informes Mensuales por Fuente de Financiamiento: deberán remitirlos en

forma digital vía correo electrónico mediante el uso de la dirección:
juntas.sanjosenorte@mep.go.cr., además deberán ser entregados a las distintas
oficinas de Supervisión adscritas a esta Dirección Regional de Educación como
fecha máxima el día 10 después al cierre contable de cada mes.

2. Informes Trimestrales por Fuente de Financiamiento deberán ser entregados

vía correo electrónico mediante el uso de la dirección:
juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr., en formatos Excel y PDF, este último con
copia de facturas, en los machotes definidos para ello en los “Lineamientos para
el control de los recursos financieros administrados por las Juntas de Educación
y Juntas Administrativas 2014”. De acuerdo con la siguiente calendarización:

Informes Cierre del Trimestre Fecha Última para

Presentación a la Oficina de
Juntas
I Trimestre 31 de marzo-19 8 de abril-19
II Trimestre 30 de junio-19 8 de julio-19
III Trimestre 30 de setiembre-19 7 de octubre-19
IV Trimestre 31 de diciembre-19 7 de enero-20
Estas fechas obedecen a lo que establece el “Lineamientos para el control de los
recursos financieros administrados por las Juntas de Educación y Juntas
Administrativas 2014”, que en su punto 3.7 indica textualmente:

El Tesorero Contador debe emitir, en forma trimestral, una certificación sobre la

composición del saldo de la(s) cuenta(s) bancaria(s) y una certificación sobre la
composición del saldo de la(s) cuenta(s) de Caja Única de la Junta.

Este reporte debe entregarse a la Junta, una semana después del cierre contable de cada
trimestre, con copia al D.SAF acompañando la copia del informe contable trimestral. Las
fechas de corte de los trimestres son: 31-03/ 30-06/30-09 y 31/12 de cada año.

3. Informe de Gestion anual deberán ser entregados, vía correo electrónico

mediante el uso de la dirección: juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la
dirección de juan.fernandez.nunez@mep.go.cr. a más tardar el día 8 de febrero
del 2020, según el anexo 2 incluido en el “Lineamientos para el control de los
recursos financieros administrados por las Juntas de Educación y Juntas
Administrativas 2014”, junto con la información adicional que solicita el D.SAF de
la Dirección Regional San Jose Norte.

La información obedece a lo establecido en los “Lineamientos para el control de los

recursos financieros administrados por las Juntas de Educación y Juntas
Administrativas 2014” que indica en el punto 3.4 textualmente:

…el informe de ejecución presupuestaria, debe reflejar al menos:

 El resumen de la totalidad de los ingresos recibidos por la Junta y el total de gastos

ejecutados en el periodo, para cada fuente de financiamiento; ambos a la fecha de corte.
Lo anterior, a fin de obtener el resultado financiero de la ejecución del presupuesto.
 Al realizar la liquidación anual, debe detallarse la clasificación del superávit según sea
libre o específico.
 Comentarios generales de la liquidación de los ingresos y gastos y de las desviaciones
de los objetivos y metas de mayor relevancia.
 Cualquier información que sea solicitada mediante requerimientos específicos del D.SAF.
En el anexo N°2 se encuentra el formulario “Superávit/déficit del período por fuente
de financiamiento”

La fecha establecida por su parte obedece a lo establecido en el “Decreto Nº 38249-

MEP. Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas” que en
su apartado de los Tesoreros contadores, artículo 79 inciso h indica textualmente:

Rendir a la Junta un informe contable anual. Este informe deberá estar disponible, a más
tardar, el día que inicia el curso lectivo del año siguiente.

4. Presupuesto ordinario y sus anexos: deberán ser entregados a la oficina de

Juntas de la Dirección Regional de Educación San José Norte en conjunto con el
acta de aprobación y sus componentes, documentación que acredite al tesorero-
contador, documentación que acredite los ingresos y que justifique sus egresos,
y los auxiliares de las fuentes de financiamiento a más tardar el día 31 de octubre
del 2019 en físico. Además, remitir adicionalmente el PAT y el Presupuesto
ordinario junto con sus auxiliares en formato Excel copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr. Dentro de las fuentes de financiamiento
deben considerar las siguientes:

 Ley 6746.
  Ley 7552.
 Ley 7372 (colegios técnicos). Según el Manual de presupuestos. “Las
Juntas Administrativas de Colegios Técnicos que reciben recursos de la ley
7372, además de lo anterior, deberán presentar un original y una copia del
oficio de aprobación de la Comisión de la Ley 7372. Ya sea para la
aprobación del presupuesto ordinario o para extraordinarios.”
 Ley 7600.
 Ley 8283.
 Infraestructura, según el Manual de Presupuestos “deben adjuntar original
y una copia del proyecto resumido y la debida aprobación de la DIEE.
 Transporte.”
 PANEA (subsidio de alimentos, servidores, huertas y equipamiento de
comedores).
 Ingresos generados por junta. En este caso debe aportar los contratos en
los casos donde sea posible y para los otros ingresos presentar una
certificación de origen de los recursos firmada por el presidente o tesorero
de la junta.
 Otros ingresos. Este caso aplica para las fuentes de financiamiento no
contempladas entre las anteriores, principalmente la Junta de Protección
Social, en el caso de los Centros de Educación Especial.
 En cada fuente de financiamiento deben incluir los superávit de años
anteriores del 2018 inclusive.

En este proceso debe respetarse lo establecido en el Decreto Nº 38249-MEP.

Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas apartado
presupuesto ordinario, que textualmente indica lo siguiente:

Artículo 47. La Junta es la responsable de formular el presupuesto del centro educativo,

utilizando como base el Plan Anual de Trabajo (PAT) y los lineamientos técnicos en
materia presupuestaria, financiera y contable dictados por el Departamento de Gestión
de Juntas de la Dirección Financiera del MEP. En ningún caso los egresos podrán ser
superiores a los ingresos previstos. El Director del Centro Educativo deberá enviar a
la Junta, a más tardar el último día hábil del mes de setiembre de cada año, el PAT
del año siguiente, como base para la formulación del presupuesto.

Artículo 48.—La Junta deberá formular un presupuesto ordinario que integre todos los
recursos asignados por el Ministerio de Educación Pública, así como los recursos públicos
provenientes de cualquier otra fuente de financiamiento y aquellos que se generen por
medio de actividades propias. Asimismo, el presupuesto deberá registrar, si lo
hubiere, el superávit o recursos no utilizados de períodos anteriores que por ley
están autorizados a utilizar. Todos los gastos programados deben incluirse en el
presupuesto de la Junta.

Artículo 51.—La Junta deberá aprobar el presupuesto del centro educativo para el
año siguiente, por mayoría absoluta de sus miembros y remitirlo al Departamento
de Servicios Administrativos y Financieros para su aprobación definitiva, a más
tardar el último día hábil del mes de octubre de cada año. El Director del Centro
Educativo deberá participar en la sesión durante la cual se discuta y apruebe el
presupuesto del centro educativo bajo su responsabilidad.

Resaltado no es parte del original.

El “Manual de Presupuestos 2010” por su parte hace ver la necesidad de incluir

todas las fuentes de financiamiento, según cita textualmente en el Capítulo II
principio de universabilidad y Capitulo III, lo siguiente:
 Capítulo II…
Además deben estimar cuáles serán TODOS sus gastos a través del año. Según este
principio presupuestario contemplado en la ley, no debe separarse un presupuesto por
tipo de ingreso, por ejemplo, no debe existir un presupuesto para los ingresos de la Ley
6746 y otro para los ingresos de Infraestructura, sino que un solo presupuesto debe
contener TODOS los ingresos y egresos que La Junta, como ente, va a recibir o a efectuar
durante el año…

Capitulo III…
Manejo de recursos de vigencias anteriores (Superávit libre o específico)
Cuando en un periodo presupuestario se diera un superávit, éste deberá reflejarse en el
Informe de Liquidación Presupuestaria de ese periodo, y deberá presupuestarse en un
presupuesto extraordinario en el periodo siguiente. Cuando existan recursos de periodos
anteriores, o sea, años atrás del periodo que se está liquidando, éstos deberán incluirse
en el presupuesto ordinario. Por ejemplo:
Una Junta tiene un superávit de ¢1.300.000 (un millón trescientos mil colones) del año
2007, y un superávit de ¢253.000 (doscientos cincuenta y tres mil colones) del año 2008.
Estos dos superávit deben incluirse en el presupuesto ordinario 2010. Sin embargo, si en
el 2009 esta misma Junta tuviera un superávit, deberá incluirlo en un presupuesto
extraordinario durante el periodo 2010...

Además, los recursos de vigencias anteriores no podrán ser utilizados para financiar los
siguientes rubros de egresos28:
a. Actividades Protocolarias y Sociales.
b. Transporte en el exterior.
c. Viáticos en el exterior.
d. Gastos de representación personales.
e. Gastos de representación institucionales.
f. Servicios de Gestión y Apoyo.
g. Información, excepto la que se realice para promocionar a Costa Rica como marca
destino-país.
h. Publicidad y Propaganda, excepto la publicidad para promocionar a Costa Rica en
el interior y en el exterior desde la perspectiva de la construcción de la marca
destino-país. i. Suplencias.
j. Becas a funcionarios.
k. Becas a terceras personas.
l. Alimentos y bebidas, salvo para aquellas entidades y órganos que tengan a cargo
el cuidado de segmentos desprotegidos de la población y que por esa condición
deban suministrarles alimentos y bebidas.
m. Combustibles y lubricantes, excepto para atender situaciones de emergencia por
parte de la Comisión Nacional de Emergencias.
n. Textiles y vestuarios.
o. Y en general aquellos otros gastos que no estén relacionados con la actividad
ordinaria de los órganos y entidades o que no sean indispensables para el
cumplimiento de los fines institucionales.

5. Presupuestos extraordinarios: En relación con los Presupuestos

Extraordinarios, se les solicita emitir un mínimo de 3 y un máximo de 4 en el año,
se valorará aquellos casos muy especiales que requieran la elaboración de
presupuestos extraordinarios adicionales a 4. Cabe mencionar que como fecha
última para la presentación del último extraordinario, será el último día del mes de
octubre de los corrientes, igualmente quedando la posibilidad de presentación de
presupuestos extraordinarios posteriores a esta fecha en condiciones especiales.
Este plazo en apego a lo que establece el “Manual de Presupuestos 2010” sección
III presupuestos extraordinarios, que cita textualmente:
 “…cada Dirección Regional deberá establecer qué cantidad de presupuestos
extraordinarios se permitirán en el año, el cual deberá ser el mismo para todas las
instituciones, no pudiendo ser este número menor de tres ni mayor de 10. Además, el
número deberá ir disminuyendo cada año, de forma que para el año 2015, únicamente se
presente un máximo de cuatro presupuestos extraordinarios por centro educativo.”

Se aclara que son mínimo tres contemplando el presupuesto superávit y los ajustes
a la ley 6746 y 7552.

Además, se les informa que el D-SAF cuenta con 15 días hábiles posteriores a la
recepción del mismo por el departamento de juntas, para su resolución, según consta
en Decreto Nº 38249-MEP. Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas
Administrativas, que cita textualmente:

Artículo 59. El Departamento de Servicios Administrativos y Financieros emitirá su

resolución, referente a los presupuestos extraordinarios o de modificaciones
presupuestarias, dentro del término de 15 días hábiles posteriores a su presentación.

Al respecto, los presupuestos extraordinarios deben enviarlos en un folder de color

neutro, amarillo, rojo o anaranjado, con la siguiente información:

 Copia del acta.

 Presupuesto debidamente firmado.
 Auxiliares del presupuesto.
 Documentación probatoria de los ingresos.
 Enviar el presupuesto electrónico en formato Excel a la dirección de correo
electrónico: juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr.

Adicionalmente recordar que para su aprobación, la junta deberá permanecer

debidamente conformada y la póliza de fidelidad del contador debe estar al día.

6. Modificaciones presupuestarias internas y externas: Deberán enviar las

modificaciones internas en forma electrónica para nuestro archivo a la dirección
de correo electrónico: juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr, las externas deberán enviarlas para su
aprobación, para lo cual el D-SAF se les informa que el D-SAF cuenta con 15 días
hábiles posteriores a la recepción del mismo por el departamento de juntas, para
su resolución, según el artículo 59 supra citado.

Al respecto, los presupuestos extraordinarios deben enviarlos en un folder de color

azul o verde, con la siguiente información:

 Copia del acta.

 Modificación externa debidamente firmada, la cual debe hacer mención de la
fuente de financiamiento que se está modificando.
 Justificación por parte del presidente de la junta del movimiento que se solicita
aprobar.
 Enviar modificación electrónica en formato Excel a la dirección de correo
electrónico: juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr

7. Contratos actualizados: a más tardar el 15 de abril de los corrientes, deberán

enviar los contratos de proveedores de bienes y servicios, de alquileres y laborales
vigentes para el periodo 2019 al correo electrónico:
 juntas.sanjosenorte@mep.go.cr. y copia a la dirección de
juan.fernandez.nunez@mep.go.cr.

8. Contratación administrativa: se les recuerda los umbrales de contratación

administrativa, según resolución R-DC-14-2019. CONTRALORÍA GENERAL DE
LA REPÚBLICA, publicado en la gaceta San José, Costa Rica,miércoles27de
febrero del 2019, que indica textualmente:

LÍMITES GENERALES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

(EXCLUYE OBRA PÚBLICA)
AÑO 2019
LIMITES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Presupuesto para compra de bienes Artículo 27 Recurso de
Estrato¹ y servicios no personales Apelación
Artículos 27 y 84
Licitación Contratación Artículo 84
Licitación Abreviada
Pública Directa
Igual a Igual a Igual a
o o más o más
Más de menos de de Menos de de Menos de A partir de
J 76 400 000,00 28 570 000,00 28 570 000,00 3 000 000,00 3 000 000,00 12 700 000,00

¹
Los estratos corresponden con los incisos de los artículos 27 y 84 de la Ley de Contratación Administrativa.

Además se les hace énfasis en respetar lo que establece la “Ley de Contratación

Administrativa y su Reglamento” con respecto a la fragmentación presupuestaria,
que cita textualmente:

Ley de Contratación Administrativa

Artículo 37.-Prohibición de fragmentar. La Administración no podrá fragmentar sus

adquisiciones de bienes y servicios con el propósito de variar el procedimiento de
contratación.

Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa

Artículo 13.-Fragmentación. La Administración no podrá fraccionar sus operaciones
respecto a necesidades previsibles con el propósito de evadir el procedimiento de
contratación que corresponde. Todas aquellas contrataciones que pudieran reportar
economías de escala deberán efectuarse en forma centralizada, para lo cual deberá
existir la planificación de compras respectiva, si así resulta más conveniente para el
interés público.
La fragmentación se reputa ilícita cuando, contándose en un mismo momento dentro del
presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las
necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo
objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo.
La Administración deberá planificar anualmente sus compras y fijar fechas límites para
que las unidades usuarias realicen los pedidos de los bienes y servicios que requieren
con la debida antelación, a fin de poder agrupar los objetos de las compras. Fuera de
esas fechas no se podrán atender pedidos que no sean calificados de necesidades
urgentes o imprevistas.
Las adquisiciones deberán agruparse por líneas de artículos dependientes entre sí.
No se considerará fragmentación:
a) La adquisición de bienes y servicios que sean para uso o consumo urgente, siempre
que existan razones fundadas para admitir que no hubo imprevisión por parte de la
Administración.
b) La adquisición de bienes y servicios distintos entre sí a pesar de que estos estén
incluidos dentro del mismo gasto-objeto.
c) La promoción de procedimientos independientes para el desarrollo de un determinado
proyecto, siempre y cuando exista una justificación técnica que acredite la integralidad de
éste.
 d) Los casos en que a pesar de que se conoce la necesidad integral, se promueven varios
concursos para el mismo objeto, originado en la falta de disponibilidad presupuestaria al
momento en que se emitió la decisión inicial en cada uno de los procedimientos.
e) La adquisición de bienes y servicios para atender programas; proyectos o servicios
regionalizados o especiales. Quedan excluidos de la aplicación de este inciso los
productos de uso común y continuo.

Se incluyen los siguientes formatos y principales directrices como anexos:

1. Formato certificación de superávit.
2. Formato informe de liquidación anual.
3. Formato informe mensual.
4. Formato planilla
5. Formato informe trimestral.
6. Machote de presupuesto.
7. Límites de contratación.
8. Lineamiento control de recursos juntas 2014.
9. Manual de legalización y cierre de libros de auditoria.
10. Manual de presupuestos 2010.
11. Nuevo reglamento de juntas decreto 38249.
12. Lineamientos 2012 PANEA (transporte y alimentos)

Finalmente, reiterarles nuestra disposición como Área de Gestión de Juntas de

Educacion y Administrativas del Departamento de Servicios Administrativos y
Financieros perteneciente a la Dirección Regional de Educación de San José Norte,
en colaborarles en lo que nos sea posible, en procura de una Gestion de juntas de
calidad.

Atentamente;

MEd. Juan C. Fernández N.

Cordinador de Juntas
Dirección Regional San Jose Norte
Correo: juan.fernandez.nunez@mep.go.cr
Teléfono: (506) 2253-3606 ext 203

cc: MEd. Marcela Sánchez Síbaja. Directora Regional DRESJN.

Sres. Supervisores DRESJN
Licda. Karla Ballestero Loaiza. Asesora Legal DRESJN.
Sres. Directores de Centro Educativo DRESJN
Lic. Roy Gutierrez Chacon. Apoyo a Juntas DRESJN
Sres. D.SAF DREJSN

“Educar para una Nueva Ciudadanía”