Introducción

Planteamiento del problema

Debido a la gran cantidad de documentos realizados por los compañeros de área, al igual
documentos recibidos de otros departamentos o dependencias se han ido acumulando, no se
registra a tiempo en la base de datos que tiene el área de FASP no es aguardado en la
carpeta que corresponde, esto implica un grave problema cuando el personal de área
requiere de documentación y no se saben a donde esta oh si fue recibido por algunos de
ellos o si ese documento llego a esa área.

A nivel mundial la gestión de documentos se ha convertido en un tema de gran importancia

no solo para la sociedad de información, sino además para la dirección de las
organizaciones, gracias a su progresivo desarrollo y el contenido soportado, los documentos
se han establecido como uno de los instrumentos de capitales intelectuales más importante
en las empresas ya que en estos se recopilan los soportes de interés de estas.

Cabe mencionar, que todas las empresas independientemente de su naturaleza, tanto

privadas como públicas, llevan a cabo diversas transacciones en los procesos que la
integran, las cuales originan una gran cantidad de registros ya sea en forma de cotizaciones,
facturas, contratos, convenio, proyectos, solicitudes diversas, entre otros, los cuales,
requieren ser conservados en una estructura organizada, con la finalidad de ser eficaz,
eficiente, ágil, confiable, entre otros aspectos, al momento de localizarlos.

Objetivo general y especifico

Objetivo general

Revisar la documentación realizada por el personal del área de FASP

Identificar las necesidades del área de recursos federales financieros (fasp) para proponer
alternativas que garanticen la organización, almacenamiento, acceso y uso adecuado de los
documentos generados por la dependencia.
Objetivo especifico

 Disminuir el consumo de papel y otros gastos asociados a servicios de impresión,

entre los que se encuentran repuestos de equipos, tonner y servicios de
mantenimiento.
 Identificar la alternativa que presenta mayores beneficios en su ejecución
 Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
 Regular el manejo de documentos a partir de la noción de archivo total y los
enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y
accesibilidad.
 Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
 Contribuir a la eficiencia, eficacia y transparencia de la actividad administrativa,
facilitando el control de la producción documental y la recuperación ágil de los
documentos necesarios para la toma de decisiones.

Justificación

La presente investigación del proyecto tiene como finalidad cuales son los factores
Capítulo 2

Lugar donde se realizar el proyecto: Calle Xicotencatl N° 13 Esq Lardizábal

Giro, ramo o sector: Sector Publico

Ciudad: Tlaxcala

Teléfono: 2464652053

Nombre de la empresa o dependencia: secretaria de Seguridad Ciudadana

Ubicación

El sector público secretaria de Seguridad Ciudadana está ubicada en calle Xicoténcatl N°13
esquina Lardizábal, 90000, Tlaxcala centro Tlax.

Misión

Somos una Institución dependiente del Poder Ejecutivo, responsable del preservar la
integridad física, material y patrimonial de los habitantes de la entidad, a través de la
prevención del delito por medio de mecanismos de diseño, ejecución, control de planes,
programas, proyectos, y acciones tendientes a garantizar la paz pública, el tránsito en las
vialidades de la entidad, la seguridad intramuros y la reinserción exitosa de las personas
internas de los centros de reclusión.

Visión
Abatir el índice delictivo y preservar el ambiente de tranquilidad social, que permita la
convivencia armónica de sus habitantes y visitantes generando un clima propicio para la
inversión, crecimiento y desarrollo económico del Estado, con su apego absoluto al marco
jurídico y respecto a los derechos humanos.

Valores

 Legalidad
 Eficiencia
 Profesionalismo
 Honor
 Disciplina
 Alto Respeto A Los Derechos Humanos
 Compromiso
 Responsabilidad.

Historia

La Secretaría de Seguridad Ciudadana tiene su origen como instancia perteneciente a la

Secretaría de Gobierno, en el periodo del entonces gobernador Licenciado Tulio Hernández
Gómez, el 02 de julio de 1985, se estableció dentro del Reglamento Interior del Gobierno
del Estado la regulación de las funciones de la Dirección de Vialidad y Seguridad Publica.

En octubre de 2000, durante la gestión del Médico Veterinario Zootecnista Alfonso

Abraham Sánchez Anaya, se publicó en el Periódico Oficial del Estado, las disposiciones
por las que se creó la Subsecretaría de Seguridad

Pública y Readaptación Social, abrogándose el Reglamento de la Secretaría de Gobierno

del 26 de junio de 1998.

Por Decreto número 31, de fecha 22 de diciembre del 2008, publicado en el Periódico
Oficial del Gobierno del Estado, se reformaron, adicionaron y derogaron diversos artículos
de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Tlaxcala, estableciendo la
desaparición de la Subsecretaría de Seguridad Pública y Readaptación Social del Estado de
Tlaxcala, y en su lugar se creó la Secretaría de Seguridad Ciudadana del Estado de
Tlaxcala.

Por Decreto número 27, de fecha 1º de agosto del 2014, publicado en el Periódico Oficial
del Gobierno del Estado, se adicionaron al artículo 28 de la Ley Orgánica de la
Administración Pública del Estado de Tlaxcala, las fracciones XXV a la XL, cuyas
atribuciones hasta ese entonces conferidas a la Secretaría de Seguridad Pública, pasaron a
ser facultad de la Secretaría de Gobierno, en el artículo quinto transitorio, se previó que
todo lo que hiciera referencia a la Secretaría de Seguridad Pública del Estado de Tlaxcala,
por virtud del mismo, se entendería asignado a la Secretaría de Gobierno o al Comisionado
Estatal de Seguridad

Por Decreto número 59, se publicó la Ley de Seguridad Pública del Estado de Tlaxcala y
sus Municipios, en el Periódico Oficial del Gobierno del Estado, el 28 de noviembre de
2014; misma que entró en vigor el 31 de diciembre de 2014, otorgando personalidad
jurídica a la Comisión Estatal de Seguridad.

Durante el periodo de gobierno del Mtro. Marco Antonio Mena Rodríguez, mediante el
Decreto número 94, de fecha 27 de mayo de 2019, publicado en el Periódico Oficial del
Gobierno del Estado de Tlaxcala, la dependencia cambió de denominación, pasando a ser
Secretaría de Seguridad Ciudadana.

Asimismo, el 17 de febrero de 2021, se publicó en el Periódico Oficial del Gobierno del

Estado el Reglamento

Interior de la Secretaría de Seguridad Ciudadana del Estado de Tlaxcala, documento

normativo que sustenta, fortalece y regula la estructura, organización, funcionamiento,
facultades y obligaciones de las unidades administrativas que conforman a la Secretaría de
Seguridad Ciudadana del Estado de Tlaxcala.

Es así como en el devenir de la dependencia, ha sufrido diversas transformaciones las

cuales la han fortalecido, logrando consolidarse de la siguiente manera:

 Persona Titular de la Secretaría

 Dirección de Seguridad Pública
  Dirección de Policía Estatal de Caminos y Vialidad
 Dirección de Inteligencia para la Prevención
 Dirección de Investigación
 Dirección de Prevención y Reinserción Social
 Dirección de Desarrollo Policial
 Dirección de Secretaría Técnica
 Dirección Administrativa
 Instituto de Formación y Capacitación de Seguridad Pública, como órgano
desconcentrado de la misma.

En su momento, bajo la administración de la Secretaría de Gobierno, con el fin de dar una

mejor respuesta a la demanda de seguridad publica en el Estado, la entonces Comisión
Estatal de Seguridad, durante el 2017 amplio su listado de delegaciones de 10 a 12
Comisarías, con lo que se brindó una pronta y oportuna respuesta a las demandas de la
sociedad. A través del apoyo de las policías municipales, se intercambió información,
creándose una base de datos que permite ubicar zonas de alto riesgo, así como identificar a
personas o grupo delincuenciales que vulneran la seguridad y paz pública en el Estado.

Asimismo, para consolidar el actuar del personal servidor público adscrito a esta Secretaría,
se generó el código de ética y el código de conducta, documentos administrativos que
vienen a contribuir con el fomento de las buenas prácticas y el sano desempeño
institucional.

Tomando en consideración la dinámica evolutiva de los diferentes grupos que integran la

sociedad, el Estado de Tlaxcala, a través del área de la Policía Cibernética, perteneciente a
la Dirección de Inteligencia para la Prevención, entra a la vanguardia de los avances
tecnológicos y por ende brindar un mejor servicio en el punto de la prevención de la nueva
gama de delitos cibernéticos que impacta a la sociedad. La nueva Policía Cibernética de
Tlaxcala desarrolla estrategias y acciones que se enmarcan en la estrategia nacional a la que
Tlaxcala se sumó.

Por medio de la Conferencia Estatal de directores de Seguridad Pública Municipales, se

tiene como eje principal consolidar la relación con las policías municipales, el intercambio
de información para participar en operativos juntos que permita disminuir la incidencia
delictiva en el Estado y combatir de manera eficiente la inseguridad.

Es así como a través de la reestructuración que realizó esta Secretaría, se dotó del
andamiaje necesario para el desarrollo de las actividades, en aras de contribuir con la
preservación del estado de derecho y la paz social.

Finalmente, en una acción responsable e integradora, este documento administrativo

plantea de manera incluyente y libre de estereotipos de género, por lo que al referirse a una
persona como “el” puede significar “el o l

Capítulo 3 Marco Teórico

definición de documento

La palabra documento tiene su origen en el latín documentum, que significa enseñanza o

prueba. Desde la antigua Roma, se utilizaba este término para hacer referencia a las pruebas
que se presentaban en un juicio. Posteriormente, con el paso de los años, el significado de
la palabra se amplió para referirse a cualquier tipo de escrito que contenga información
relevante.

En la actualidad, los documentos se han convertido en una herramienta indispensable para

la gestión de empresas y organizaciones. Estos pueden ser de diversos tipos, entre los que
destacan los documentos impresos y los documentos informáticos. Los documentos
impresos son aquellos que se elaboran en papel, mientras que los documentos informáticos
son aquellos que se elaboran y almacenan en formato digital.

https://abrirarchivos.info/tema/el-origen-de-la-palabra-documento-y-los-documentos-mas-
utilizados-en-mexico/

Los elementos que lo caracterizan son:

o El soporte que le confiere corporeidad física, y puede ser desde una tablilla de barro hasta
un disco Óptico.

o La información, es decir, la noticia que transmite.

o El registro, o sea, la fijación de la información en el soporte, ya sea mediante tinta,
impulsos electromecánicos

Esta definición engloba al documento en sentido general, pero de archivo posee ciertos
elementos diferenciadores

El carácter seriado: los documentos se producen uno a uno y con el paso del tiempo
constituyen series (correspondencia, actas...).

La génesis: se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y

reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. ya sea mediante tinta, impulsos
electromagnéticos

La exclusividad: la información que contiene rara vez se encuentra en otro documento con
idéntica extensión e intensidad, es exclusiva.

La interrelación: como principio general las piezas aisladas (documentos sueltos) no tienen
sentido o tienen muy poco, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto -la
unidad archivística o expediente- y por las relaciones establecidas entre sí.

El documento es al expediente lo que en química es el átomo a la molécula.

Caracteres del documento

Una vez conceptualizado el documento, conviene abandonar el singular para acercarnos a

sus características y a las variantes que podemos encontrar en un archivo: textos
manuscritos, impresos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. T. R. Schellenberg' ' a quien
seguiremos brisicamente en este epígrafe- estableció que los caracteres de los documentos
se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido sustantivo
(caracteres internos)

Caracteres externos:

- Clase.

- Tipo.

-- Formato.
- Cantidad.

- Forma.

caracteres internos.

- Entidad productora.

- Orígenes funcionales.

- Fecha y lugar de producción.

Contenido sustantivo

Documento de archivo

La base y fundamento de los archivos son los documentos de origen archivístico.

Entendemos por documento archivístico la expresión, independientemente de su fecha,
forma o soporte material, producido, recibido o acumulado naturalmente por cualquiera en
el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente
íntegro, auténtico, ingenuo y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico y reunido,
organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de información la Edad
Moderna es la época de la eclosión de lo escrito, de la consolidación de prácticas de
escritura y lectura que invaden nuevas facetas sociales y culturales. Es el tiempo de la
imprenta, de la caligrafía, de la irrupción del texto escrito como medio de difusión y
conservación del conocimiento o, simplemente, del entretenimiento. Es, en suma, un nuevo
momento histórico en el que la escritura va a ir ganando terreno en la sociedad hasta
convertirse en un verdadero instrumento o medio de comunicación, no por ello carente de
connotaciones de representación o simbolismo, siempre presente en el valor icónico que
todo texto escrito conlleva.

Los documentos reales de la época moderna muestran pues esta doble realidad: por un lado,
el mantenimiento de tipos y fórmulas claramente bajo medievales aunque renovadas en sus
usos y funciones, y, por otro, la aparición de formularios nuevos, totalmente adaptados a la
nueva monarquía.

https://ru.iibi.unam.mx/jspui/bitstream/IIBI_UNAM/CL465/1/
objeto_estudio_bibliotecologia_concepto_archivistica_agustin_vivas_moreno.pdf

Albalaes, cartas misivas, reales cédulas, reales provisiones, cartas de privilegiado, y

confirmación conviven con reales decretos, reales órdenes, mandamientos o autos
acordados, oficios, provisiones ministeriales y de otros representantes sentantes del
monarca. Algunos, cuentos como los albalaes o las cartas misivas terminaron por extinguir
en unas fechas que aún están por determinar Otros, se adaptan totalmente a los nuevos
tiempos convirtiéndose en auténticos documentos comodín, aptos para comunicar los más
diversos contenidos ya fueron órdenes o mercedes, instrucciones o pragmáticas, tal es el
caso de las reales cédulas y provisiones, estas últimas más, expedidas una vez en papel y
otras, las más solemnes, en pergamino

https://www.academia.edu/40474495/LA_DOCUMENTACI%C3%93N_REAL_EN_LA_
%C3%89POCA_MODERNA_METODOLOG%C3%8DA_PARA_SU_ESTUDIO

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado por

individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del
tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso a los
eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados como sus
formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos, gráficos, sonoros,
digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del globo.

https://www.ica.org/es/que-es-un-documento-de-archivo

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su ficha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada
en e1 transcurso de su gestión conservados, respetando aquel orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos
o para servir de fuentes de historia.
Schellenberg opina que la idea de selección con vistas a la conservación permanente no
debe faltar en la definición, pero como veremos ésta conviene sólo a los archivos que
denominamos históricos: «aquellos documentos y expedientes (récords) de cualquier
institución pública o privada que hayan sido valorados para su conservación permanente
con fines de referencia o de investigación en una institución archivística».

También James B. Rhoads, tiene esta visión parcial de los archivos: «conjunto de
documentos no corrientes con valor permanente». Asimismo, Elio Lodolini considera que
archivo es sólo el conjunto de escritos que han perdido interés administrativo para las
oficinas que los han producido, han adquirido madurez archivística, han sido seleccionados
para la conservación permanente.

De entre los franceses, Jean Favier, da una preferencia clara al principio de procedencia:
«conjunto de documentos recibidos o despachados por una persona o institución pública o
privada que resultan de su actividad, organizados de acuerdo con ésta y conservados para
su utilización». Salvo cuestiones o aspectos menos sustanciales sí están recogidas en esta
ultima definición las ideas que entendemos fundamentales (organización, basada en el
principio de 'procedencia y finalidad.

file:///C:/Users/Gabi/Desktop/informacion%20sobre%20arhivo/idoc.pub_archivistica-
general-teoria-y-practica-antonia-heredia.pdf

la función del archivero

Es función del archivero la de conservar los documentos producidos en las épocas pasadas:
"conservar" no se entiende solamente en el significado de mera y pasiva conservación
material, que, antes bien, es el aspecto menos relevante de la actividad archivística, sino
sobre todo en el significado de una función activa de búsqueda científica que comprende la
ordenación, la inventariarían, la valorización del patrimonio archivístico. A esta función se
ha añadido, hace algunos decenios, la de predisponer para la conservación los documentos
más recientemente, o incluso todavía en curso de producción, en las oficinas.

La conservación de los documentos debería de ser integral (usamos el condicional porque

desgraciadamente una conservación integral de la documentación de las épocas más
recientes es materialmente imposible, por el costo que semejante operación implicaría),
pero, en todo caso, tiene que ser imparcial. En este sentido nos parece que podemos
modificar la afirmación de sir Hilary jenkinson en el 1:' Congreso Internacional de
Archivos (París, 1950), según la cual el archivero "debe conservar imparcialmente todo
documento, sin tener en cuenta el mayor o menor presunto interés.

file:///C:/Users/Gabi/Desktop/informacion%20sobre%20arhivo/archivistica%20ELIO
%20LODOLINI.pdf

Funciones de los archivos

En opinión de A. Tanodi' (1960) las funciones de los archivos son: reunir, conservar,
ordenar, describir y utilizar los documentos, lo que años más tarde V. Cortés" (1979)
resumirá en tres: recoger, conservar y servir los documentos. En cualquier caso, detrás de
estos objetos están las funciones de los archivos o, lo que es igual, las amplias tareas
encomendadas a su personal y que podemos resumir en los siguientes aspectos:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese periodo

de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma de
decisiones.

2. Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos que ya no son de uso

corriente por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo,

seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y
destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de

acuerdo con los principio de la archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los

distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por
las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su

conservación integra en el tiempo.
Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente
establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

Las etapas del archivo

Entendido como fondo documental, constituye un todo unitario que atraviesa diversas
etapas, establecidas en función del ciclo de vida de los documentos”, principio establecido
por la archivística norteamericana. Este concepto, desarrollado en los años treinta, tras el
establecimiento del Archivo Nacional de los Estados Unidos (1934), viene a significar que
«la información documental tiene una vida similar a la de un organismo biológico, el cual
nace (fase de creación), vive (fase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo))). En
resumen, se apreció que el documento atraviesa en su vida por distintas fases: desde su
elaboración o recepción y durante un periodo más o menos corto de tiempo, es objeto de
uso intensivo para la resolución de los asuntos propios de su creador; con el transcurso del
tiempo cada vez es menos utilizado, va perdiendo su valor según los fines para los que
había sido creado; hasta que al final se plantea bien su destrucción, bien su conservación
permanente. La mayor o menor intensidad de su valor primario señala las distintas etapas
del archivo, que corren paralelas a los diferentes estadios por los que pasa la
documentación a lo largo del tiempo:

El archivo de gestión. Los documentos en fase de tramitación, así como los que son de uso
frecuente para la gestión de los asuntos corrientes, estilo bajo la responsabilidad y manejo
directo de las unidades administrativas, de ahí que sea más conocido como archivo de
oficina. Tradicionalmente se ha considerado que la documentación debe de permanecer en
esta fase durante cinco años una vez finalizada su tramitación, sin embargo, y a la luz de la
experiencia, este plazo resulta excesivamente amplio, por varias razones. La información
útil para la gestión prescribe cada vez en plazos más cortos, de modo que, pasado un año,
en la mayoría de los casos, los expedientes conclusos no son empleados; por otra parte, las
administraciones producen en cinco años mucha mis documentación de la que
razonablemente pueden alojar en sus oficinas, con un coste muy elevado y el inconveniente
que la información redundante añade: dificultar las búsquedas precisas.
El archivo administrativo. Solamente en las organizaciones administrativas de gran
volumen y complejidad se distinguen unos locales acondicionados como archivo
administrativo; en la mayoría es el propio archivo quien acoge ésta y las demás etapas.

Tan pronto como la documentación deja de ser utilizada con frecuencia, de acuerdo con los
plazos y procedimientos establecidos por el archivero, las oficinas la remiten a1 archivo.
Ésta es la etapa de concentración de los documentos cuyo uso para la gestión es hipotético,
pero no seguro. Las tramitaciones están conclusas, pero un recurso o el regreso sobre un
asunto determinado puede hacerlas regresar a la fase anterior. A partir de esta fase y en
adelante, la documentación está bajo la responsabilidad del archivero. Transcurridos quince
años desde su conclusión, los documentos pasan a la etapa siguiente.

El archivo intermedio. Ahora, la documentación ha perdido prácticamente la utilidad por

la cual había sido creada: la gestión. Las grandes administraciones la transfieren desde sus
archivos administrativos a éste, caracterizado por asegurar la instalación masiva de
documentos a bajo coste.

Durante otros quince años más, es decir, hasta los treinta de antigüedad, se procede a la
valoración, selección y expurgo, a fin de conservar lo pertinente.

El archivo histórico. A partir de este momento, la documentación seleccionada por su

valor informativo, histórico y cultural se conserva a perpetuidad, en condiciones que
garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye
parte del patrimonio histórico de las naciones y, por ende, de la humanidad.}

Caracteres de los documentos

Una vez conceptualizado el documento, conviene abandonar el singular para acercarnos a

sus características y a las variantes que podemos encontrar en un archivo: textos
manuscritos, impresos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. T. R. Schellenberg' ' -a
quien seguiremos básicamente en este epígrafe- estableció que los caracteres de los
documentos se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como a su
contenido sustantivo (caracteres internos).

Caracteres externos:
- Clase.

- Tipo.

-- Formato.

- Cantidad.

- Forma.

Caracteres internos.

- Entidad productora.

- Orígenes funcionales.

- Fecha y lugar de producción.

- Contenido sustantivo.

CARACTERES EXTERNOS

La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmiten la información,

así tenemos documentos:

Textuales: transmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito,

mecanografiado o impreso. Son el producto por excelencia de las administraciones y los
más abundantes en los archivos.

Iconográficos: emplean la imagen, signos no textuales, colores para representar la

información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, microformas,
etc.

Sonoros: permiten grabar y reproducir cualquier sonido, casi siempre palabras en el caso de
los archivos: discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc.

o Audiovisuales: combinan la imagen en movimiento y el sonido, aunque los primeros

ejemplos carecían de este último aspecto: filmes, cintas de video, videodiscos, etc.

o Electrónicos o informáticos: son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas

perforadas, cintas magnéticas, diskettes, CD ROM, etc.
El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, por cuanto
revela tanto el contenido como su estructuración en el documento, y deriva de la acción
representada.

Así, la acción consistente en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado

cuestionario, donde la información se estructura de forma netamente diferenciada respecto
de otros tipos documentales. Si se trata de legislar, será una ley, si de informar un informe.
A pesar de las apariencias, el asunto es más complejo y, aunque debería ser la diplomática
quien resolviera los problemas existentes, faltan estudios de tipología documental.

El formato: está en función de la forma de reunirse los documentos y del soporte así

La cantidad se refiere al número de unidades (volúmenes, legajos, documentos) y al espacio

que ocupan los documentos (mera transmitir la información, así tenemos documentos:
metros lineales).

La forma: más conocida con el término diplomático de tradición documental, consiste en la

ingenuidad, es decir, la condición de original o copia y SLIS distintas variantes: copia
simple, certificada ...

CARAC'TERES INTERNOS

La entidad productora: es decir, el autor del documento, que puede ser una persona fisica o
moral, pública o privada.

Los orígenes funcionales: las razones por las que se ha producido un documento, tomando
en consideración, y por este orden, la función, la actividad y el trámite por los que ha sido
realizado. Por ejemplo, la gestión de los recursos humanos es una función, dentro de la cual
la contratación de trabajadores es una actividad y, entre otras, la redacción de un contrato
de trabajo específico es uno de los trámites que se realizan.

La fecha y el lugar de producción: también denominado datación crónica y tópica del

documento, que lo sitúa en el tiempo y en el espacio.

El contenido sustantivo: el asunto o tema de que trata un documento, o sea, los fines u
objetivos perseguidos con su redacción. Así, en el ejemplo anterior, el contenido será la
contratación de una persona para el desempeño de ciertas actividades laborales. El
contenido puede ser:

Intensivo: ofrece muchos datos sobre asuntos concretos y bien definidos, por ejemplo: un
expediente personal, judicial, etc.

Extensivo: ofrece pocos datos sobre un conjunto de elementos muy amplio, como es el caso
de un censo de población.

Diversificado: ofrece datos variados sobre cuestiones diversas, por ejemplo, una memoria
de gestión.

file:///C:/Users/Gabi/Desktop/informacion%20sobre%20arhivo/manual-de-archivistica-
cruz-mundet_compress.pdf

Capítulo 4 Metodología

La metodología de la investigación se desarrollará en este estudio está basada

principalmente en los siguientes puntos (Hernández, Fernández y Baptista, 2002):

Problema de investigación

Debido a la gran cantidad de documentos realizados por los compañeros de área, al igual
documentos recibidos de otros departamentos o dependencias se han ido acumulando, no se
registra a tiempo en la base de datos que tiene el área de FASP no es aguardado en la
carpeta que corresponde, esto implica un grave problema cuando el personal de área
requiere de documentación y no se saben a donde esta oh si fue recibido por algunos de
ellos o si ese documento llego a esa área.

A nivel mundial la gestión de documentos se ha convertido en un tema de gran importancia

no solo para la sociedad de información, sino además para la dirección de las
organizaciones, gracias a su progresivo desarrollo y el contenido soportado, los documentos
se han establecido como uno de los instrumentos de capitales intelectuales más importante
en las empresas ya que en estos se recopilan los soportes de interés de estas.

Cabe mencionar, que todas las empresas independientemente de su naturaleza, tanto

privadas como públicas, llevan a cabo diversas transacciones en los procesos que la
integran, las cuales originan una gran cantidad de registros ya sea en forma de cotizaciones,
facturas, contratos, convenio, proyectos, solicitudes diversas, entre otros, los cuales,
requieren ser conservados en una estructura organizada, con la finalidad de ser eficaz,
eficiente, ágil, confiable, entre otros aspectos, al momento de localizarlos.

Objetivo de investigación

Que los compañeros del área utilicen hojas recicladas cada que impriman algún documento,
para que sean revisadas por el jefe del departamento y así les haga sus respectivas
correcciones una vez dado el visto bueno del jefe se imprimirá en hojas normales, una vez
sellada y entregada al departamento correspondiente se archivara de manera digital con
especificaciones muy claras para que así sea más rápida su búsqueda en la base de datos
cuando lo requiera algún compañero el área

Tipo de investigación

De acuerdo con la investigación realizada se decidió que es una investigación aplicada El

científico Keith Stanovich la investigación aplicada busca “predecir el comportamiento
específico”. Podemos tomar esta declaración y decir que, el fin de este tipo de investigación
es poner en práctica el conocimiento teórico.

https://blogposgrados.tijuana.ibero.mx/investigacion-aplicada/

Formulación de la hipótesis:

La base de datos que se utiliza en el departamento de FASP es de gran ayuda cuando están
registrados los documentos con especificaciones detallas a cuando no están registrados con
especificaciones
Diseño de la investigación

El diseño de la investigación es ´´No experimental´´ que según Hernández, Fernández y

Baptista (2014) lo define como la investigación que se realiza sin manipular
deliberadamente variables y en los que solo se observan los fenómenos en su ambiente
natural para después analizarlos.

En estos casos el diseño apropiado (con un enfoque no experimental) es el transversal o

transeccional. Ya sea que su alcance inicial o final sea exploratorio, descriptivo,
correlacional o explicativo. Los diseños de investigación transaccional o transversal
recolectan datos en un solo momento, en un tiempo único. Liu (2008) y Tucker (2004). Su
propósito es describir variables y analizar su incidencia e interrelación en un momento
dado.

Recopilación de datos

Existen tres tipos de instrumentos para recolectar información en una organización

acerca de un proceso en un área de trabajo (entrevista, encuesta y observación

directa). A consideración de la autora la técnica a utilizar es la investigación cualitativa

utilizando el instrumento de encuesta se utilizará el análisis de datos descriptivo sirve para

recopilar información valiosa de un grupo de interés, cuyas respuestas te servirán para
analizarlas, interpretarlas y tener un panorama que te ayude a tomar decisiones o a generar
alguna estrategia o acción específica.

Análisis de datos

El instrumento de medición que vamos a utilizar es la encuesta ara las organizaciones que
tienen que tomar decisiones importantes. Una encuesta en línea creada con estilos definidos
y preguntas seleccionadas cuidadosamente seguramente te llevarán a obtener resultados que
pueden implementarse para realizar cambios valiosos en una organización.
Interpretación de los resultados:

Elaboración de conclusiones:

Comunicación de resultados:

Capítulo 5

Desarrollo del proyecto

https://ssc.tlaxcala.gob.mx/