Instituto Politécnico Nacional

Escuela Superior de Comercio y Administración

Unidad Tepepan

Unidad de Aprendizaje:
Procesamiento y Análisis de Datos
Electrónicos

Unidad 4
Gestor de base de datos: Access

Sesión 5
Funciones básicas de Access

Actividad 2: Crear bases de datos

Asesor: M. en C. y L.R.C. Luis Antonio Morales Rosas

Alumna: Issamar Donají Juárez Sánchez

Grupo: 2CXA
 Cuestionario 7. Crear base de datos
Elaborado por Lic. Olga Ymay López
Catedrática del IPN
Instrucciones. Responde las siguientes preguntas de manera concreta.
El archivo con tu cuestionario “Crear Bases de Datos” es recomendable lo entregues con
el título “Actividad 3 sesión 5”, en el Formato requerido de Access. El cuestionario
contiene respuestas breves acerca de cómo Access genera tablas.
Esta actividad tiene vigencia de entrega hasta el domingo de la quinta semana. Podrás
enviarla vía buzón de tareas

¿Qué hace Access al generar tablas de las siguientes maneras?

1. A partir de una base en blanco
Cuando Access genera una tabla a partir de una base en blanco, te permite
diseñar la estructura de la tabla y especificar el tipo de datos para cada campo.
Debes comenzar creando una nueva base de datos, agregando una nueva tabla y
seleccionando el tipo de datos apropiado para cada campo (texto, número, fecha,
etc.). Luego, debes agregar campos a la tabla y especificar las propiedades de
cada campo según sea necesario (tamaño máximo, formato, valor
predeterminado, etc.).
La generación de tablas en Access de esta manera te da un mayor control sobre
la estructura de la tabla y los datos que se ingresarán en ella. También te permite
especificar claves primarias y establecer relaciones entre tablas si es necesario.

Las principales características de Access al generar tablas de una base de datos

en blanco son:
 Flexibilidad en la definición de la estructura de la tabla: Access permite
definir la estructura de la tabla según las necesidades específicas del
usuario, permitiendo especificar el tipo de datos y las propiedades para
cada campo.
 Fácil inserción de datos: Después de haber definido la estructura de la
tabla, es fácil ingresar y administrar los datos gracias a la interfaz de
usuario de Access.
 Capacidad para definir claves primarias: Access permite definir claves
primarias para garantizar la integridad de los datos.
  Capacidad para establecer relaciones entre tablas: En Access, es posible
establecer relaciones entre tablas que permiten integrar datos relacionados
y garantizar la consistencia de la información en toda la base de datos.
 Personalización de la vista de datos: Es posible personalizar la vista de
datos según las necesidades del usuario, incluyendo la utilización de filtros,
consultas y otros recursos.

2. A partir de una plantilla

Cuando Access genera una tabla a partir de una plantilla, se utiliza un patrón
predefinido para diseñar la estructura de la tabla y especificar el tipo de datos para
cada campo. Las plantillas proporcionan una estructura básica que se puede
personalizar según sea necesario.
Por ejemplo, puedes seleccionar una plantilla de "Clientes" que incluirá campos
como nombre, dirección, número de teléfono, correo electrónico, etc. Entonces,
puedes personalizar la plantilla para agregar o eliminar campos y establecer las
propiedades de cada campo.
Las ventajas de utilizar una plantilla son que puede ahorrar tiempo y esfuerzo al
proporcionar una base estructural sólida. También pueden garantizar una
estructura consistente para las tablas en su base de datos. Sin embargo, las
plantillas pueden ser limitantes si necesitas una estructura de tabla más
personalizada o si necesitas especificar campos más específicos.
Las principales características de Access al generar tablas a partir de una plantilla
son las siguientes:
 Estructura de tabla predeterminada: Access proporciona una estructura de
tabla predeterminada en las plantillas, lo que permite ahorrar tiempo y
esfuerzo al momento de crear una base de datos.
 Campos predefinidos: Las plantillas de Access ya incluyen campos
predefinidos que se ajustan a los requerimientos de la plantilla, lo que
facilita la creación de nuevas bases de datos.
 Relaciones ya definidas: En algunos casos, las plantillas de Access ya
tienen relaciones predefinidas entre las tablas, lo que permite ahorrar
tiempo y esfuerzo en la creación de la base de datos.
 Datos de ejemplo: Al generar una tabla a partir de una plantilla, Access
también puede incluir datos de ejemplo que le ayuden a familiarizarse con
la estructura y los datos que se manejan.
 Personalización de la tabla: Aunque las plantillas proporcionan una
estructura predeterminada y campos predefinidos, Access también permite
personalizar la estructura y los campos de la tabla según las necesidades
específicas del usuario.
 3. Abrir una base de datos existente en Access 2007
Cuando abres una base de datos existente en Access 2007, estás accediendo a
una estructura de tabla que ya ha sido definida. Puedes ver la estructura de la
tabla y los datos que ya han sido ingresados. Desde allí, puedes agregar, eliminar
o editar los datos existentes y definir nuevas consultas, formularios y otros objetos
según sea necesario.
La ventaja de abrir una base de datos existente es que te permite trabajar con
datos que ya han sido ingresados y que tal vez ya hayan sido organizados.
Puedes utilizar una base de datos existente para añadir nuevas funcionalidades,
crear informes, o realizar consultas según sea necesario. Sin embargo, la
desventaja de abrir una base de datos existente es que es posible que la
estructura de la tabla no sea la ideal para lo que deseas hacer, y es posible que
debas realizar modificaciones significativas en la estructura existente para
satisfacer tus necesidades. En estos casos, puede ser necesario crear una nueva
base desde cero o utilizar una plantilla preexistente.

Las principales características de abrir una base de datos existente en Access

2007 son:
 Posibilidad de visualizar y acceder a los objetos de la base de datos: Al
abrir una base de datos existente en Access 2007, es posible visualizar y
acceder a los diferentes objetos de la base de datos, como tablas,
consultas, formularios e informes.
 Flexibilidad en la edición de los objetos de la base de datos: Access 2007
permite editar y personalizar los diferentes objetos de la base de datos, así
como agregar nuevos objetos en caso de ser necesario.
 Facilidad para consultar y analizar los datos: Al abrir una base de datos
existente en Access 2007, es posible realizar consultas y análisis de datos
de manera rápida y sencilla, gracias a las herramientas y funciones
integradas en el programa.
 Integración con otras aplicaciones de Microsoft Office: Access 2007 se
integra con otras aplicaciones de Microsoft Office, como Excel y Word, lo
que permite compartir y trabajar con los datos de la base de datos de forma
más eficiente.
 Capacidad para administrar usuarios y permisos: Access 2007 permite
administrar los usuarios y los permisos de la base de datos, asegurando la
integridad y seguridad de los datos almacenados.
¿Cuáles son las opciones para crear tablas?
4. Tabla
Para crear una tabla en Access, puedes seguir los siguientes pasos:
 Abre Microsoft Access.
  Haz clic en "Archivo" en la barra de herramientas superior.
 Selecciona "Nuevo" o "Nuevo en blanco" si lo estás haciendo desde cero.
 Haz clic en "Tabla en blanco" o en "Asistente para tablas".
 Usa el diseño de la tabla o el asistente para definir los campos que quieras
agregar y sus propiedades, como el tipo de datos y el tamaño del campo.
 Haz clic en "Guardar" cuando hayas terminado de definir la tabla.
Las opciones para crear tablas en Access son:
 Crear una tabla en blanco: Esta opción permite crear una tabla nueva y
vacía, donde se pueden agregar los campos necesarios.
 Uso de plantillas: Access incluye varias plantillas de base de datos que
contienen tablas predefinidas que se pueden personalizar según las
necesidades.
 Importar tablas de otras bases de datos: Access permite importar tablas de
otras bases de datos, lo que facilita la transferencia de datos entre
diferentes sistemas.
 Importar datos desde fuentes externas: Access puede importar datos de
archivos de texto, hojas de cálculo de Excel y otras fuentes externas y
utilizarlos para crear nuevas tablas.
 Crear tablas mediante la herramienta de diseño: Con la herramienta de
diseño de tablas, se puede crear y personalizar tablas rápidamente,
definiendo los campos y las propiedades de la tabla.
 Crear tablas mediante el Asistente para tablas: Access también incluye un
asistente para tablas que guía al usuario a través del proceso de creación
de una tabla, haciendo que sea más fácil y rápido crear una tabla.

5. Plantillas de tabla
 Abre Microsoft Access.
 Crea una nueva base de datos o abre una existente.
 Haga clic en "Tablas" en el panel de navegación del lado izquierdo.
 Seleccione "Nueva" en la cinta de opciones.
 Seleccione "Diseño de tabla" en el menú desplegable.
 Agrega los campos que quieres incluir en la tabla.
 Define las propiedades de los campos, como el tipo de datos y el tamaño
del campo.
 Cuando hayas terminado de agregar campos y definir propiedades, haz clic
en el botón "Vista de diseño" para cambiar a la vista de diseño de la tabla.
 Haga clic en "Archivo" en la barra de herramientas en la parte superior de la
pantalla.
 Seleccione "Guardar como".
 Seleccione "Plantilla de tabla" en el menú desplegable "Tipo".
  Especifica un nombre para la plantilla y elige una ubicación donde
guardarla.
 Haz clic en "Guardar".
opciones para crear plantillas de tabla en Access:
 Crear una tabla de muestra: Crea una tabla en blanco y agrega algunos
registros, luego guárdala como plantilla.
 Usar una plantilla existente: Access incluye varias plantillas de base de
datos que contienen tablas predefinidas que se pueden utilizar para crear
una plantilla de tabla personalizada.
 Crear una plantilla desde una base de datos existente: Si ya tienes una
base de datos con tablas que te gustaría usar en tu plantilla, puedes crear
una plantilla a partir de esa base de datos.
 Usar una plantilla de Microsoft Office: Access incluye algunas plantillas de
tablas de Microsoft Office que se pueden usar como base para una plantilla
personalizada.
 Crear una plantilla desde cero: Puedes crear una tabla vacía y
personalizarla como lo desees, luego guardarla como plantilla.

6. Listas de SharePoint
 Inicia sesión en tu cuenta de SharePoint.
 En la página de inicio, selecciona "Listas" en la barra de navegación de la
izquierda.
 Haz clic en "Crear lista" en la cinta de opciones en la parte superior.
 Selecciona el tipo de lista que deseas crear o elige "Personalizado" para
crear una lista desde cero.
 Elige un título para la lista y completa las propiedades de configuración de
la lista según tus necesidades.
 Haz clic en "Crear".
Opciones de lista más comunes en SharePoint:

 Columnas: Puedes agregar columnas personalizadas a tu lista, como

campos de fecha, campos de opciones y campos de números.
 Vistas: Las vistas te permiten ver diferentes secciones de la lista en función
de criterios específicos. Puedes crear vistas personalizadas y establecerlas
como vistas predeterminadas.
 Formularios: SharePoint ofrece diferentes tipos de formularios que puedes
usar para agregar, modificar y ver elementos de lista, y también puedes
crear formularios personalizados.
 Alertas: Puedes establecer alertas en la lista para recibir notificaciones
cuando se agregan, eliminan o modifican elementos.
  Versiones de historial: SharePoint mantiene un historial de versiones de
elementos de lista, lo que te permite ver las modificaciones realizadas y
restaurar versiones anteriores.

7. Diseño de tabla
 Abra Microsoft Access y seleccione la opción "Tablas" en el panel de
navegación.
 Seleccione "Nueva" en la pestaña Tablas de la cinta de opciones.
 Seleccione "Diseño de tabla" en el cuadro de diálogo Nuevo.
 Agregue los campos que desea incluir en la tabla haciendo clic en las
celdas del área de diseño.
 Configure las propiedades del campo en la fila de campo inferior, como el
nombre del campo, el tipo de datos y la longitud del campo.
 Haga clic en la celda de la clave principal del campo si desea establecer la
clave principal.
 Utilice la herramienta de la barra de herramientas para guardar, imprimir o
cerrar el diseño.
 Guarda la tabla.
Algunas opciones comunes para el diseño de tabla:
 Agregar y eliminar campos.
 Definir el tipo de dato y la longitud de los campos.
 Establecer una clave principal.
 Aplicar formato a los datos, como colores de fondo y de texto.
 Configurar validaciones y reglas de entrada.
 Establecer relaciones entre tablas.
 Configurar opciones de ordenamiento y filtro de datos.
 Establecer opciones de índice y de tamaño de página.
 Crear consultas para recuperar datos de la tabla.
 Establecer las opciones de seguridad y permisos para la tabla.
8. La vista diseño de tabla se divide en 2 secciones que son:
1. Área de diseño de tabla: donde puedes agregar y configurar campos de la tabla.
2. Área de propiedades de campo: donde puedes establecer las propiedades del
campo seleccionado, como el nombre del campo, el tipo de datos, la longitud del
campo y si es o no una clave principal.

9. En que sección se establece el nombre del campo en la vista diseño

En la vista de diseño de tabla en Microsoft Access, el nombre del campo se
establece en la fila de campo inferior en el área de diseño de la tabla. En esa fila,
puedes hacer clic en la celda "Nombre de campo" y escribir el nombre que deseas
darle al campo. Luego, al presionar Enter, se establecerá el nombre del campo. Es
importante recordar que el nombre que elijas debe ser único y no puede contener
espacios ni caracteres especiales.

10. En que pestaña de propiedades se pueden cambiar la longitud de los

datos, reglas de validación, formato de visualización, entre otras.

En la vista de diseño de tabla en Microsoft Access, se puede cambiar la longitud

de los datos, reglas de validación, formato de visualización y otras propiedades de
campo en la pestaña "Propiedades del campo". Para acceder a esta pestaña,
selecciona el campo al que deseas aplicar las propiedades y luego haz clic en el
botón "Propiedades del campo" en la cinta de opciones o en la barra de
herramientas de acceso rápido. En esta pestaña, puedes encontrar las opciones
como:

- Formato
- Longitud del campo
- Regla de validación
- Valor predeterminado
- Requerido
- Clave principal
- Indexado
- Permitir longitud cero