MODELO DE ORGANIGRAMA PARA ACTIVIDADES DE PROVINCIA

CONSEJO DE PROVINCIA

Subcomisionad@ de Programa

Equipo Directivo
COORDINADOR GENERAL

ADMINISTRADOR COORD. PROGRAMA LOGISTICA

Tesorería
Registros

Materiales y Equipo
Secretaría

Servicios Generales
Actividades

Servicios Médicos

Transporte
Generales
Campo

Jefe de
Jefe de
Subcampos

Bloques
Jefes de
Jefes de

Documento elaborado por:

CPJP Santiago Flores Elizondo
Agosto, 2015
 Descripción de funciones (de forma descriptiva y no limitativa)

1. COORDINADOR GENERAL.- Es el responsable general de la actividad. Debe ser

aprobado por el Consejo de Provincia. Coordina al equipo directivo de la actividad,
supervisa y da seguimiento a cada área de ejecución y entrega el informe final de la
actividad al Subcomisionado de Programa respectivo ccp el CPJP.

2. ADMINISTRADOR.- Es parte del equipo directivo a cargo de la documentación, registro

y orden administrativo de la actividad, y coordina a las siguientes funciones:
1. Encargado de Registros
1. Diseña y difunde la documentación para registro a la actividad (tanto de
jóvenes como adultos).
2. Recibe la documentación de registro (fichas de registro y complementarios,
como fichas médicas) y elabora los listados consolidados de participantes.
3. Comparte la información con la Comisión de Administración de Provincia para
verificar vigencia de registros.
4. Coordina la recepción de participantes a la hora de inicio de la actividad, así
como la verificación de cobertura de cuota de participación y vigencia de
registro a ASMAC por medio de credencial vigente.
5. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
2. Tesorero
1. En coordinación con el Encargado de Registros recolecta y relaciona los
comprobantes originales de registro de participantes a la actividad.
2. Solicita a Tesorería de Provincia cheque(s) para recursos en función de los
ingresos de registros que compruebe, de acuerdo a las políticas vigentes.
 3. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
3. Secretario
1. Elabora las minutas de cada reunión del equipo de trabajo.
2. Reúne y custodia la información y documentación final para efecto de reporte
de la actividad, incluyendo informe financiero (registros, ingresos y egresos).
3. Consolida los reportes de todas las áreas y elabora el reporte final del evento.

3. COORDINADOR DE PROGRAMA.- Es parte del equipo directivo, a cargo del diseño del
programa de la actividad con el que se alcanzarán los objetivos formativos planteados,
incluyendo las fichas a detalle de cada bloque, base, momento o actividad del día, así
como el trabajo en el área de campamento a través de la aplicación del Método Scout.
Coordina las siguientes funciones:
1. Jefe de Actividades Generales
1. Elaboración de las actividades de “bloque”, incluyendo las fichas de actividad
con la descripción detallada de las mismas.
2. Elaboración de la solicitud de materiales de acuerdo a las fichas y de recurso
humano necesario.
3. Coordina la ejecución de cada bloque. Designa encargado para cada bloque y
supervisa que conformen sus equipos de trabajo.
4. En coordinación con Servicios Médicos implementa las acciones necesarias
para garantizar la seguridad e integridad física de los participantes en las
actividades generales.
5. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
 2. Jefe de Campo
1. Distribuye a los jóvenes participantes en “subcampos” para efecto de orden
durante el acampado. Designa jefes de subcampo y supervisa que a la vez
éstos conformen sus equipos de trabajo.
2. Diseña y coordina el proceso de acampado, estrategias para mantener el
orden, disciplina, aseo y ambiente saludable tanto moral como físico en la zona
de acampado.
3. Elaboración de la solicitud de materiales de acuerdo a las necesidades de la
zona de acampado, así como del recurso humano necesario.
4. En coordinación con Servicios Generales asegura que se cuente con las
instalaciones suficientes para la zona de acampado de acuerdo a los días y
noches previstos.
5. En coordinación con Servicios Médicos implementa las acciones necesarias
para garantizar la seguridad e integridad física de los participantes en la zona
de acampado.
6. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.

4. ENCARGADO DE LOGISTICA.- Es parte del equipo directivo, a cargo del trabajo de apoyo
logístico requerido para la actividad. Coordina las siguientes funciones:
1. Encargado de Materiales y Equipo
1. Consolida toda la información de requerimientos de materiales y equipo de
todas las áreas de trabajo de la actividad. Verifica para qué será usado el
material y genera el listado final para abastecerlo.
 2. En coordinación con Tesorería de la actividad realiza las compras de material
requerido. En su caso, busca patrocinadores o aplica estrategias para tratar de
economizar sin menoscabo de la calidad de la actividad.
3. Coordina el traslado del material al lugar donde se realizará la actividad,
adecuando el espacio necesario para poder controlar y administrar los
materiales. Para esto se hace apoyar de un encargado de bodega.
4. Al final de la actividad recolecta y entrega a la bodega de Provincia los
materiales restantes, así como una relación de los mismos en la que se detalle
el uso y destino final de cada material utilizado.
5. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
2. Encargado de Servicios Médicos
1. Diseña y ejecuta la estrategia de seguridad médica para la actividad,
incluyendo personal requerido, estrategias de traslado si es requerido,
recolección de información médica de los participantes y ubicación de
unidades de atención médica y su nivel de atención cercanas a la zona de la
actividad.
2. Elabora lista de requerimientos y la entrega a Materiales y Equipo para ser
proveídos.
3. Recluta el personal requerido, garantizando que tienen la capacidad necesaria
para la atención médica de los participantes de acuerdo a los principales
riesgos detectados.
4. Establece un área de servicios médicos acorde con los requerimientos de la
actividad.
 5. En conjunto con el Coordinador de Programa General y el Jefe de Campo
supervisa que se apliquen las medidas de seguridad y recomendaciones para
garantizar la integridad de todos los participantes.
6. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
3. Encargado de Servicios Generales
1. En conjunto con los encargados de cada área realiza las adecuaciones
necesarias, o provee de las instalaciones necesarias para el correcto
funcionamiento de la actividad de acuerdo a su diseño, lo cual puede incluir:
1. Area de cocina y/o comedores.
2. Area de servicios médicos.
3. Area de bodega.
4. Zona de acampado y accesos.
5. Letrinas y áreas sépticas y de aseo.
2. De acuerdo a los requerimientos de la actividad, conforma su equipo de apoyo
para sus funciones (como puede ser jefe de cocina, jefe de áreas de aseo,
coordinador de staff, etc.) así como staff general para apoyo a las demás áreas.
3. Se coordina con los demás coordinadores de la actividad para proveer del
recurso humano necesario para la operación de programa, subcampos y
demás áreas del evento, a través de su coordinador de staff.
4. Mantiene la disciplina de campamento en todo el personal asignado a staff
general a través del Coordinador de Staff.
5. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
 5. En conjunto con el Coordinador de Programa General y el Jefe de Campo
supervisa que se apliquen las medidas de seguridad y recomendaciones para
garantizar la integridad de todos los participantes.
6. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.
3. Encargado de Transporte
Si la actividad lo requiere, se designará un Encargado de Transporte para movilizar
a los participantes y en su caso materiales desde un punto de reunión general
a la zona de la actividad o a un lugar previamente definido para continuar a pie
hasta la misma.
1. Elaborar plan de transporte y presupuesto respectivo para aprobación por el
Equipo Directivo.
2. Contactar, negociar y en caso de ser aprobado realizar el contrato del servicio
de transporte.
3. En caso de ser requerido, conseguir los vehículos de apoyo requeridos para el
traslado de materiales así como para el apoyo durante la ejecución de las
actividades de programa.
4. Elabora y entrega el reporte final de su gestión al Secretario de la actividad.

Documento elaborado por:

CPJP Santiago Flores Elizondo
Agosto, 2015