TEMA 7 CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LA INFORMACIÓN

LA DOCUMENTACIÓN

La actividad de cualquier empresa genera una gran cantidad de documentación.

1. Clasificación (agrupar documentos por clases).

2. Ordenación (colocar los documentos de acuerdo con un orden específico).
3. Archivo (colocar en un espacio físico o informático los documentos).

SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Para clasificar documentos se han de establecer unos criterios previos.

· Adecuado: a la organización y al tipo de documento.

· Sencillo: favorecer su aplicación.
· Rápido: facilitar su localización rápida.
· Flexible: permitir futuras ampliaciones.

Criterio alfabético

Ordenar según el alfabeto.

Ventajas Inconvenientes
· Sencillo
· Determinar palabra la ordenatriz
· Permite añadir nuevos documentos
· Si se extrae un documento hay que
· Fácil localización
dejar una señal
· Se adapta a todo tipo de documentos

· Primer apellido - segundo – nombre.

· Compuestos funcionan como uno.
· Las preposiciones no se tienen en cuenta.
· Si la empresa tiene un nombre propio como arriba.
· Si la primera palabra es (bar, librería) no se tiene en cuenta.

Criterio numérico

Cada documento cuenta con un número asignado.

Ventajas Inconvenientes
· Sencillo · Si se desconoce el número de un
· Es ilimitado documento es difícil encontrarlo
· Búsqueda rápida de documentos · No permite meter nuevos documentos
· No hay que dejar una señal

Criterio alfanumérico

Combina los dos sistemas anteriores.

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 Criterio cronológico

Ordenar los documentos por fechas.

Ventajas Inconvenientes
· Es necesario la fecha del documento
· Sencillo y rápido
para encontrarlo
· Permite introducir nuevos documentos
· Hay que dejar testigo al extraer un
· No hacen falta índices
documento

Criterio geográfico

Se utilizan varias subclasificaciones.

Ventajas Inconvenientes
· Sencillo · Hay que utilizar una señal
· Permite meter nuevos documentos · Hay que tener conocimientos de
· No se necesitan índices geografía

EL ARCHIVO

Conjunto ordenado de documentos.

Lugar donde se custodian los documentos.

Funciones del archivo

· Guardar, conservar y custodiar.

· Facilitar la localización de los documentos.
· Constituir un centro activo de información.
· Cumplir con las disposiciones legales.

Tipos de archivo

Según el Convencional (en soporte papel almacenados en carpetas)

soporte Informático (en soporte digital)

Según el Activo (contiene documentos que se utilizan con frecuencia)

uso Semiactivo (documentación del activo menos consultada)
Inactivo (documentación con valor histórico, documental o legal)

Según la Centralizado (concentrar toda la documentación en un único lugar)

localización Descentralizado (cada departamento tiene su propio archivo)
Mixto (combinar archivos descentralizados y un archivo central)

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EL ARCHIVO CONVENCIONAL

El soporte en papel es el sistema tradicional.

El proceso de archivo

1) Entrada:
Es necesario sistematizar el proceso de entrada de documentos.

Determinar si se debe archivar

Realizar copias de seguridad y
fotocopias

Referenciar los documentos

Prearchivar

Archivar

2) Conservación y utilización:
Los empresarios conservarán la correspondencia, documentación y
justificantes durante 6 años.

Para evitar el extravío se extrae el expediente completo, se devuelven los

documentos lo antes posible y se recomienda llevar un registro.

3) Purga o destrucción:
Cuando los documentos dejan de tener valor y finaliza el plazo legal, se
procederá a su destrucción. Para ello se utilizan trituradoras de papel.

Equipos y materiales de archivo

· Carpetas simples y con sujeciones.

· Carpetas clasificadoras.
· Carpetas colgantes.
· Bandejas.
· Archivadores con anillas.
· Cajas archivadoras.
· Fichas.
· Estanterías abiertas.
· Armarios de oficinas.
· Cajones archivadores.
· Archivos móviles.

EL ARCHIVO INFORMATIZADO

Presenta ciertas ventajas respecto al papel.

· Ocupa poco espacio.

· Los documentos se localizan de forma más rápida.
· Se pueden crear copias de seguridad.
· Evita el consumo excesivo de papel.

Proceso de archivo informatizado

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 Se pueden almacenar dos tipos de documentos: los creados directamente en formato
electrónico y los documentos digitalizados.

Para organizarlos se debe tener en cuenta que:

· El nombre de los archivos debe servir para identificar el documento de forma clara.
· Los archivos se organizan en carpetas.

Archivo de la documentación en soporte informático

· Disco duro
· DVD
· Pen drive
· Nube

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD

La ley de protección de datos (LOPDGDD) pretende garantizar la protección de datos

personales de las personas físicas. La empresa debe:

· Informar a los ciudadanos sobre el tratamiento de sus datos.

Identificación del responsable del tratamiento.
Descripción de los fines del tratamiento.
Base jurídica del tratamiento.
Previsión o no cesión de datos o transferencias a terceros países.
Ejercicio de los derechos.
Procedencia de los datos.

· Llevar a cabo un análisis de riesgos sobre los tratamientos que realiza la empresa.
· Notificar las brechas de seguridad.
· Tener un consentimiento expreso de la persona para tratar sus datos.
· Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con las empresas que
acceden a datos de nuestros clientes.
· Nombrar un delgado de protección de datos.

Medidas de seguridad

Información básica protección de datos

Confidencialidad No exponer datos a terceros no autorizados.
y secreto No se tiran documentos con datos personales sin destruir.
El deber de secreto sigue cuando el trabajador no está ya en la eª.
Medidas técnicas
Identificación y Deben mantenerse separados el uso profesional y personal del equipo.
acceso de los Se establecerán contraseñas de acceso seguras.
usuarios Debe garantizarse la confidencialidad de las contraseñas.
Actualización de Los ordenadores deben mantenerse actualizados.
equipos
Malware Se dispondrán de sistemas de antivirus actualizados.
Cortafuegos Se activará un cortafuegos para evitar accesos remotos indebidos.
Cifrado de datos Se deberán utilizar métodos de cifrados.
Copias de Periódicamente se realizarán copias de seguridad almacenadas en un
seguridad lugar distinto.