CREACIÓN DE BACHILLERES 2

El bachiller remite la
(+) Documentación 5 días hábiles para creación
documentación de 1 en Empleado central (grupo
(+) Menor de edad de familiares)
registro inicial.

Se remite el pagaré 6
5 días hábiles para que el
bachiller o acudiente envíe 2 para su respectiva
el pagaré firmado firma (proceso que
depende del bachiller
Cuando se recibe el pagaré o acudiente) Una vez cumplidos los 5
pasos del proceso de
firmado, el Grupo de creación, el bachiller puede
3 3 días hábiles
familiares asegura al solicitar el anticipo o
reembolso
bachiller en los sistemas de Se crea una SD
(solicitud de servicio),
nómina Solicitud de
para que creen al
Anticipo
bachiller como externo,
4 proceso que lo
4 días hábiles Rembolso
tramita service Desk y
usuarios no SAP para
poder brindar claves de
Se remite paso a paso y acceso
claves de acceso por parte
de la profesional de 5 5 días hábiles
transferencia de
información
 CREACIÓN DE BACHILLERES – DOCUMENTACIÓN 3

(+) Documentación (+) Menor de edad

Si es menor de edad se requiere la siguiente

1. Carta de notificación de la adjudicación de información del acudiente o apoderado:
beca por parte de Ecopetrol S.A
1. Nombre completo
Formato de datos personales programa
2. Bachiller Ecopetrol 2. No de documento

Teléfono de contacto 3. Fecha y lugar de expedición del documento

Formato de autorización de seguimiento
3.
programa Bachilleres Ecopetrol 4. Fecha de nacimiento
Fotocopia de la Cédula de ciudadanía o Tarjeta 5. Lugar de residencia
4.
de Identidad
6. Correo electrónico de contacto
Original certificación bancaria, el titular de la
5.
cuenta debe ser el bachiller 7. Teléfono de contacto

Inicio
 SOLICITUD DE ANTICIPO 4

Formulario en original de solicitud de Anticipo (GTH-F-146 versión 7), diligenciado y firmado por el titular (titular del beneficio es De clic aquí

1. el bachiller así sea menor de edad, a partir de la fecha todo documento lo debe diligenciar el bachiller) y el acuerdo de
compromiso.
para descargar
el formulario
(GTH-F-146)

Uno de los siguientes documentos: De clic aquí

A. Certificado emitido por la institución educativa donde indique el valor de la matricula ordinaria a cancelar, con los datos para descargar
del beneficiario. el acuerdo de
compromiso
B. Circular general de la institución con valores aprobados para el periodo lectivo o correo electrónico enviado al titular
2. desde la institución educativa con las tarifas aprobadas para el siguiente periodo lectivo.
C. Copia recibo de pago del periodo del periodo a cursar, con los datos del beneficiario y detalle del valor de matrícula
expedido por la institución
D. Copia recibo de pago del periodo anterior con sello de cancelado, (del segundo semestre lectivo en adelante) ,
expedido por la institución

Certificado de admisión o carta de aceptación por parte de la institución educativa, aplica solo para solicitudes de primer
3. semestre y en los casos que no se allegue el documento enunciado en el párrafo anterior, literales A ó C.

4. Para solicitudes de primer semestre, unos de los siguientes documentos: pensum, malla curricular o programa académico

(Para el anticipo no aplica cargue de información por la institución educativa)

Inicio
 REEMBOLSO 5

Formulario diligenciado y firmado por el titular y por la institución. En caso de que la institución no diligencie el formulario, De clic aquí para

1. deberá presentar certificación de avance en la que conste la información del formulario (semestre a cursar, periodo lectivo, valor descargar
formato (GTH-F-
cancelado por matrícula ordinaria, programa académico). 148)

Uno de los siguientes documentos:

A. Original de recibo de pago (que especifique el valor ordinario de matrícula) de la institución con los respectivos sellos
de cancelado del banco.
2. B. En caso de pagos electrónicos, debe presentar soporte de la transferencia donde se observe que la transacción fue
exitosa o aceptada. Anexando documento de la institución educativa que detalle el valor ordinario de matricula
C. Certificación emitida por la institución donde indique el valor de matrícula ordinaria cancelada.

Para solicitudes de primer semestre, cambio de carrera o universidad, debe anexar programa académico (pensum, malla
3. curricular).

4. Para Bachilleres Ecopetrol anexar Certificado de promedio. Certificado de la carrera.

5. Certificado de vecindad del padre o acudiente si no convive en la misma ciudad.

Universidad en el convenio de transferencia de información Inicio

 REEMBOLSO 6

• Si su universidad se encuentra en el convenio de transferencia de información (archivo en Excel de las

universidades que están en el convenio), debe contactarse con la universidad y solicitar el cargue de
información por medio del aplicativo, para este trámite no es necesaria la documentación para el
De clic aquí para
reembolso del plan educacional. Es importante recordar que la universidad podrá realizar el cargue de
descargar el Excel
información desde el 2022-1, si requiere reembolso de los semestres anteriores debe hacerlo por de las
documentación. universidades
que están en el
• Una vez que la universidad realice el cargue de información, le llegara un correo electrónico para que convenio
vuelva a ingresar al aplicativo a validar los valores reportados por la universidad y a dar aprobar, para su
desembolso a la cuenta inscrita. Cuando esto suceda debe dar clic en la pestaña consultar.

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