LINEAMIENTOS SOBRE EL MECANISMO DE FRACCIONAMIENTO DE

MATRÍCULA

OBJETIVO:

Orientar a los estudiantes de Pregrado y Posgrado de la Escuela Superior de Administración

Pública ESAP en el proceso de la solicitud de fraccionamiento de matrícula, según lo
dispuesto en la Acuerdo 013 de 17 de noviembre de 2022.

ALCANCE:

Inicia con la elaboración y divulgación del calendario académico, publicación de los

requerimientos para acceder al mecanismo de fraccionamiento de matrícula, recepción de las
solicitudes, validación revisión y respuesta de estas, expedición de recibos de
fraccionamiento y finaliza con la verificación de pagos.

MARCO NORMATIVO:

No. NORMA CONTEXTO

1. Acuerdo 002 de 2018 - Reglamento estudiantil único de los Programas
Consejo Directivo Académicos de la Escuela Superior de
Nacional de la Escuela Administración Pública.
Superior de
Administración Pública.
2. Acuerdo 013 de 2022. Por medio del cual se establece y reglamenta el pago
Consejo Directivo fraccionado de los derechos Pecuniarios de
Nacional de la Escuela matrículas para los programas de pregrado y
Superior de posgrado de la ESAP.
Administración Pública.
3. Resolución 492 de 2022 - Por la cual se actualiza el Reglamento Interno del
Recaudo de Cartera, así como del Cobro Persuasivo
y Coactivo de la Escuela Superior de Administración
Pública (ESAP) y se deroga totalmente la Resolución
número 2125 de 2016

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PBX: PBX: (601) 7956110 Ext. 4361/4362
Correo Electrónico: ventanillaunica@esap.edu.co
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GENERALIDADES:

La Escuela Superior de Administración Pública de conformidad con el Acuerdo 013 de 2022,

estableció el Fraccionamiento de Matrícula como un mecanismo encaminado a evitar la
deserción ante dificultades económicas, dividiendo el pago total de la matricula en 3 cuotas,
la primera del 30%, segunda y tercera 35%.

Para acceder a este mecanismo es necesario que el estudiante interesado cumpla los
siguientes requisitos:

1. Ser estudiante activo de un programa de pregrado o posgrado ofertado por la

entidad o si es estudiante nuevo estar admitido en el programa para el semestre en
el cual se solicita el beneficio
2. Encontrarse a paz y salvo por todo concepto con la ESAP al momento de realizar
su solicitud.
3. Si anteriormente ha sido beneficiario del mecanismo de fraccionamiento haber
cancelado oportunamente las cuotas.

Si el estudiante considera cumplir con los requisitos antes mencionados, deberá presentar su
solicitud de fraccionamiento de matrícula mediante carta debidamente justificada, bajo las
siguientes tres causales: caso fortuito, fuerza mayor y/o calamidad doméstica, a través del
correo fraccionamientomatricula@esap.edu.co, único medio para solicitar el
fraccionamiento de matrícula de la Escuela Superior de Administración Pública- ESAP.
Las solicitudes se tramitarán conforme al calendario académico, por tanto, no se recibirán las
mismas de manera extemporánea.

De acuerdo con la sesión del 15 de diciembre de 2022, se determinaron los siguientes

lineamientos para la acreditación de fuerza mayor o caso fortuito:

 Personales: situaciones de su entorno familiar que inciden en la disponibilidad de

recursos como ser cabeza de familia, muerte de la persona que sustentaba
económicamente el núcleo familiar.
 Salud: situaciones de salud mental o física que inciden directamente en la
disponibilidad de recursos que permiten amparar el pago de la matrícula.
 Económicos: situaciones laborales que inciden en la disponibilidad de recursos como
terminación de vinculación laboral, pérdida de empleo, trabajo independiente.

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Para formalizar la solicitud de fraccionamiento, el estudiante debe enviar un correo a
fraccionamientomatricula@esap.edu.co, y adjuntar los siguientes documentos:

1. Carta de exposición de motivos.

2. Documento soporte que permita acreditar los motivos antes expuestos.
3. Recibo de pago semestre.
4. Acuerdo de pago debidamente diligenciada 2023-2 (formato a descargar).

Una vez radicada la solicitud el Comité de Matrícula evaluará y verificará la documentación,

la cual debe estar completa (4 documentos), el cumplimiento de los requisitos y las
condiciones antes mencionadas. Posteriormente el Comité emitirá respuesta a las solicitudes
por medio del correo electrónico fraccionamientomatricula@esap.edu.co, en los términos
establecidos en el calendario académico.

El Comité de Matrícula enviará al Grupo de Recaudo y Cartera el listado de los estudiantes

que fueron aprobados bajo fraccionamiento de matrícula con sus respectivos acuerdos de
pago.

 Los estudiantes antiguos deberán realizar el proceso de matrícula mediante el

aplicativo ARCA, dentro de las fechas establecidas en el calendario académico
incluyendo el cierre de la misma a fin de generar el respectivo valor a financiar.

 Los estudiantes nuevos se les informará una vez puedan descargar su recibo de pago
en el aplicativo de autogestión.

El Grupo de Recaudo y Cartera emitirá los recibos de pago de cuotas, los cuales deberán ser
descargados por cada estudiante mediante el aplicativo de autogestión de acuerdo con el
instructivo remitido desde el correo de fraccionamientomatricula@esap.edu.co (recuerde que
a su correo electrónico NO será remitido ningún recibo de pago).

Con posterioridad a las fechas pactadas según acuerdos de pago se realizará verificación del
pago correspondiente por parte del Grupo de Recaudo y Cartera, aquellos estudiantes que no
cumplan con lo establecido allí, se regirán por los Artículos 8°o/y 9°del Acuerdo 013 de
2022.

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 “ARTÍCULO OCTAVO: El estudiante que no realice el primer pago se entenderá que
no efectuó la renovación de la matrícula, con las consecuencias que conlleve según
cada caso y conforme al Acuerdo 002 de 2018, Reglamento Estudiantil Único o el
que haga sus veces.

Por lo anterior, el estudiante no está autorizado para participar en espacios de clase,

en las aulas virtuales correspondientes y en las demás actividades académicas
previstas para el programa académico y la Dirección de Registro y Control
procederá a inactivar el registro de las asignaturas del respectivo período en el
Sistema Académico.

ARTÍCULO NOVENO: El no pago de la segunda y tercera cuota no inactivará la

calidad de estudiante y dará lugar a que se adelanten las gestiones de cobro
correspondiente, a través de los procedimientos y mecanismos establecidos en la
Resolución 492 de 2022, o aquella que la adicione, modifique o subrogue. En todo
caso, no podrá formalizar la matrícula del siguiente periodo mientras no se encuentre
en paz y salvo por todo concepto en los términos del artículo 14 del Acuerdo 0002
del 2018 y su modificatorio”.

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