Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
AUTOR:
Alarcón Corrales, Katherine (ORCID: 0009-0004-5968-4950)
ASESORES:
Mtra. Alza Salvatierra, Silvia Del Pilar (ORCID: 0000-0002-7075-6167 )
LÍNEA DE INVESTIGACIÓN:
Reforma y Modernización del Estado
LIMA – PERÚ
2023
I. INTRODUCCIÓN
A nivel local, Iglesias (2019) realizó una investigación para identificar las
diferencias en la gestión documental en las entidades públicas en Lima durante
el año 2019; para ello empleó un diseño no experimental de nivel descriptivo
comparativo de corte transversal. Los resultados revelaron que un 37.0% de los
trabajadores encuestados en las entidades públicas A y B consideraron que la
gestión documental se encuentra en un nivel bajo en términos de desarrollo.
Por otro lado, un 56.5% de los trabajadores de ambas entidades públicas
percibieron que la aplicación de la gestión documental era regular. En resumen,
la investigación concluyó que existen diferencias significativas en la gestión
documental entre las entidades públicas en Lima en el año 2019.
Por otro lado, Díaz (2023) se define como documento a cualquier fuente
de información, independientemente de su fecha, forma o soporte material, el
cual se acumula por procesos realizados por una persona o entidad en el curso
de su gestión: estos son conservados respetando un orden para servir de
testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes histórica.
Tenemos también la definición de archivo, la cual según López (2023) es
el conjunto de documentos sin importar su fecha, forma y soporte (papel o
electrónico), que son producidos o recibidos por persona física o moral, y por
cualquier servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad,
conservados por sus creadores o por sus sucesores para cubrir necesidades
informativas y documentales.
A su vez, existen diversos autores que han dado una definición para la
variable Gestión documental, según Villar (2021) la gestión hace referencia a
las decisiones que se tomen para generar resultados, a la utilización de normas
y procedimientos operativos para el desarrollo de actividades enfocadas en la
consecución de los objetivos de la organización de manera eficiente. Asimismo,
indica que uno de los aspectos más importantes de la gestión documental,
desde el enfoque de los archivos totales, es la implantación de sistemas
integrales de tratamiento de la documentación que se ocupen de su
producción, conservación, uso y explotación, y eliminación, según las
necesidades de cada tipo de usuarios, sean los propios productores o
investigadores.
Por otro lado, Contreras et al. (2019) señalan las siguientes dimensiones
de calidad de servicio:
III. METODOLOGÍA
3.1. Tipo y diseño de investigación
El estudio es de tipo básico, de enfoque cuantitativo, y de nivel
correlacional causal porque buscará medir el grado de relación entre
ambas variables. Asimismo, es de diseño no experimental ya que la
información se recogerá en un solo tiempo y espacio, además la
información de las variables en estudio no se manipulará
(Hernández,et.al, 2018)
Por último, es de corte transversal ya que se recoge los datos
en un tiempo único.
3.2. Variables y operacionalización
3.2.1. Variables
Gestión documentaria
Pérez et al. (2021) define a la gestión documentaria como
aquella que tiene el objetivo fundamental de facilitar y mejorar la
organización y su funcionamiento desde el área documental, a
través de esta se busca una mayor eficiencia organizacional
minimizando costos y aumentando beneficios.
Calidad de servicio
Miranda et.al (2021) señala que el concepto de calidad en
un ambiente de la administración de la calidad total se basa en
servir a los clientes al máximo grado posible, donde los servicios
o productos satisfagan los requerimientos y necesidades de los
mismos. Es el cliente quien juzga si la calidad de los bienes y
servicios es aceptable para satisfacer sus necesidades, entonces,
es éste quien debe ser el centro de cualquier organización de
servicio que busque la excelencia y lealtad de sus clientes.
3.2.2. Operacionalización
Variable dependiente: Gestión documentaria
Definición operacional
La variable gestión documentaria está conformada por 6
dimensiones: organización y control de los documentos, consulta y
difusión, trasferencias, capacitación, conservación de los documentos y
consideraciones generales.
La variable es medida bajo el puntaje obtenido del Cuestionario de
gestión documentaria, elaboración propia.
N es la población
Z es el valor crítico asociado con el nivel de confianza deseado:
1.96
p es la proporción esperada en la población= 0.5
q es el complemento de p, es decir, = 1 − q=1−p= 0.5
E es el margen de error deseado= 0.05
Por la cual al reemplazar la información se obtuvo una
muestra de tamaño de 90 personas a encuestar.
Asimismo, el muestreo es probabilístico aleatorio simple,
en este tipo de muestreo, cada elemento de la población tiene
una probabilidad conocida y no nula de ser seleccionado en la
muestra, y todos los elementos tienen la misma oportunidad de
ser seleccionados. (Hernández, Fernández, & Batista, 2018)
Anexo 1: Operacionalización de variables
Escala de
Variable Definición operacional Dimensión Indicadores Ítems
medición
Gestión Pérez et al. (2021) define a la ¿Cree usted que el personal del fondo de Ordinal
documental gestión documentaria como vivienda de las FFAA cumple con los
aquella que tiene el objetivo Cumplimiento de los procesos procesos de atención?
fundamental de facilitar y y responsabilidades ¿Cree usted que el personal del fondo de
mejorar la organización y su vivienda de las FFAA cumple con sus
funcionamiento desde el área responsabilidades?
documental, a través de esta se ¿Considera usted que el personal de
busca una mayor eficiencia Digitalización de Documentos fondo de vivienda de las FFAA hace uso
organizacional minimizando y Medio Electrónico de la digitalización de documentos y medio
costos y aumentando Organización y Control electrónico?
beneficios. de los documentos ¿Considera usted que el personal de
fondo de vivienda de las FFAA lleva a
Clasificación de documentos
cabo una correcta clasificación de sus
documentos?
¿Está de acuerdo con la forma de
Manejo de Tipo de Archivos y
almacenamiento documentario que
formas de almacenamiento
maneja el fondo de vivienda de las FFAA?
¿Cree usted que el fondo de vivienda de
Respaldo de información las FFAA cuenta con un respaldo de su
información?
Consulta y Difusión ¿El personal del fondo de vivienda cuenta
Control y entrega de
con un control em la entrega de los
documentos
documentos que usted solicita?
¿El personal del fondo de vivienda de las
Horarios de Atención
FFAA atiende en el horario establecido?
Políticas de atención ¿El personal del fondo de vivienda de las
FFAA cumple con sus políticas de
atención?
¿Cree usted que el personal del fondo de
vivienda de las FFAA maneja un sistema
Identificación de documentos
que le permite identificar rápidamente los
documentos que usted solicita?
¿Se encuentra de acuerdo con el control
Transferencias
Control de trámites de sus trámites que lleva el personal del
fondo de vivienda de las FFAA?
¿Considera que el personal del fondo de
Parámetros de atención vivienda de las FFAA lo atiende bajo los
parámetros de atención establecidos?
¿Cree usted que el personal del fondo de
Programa de capacitación vivienda de las FFAA recibe programas de
capacitación para brindarle atención?
Capacitación ¿Cree usted que la gestión documental en
Técnicas de manejo de el fondo de vivienda de las FFAA se lleva
archivo a cabo a través de técnicas de manejo de
archivo?
¿Considera que las técnicas especiales
utilizadas por el personal de fondo de
Integridad de documentos vivienda de las FFAA para poder
conservar la integridad de documentos por
más tiempo son apropiadas?
Conservación de los
¿Considera que el personal del fondo de
documentos Priorización de tipo de
vivienda de las FFAA prioriza su
documentos
documentación por el tipo de documento?
¿Cree usted que el lugar de
Lugar de almacenamiento almacenamiento de la documentación
tiene un buen ambiente de conservación?
Condiciones Generales Infraestructura ¿A su parecer a infraestructura donde se
respaldan los documentos es apropiada?
¿Considera que se hace uso de recursos
Tecnología tecnológicos para organizar la
información?
¿Crees usted que el fondo de vivienda de
las FFAA cuenta con los recursos
Manejo de recursos
necesarios para hacer una buena gestión
de sus documentos?
Calidad de Miranda et.al (2021) señala ¿El personal del fondo de vivienda de las Ordinal
servicio que el concepto de calidad Confianza por el desempeño FFAA desempeña su servicio de manera
en un ambiente de la correcta, lo cual le da confianza?’
administración de la calidad ¿Cuándo el personal del fondo de vivienda
Confiabilidad Cumplimiento de lo acordado de las FFAA se compromete a cumplir con
total se basa en servir a los
en los horarios establecidos un acuerdo, lo cumple en el tiempo
clientes al máximo grado
establecido?
posible, donde los servicios
¿El personal del fondo de vivienda de las
o productos satisfagan los Información clara y precisa
FFAA brinda información clara y precisa?
requerimientos y ¿El personal de fondo de vivienda de las
necesidades de los mismos. Conclusión de trámites en FFAA le brida información sobre a qué
Es el cliente quien juzga si la tiempo razonable conclusión llegó su trámite en tiempo
calidad de los bienes y razonable?
servicios es aceptable para Capacidad de ¿El personal de fondo de vivienda de las
satisfacer sus necesidades, respuesta Atención rápida y expedita FFAA siempre se muestra dispuesto a dar
entonces, es éste quien una atención rápida y expedita?
debe ser el centro de Disposición de los ¿El personal de fondo de vivienda de las
funcionarios para resolver FFAA está abierto a atender cualquier
cualquier organización de
dudas e inquietudes duda e inquietud que uste presente?
servicio que busque la
Seguridad/Competencia Posesión de las
excelencia y lealtad de sus ¿El personal de fondo de vivienda de las
competencias por parte de los
clientes. FFAA posee las competencias necesarias
funcionarios para ofrecer un
para ofrecer un servicio adecuado?
servicio adecuado
Nivel de competitividad del ¿Se siente seguro al momento de
gestionar sus documentos con el personal
personal en protección de la del fondo de vivienda de las FFAA por su
documentación nivel de competitividad al proteger su
documentación?
Competencia de los
¿El comportamiento de los empleados de
funcionarios para para brindar
la organización le da seguridad?
seguridad a los clientes
Competencia de los
funcionarios para ¿Considera usted que el personal del
salvaguardar la información fondo de vivienda de las FFAA está
que los clientes depositan en capacitado para salvaguardar la
el fondo de vivienda de las información que usted requiera?
FFAA
Interés de los funcionarios por ¿Logra reconocer un interés por parte del
las inquietudes planteadas personal del fondo de vivienda de las
por los usuarios FFAA para resolver sus inquietudes?
¿El personal del fondo de vivienda de las
Empatía Atención y cortesía de los
FFAA le brinda una buena y cortes
funcionarios
atención?
Respeto de parte de los ¿El personal del fondo de vivienda de las
funcionarios FFAA lo atienda con respeto?
Estado de la infraestructura ¿El estado de las instalaciones del fondo
del fondo de vivienda de las de vivienda de las FFAA es visualmente
FFAA atractivo?
¿El estado de los equipos usados en el
Estado de equipos e
Aspectos tangibles fondo de vivienda de las FFAA es
instalaciones
moderna?
Nivel de seguridad al interior
¿El nivel de seguridad al interior del fondo
del fondo de vivienda de las
de vivienda de las FFAA es apropiado?
FFAA
Anexo 2: Cuestionario de gestión documental
1 Totalmente en desacuerdo
2 En desacuerdo
3 Ni de acuerdo Ni en desacuerdo
4 De acuerdo
5 Totalmente de acuerdo
4
N° PREGUNTAS 1 2 3 5
1 Totalmente en desacuerdo
2 En desacuerdo
3 Ni de acuerdo Ni en desacuerdo
4 De acuerdo
5 Totalmente de acuerdo
N°
1 2 3 4 5
PREGUNTAS
DIMENSIÓN: Confiabilidad
¿El personal del fondo de vivienda de las FFAA
1 desempeña su servicio de manera correcta, lo cual le
da confianza?’
¿Cuándo el personal del fondo de vivienda de las
2 FFAA se compromete a cumplir con un acuerdo, lo
cumple en el tiempo establecido?
¿El personal del fondo de vivienda de las FFAA brinda
3
información clara y precisa?
DIMENSIÓN: Capacidad de respuesta
¿El personal de fondo de vivienda de las FFAA le brida
4 información sobre a qué conclusión llegó su trámite en
tiempo razonable?
¿El personal de fondo de vivienda de las FFAA
5 siempre se muestra dispuesto a dar una atención
rápida y expedita?
¿El personal de fondo de vivienda de las FFAA está
6 abierto a atender cualquier duda e inquietud que uste
presente?
DIMENSIÓN: Seguridad/Competencia
¿El personal de fondo de vivienda de las FFAA posee
7 las competencias necesarias para ofrecer un servicio
adecuado?
¿Se siente seguro al momento de gestionar sus
documentos con el personal del fondo de vivienda de
8
las FFAA por su nivel de competitividad al proteger su
documentación?
¿El comportamiento de los empleados de la
9
organización le da seguridad?
¿Considera usted que el personal del fondo de
10 vivienda de las FFAA está capacitado para
salvaguardar la información que usted requiera?
DIMENSIÓN: Empatía
11 ¿Logra reconocer un interés por parte del personal del
fondo de vivienda de las FFAA para resolver sus
inquietudes?
¿El personal del fondo de vivienda de las FFAA le
12
brinda una buena y cortes atención?
¿El personal del fondo de vivienda de las FFAA lo
13
atienda con respeto?
DIMENSIÓN: Aspectos intangibles
¿El estado de las instalaciones del fondo de vivienda
14
de las FFAA es visualmente atractivo?
¿El estado de los equipos usados en el fondo de
15
vivienda de las FFAA es moderna?
¿El nivel de seguridad al interior del fondo de vivienda
16
de las FFAA es apropiado?
Anexo 4: Matriz de consistencia
Cárdenas, D., Wilches, A., Peñate, Y., & Lozada, D. (2018). La gestión
documental en la Universidad de Guayaquil: situación actual y retos
futuros. Revista Espacios. Obtenido de
https://www.revistaespacios.com/a18v39n43/18394310.html
Cerna, Y., Delgado, Y., & Salas, H. (2022). Cloud Computing and Document
Management in a BPO Services Company Located in Magdalena del
Mar District (Lima-Peru), 2021. Redalyc. doi:
https://doi.org/10.15381/idata.v25i1.21960
Contreras, F., Alarcón, N., & Pedraja, L. (2019). Medición de calidad de servicio
mediante el modelo SERVQUAL: el caso del Juzgado de Garantía de la
ciudad de Puerto Montt - Chile. Revista chilena de ingeniería, 668-681.
Obtenido de https://www.scielo.cl/pdf/ingeniare/v27n4/0718-3305-
ingeniare-27-04-668.pdf
Davila, J. (2019). Gestión por procesos y calidad del servicio, del área de
emisión de pasaportes, Migraciones - Breña. Obtenido de
http://repositorio.usanpedro.edu.pe/bitstream/handle/USANPEDRO/1072
1/Tesis_60824.pdf?sequence=1&isAllowed=y
Delahoz, E., Fontalvo, T., & Montalvo, O. (2020). Evaluación de la calidad del
servicio por medio de seis sigma en un centro de atención documental
en una universidad. Scielo. Obtenido de https://www.scielo.cl/scielo.php?
pid=S0718-50062020000200093&script=sci_arttext&tlng=pt
Díaz, A., García, Z., Tamayo, D., & González, M. (2021). La gobernanza de
información desde el control documental. ARCHIVÍSTICA. Obtenido de
https://www.dgan.go.cr/ran/index.php/RAN/article/view/494/458
Miranda, M., Romero, M., Chiriboga, P., & Tapia, L. (2021). La calidad de los
servicios y la satisfacción del cliente, estrategias del marketing digital.
Caso de estudio hacienda turística rancho los emilio´s. Alausí. 7(4),
1430-1446. Obtenido de
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/8383980.pdf
Miranda, M., Romero, M., Chiriboga, P., Tapia, L., & Fuentes, L. (2021). La
calidad de los servicios y la satisfacción del cliente, estrategias del
marketing digital. Caso de estudio hacienda turística rancho los emilio´s.
Alausí. Dialnet, 1430-1446. Obtenido de
https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/8383980.pdf
Pérez, M., Rodríguez, J., Álvarez, L., & Palomino, G. (2021). Interoperabilidad
en la gestión documentaria en el sector público. Ciencia Latina Revista
Multidisciplinar.
doi:https://doi.org/https://doi.org/10.37811/cl_rcm.v5i3.507
Pizarro, L., Borja, L., Murillo, N., Rendón, D., & Meneses, L. (2018).
DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA
UNIVERSIDAD ESTATAL DE MILAGRO. Eumednet. Obtenido de
https://www.researchgate.net/profile/Luis-Pizarro-Villacis-2/publication/
327644337_DEFINICION_DE_UN_SISTEMA_DE_GESTION_DOCUME
NTAL_EN_LA_UNIVERSIDAD_ESTATAL_DE_MILAGRO/links/
5b9b27a645851574f7c6c573/DEFINICION-DE-UN-SISTEMA-DE-
GESTION-DOCUMENTAL-EN-LA-UNIV
Puentes, M. (2017). Propuesta metodológica para articular la gestión
documental con los requisitos de la Ley General de Archivos y la norma
técnica internacional ISO 9001:2015. Redalyc, 81-95. Obtenido de
https://www.redalyc.org/journal/5604/560459719005/html/
Calderón Curipoma, M. A., Lugo García, J., & Ormaza Andrade, J. E. (2023).
Procesos de implementación de un gestor documental: caso de estudio
unidad académica de administración. ConcienciaDigital, 6(1.3), 201–221.
https://doi.org/10.33262/concienciadigital.v6i1.3.2529
Díaz Jiménez, A., Olivera Batista, D., & Zamora Gómez, I. (2022).
Componentes para la conformación de políticas de gestión documental
para universidades. Información, cultura y sociedad, 47, 79–92.
https://doi.org/10.34096/ics.i47.11515
Restrepo F., C. E., Restrepo Ferro, L. S., & Estrada Mejía, S. (2006).
ENFOQUE ESTRATÉGICO DEL SERVICIO AL CLIENTE. Scientia et
technica, XII (32), 289–294. https://www.redalyc.org/articulo.oa?
id=84911652051