VIATEK

INSTRUCTIVO
USUARIO
V. 1
 CONTENIDO

INICIO DE SESIÓN …............................................................... 3

CAMBIO DE CONTRASEÑA ………………………………………..……….5
PLATAFORMA ……………………………………………………………………. 6
COMPROBACIÓN DE GASTOS ………………………………….…………9
VISTO BUENO DIRECCIÓN ………………………………………..………..18
VISUALIZACIÓN DE VISTO BUENO ……………………………..……… 20
RESUMEN DE LA COMPROBACIÓN …………………………………….21
AUDITORÍA ………………………………………………………………..……… 23
SOLICITUD DE CIERRE PRESUPUESTO ……………………………….. 24
SOLICITUDES VARIAS ………………………………………………………… 27
SOLICITUD LIGUE TRANSACCIÓN – PRESUPUESTO ……..…….. 28
SOLICITUD LIGUE FACTURA – TRANSACCIÓN ……………………. 29
CANCELACIÓN DE TARJETA…………………………………………….…. 30
ACLARACIONES ONE CARD …………………………………………….…. 32
BORRADO DE PRESUPUESTO ………………………………………….….37
GENERALES ………………………………………………………………..…….. 38

2
 INICIO DE SESIÓN
2. Selecciona tu Usuario
1. Escribe tu nombre para
para Iniciar Sesión
realizar la Búsqueda de
Usuario

3. Ingresa tu Contraseña

4. Da clic en “Iniciar sesión”

para Validar Usuario

3
 5. Si el Usuario y Contraseña son correctos, da clic
en el Botón “Usuario validado” para ingresar a la
Aplicación

Al dar clic en el ícono, podrás

descargar el Instructivo

6. Si el Usuario y Contraseña son incorrectos, da

clic en el Botón “Contraseña incorrecta” para
corregir la información

4
 CAMBIO DE CONTRASEÑA

1. Coloca el “ID” que

3. Ingresa la Contraseña Nueva
se te proporcionó en
con la que comenzarás a Iniciar
el Correo de
Sesión
Bienvenida

2. Da clic en “Cambiar Contraseña”

para que, con el paso de
validación, puedas hacer el cambio
5
 PLATAFORMA
Al entrar a la Plataforma, el Usuario puede ver su Nombre confirmando el correcto Inicio de
Sesión, así como el Listado de los Presupuestos activos

1. Da clic en el botón “Vamos a

comprobar” para ingresar al Listado

6
 La cualidad VISUAL de VIATEK permite al usuario identificar aspectos básicos de cada Presupuesto para
priorizar su Tratamiento

Cerrar Sesión La búsqueda del

Presupuesto se realiza
ingresando su ID en la
Barra “Buscar
1. Identifica ID Presupuesto…” para
localizarlo
2. Identifica Monto
Autorizado
6. Identifica Estatus
3. Identifica Nombre Presupuesto

7. Identifica Estado /
4. Identifica Proyecto Nivel del VoBo

5. Identifica Fecha de 8. Identifica Días

Dispersión Transcurridos
desde la
dispersión

9. Identifica Opciones
de Tratamiento
7
La cualidad INTEGRAL de VIATEK permite al usuario elegir la opción adecuada para darle Tratamiento a un
Presupuesto desde un mismo punto de origen: Comprobación / Solicitud de Cierre / Solicitud de
Asociaciones (Facturas - Transacciones) / Procesar Aclaraciones con One Card

1. Identifica el Tratamiento que aplicarás al

Presupuesto

a. Comprobación de Gastos

b. Ver Resumen de la Comprobación

c. Solicitud de Cierre Presupuesto

d. Solicitud de Asociaciones / Aclaraciones

/ Reportes

8
 Cerrar Pantalla actual
COMPROBACIÓN DE GASTOS

Información Base del 1. Valida que el Centro

Presupuesto: Nombre / de Costos asociado
Proyecto / Número de corresponda a tu
Reporte / Actividad / clasificación en Travex
Cliente / Direcciones

2. Ingresa Número de 3. Ingresa Dirección

Reporte / Actividad / completa del Sitio
Cliente / Localidad Final*
del Servicio

4. Ingresa la
Dirección completa
de tu Domicilio

5. Da clic en el Botón “Siguiente”

*Si existen varios Sitios Finales involucrados en el
Presupuesto, puedes colocar la palabra “VARIAS” y
para habilitar la primera Casilla y
registrar el detalle de las Direcciones y Números de Reporte comenzar a cargar los Gastos Es OBLIGATORIO que esta información esté completa y
en las Casillas de Gastos que corresponden a cada trayecto correcta para autorizar la Comprobación
9
La cualidad COMPLEMENTARIA de VIATEK permite documentar los Gastos comprobados en la Plataforma
Travex. A través del uso de un lenguaje común para las dos herramientas, podemos identificar conceptos
de forma correcta

TRANSACCIÓN: Movimiento realizado con FECHA TRANSACCIÓN: Día en que el movimiento se refleja
la tarjeta Travex (Identificada con ID) en Travex

a. Pago directo en Terminal bancaria

b. Retiro en Cajero automático

c. Pago Electrónico

CONCEPTO / CLASIFICACIÓN: Tipos de

Gastos habilitados para su uso. Una
Transacción puede contener más de un
Concepto
10
MONTO: Total del cargo del Gasto según
su Concepto. Puede conformar toda la
Transacción o estar desglosado si hay más
de una Clasificación

FACTURA: Comprobante Fiscal

ligado a la Transacción
(Identificada con ID). Una
Transacción puede contener
más de una Factura
11
La cualidad INTUITIVA de VIATEK permite agilizar el llenado de Casillas que se habilitan mostrando los
campos precargados para una documentación completa de cada Gasto realizado

A continuación, es importante que documentes los Gastos en el orden en el que los realizaste para una revisión más ágil

6. Registra el ID de Transacción en el que se ubica el… Gasto 1

7. Registra la Fecha de la Transacción Fecha de Transacción

8. Registra la Clasificación del Gasto Concepto

12
 • Tarjeta Travex: Pago directo con la Tarjeta
Travex
• Efectivo Travex: Pago con Efectivo retirado de
Travex previo al servicio
• Tarjeta Personal: Pago con Tarjeta Personal
• Efectivo Personal: Pago con Efectivo Personal

12. Registra el Número de Factura

9. Ingresa la Fecha en la (ID Travex) del Gasto (si aplica)
que se realizó el Servicio
11. Elige el Método de Pago del Gasto

10. Registra el Monto del Concepto *Monto

* Dependiendo del idioma de tu S.O., se utiliza “Punto” o “Coma” para las decimales 13
 Para las Casillas en las que se registre un Gasto
por Transporte (Taxis / Autobús / Transporte
Público), se habilitarán los campos de
Direcciones (Origen – Destino) de cada trayecto

13. Registra la Dirección completa del Punto

de Origen de este trayecto

14. Registra la Dirección completa del Punto

de Destino de este trayecto

15. Ingresa un Comentario breve con

información valiosa (Ejemplo: Traslado
a Segundo reporte / Servicio urgente /
Servicio Nocturno / Número de
16. Si existe otro Gasto por Comprobar,
Reporte de este trayecto*
da clic en el Botón “Siguiente” para
habilitar una nueva Casilla hasta
ingresar todos los Gastos del
Presupuesto

*Si colocaste “VARIAS” en el campo “Dirección Sitio Final”

en la Información Base, registra el detalle de los Números
de Reporte en las Casillas de Gastos que corresponden a
cada trayecto
14
 La cualidad AUTOMÁTICA de VIATEK permite organizar e identificar el Resultado de la Información
cargada en cada una de las Casillas

17. Identifica los Gastos que

VIATEK ha detectado para ser
respaldados con un Visto
Bueno en la comprobación, así
como el Motivo por el que son
Excepción a la Política vigente

18. Agrega la Justificación de

las Excepciones detectadas. El color del ícono “OK”
Asegúrate de que los se habilita cuando los
comentarios sean claros y requisitos de
expliquen la razón de las Justificación de
condiciones de los Gastos Excepciones y el
Estado del Balance
están completos
19. Identifica el Balance como la
Diferencia entre el Monto
Autorizado y el Monto La leyenda de “Avance”
Comprobado. Debe informa: Estado de la
corresponder con el Balance en Justificación de Excepciones
Travex / Estado POSITIVO o
NEGATIVO del Balance
15
20. Si el color del ícono “OK” es verde, da clic
en él para avanzar

21. Carga, como Archivos Adjuntos, los Soportes

obligatorios para la Comprobación de Viáticos:
Correo de Asignación del Servicio / Boleta de
Servicio (incluye Fecha, Horas de Entrada y
Salida) / Mapa(s) con recorrido (s) /
*Comprobante Devolución / *Tickets
* En caso de aplicar

Identifica la siguiente acción para continuar:

22. Si es necesario interrumpir el proceso de

documentación de Gastos, da clic en el Botón
“Guardar” para que puedas continuar más tarde
23. Si es necesario corregir la información cargada,
da clic en el Botón “Regresar” para que puedas
volver a la pantalla anterior
16
 24. Si la carga de Información está completa, da
clic en el Botón “Enviar” para avanzar
Si NO hay Gastos que requieren Visto Bueno: Se
Guarda la información documentada / Cambia el
Estatus del Presupuesto a “COMPROBACIÓN POR
AUTORIZAR”

25. Ingresa a Travex a realizar la Solicitud de

Autorización

Si hay Gastos que requieren Visto Bueno: Se

Guarda la información documentada / Se dispara
la Solicitud de Visto Bueno al Nivel Validador /
Cambia el Estatus del Presupuesto a
“COMPROBACIÓN POR AUTORIZAR”

26. Espera la Respuesta del Validador con el Visto

Bueno de Gerencia y/o Dirección

IMPORTANTE: Al solicitar el Visto Bueno de Gerencia o Dirección, ya no hay posibilidad de modificar la información documentada en el
Presupuesto de VIATEK. Será necesario que el Validador, Nivel 1 o Nivel 2 realicen el cambio de estatus con un Rechazo 17
 VISTO BUENO DIRECCIÓN
De acuerdo a la Política de Viáticos vigente, el 75% de los Vistos Buenos son Nivel Dirección, por lo que el proceso debe
ser manual (correo electrónico)
De forma diaria, VIATEK dispara un correo a los Validadores con los Presupuestos que cuentan con el VoBo de Gerencia
Aprobado y que la App ha detectado que requieren, además, una autorización de Nivel Dirección

En Outlook…

1. Identifica el Correo del Validador con la

Respuesta del Visto Bueno Nivel Dirección

2. Valida la Información contenida

3. Guarda el Correo en tu computadora

como elemento de Outlook

18
 En VIATEK…

4. Identifica el ID Presupuesto

5. Da clic en la opción “Ver Resumen de la

Comprobación” para gestionar el Estado del
VoBo
Volver a la Pantalla anterior

6. Selecciona la opción GERENCIA 7. Adjunta el Correo con el VoBo de 8. Da clic en el Botón “OK”
APROBADO / DIRECCIÓN APROBADO Dirección 9. Ingresa a Travex a realizar la Solicitud
de Autorización
IMPORTANTE: Al realizar el Cambio de Estado del VoBo, ya no hay posibilidad de modificar la información documentada en el Presupuesto 19
de VIATEK. Será necesario que el Validador, Nivel 1 o Nivel 2 realicen el cambio de estatus con un Rechazo
 VISUALIZACIÓN DE VISTO BUENO
A continuación, la definición de los Estatus del Visto Bueno en la Comprobación VIATEK

GERENCIA PENDIENTE GERENCIA APROBADO / DIRECCIÓN GERENCIA APROBADO /

/ DIRECCIÓN DIRECCIÓN PENDIENTE: SOLICITADO: El correo DIRECCIÓN APROBADO:
PENDIENTE: El flujo de El flujo de Nivel Gerencia de Visto Bueno ha sido El flujo de Vistos Buenos
Visto bueno está por está completo, y está enviado a Dirección por para ambos Niveles está
ser aprobado en ambos pendiente el de Nivel parte del Validador completo. La
Niveles Dirección comprobación puede
enviarse a Autorizar en
Travex
20
 RESUMEN DE LA COMPROBACIÓN
Cerrar Sesión

1. La búsqueda 2. Para ver el

del Resumen de los
Presupuesto se Gastos, da clic
realiza al ícono “Ver
ingresando su Resumen de la
ID en la Barra Comprobación”
“Buscar
Presupuesto…”
Si el Estatus del
para localizarlo
Presupuesto es
COMPROBACIÓN
POR AUTORIZAR,
las opciones de
Tratamiento de
deshabilitan

21
 En el Resumen del Presupuesto, la pantalla se divide en 2 secciones:
3. Valida la Información
Base del Presupuesto:
Nombre / Proyecto /
Número de Reporte /
Actividad / Cliente /
Direcciones
4. Valida los Gastos
documentados: Fecha /
Tipo de Pago / Factura /
Monto / etc., que
deberán coincidir con lo
comprobado en Travex
para la autorización
Las imágenes de este Resumen / *Visto Bueno /
a. IZQUIERDA
* En caso de aplicar
Los Estatus de los Presupuestos deberán
corresponder a los del Portal Travex
*Tickets estarán cargadas en Travex
b. DERECHA 5. Valida el Balance de
Gastos: Diferencia Monto
Autorizado / Monto
Comprobado
6. Valida el Estado del
Visto Bueno: Aprobado /
Pendiente
7. Valida los Vistos
Buenos detectados en la
comprobación
8. Valida que la
Justificación colocada
soporte los Vistos
Buenos detectados
9. Valida que los Archivos adjuntos sean correctos
y estén completos: Correo de Asignación del
Servicio / Mapa(s) con recorrido (s) / *VoBo
Dirección / *Comprobante Devolución / 22 *Tickets
 AUDITORÍA
El Proceso de Viáticos de la organización, nos exige participar en la Plataforma Travex con un Archivo adjunto que pueda
ser revisado en los ejercicios de Auditoría, para lo cual, el formato es el siguiente:

En Word… En Travex…
1. Copia y Pega las imágenes
de la información cargada
en VIATEK (Información Base
/ Gastos / Balance / VoBo´s /
Adjuntos)

2. Copia y Pega las imágenes

de Mapas / *Comprobantes
de Devolución / *Tickets
* En caso de aplicar
3. Carga como OBJETOS los
Vistos Buenos de Gerencia
y Dirección
4. Elige una Transacción del
Presupuesto y Carga el
archivo Word en el Botón
“Seleccionar archivo”
5. Da clic en el Botón
“Guardar Cambios”
23
 SOLICITUD DE CIERRE PRESUPUESTO
Cuando un Presupuesto dispersado no fue utilizado por el Usuario, solicita el Retiro de Saldo y Cierre

1. Selecciona el Estatus
Cerrar Pantalla actual que el Presupuesto
tiene en Travex (debe
ser “AUTORIZADO”, a
menos que haya sido
2. Ingresa el Número de enviado a Revisión y
tu Tarjeta (completo) Rechazado -
COMPROBACIÓN
3. Registra el Saldo actual RECHAZADA- por tener
en tu cuenta Travex el Gasto en 0.00)

5. Da clic en el Botón 4. Selecciona el Motivo

Auditar usuario para del cierre
Ingresar a Travex y
tomar la Evidencia

24
En Travex…

6. Ingresa el Periodo en el que se encuentra el Presupuesto

7. Selecciona la Empresa “Sonda”

8. Selecciona tu Usuario
14. Da clic en
9. Da clic en el Botón “Auditar” el ícono “OK”
para avanzar
10. Ingresa el ID Presupuesto para localizarlo

11. Toma una Captura de

pantalla con la
Información

12. Guarda la imagen en tu

computadora

13. Regresa a VIATEK y adjunta

la imagen
25
15. Da clic en el Botón “Solicitar Cierre” para
enviar la Notificación al Validador

16. Da clic en el Botón “Regresar” para volver

a la Pantalla anterior

Una vez enviada la Solicitud de

Cierre Presupuesto, el Estatus se
mantendrá en AUTORIZADO

Las opciones de Tratamiento de

deshabilitan, y se habilitan sólo en
caso de un RECHAZO

26
 SOLICITUDES VARIAS
Durante la Comprobación de Gastos, hay eventos que pueden interrumpir el avance del proceso. VIATEK incluye el
flujo de solución a estos problemas dentro de la Línea del Presupuesto

1. Identifica el Tema de la interrupción:

a. Ligar Transacción – Presupuesto

b. Ligar Factura – Transacción

c. Solicitar Cancelación de Tarjeta Travex

d. Levantar una Aclaración con One Card

27
 SOLICITUD LIGAR TRANSACCIÓN – PRESUPUESTO
1. Registra el Número de la Transacción (ID
en Travex) que necesitas Ligar al Presupuesto

2. Si hay más de una Transacción que necesites

Ligar al Presupuesto, habilita el Botón y
registra el Número de la siguiente Transacción
(ID en Travex)

3. Da clic en el Botón “Realizar Solicitud” para

avanzar

Regresar a 4. Da clic en el Botón

la Lista de “Enviar” para disparar
Solicitudes la Solicitud al Validador

5. Da clic en el Botón
“Regresar” para volver
a la Pantalla anterior
28
 SOLICITUD LIGAR FACTURA – TRANSACCIÓN
1. Registra el Número de la(s)
Transacción(es) (ID en Travex)

2. Registra el Número de la(s) Factura(s) (ID en

Travex) que necesitas Ligar a la Transacción

3. Si hay más de una Factura que necesites Ligar,

habilita el Botón y registra el Número de la
siguiente Factura (ID en Travex)

5. Da clic en el Botón
Regresar a 4. Da clic en el
“Enviar” para disparar
la Lista de Botón
la Solicitud al Validador
Solicitudes “Realizar
Solicitud” para 6. Da clic en el Botón
avanzar “Regresar” para volver
a la Pantalla anterior
29
 CANCELACIÓN DE TARJETA
Cuando el usuario enfrenta una situación de Pérdida, Robo o Retención de la Tarjeta Travex, debe reportarla para su
Cancelación y posterior Reposición

1. Para procesar la Solicitud de Cancelación y

Cancelación de Tarjeta, debes comunicarte
previamente con la Línea de Atención One
Card para obtener un Número de Reporte

2. Ingresa el Número de Tarjeta (puedes

obtenerlo de la Carta Responsiva)

3. Ingresa el Número de Reporte (One Card)

4. Selecciona el Motivo de la Cancelación

Regresar a
la Lista de
Solicitudes
30
5. Da clic en el Botón “Regresar” para
volver a la Pantalla anterior

6. Da clic en el Botón “Enviar” para

disparar la notificación al Validador

7. Espera la Respuesta de tu Coordinador

con el seguimiento para la Reposición de la
Tarjeta
31
 ACLARACIONES ONE CARD

La Solicitud de Aclaración con One Card se gestiona

vía correo con el proveedor, sin embargo, en VIATEK
puedes encontrar el material y los pasos necesarios

1. Descarga la Documentación autorizada para

el Proceso de Aclaración

Regresar a
la Lista de
Solicitudes

32
 2. Sigue las Instrucciones de llenado en el
Instructivo de la Documentación descargada
Nombre del Titular

Número de Tarjeta Travex (Parte frontal del plástico)

Suma de los Montos involucrados (Transacciones en

portal Travex)

Pesos mexicanos

Cantidad de Transacciones involucradas (1, 2, 3…)

Selecciona el Motivo del Reclamo

Adjunta evidencia que ayude al proceso de Aclaración

(Fotos / Estado de Cuenta / Captura de pantalla de cargos
/ Etc.)

33
 Registra los Datos de las Transacciones involucradas

Fecha del Nombre del Monto Total Moneda en la

Movimiento en Comercio en de la que se realizó
Travex Travex Transacción el Cobro
involucrada

Agrega los Comentarios que den claridad a la Mesa de

Soporte de One Card para entender el incidente. Registra
los datos que sean necesarios con un lenguaje conciso

Ingresa, de puño y letra, tu Firma

Registra la Fecha en la que estás ingresando la Aclaración
a Soporte One Card
34
Una vez que el Formato de Aclaración está completo y
correcto, escanéalo y guárdalo en tu computadora

3. Adjunta, en Archivos separados y en Formato PDF:

Formato de Aclaración / Identificación oficial vigente (ambos
lados) / Imagen de Tarjeta Travex (parte frontal)

La Carpeta de búsqueda filtrará sólo imágenes…

Selecciona la opción “Todos los archivos” para

ver los documentos PDF

Agrega los archivos dando “doble clic” o seleccionándolos

y presionando el Botón de “Aceptar”

35
 4. Da clic en el Botón “Realizar Solicitud”

5. Si NO se adjuntó Archivo, debes dar clic en

el Botón “Regresar” para realizar este paso. Es
obligatorio

6. Da clic en el Botón “Enviar” para realizar la

Solicitud a la Mesa de Ayuda

36
 BORRADO DE PRESUPUESTO
1. Da clic en el ícono “Borrar” para eliminar la Carga de Datos
realizada en alguno de los Presupuestos

2. Selecciona el ID Presupuesto que quieres reestablecer a su

Información Base

3. Identifica la Información Base del Presupuesto

4. Da clic en el ícono “Borrar presupuesto” para eliminar

la información cargada por el Usuario 37
 GENERALES

Recuerda que este proceso se realiza con base en el portal Travex, por lo tanto te invitamos a ir a la Plataforma
para que la comprobación sea correcta.
Portal Travex

Hay 3 tipos de Figuras:

Usuario: Realiza la comprobación en VIATEK

Validador: Gestiona los Vistos Buenos y Solicitudes en la comprobación del Usuario
Autorizador: Gestiona la Autorización / Rechazo de la comprobación

FIN

38