EL TIEMPO EN LA ADMINISTRACION: QUIEN TIENE EL

MONO
Una analogía que resalta la importancia de delegar,
asignar y controlar.
¿Cuál es la razón de que los administradores de toda
clase estén siempre "escasos de tiempo", mientras sus
subordinados se encuentran típicamente con poco
trabajo que hacer?

En este artículo exploraremos el significado de "tiempo

de administración" en su relación con la interacción
entre el funcionario administrativo y su jefe, sus iguales
y sus subordinados.

Trataremos especificamente acerca de tres clases

distintas de "tiempo administrativo".
Tiempo Impuesto por el Jefe: Para realizar aquellas
actividades que el jefe mismo exige y que no pueden
ser descuidadas por el funcionario administrativo sin
ningunasanción directa y rápida.

Tiempo Impuesto por el Sistema: Para acomodar las

exigencias de apoyo activo por parte de los iguales.
Este apoyo requiere ser respondido, so pena de
sanciones, aunque pueden no ser directas ni
inmediatas.
Tiempo Auto-Impuesto: Para hacer aquellas cosas que
el funcionario mismo crea o determina hacer.
Una buena porción de este tiempo, sin embargo, lo
ocuparán sus subordinados y se llama "tiempo
impuesto por los subordinados".
Este no está sujeto a sanción ya que ni el jefe ni el
sistema pueden castigar al funcionario por no hacer lo
que ni siquiera sabían que se había impuesto a sí
mismo.
La administración del tiempo requiere que el
funcionario ejerza control sobre la duración y el
contenido de lo que hace.

Ya que estas imposiciones que le llegan a su jefe y del

sistema están respaldadas por sanciones específicas,
no le es posible alternarlas. Por lo tanto es su tiempo
"auto-impuesto" el que viene a ser su principal área de
interés.De acuerdo a esto, la estrategia del funcionario
deberá ser aumentar el componente"discrecional" de
su tiempo auto-impuesto mediante la disminución o
eliminación del componente impuesto por los
subordinados. Utilizará entonces el incremento
adicional para controlar mejor las actividades sujetas a
las imposiciones del jefe del sistema. La mayoría de los
funcionarios administrativos tienen su tiempo más
controlado por las exigencias de sus subordinados que
los que ellos mismos se imaginan. Utilizaremos la
analogía del "mono a las espaldas" para examinar en
que forma el "tiempo impuesto por los subordinados
se hace posible" y que puede hacer el funcionario
acerca de ese problema.

¿Qué es el tiempo?
• El tiempo es un recurso especial, Todos tenemos
el mismo.
• Una vez pasado ya no se recupera.
• Cualquier actividad requiere tiempo.

NORMAS PARA EL APROVECHAMIENTO DEL CURSO

• Ser objetivos, realistas.
• Apertura a recibir opiniones y comentarios.
• Actitud positiva; ver el cómo sí en lugar del
cómo no.
• Construir en lugar de destruir. Si me opongo
qué propongo.
• Ir al grano, ser concretos.
• Deseo de comprometerse con el equipo.
• Ambiente informal.
• Creatividad en las soluciones.
• Poner los intereses del equipo por encima de
los individuales.
• Ser flexibles.
 • Tomar el toro por los cuernos. No evadir los
problemas.
• No buscar pretextos y pasar la pelota.
• Ser sinceros, honestos, auténticos.
• Estar dispuestos a actuar de manera diferente
al pasado.

Control de interrupciones
1º) Planificar el espacio de trabajo
– Mesas en oficina: diagonal
– Reloj pared: espalda
– Mobiliario: mínimo.
2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se
enteren cuando está ocupado.
– El 70% de las personas acatan las señales.
3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades
máximas.
– Pedir a alguien que atienda las interrupciones
(la hora 0)
4º) Anticiparse
– En el café de la mañana
– visitar, llamar….
5º) Comunicar con eficacia
– Preguntar: ¿Por qué es tan importante?
– Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo,
¿qué puedes hacer por mi?
 – Saber “decir NO”: ahora no puedo, pero…
(ofrecer alternativas)
– Saber terminar una conversación
– Resumen puntos importantes,
lentamente ponerse de pie, extender
la mano, encaminar hacia la puerta,
agradecer
– si sigue: Usar el nombre, ponerse de
pie

“ El tiempo perdido, no se recupera jamás ”