Manual Módulo Producto VF

uniéndonos
para ti
MÓDULO Producto
uniéndonos
para ti
índice
01 RECEPCIÓN Y DESPACHO
Validación del Viaje: Conociendo la papeleta del viaje 3
Validación del Viaje: LPN usados en la Compañía 4
Validación del Viaje: Incidencias 5
Validación del Viaje: Autorización del Viaje 6
Validación del Viaje: Validación por Bulto con Radio Frecuencia 7
Validación del Viaje: Validación por Bulto - Plus 9
con Radio Frecuencia
Validación del Viaje: Término de la Validación sin diferencia 14
Validación del Viaje: Aprobación de las validaciones con RF 15
Validación del Viaje: Recepción del viaje Sistémico 16
Validación Sensible 19
Generar Discrepancias 21
02 INVENTARIO
Inventario: Inventarios Horizontales
Actividades para la toma de Inventario Horizontales
23
24
I. Modelo de Planificación 24
II. Preparación del Inventario 26
III. Definición del Inventario 26
IV. Anulación Definiciones del Inventario 30
V. Loteo de Inventario 30
VI. Captura de lotes con radio frecuencia 31
VII. Validación del Inventario 34
VIII. Pre Cierre Inventario 38
IX. Revisión de Diferencias 40
X. Análisis y Ajuste de Inventario 45
01 . RECEPCIÓN Y DESPACHO : Validación uniéndonos para ti
del Viaje
Conociendo la papeleta del viaje
C D
F E
Componentes de papeleta de despacho.
A Fecha > Despacho del viaje

B Origen > Desde el CD 955.
C Destino > Bodega o Tienda.
D Viaje > N° único para recepcionar
E Número de sellos > Sellos de verificación apertura
F Fecha del despacho > Fecha que se despacha el viaje
G Número de pallets > N° de bultos enviados
H Número de Patente > N° de patente de camión.
MÓDULO PRODUCTO . 03
I Nombre del chofer > Nombre del conductor.

J Sellos Laterales > Sellos laterales del camión, verificar
K Detalle de la reimpresión > Se recarga un camión
L Número de guías > Impresión de todas las guías
M Códigos de pallets > N° de LPN
del Viaje
LPN usados en la Compañia
LPN License Plate Number
El License Plate Number o LPN hace referencia al número con el que se

rastrean los artículos o productos de un inventario en el entorno del almacén
de una empresa. Se trata, por tanto, de un número asignado a cada unidad
o conjunto de unidades, que permite una mejor agrupación y gestión del
inventario. Esto, a su vez, ayuda a que las compañías mejoren enormemente
su eficiencia operativa, ya que, entre otros aspectos, reducen el número de
escaneos necesarios para llevar a cabo una transacción.
¿Qué se incluye en el License Plate?
El Licence Plate se define, por excelencia, como un conjunto de información

que definirá diferentes tipos de contenedores, pero también vagones o
palets. Entre sus grandes ventajas, destaca que la información de estos
artículos puede ser detectada con un solo escaneo de código de barras. En
ellas podemos encontrar, por ejemplo:
> Tipo Artículo
> Cantidad
> Número de serie
> Fecha de fabricación
> Fecha de vencimiento
> Número de lote
> Ubicación
Esto permite a las empresas tener un

sistema en el que se pueden rastrear
los artículos y procesarlos rápidamente,
facilitando más que nunca el manejo de
grandes cantidades de inventario.
del Viaje
Incidencias
> Caída de servicio de Internet, que impacta en la

funcionalidad de RF (no permite conexión con sistema
SICA).
> La Polar no tiene Recepción Manual de Viajes; en este

caso, se deberá bajar todos los bultos del camión y
se dejarán estacionados en el andén hasta que se
restaure el servicios de internet y poder validar la
mercadería.
del Viaje
Autorización del Viaje
Al recepcionar camión con mercadería, lo primero que debemos hacer es:

autorizar la validación viaje (ingresar pallet) en SICA.
SICA
Menú Principal. Tipos de Viaje “mercadería”:
> Distribución > Reposición
> Traspaso entre locales > Retiro Tienda (origen Cd)
+ Traspaso entre Locales. > Servicio Técnico
+ Viaje. > Insumos “Bolsas”
+ Autorización validación de Viajes
del Viaje
Autorización del Viaje (continuación)
Una vez que se abra la pantalla, debemos realizar los siguientes pasos:
1. Seleccionar Modificar.
2. Pinchar en : Todas las dependencia.
3. Colocar la Fecha (Días anteriores).
4. Seleccionar, Todos los viajes.
5. Pinchar el botón de Aceptar.
Seleccionar número de viaje

(estado Pendiente), pinchar líneas

correspondiente, se abrirá una nueva
pantalla.
del Viaje
Autorización del Viaje (continuación)
Aquí debemos activar el viaje que queremos

validar “Activar validación del viaje”.
La segunda opción, es para ver el detalle del

viaje. Una vez que es autorizado se puede
ver las unidades que vienen cargadas en el
sistema o que ya está validado por bulto o
bulto plu.
Una vez activado el viaje se abrirá una nueva

ventana, consultando: “¿Desea activar este
viaje para validación?” Seleccionar SI > Se
activará el Viaje.
Se abrirá nuevamente otra venta indicando

“Actualización Exitosa”.
Viaje Activado.
del Viaje
Validación por Bulto con Radio Frecuencia
En el RF, se debe ingresar Para empezar a validar el Se ingresa a la carpeta

los siguientes datos: viaje, se debe ingresar en recibos.
> Rut del usuario. SICA /MOBILE a:
> Contraseña. > Orión Mobile Tienda.
> Dependencia.
> Iniciar sesión.
del Viaje
Validación por Bulto con Radio Frecuencia (continuación)
Una vez que se abre la Se ingresa la Dependencia Se comienza a validar

carpeta, ingresamos a de Origen “CD”. todos los bultos.
Validación de Mercadería. Se ingresa el Nº Viaje, que (Escanear caja por caja).
se va a validar.
Seleccionar: validación
por Bulto. o bulto - Plus.
del Viaje
Validación por Bulto con Radio Frecuencia (continuación)
Una vez que se realizó Hay una actualización Una vez que se actualizó
toda la validación, Exitosa. la validación sin
debemos cerrar por el RF. diferencias a nivel de
> Seleccionar icono bulto, se debe realizar
“Candado”. la validación a nivel de
> Seleccionar YES, si Bulto/ Plu.
estamos seguros.
del Viaje
Validación por Bulto-Plus con Radio Frecuencia
Validación por “Bulto – Plus” Se debe pinchar primero Una vez que estamos
Ingresar: el LPN. (Caja / Bulto) y seguro que no tenemos
> Dep. Origen. después el código del más unidades que validar,
> Nº Viaje. producto “etiqueta”. se cierra presionando el
> Seleccionar Validación por candado. Posteriormente
Bultos – Plus. Este método de validación saldrá la siguiente
se utiliza para productos leyenda. “Actualización
sensibles o Big Ticket. Exitosa” presionamos ok.
del Viaje
Validación por Bulto-Plus con Radio Frecuencia (continuación)
El RF, nos preguntará

¿Desea cerrar la caja/bulto
que está validando?
Si estamos seguros
presionamos el botón
YES, y continuamos
validando la siguiente
caja.
del Viaje
Término de la validación sin diferencia
Una vez terminada la

validación por Bulto/plus, el
sistema nos dará el siguiente
mensaje.
Validación sin diferencias de
la caja /bulto. Si está seguro
seleccionar el candado con
esto damos por finalizado el
proceso de validación.
(Pistoleo de los Bultos y/o
PLUs).
del Viaje
Aprobación de las validaciones con RF
Ya realizada la validación por Se muestra las unidades Si se está seguro, que la

Bultos- Plus, se procede a la totales faltantes. validación se realizó por
Aprobación de la validación. (Debido a que la bulto y luego bulto/plus,
validación es por nivel seleccionar YES.
bulto). Ahora solo queda cerrar
Si validamos Bultos / el viaje en SICA.
Plus, no deberíamos
tener unidades faltantes.
Si validamos todo,
apretamos el disquete.
del Viaje
Recepción del viaje Sistémico
Seleccionar la carpeta Recibos, luego Recepción de Viaje.
A E
B
C
Una vez que se abra la pantalla,
A Debemos aprobar.
B Colocar la dependencia de origen.
C Número de viaje.
D Número de sellos.
E Seleccionamos aceptar.
del Viaje
Recepción del viaje Sistémico (continuación)
Una vez que damos aceptar, el sistema genera Reporte,

y se abre La pantalla informado:
“Reporte de aprobación fue lanzado”.
Seleccionamos aceptar.
Por último, se despliega nueva pantalla, señalando:

Proceso, concluido exitosamente. ¿Desea Imprimir?
Seleccionar SI.
del Viaje
Recepción del viaje Sistémico (continuación)
Seleccionar impresora en
donde saldrá el reporte.
Presionar la tecla Imprimir.
Se debe adjuntar a la papeleta de viaje.

Sensible
Validación Sensible
Sensible
Entrega y almacenamiento de productos Sensibles
El 100 % de los productos sensibles, deben ser entregados a las áreas

comerciales de la tienda y en forma inmediata contra resumen
emitido por R&D. Exigiendo la firma, nombre y timbre del o los
involucrados en el proceso de recepción (área comercial), en dicho
documento.
Almacenar y mantener bodegas ordenadas, pasillos transitables y

altura de estiba dentro de la normativa.
Las áreas que deberán validar al 100% se observan en el siguiente

cuadro, cabe señalar que éste proceso es considerado en el KPI del
área:
01 . RECEPCIÓN Y DESPACHO . Generar uniéndonos para ti
Discrepancias
Pre Ajustes por diferencias de viaje
Los pre-ajuste son realizados para regularizar existencia, se ingresan en sistema ORION en la
siguiente ruta:
Menú principal>Inventarios>Registro de transacciones>Pre ajustes
En la opción adicionar se ingresa el tipo de pre ajuste que se desea ingresar, se ingresa los PLU
con los datos y los archivos necesarios.
01 . RECEPCIÓN Y DESPACHO . Generar uniéndonos para ti
Discrepancias
Pre Ajustes por diferencias de viaje (continuación)
Estos se realizan una vez aprobados los informes de diferencia de recepción

entre ambas dependencias.
Las diferencias positivas son ingresadas con código 211 (Diferencias de
recepción positiva +) y las negativas son 208 (Diferencias de recepción
negativas -)
Por cada PLU incluido en pre ajuste se ingresa cantidad, numero de local en
contra, número de viaje, fecha de informar de diferencia y motivo del ajuste.
Es requisito obligatorio adjuntar copias de correo informando diferencia de

recepción a las dependencias involucradas, además siempre se debe incluir
al departamento de Gerencia de Existencia Central.
Los plazos para el envío de esta solicitud de ajuste son 5 horas máximo,
contados desde el término del análisis respectivo.
El pre ajuste es aprobado o rechazado según corresponda por Casa Matriz.

02 . INVENTARIO . Inventarios Horizontales uniéndonos para ti
Inventarios Horizontales
El objetivo es cuantificar y determinar el origen del acortamiento ya sea por

marca, proveedor, líneas, áreas, prendas o sub prendas y establecer planes
de acción y medidas de control para su disminución.
Definiciones
> La agrupación de productos puede ser por “Marca”, “Proveedor”, “Área(s)”,

“Prenda(s)”, “Sub prendas(s)”, “PLU(s)” o “Inventario General”.
> Las diferencias resultantes de esta comparación, valorizada a precio costo, es

denominada “ACORTAMIENTO”.
> Un inventario consiste en la comparación entre la existencia física y la que

registra el sistema ORION para un grupo de PLUS agrupados según una
“Definición de Inventario” realizada en este sistema.
> Para el conteo físico de los productos se utilizan equipos lectores de códigos
de barra (capturadores).
Flujo de Inventario
ORION.NET
2.0 LOTEO PRECIERRE CIERRE
• Recepción de • Definición • Captura (RF) Revisión de Diferencias Análisis de Generación y envío

Calendario • Validación Inventario de Informes
• Planificación
• Preparación
I. Modelo de Planificación
La planificación del inventario horizontal comienza con la preparación
del calendario Mensual, posteriormente es enviado a las tiendas para su
ejecución.
a) La programación enviada puede ser modificada en relación a los días de los

inventarios, pero ésta debe ser cumplida íntegramente por la tienda durante
el mes, es decir, las tiendas pueden cambiar los días de los inventarios
solicitados, pero su realización debe ser semanal y cumplir durante el mes
informado.
B) La tienda puede realizar inventarios adicionales a los solicitados o aumentar

la muestra informada, abarcando otras marcas, secciones o un área completa.

Una vez definidos los inventarios que se van a realizar durante el mes, se
debe cuantificar la cantidad de unidades que serán contadas, para definir la
cantidad de personas y los equipos necesarios para realizar el proceso.
c) Revisión sistémica de existencias, la cantidad de unidades por sección,

área, proveedor o marca se puede revisar en el sistema ORION en la opción
«Listado de Existencias por PLU», que se encuentra en la ruta:
Inventarios/ Consultas Generales/ Listado de Existencias por PLU
Este reporte de existencias se puede generar con los mismos criterios con
los cuales será definido el inventario.
Por ejemplo, para un inventario por área, se ingresan la dependencia, el
número del área, se seleccionan todas las marcas y todos los proveedores.
En el Filtro de Existencias se marcan las opciones para mostrar las unidades

mayores y menores a ‘0’, terminando el proceso seleccionando «Adelante»
II. Preparación del Inventario
a) Se debe considerar que no existan movimientos pendientes que afecten

el resultado del proceso, por lo que el área de Recepción y Despacho debe
certificar que todos los viajes recibidos físicamente en la tienda se encuentren
recepcionados en el sistema ORION, además las diferencias en viaje reportadas,
que contengan productos contemplados en el inventario, deben estar ajustadas.
B) El área de Post Venta por su parte debe tener regularizados los estados de las OST
cuyos clientes ya hayan hecho efectivos sus cambios, los cambios pendientes por
OST, que no se realicen durante el día estos tienen que quedar anulados también
deben regularizar los estados de los productos con retiro en tienda y deben haber
gestionado la emisión de guías por las autorizaciones de cambio recibidas.
Estas gestiones, para no afectar el resultado, se deben realizar el día anterior

al inventario, ya que todos los movimientos realizados el día del inventario
quedan fuera de la existencia considerada para la foto del inventario.
III. Definición de Inventario
a) La definición de inventario se realiza

en el sistema ORION, y es esta la
que determina los PLUS que estarán
contemplados dentro del inventario,
y según la fecha con la que se defina,
determinará el stock a comparar de
cada producto.
b) La ruta en ORION donde se realiza la

definición es:
Inventarios/ Toma Física/ Definición
Toma Física
III. Definición de Inventario (continuación)
c) En la opción «Reporte» de esta ventana es donde se define el criterio de

selección del inventario (por áreas, marca o proveedor); la fecha en que el
sistema considerará el stock de los productos a contar; y se agregan las
áreas contempladas a contar.
d) Criterio de selección: determina el tipo de inventario a realizar
Proveedor: Se define un inventario para un proveedor, según su RUT, para una o más
áreas, prendas o sub prendas.
Nivel de Agregación: Se define un inventario para una o más áreas, prendas o sub
prendas.
Marca: Se define un inventario para una marca, según su código, para una o más áreas,
prendas o sub prendas.
Inventario General: Considera toda la existencia de la tienda.
PLU: Se define inventarios por Plus como máximo 10 productos.
Fecha definición: es la fecha en que el sistema ORION determinará el stock de los

productos incluidos en el inventario, esta debe la del día anterior a la fecha de realización
del conteo, es decir, si el inventario se realizará en la mañana del día 29-09-2023, la fecha
de la definición debe ser 28-09-2023, ya que ORION comparará el conteo realizado con
el stock por PLU al cierre del día 28-09-2023. Por defecto esta ventana muestra la fecha
de la última conexión al sistema en el equipo, por lo que esta debe ser verificada, y
cambiada si corresponde, antes de generar la definición.
Una vez establecidos el criterio de selección

y la fecha de la definición, se ingresan los
datos de RUT de proveedor o Código de Marca,
si el inventario corresponde a uno de estos
criterios, y luego el o las áreas, prendas o sub
prendas a considerar.
Si el criterio es por nivel de agregación solo se

ingresan el o las áreas, prendas o sub prendas
a inventariar. Para cambiar tipo de nivel de
agregación se selecciona la flecha al costado
izquierdo del campo, donde se despliegan los
tipos de niveles, eligiendo el que necesitamos
para realizar el inventario.
Para ir agregando las áreas, prendas o sub prendas que necesitamos definir, se ingresan
el código de estas y se valida con un ENTER, también se pueden buscar con el ícono de
«Lupa» al costado derecho o con las opciones de búsqueda F2 ayuda alfabética y F3 ayuda
numérica.
Luego selecciona la opción «Agregar» al costado derecho del campo, donde aparecerá el
nombre de las áreas que se van digitando.
Si se agrega un área que no corresponde, esta se puede eliminar, marcándola con

el cursor del mouse, en la ventana que aparecen los nombres del área, y luego
seleccionando la opción «Quitar».
Para Finalizar con la definición de inventario, una vez establecidos los criterios, la fecha y los
niveles de agregación.
Se selecciona la opción «Adelante», en la parte superior derecha de la pantalla. Esta acción
generará el reporte de la definición, donde se podrá visualizar el Número de Planilla, el cual
puede ser impreso o guardado como archivo Excel en el equipo.
El reporte de la definición, que se puede abrir de los procesos del usuario de ORION, nos
muestra el número de la definición como «Número de Planilla». Este número se utilizará
para el conteo del inventario con los equipos de radio frecuencia, para los procesos de
impresión y modificación de lotes, además para el pre cierre y cierre del inventario.
El número que aparece como «Masa de Conteo Total» corresponde a la cantidad de PLUS
que están asociados a la definición y no a la existencia de productos a contar.
IV. Anulación definiciones de Inventario
El caso que un inventario fuera mal definido,

este no se realizará o no se terminará, la
definición debe ser anulada en la siguiente
ruta de ORION:
Inventarios/ Toma Física/ Eliminación de
Toma Física
En esta ventana, en la opción «Eliminar»,

se ingresa el número de la definición.
Luego con la opción «Aceptar» se elimina
la definición, quedando está en estado
Anulado.
V. Loteo de Inventario
a) Corresponde a la separación de la
mercadería contemplada a contar según la
definición realizada en grupos pequeños de
productos, establecidos según su ubicación
física e identificados con un formulario
impreso con números correlativos que se
denominaran lotes de inventario.
b) El responsable del inventario, antes de iniciar

el proceso, debe imprimir la cantidad de
lotes necesarios a utilizar según el inventario
que será realizado.
c) Este lote impreso se coloca al inicio del lote

físico, considerando que el conteo se debe
realizar siempre de izquierda a derecha, el
lote se debe adherir en el extremo izquierdo
del lote físico.

V. Loteo de Inventario (continuación)
d) La cantidad de productos en un lote no debiese superar las 100 unidades, para

facilitar el proceso de validación.
e) Ejemplo, en un inventario de vestuario, en sala de ventas se debe partir loteando

las traseras, dividiéndolas por sus niveles y separaciones; luego los percheros,
utilizando uno o más lotes para cada uno según las unidades de ellos; y las
mesas por niveles.
f) En bodega, si los productos están en cajas debe ser un lote por cada caja,
y para los productos almacenados en estantes puede ser un lote por cubo,
dependiendo el tamaño de estos.
g) Se debe contemplar lotes para vitrinas, maniquíes, post venta. Si hubiese

productos a contar en estas zonas.
h) El encargado del inventario debe tener la claridad de la cantidad de lotes se

pegaron y la ubicación física de estos, ya que al término del conteo debe verificar
que todos ellos hayan sido tomados.
VI. Captura de lotes con radio frecuencia
Luego de realizar el loteo del

inventario, a los funcionarios que
asisten para apoyar la toma física
se les asignan los lotes que deberán
capturar, junto con un equipo de
radio frecuencia conectado al sistema
SICA Mobile.
La asignación de lotes se realiza

según la siguiente planilla:
VI. Captura de lotes con radio frecuencia (continuación)

Para realizar la captura de los lotes con los equipos de radio frecuencia, se debe
ingresar en estos al programa SICA mobile, que se encuentra en el menú de
inicio del equipo.
En el inicio de este programa, se ingresan los datos de usuario y contraseña, se selecciona

la dependencia a conectar y con el botón «Iniciar sesión» se accede al menú.
Se selecciona la carpeta Orion Mobile, pinchando el signo «+» al costado izquierdo de esta,
para despegar las ventanas de esta carpeta, luego se selecciona la opción «Ingreso de
Conteo».
En la ventana de Ingreso de conteo,

el primer recuadro esta fijo con
el número de dependencia, en el
segundo recuadro se ingresa el
número de definición y en el tercer
recuadro se ingresa el número
de lote. Luego se selecciona la
ubicación del Lote y por último se
selecciona «Aceptar» para acceder
a la ventana de captura.
VI. Captura de lotes con radio frecuencia (continuación)
En la ventana de captura, en el
recuadro «Código de Barra», se
comienza a escanear los códigos
de barra de los productos, en la
ventana van apareciendo la cantidad
de prendas escaneadas y el último
producto capturado, una vez
capturado todos los productos del lote,
con el botón «Finalizar» se termina el
lote, quedando la información de este
registrada en el sistema ORION.
Cuando el lote es finalizado, el

funcionario que realizó la captura debe
anotar en el lote físico la cantidad
contada. El capturador vuelve a la
pantalla donde ingresa la definición,
el número de lote y selecciona la
ubicación. Esta operación se repite
hasta que estén capturados todos los
lotes.
En la captura de los lotes, la opción «Cancelar», borra la

información que se lleva registrada, volviendo el capturador
a la ventana de ingreso de datos de definición y número de
lote. Se utiliza esta opción en caso que los datos registrados
no coincidan con los productos del lote, en tal caso el lote se
debe retomar desde el inicio.
VII. Validación del Inventario

Consiste en la verificación de las unidades registradas para un lote respecto
a las cantidades físicas de productos que este posee. La validación de un lote
no la puede realizar la misma persona que realizó la captura, la debe realizar
el encargado del inventario apoyado en los funcionarios que asisten a la toma,
asignándole a estos últimos la validación de lotes distintos a los que ellos hayan
capturado (validación cruzada).
Según el tipo de mercadería contada, existen dos tipos de validación:

Validación Líneas Blandas y Validación Líneas Duras.
Validación de Líneas Blandas: Se realiza por conteo, es decir, se compara la

información que anotó en el lote la persona que realizó la captura contra el
conteo manual de productos del lote que realiza el validador.
Si esta información coincide se considera el lote como correcto, se identifica el

lote con una etiqueta de color o con un visto bueno del validador y se registra
como validado en la planilla de control de lotes.
En el caso que la validación muestre diferencias entre lo contado y lo registrado

se debe repetir el lote.
VII. Validación del Inventario (continuación)
Al ingresar nuevamente el lote en el capturador el sistema despliega el mensaje que

el lote ya existe y si desea reemplazarlo por una nueva captura, aceptando con «Yes»
se despliega una ventana de supervisor, donde se deben ingresar los datos de usuario
y la contraseña de ORION , terminando esta acción con «Aceptar» uno accede a la
ventana de captura.
Al finalizar el lote, se elimina la primera captura y queda vigente la última
Validación de Líneas Duras: Esta se realiza contra el reporte de lote impreso desde
ORION, verificando con este, además de la cantidad contada, que el producto
registrado en el sistema coincida con el producto físico que se esta validando para
detectar tanto errores de toma como errores de etiquetado de los productos.
La impresión de los lotes se realiza en la siguiente ruta:

Inventarios/ Toma Física/ Registro de Toma Física
En la opción «Reporte» de esta ventana se ingresan los datos del número de definición
y el número de lote que se desea imprimir, finalizando la acción con «Aceptar». En este
reporte los productos aparecen en el mismo orden que estos fueron contados, para
facilitar la validación.
En la opción «Reporte» de esta ventana se ingresan los datos del número de definición
y el número de lote que se desea imprimir, finalizando la acción con «Aceptar». En este
reporte los productos aparecen en el mismo orden que estos fueron contados, para
facilitar la validación.
Las diferencias que se detecten con la validación según este reporte pueden ser
modificadas en ORION, solo si el PLU a modificar se encuentra registrado en ese lote,
por lo que, si un producto no fue contado y no existe otro igual en el mismo lote, se
puede repetir la captura o ingresarlo en un nuevo lote.
La ruta para modificar un lote en ORION es: Inventarios/ Toma Física/ Registro de Toma
Física
En la opción «Modificar» de esta ventana, se ingresan los datos de la definición y el

número de lote a regularizar.

En la ventana se visualizan los productos contados agrupados por PLU
Para modificar un PLU de un lote, se debe digitar la cantidad validada para este
producto en el campo «Cantidad Contada», esta puede ser mayor o menor a la cantidad
original, luego bajando el cursor con la flecha del teclado, se modifica la cantidad
quedando la fila del PLU de color verde. Para grabar las modificaciones se selecciona
«Aceptar» en la parte superior derecha de la pantalla, generando un nuevo reporte para
el lote
La ventana de modificación tiene una ayuda de búsqueda, para los lotes con gran
cantidad de PLUS, a esta se accede con el botón derecho del mouse, con el cursor
ubicado en la grilla donde aparecen los productos contados. Digitando el PLU en esta
ventana, nos direcciona a el producto que necesitamos modificar.
Una vez finalizada la captura y la validación, se

debe verificar que todos los lotes asignados al
inventario hayan sido capturados, para lo cual
existe una consulta en ORION que muestra todos
los lotes que registra el sistema para una definición.
La ruta para esta consulta es Inventarios/ Toma
Física/ Otros Procesos/ Descarga Pistola
En la opción «Consulta» de esta ventana se ingresa

el número de la definición y luego se selecciona
aceptar, mostrando en pantalla los lotes y la
cantidad contada de estos.
La información que se visualiza en esta pantalla

puede ser traspasada a Excel, para lo cual el
cursor debe estar posicionado en el campo «NRO
DEFINICION» luego con la tecla F6 se abre un
archivo con los datos.
VIII. Pre Cierre Inventario
Nos muestra las diferencias preliminares obtenidas respecto al conteo

realizado, quedando la definición abierta para la modificación o ingreso de
nuevos lotes si se detectan productos no contados o con errores en su conteo.
La ruta para realizar el Pre Cierre es: Inventarios/ Toma Física/ Registro de
Toma Física
En la opción «Cierre» de esta ventana

se ingresan el número de la definición
y se marca el cuadro «Solo Reporte»
VIII. Pre Cierre Inventario (continuación)
Luego de ingresar los datos, se selecciona

«Aceptar» y en pantalla se muestran como
referencia los siguientes datos del inventario.
Fecha de Conteo: Fecha de definición.
N° de Grupos de Conteo: Total de lotes

registrados.
N° Total de Ubicaciones: Total de PLUS de la

definición.
Ubicaciones que faltan por registrar: Cantidad

de PLUS con existencia que no fueron contados.
Verificando que estos datos correspondan, se selecciona nuevamente

«Aceptar», con esto ORION generará los reportes del pre cierre de inventario.
Una vez que el proceso de pre

cierre este completado, los archivos
que genera el sistema se pueden
revisar en los procesos de ORION,
los que se muestran con el nombre
‘RInRegContR’, el cual al abrirlo
muestra dos reportes.
VIII. Pre Cierre Inventario (continuación)
El primer reporte muestra el resumen de resultados por área de inventario,

valorizado a precio de costo, y las precisiones obtenidas.
El segundo reporte muestra las diferencias por PLU obtenidas de la

comparación del conteo realizado versus la existencia en ORION, este reporte
se imprime para revisar físicamente todas o algunas de estas inconsistencias
IX. Revisión de Diferencias
Con las inconsistencias por PLU obtenidas desde el proceso de Pre Cierre, se
verifican físicamente esas diferencias, verificando si los productos faltantes se
encuentren en una zona de la tienda no considerada en el loteo. Además de
verificar que las diferencias sobrantes no correspondan a lotes duplicados.
Para consultar en que lotes se

capturo un PLU, se accede a la
opción consulta de la ventana

«Registro Toma Física» en la ruta
Inventarios/ Toma Física/ Registro
de Toma Física
IX. Revisión de Diferencias (continuación)
En esta opción de consulta se ingresa el número de definición, se marca la

opción todos los lotes y luego con «Aceptar» se visualiza en pantalla el detalle
del inventario. Para buscar un PLU específico se puede utilizar la opción de
búsqueda con el botón derecho del mouse.
Una vez revisadas las diferencias obtenidas del Pre Cierre, si se detectan
productos no contados o con errores en su conteo, se pueden ingresar nuevos
lotes al inventario o modificar lotes con errores en su conteo y validación.
NOTA: El Pre Cierre de un inventario para una definición se puede realizar solo
una vez.
Con el cierre de inventario, la definición queda inhabilitada para el ingreso

o modificación de lotes. La ruta para realizar el cierre es: Inventarios/ Toma
Física/ Registro de Toma Física
En la opción «Cierre» de esta

ventana se ingresa solamente
el número se la definición y el
cuadro de solo reporte debe estar
desmarcado.
Luego de ingresar los datos, se

selecciona «Aceptar» y en pantalla
se muestran datos del inventario,
ahora asociados al cierre del
proceso.
Al seleccionar «Aceptar» nuevamente

ORION muestra un mensaje para
confirmar que desea realizar el cierre
de inventario, si este se confirma con
«Si» se genera el reporte de cierre del
inventario.
El reporte de Cierre del inventario se

puede revisar los procesos de ORION,
una vez que este completado, y se
muestra con el nombre ‘RInRegCont’.
El reporte de cierre solo muestra la diferencia de inventario a nivel de área, con

sus costos y precisiones. Las inconsistencias finales del inventario se obtienen
desde el proceso de ORION «Reporte de Inconsistencias»
La ruta es: Inventarios/ Toma Física/ Reporte de Inconsistencias
En esta ventana se ingresa la

dependencia, el número de
definición y luego «Aceptar».
El reporte de inconsistencias,
donde se muestra como
‘RInListaInc’, genera dos
archivos, siendo el primero las
Inconsistencias Toma Física y el
segundo el Informe de Kanban.
El reporte de Inconsistencias toma física muestra las diferencias por PLU

reflejadas de la toma del inventario, agrupada por área y sección, con los
costos asociados a cada producto.
El reporte informe kanban, nos muestra el detalle de los productos contados,

además de datos como su existencia, movimientos en los últimos 30 días, las
unidades recibidas, la temporada y su clasificación ABC.
Este informe, corresponde a un archivo Excel donde en distintas hojas se

deben incluir los siguientes datos obtenidos desde ORION.
a) Definición
b) Pre Cierre
c) Inconsistencia de Pre Cierre
c) Cierre
d) Inconsistencias
e) Informe de Kanban
f) Detalle de Lotes
Este archivo debe ser nombrado, indicando el área inventariada y el número

de la tienda (Ej._INV ÁREA 99 DEP 30).
Los Reportes de Definición, Pre cierre, Cierre, Inconsistencias y Kanban

se abren en Excel desde los procesos de ORION y se copian y pegan en el
informe.
Para transformar a Excel un proceso de ORION, este se abre con doble clic
sobre el proceso, luego posicionado sobre el archivo a traspasar, con el botón
derecho del mouse se selecciona la opción «Abrir reporte con Excel».
Los datos del detalle de los lotes, se obtienen de la ventana de impresión de

lotes, en la ruta: Inventarios/ Toma Física/ Registro Toma Física
En la opción «Reporte» se ingresa el número de la definición, en el campo

Lotes se marca la opción «Todos», y si el inventario ya fue cerrado se marca la
opción «Solo Reporte». Luego seleccionando «Aceptar» se genera el reporte,
al cual se accede desde los procesos de ORION.
Los datos del detalle de los lotes, se obtienen de la ventana de impresión de

lotes, en la ruta: Inventarios/ Toma Física/ Registro Toma Física
En la opción «Reporte» se ingresa el número de la definición, en el campo Lotes se

marca la opción «Todos», y si el inventario ya fue cerrado se marca la opción «Solo
Reporte». Luego seleccionando «Aceptar» se genera el reporte.
El reporte muestra en un solo archivo el detalle de los lotes de un inventario.

Adicionalmente a este informe se puede agregar una hoja con el análisis de
las inconsistencias.
X. Análisis y Ajuste de Inventario
Lo opción de “Ajuste de Inventario” de SICA esta habilitada solo para

funcionarios del Departamento de Control de Existencias como: Analista de
Existencias, Jefe de Inventarios y Existencias.
Para la realización de los ajustes de los inventarios horizontales, se revisara en

el sistema SICA los inventarios que se encuentren cerrados, que en el sistema
figuran en estado “R”. Luego para cada “Definición de Inventario” busca en
su casilla de correo la información del proceso que envía la tienda, si no la
hubiese enviado solicita a la tienda mediante correo electrónico el envío de los
antecedentes, en caso que la tienda no remita la información el inventario es
anulado y solicita su repetición.
Con la información del Inventario Horizontal enviada desde tienda, el Analista

o Jefe comienza la revisión y análisis la que determinará si el inventario es
ajustado o anulado según los siguientes criterios.
a) El ajuste de los inventarios se realiza previo análisis de la información enviada

por la tienda bajo los criterios del monto del resultado y/o el indicador obtenido,
considerando como parámetro para este último, el índice meta establecido para
el área, pudiendo anular un inventario si la tienda no envía los antecedentes o si
detecta errores en el proceso.
b) La fecha de una definición de inventario es la que establece el stock que SICA

comparará con la existencia contada, esta debe ser la del día anterior al cual se
realiza el conteo físico. Por lo que la primera revisión de un inventario debe ser
la fecha de la definición sea la correcta. Si la fecha es incorrecta, el Analista o
Supervisor debe: abrir el inventario, corregir la fecha de la definición e informar la
tienda para que realice y envíe nuevamente la información de cierre.
c) Inconsistencia en líneas sensibles, se debe revisar las diferencias de inventario más

significativas por monto y por producto, realizando un análisis, en caso que la tienda
no lo haya enviado, para determinar si hubo algún error administrativo que afectó
el inventario. Si se detecta algún error, se informa a la tienda y se le indica como
regularizarlo además se solicita el ingreso de un reajuste para corregir la diferencia
de inventario.
X. Análisis y Ajuste de Inventario (continuación)
Si no se detectan errores administrativos para estas diferencias, se solicitan

antecedentes a la tienda que justifiquen la inconsistencia y una revisión del
stock físico de dichos productos; si con esto no se esclarecen estas diferencias,
se anula el inventario y se solicita su repetición. Si el nuevo inventario muestra
un monto de pérdida entre:
d) Inconsistencia en líneas blandas, se ajustan los inventarios cuyos montos de

pérdida sean:
Líneas Sensibles y Duras

Monto Autoriza Jefatura Vía Mail
Desde Hasta Cargo
$ 500.000 $ 1.000.000 Jefe de Existencia e Inventarios
$ 1.000.001 $ 2.000.000 Subgerente de Seguridad y Prevención de Pérdidas
$ 2.000.001 $ 3.000.000 Gerente de Operaciones y Servicio al Cliente
$ 3.000.001 o + Gerente de Canales y Ventas
Líneas Blandas
Monto Autoriza Jefatura Vía Mail
Desde Hasta Cargo
Si es > a la Meta, debe incluir Justificación o Plan de
- $ 1.000.000
Acción - Jefe de Existencia e Inventarios
$ 1.000.001 $ 2.000.000 Subgerente de Seguridad y Prevención de Pérdidas
$ 2.000.001 $ 3.000.000 Gerente de Operaciones y Servicio al Cliente
$ 3.000.001 o + Gerente de Canales y Ventas

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Validación por Bulto con Radio Frecuencia (continuación)

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Validación por Bulto con Radio Frecuencia (continuación)

Validación por Bulto-Plus con Radio Frecuencia

Validación por Bulto-Plus con Radio Frecuencia (continuación)

El RF, nos preguntará

Término de la validación sin diferencia

Una vez terminada la

Aprobación de las validaciones con RF

Ya realizada la validación por Se muestra las unidades Si se está seguro, que la

Recepción del viaje Sistémico

Seleccionar la carpeta Recibos, luego Recepción de Viaje.

Una vez que se abra la pantalla,

Recepción del viaje Sistémico (continuación)

Una vez que damos aceptar, el sistema genera Reporte,

Por último, se despliega nueva pantalla, señalando:

Recepción del viaje Sistémico (continuación)

Se debe adjuntar a la papeleta de viaje.

Entrega y almacenamiento de productos Sensibles

El 100 % de los productos sensibles, deben ser entregados a las áreas

Almacenar y mantener bodegas ordenadas, pasillos transitables y

Las áreas que deberán validar al 100% se observan en el siguiente

Pre Ajustes por diferencias de viaje

Pre Ajustes por diferencias de viaje (continuación)

Estos se realizan una vez aprobados los informes de diferencia de recepción

Es requisito obligatorio adjuntar copias de correo informando diferencia de

El pre ajuste es aprobado o rechazado según corresponda por Casa Matriz.

El objetivo es cuantificar y determinar el origen del acortamiento ya sea por

> La agrupación de productos puede ser por “Marca”, “Proveedor”, “Área(s)”,

> Las diferencias resultantes de esta comparación, valorizada a precio costo, es

> Un inventario consiste en la comparación entre la existencia física y la que

• Recepción de • Definición • Captura (RF) Revisión de Diferencias Análisis de Generación y envío

Actividades para la toma de Inventario Horizontales