Manual de Proceso de Activos Fijos

MANUAL DEL PROCESO DE LA GESTIÓN
PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

DE LA POLICÍA NACIONAL.
COD: PNE-GFI-GCAF-PROC-04
[Versión 1.0]
DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA
Versión: 1.0
GESTIÓN PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FI JOS DE
LA POLICÍA NACIONAL Página 2 de 36
FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN
Nombre / Cargo Firma Fecha
Tcnl. Bracho Guevara Marco

Alumno de EEM
Tcnl. Mantilla Gallardo Luis

Alumno de EEM
Tcnl. Orquera Reinoso Juan

Alumno de EEM
Tcnl. Santamaria Espín Alfredo

Alumno de EEM
Tcnl. Acurio Altamira Bolívar

Alumno de EEM
Tcnl. Wladimir Maldonado

Elaborado por: 13/04/2017
Alumno de EEM
Tcnl. Tapia Geovanny Francisco

Alumno de EEM
Cptn. Andrea Calderón

Jefe del CAF
Cbop. Ketty Analuisa

Funcionario del CAF
Cbop. Venis Parra CAF

Funcionario del CAF
Cbop. Susana Guerrero

Funcionario del CAF
Versión: 1.0
Cbop. Verónica Machuca

Funcionario del CAF
Cbop. Christian Grijalva

Funcionario del CAF
E.C. Maria Elena Coro

Funcionario del CAF
E.C. Xavier Bastidas

Funcionario del CAF
Sgos. Iván Jácome Analista de la

DIRPLAN
Cptn. Andrea Calderón Jefe del CAF
Cbop. Ketty Analuisa Funcionario del

CAF
Cbop. Venis Parra Funcionario del

CAF
Cbop. Susana Guerrero Funcionario

del CAF
Revisado por: 13/04/2017
Cbop. Verónica Machuca Funcionario
del CAF
Cbop. Christian Grijalva Funcionario

del CAF
E.C. Maria Elena Coro Funcionario del

CAF
E.C. Xavier Bastidas Funcionario del

CAF
GraD. Cesar Oleas Baquero

Aprobado por: DIRECTOR NACIONAL FINANCIERO 13/04/2017
Versión: 1.0
CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización
1.0 Versión original 13/04/2016

Versión: 1.0
Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 7
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO. .................................................................................................. 10
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS .............................................................................. 11
4. MAPA DE INTERRELACIÓNN DE PROCESOS............................................................................... 13
5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO GESTIÓN PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA ........................... 14
5.1 FICHA DEL SUBPROCESO ....................................................................................................... 14
5.2 CONTROLES DEL SUBPROCESO ............................................................................................. 16
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .............................................................................. 17
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN PARA LA CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
18
6.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................ 18
Identificar las actividades para ejecutar la constatación física y obtener un inventario real de los
bienes en las diferentes dependencias policiales. ............................................................................ 18
6.2 ALCANCE ................................................................................................................................ 18
6.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES ...................................................................................... 18
7. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN PARA EL REGISTRO DE SEMOVIENTES Y CANES.
21
7.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DE REGISTRO DE SEMOVIENTES Y CANES ............ 23
8. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO GESTIÓN PARA EL REGISTRO DE SEMOVIENTES Y CANES.
24
8.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................ 24
8.2 ALCANCE ................................................................................................................................ 24
9. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTRO POR BAJA DE VEHICULOS
(REMATES) ......................................................................................................................................... 26
Versión: 1.0

10. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTRO POR BAJA DE VEHICULOS
(REMATES) ......................................................................................................................................... 28
10.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................ 28
10.2 ALCANCE ................................................................................................................................ 28
11. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTO DE BIENES (VARIOS) .................. 31
12. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTO DE BIENES (VARIOS) ............ 34
12.1 PROPÓSITO ............................................................................................................................ 34
12.2 ALCANCE ................................................................................................................................ 34
13. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO ............................................................................ 36
Versión: 1.0
PROCESO DE LA GESTIÓN PARA EL CONTROL DE ACTIVOS

FIJOS DE LA POLICÍA NACIONAL.
1. INFORMACIÓN BÁSICA
Gestión para el control de Activos Fijos de la Policía Nacional

Proceso:
Código del Proceso: PNE-GFI-GCAF-PROC-04
PROPÓSITO:
Descripción:
Alcanzar un alto nivel de eficiencia y efectividad en los procedimientos de
administración de los Bienes de la Policía Nacional, para salvaguardar el
patrimonio institucional a través de la gestión del Encargado del Control de
Bienes de las dependencias policiales.
DISPARADOR:
 Disposiciones escritas
 Normas para la administración de bienes de larga duración de la
Policía Nacional.
 Acuerdos Ministeriales
 Disposiciones de la Contraloría General del Estado
ENTRADAS:
 Normas para la administración de bienes de larga duración de la
Policía Nacional.
 Acuerdos Ministeriales
 Disposiciones de la Contraloría General del Estado
 Memos
 Oficios
 Telegramas
 Ordenes Generales
 Hojas de trámite
Versión: 1.0
SUBPROCESOS:
1. Gestión para el Constatación física de Bienes
2. Gestión para el Registro de Semovientes y Canes
3. Gestión para el Registro por Baja de Vehículos (Remates)
4. Gestión para el Registro de Bienes (Varios)
Productos/Servicios Productos:
del Proceso:
 Inventarios Actualizados
Servicios:
 Actualización y Registro de los bienes.
 Difusión de recomendaciones relacionada a lineamientos y directriz
sobre el manejo de bienes.
 Capacitación y asesoramiento al Personal Encargado del Control de
Bienes y Rastrillo de la Policía Nacional.
Tipo de Proceso: Sustantivo
Responsable del Jefe del Departamento Central de Activos Fijos.

Proceso:
Tipo de cliente: Interno: Dependencias y Unidades Policiales
Externo: Entidades de Control del Estado
Marco Legal:  Constitución de la República del Ecuador: Art. 211, Art. 212, Art.
233
 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado: Art. 1
 Ley Orgánica de la Policía Nacional
 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y
Control de los Bienes y Existencias del Sector Público.
 Reglamento a la Ley Orgánica de la Policía Nacional.
 Reglamento de Régimen Interno de Unidades Policiales.
 Reglamento para el Trámite Administrativo por Egreso y Baja de
Bienes de Uso, Dotación Policial y Otros. Publicado en Orden
General No. 126 del 02 de julio del 2014.
 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas: Art. 152,
Versión: 1.0
Art. 180
 Decreto Ejecutivo No. 632; publicado en fecha 17 de enero del
2011.
 Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del
Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que
dispongan de Recursos Públicos.
 Normas para la Administración de Bienes de Larga Duración de la
Policía Nacional, publicada en Orden General No. 134 del 10 julio
del 2008.
 Acuerdo Ministerial 4096 del 21 de marzo del 2014 donde estable
la gestión de Baja de bienes de la Institución a las Coordinaciones
de las Zonas de planificación Administrativa.
 Ordenanza Municipal 0048, de tenencia, Protección y Control de la
Fauna Urbana del 2011
 Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y
Control de los Bienes y Existencias del sector público.
 Normas para la administración de Bienes de larga Duración de la

Policía Nacional
 Telegrama circular 2016-2434-IGPN suscrito por Sr. GENERAL

Inspector Edmundo Moncayo Juaneda, Inspector General de la
Policía Nacional donde se adjunta la DIRECTIVA N° 2016-004-IGPN,
“SEGURIDAD Y CONTROL DEL ARMAMETNO DE PERTRECHOS PARA
LA DEFENSA Y SEGURIDAD PUBLICA, EXISTENTES EN LOS
RASTRILLOS DE LAS DIRECCIONES GENERALES, DIRECCIONES
NACIONALES, COMANDOS ZONALES, COMANDOS SUBZONALES,
DISTRITOS, CIRCUITOS, SUBCIRCUITOS Y UNIDADES POLICIALES”.
 Orden General N° 126 del 2 de julio del 2014, en el que se expide

el REGLAMENTO PARA EL TRÁMITE ADMINISTRATIVO POR EGRESO
Y BAJA DE BIENES DE USO, DOTACIÓN POLICIAL Y OTROS.
publicado en Orden General NO. 126 del 02 de julio del 2014.
Versión: 1.0
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO.
Requiere considerar los siguientes puntos dentro de su proceso:
 El funcionario del Departamento Central de Activos Fijos deberá realizar las constataciones
físicas en las unidades que no poseen inventarios iniciales.
 Las Constataciones Físicas en las Unidades deberán ser consideradas de acuerdo al

cronograma anual de trabajo programado por los funcionarios del Departamento Central
de Activos Fijos.
 El funcionario del Departamento Central de Activos Fijos debe participar en los procesos
de baja de bienes, cuando por la importancia y magnitud de bienes así lo amerite.
 Los funcionarios del Departamento Central de Activos Fijos deberán dar cumplimiento a
las disposiciones impuestas por los Entes de Control.
Versión: 1.0
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Actas de baja: Documento legal que faculta ña exclusión de un viene de los inventarios.
Activo fijo: Representa los recursos de naturaleza relativamente duradera, que no están
destinados a la venta dentro del giro ordinario del negocio.1
Baja: Disminución del precio, valor y estimación de algo.2
Bienes de Control Administrativo: Son bienes tangibles, de propiedad de la entidad u organismo,

los que tienen una vida útil superior a un año y son utilizados en las actividades de la entidad; el
costo individual de adquisición, fabricación, donación o avaluó de estos bienes es inferior al que
para el efecto establezca el Ente Rector de las Finanzas Públicas para los bienes de larga duración.
Estos Bienes no serán sujetos a depreciación ni a revalorización.
Bienes Inmuebles: Se considera bienes inmuebles a todos aquellos bienes raíces que tienen por
común circunstancias de estar íntimamente ligados al suelo.
Bienes larga duración: Son todos aquellos bienes utilizados por personal policial y civil, de manera
permanente en las actividades administrativas y operativas de la Policía Nacional, con una vida útil
estimada, sujetos a control físico, ingreso en los inventarios y correspondiente registro contable.3
Bienes Muebles: Se considera bienes muebles aquellos entes materiales que se pueden trasladar
de un lugar a otro manteniendo su integridad, estructura que naturalmente no se encuentran
adheridas al suelo u otras superficies.
Conciliación: Es un proceso que permite comparar los valores que se registra en un Inventario con
los saldos contables. 4
Constatación Física: Es la actualización de los inventarios, información contable en libros,

confirmar la ubicación, estado y existencia de los bienes.
Contador: Sera el/la responsable del registro contable de todos los bienes y existencias sobre la
base de lo dispuesto en el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Publicas, su reglamento y
las normas que le fueren aplicables.
1 http://www.msq-estudio-contable.com/jus/upload/files/images/DICCIONARIO_CONTABLE.pdf
2 Diccionario de la Lengua Española http://dle.rae.es/?id=4nvSOL2
3 Normas para la Administración de los Bines de Larga Duración de la Policía Nacional.
4 Departamento CAF.
Versión: 1.0
Custodio Administrativo: Sera el/la responsable de mantener actualizados los inventarios y

registrar los ingresos, egresos y traspasos de los bienes en la unidad, conforme a las necesidades
de los usuarios. El titular de cada unidad administrativa de la entidad u organismo, designara a los
Custodios Administrativos, según la cantidad de bienes e inventarios de propiedad de la entidad u
organismo y/o frecuencia de adquisición de los mismos.
Donación: Liberalidad de alguien que transmite gratuitamente algo que le pertenece a favor de
otra persona que lo acepta.
Egreso: Se entiende todas aquellas salidas o partidas de descargo.
Entes de control: Instituciones y entidades compuestas por varios sectores o dependencias.
Gubernamental, por su parte, es un adjetivo que permite nombrar a lo que está vinculado al
gobierno como autoridad política de un Estado.5
Expediente administrativo: es un conjunto de documentos, pruebas, dictámenes, notificaciones,

que están integrados a un proceso investigativo.
Guardalmacén: Será el/la responsable administrativa del control en la inspección, recepción,

registro, custodia, distribución, conservación y baja de los bienes institucionales.
Ingreso: Incremento de recursos económicos a la Institución en forma de bienes o dinero.
Remate: Adjudicación que se hace de los bienes que se venden en subasta o almoneda al
comprador de mejor puja y condición.
Resolución: Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial
Responsable de la Unidad de Bienes: Será el/la encargado/a de dirigir, administrar y controlar los
bienes y existencias de la entidad u organismo. En las entidades u organismos cuya estructura
orgánica lo justifique, el Responsable de la Unidad de la Unidad de Bienes o quien haga sus veces,
podrá contar con un equipo de apoyo en el control y cuidado de los bienes y existencias.6
Semoviente: Ganado vacuno, caballar y canes de cualquier especie que son parte del patrimonio
de una Institución.
Siniestro: Suceso que produce un daño o una pérdida material considerables.
Sistema Informático: es un sistema que permite almacenar y procesar la información conectados

a un servidor principal que almacena toda la información de la Institución.
5http://definicion.de/?s=organismo+gubernamental
6 Reglamento General para la Administración, utilización, manejo y control de los bienes y
existencias del Sector Público.
Versión: 1.0
Sumilla: designación de un trámite.
Usuario Final: Sera el/la responsable del cuidado, uso, custodia y conservación de los bienes
asignados para el desempeño de sus funciones y los que por delegación expresa se agreguen a su
cuidado.
4. MAPA DE INTERRELACIÓNN DE PROCESOS

Versión: 1.0
5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO GESTIÓN PARA LA

CONSTATACIÓN FÍSICA
5.1 FICHA DEL SUBPROCESO
Gestión para la Constatación Física de Bienes

Subproceso:
Código del
PNE-GFI-GAF-GCFB-SPRO-01
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
Identificar y obtener un inventario real de los bienes en las diferentes
dependencias policiales.
DISPARADOR:
ENTRADAS:
 Oficio adjuntado informe de constatación física, inventario de
bienes, resumen general por cuentas de mayor de bienes de larga
duración y control administrativo y novedades de los bienes con
firmas de responsabilidad.
 Memo adjuntado informe de constatación física, inventario de
 Telegrama adjuntado informe de constatación física, inventario de
 Hoja de Trámite adjuntado informe de constatación física,
inventario de bienes, resumen general por cuentas de mayor de
bienes de larga duración y control administrativo y novedades de
los bienes con firmas de responsabilidad.
ACTIVIDADES PRINCIPALES:
 Receptar documentación para el registro en el sistema las bajas, y
la realización del oficio para que la unidad realice los ajustes
Versión: 1.0
correspondientes y archivo de la documentación.
 Sumillar documento
 Analizar información
 Realizar informe de recomendaciones correspondientes al caso a la

Unidad
 Receptar, remitir y archivar documentación
 Receptar expedientes
 Sumillar Documento
 Analizar información
 Receptar Resolución (X1 en el gráfico)
 Sumilla de Documentación (X2 en el gráfico)
 Analizar la documentación (X3 en el gráfico); el registro en el

sistema las bajas, y la realización del oficio para ue la unidad
realice los ajustes correspondientes y archivo de la
documentación.
del Subproceso:
Servicios:
 Registro de bienes
Responsable del  Analistas del Departamento Central de Activos Fijos.

Subproceso:
Tipo de cliente:  Interno: Dependencias y Unidades Policiales
 Externo: Entidades de Control del Estado
Versión: 1.0
5.2 CONTROLES DEL SUBPROCESO
 Constitución De La República Del Ecuador Art. 233.- dispone en el primer inciso que
“Ninguna servidora ni servidor público estará exento de responsabilidades por los actos
realizados en el ejercicio de sus funciones, o por sus omisiones, y serán responsables
administrativa, civil y plenamente por el manejo y administración de fondos, bienes o
recursos públicos”;
 Suplemento del Registro Oficial 888 del 23 de noviembre del 2016, se expidió el
Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes y
Existencias del Sector Público.
 Reglamento para el Trámite Administrativo por Egreso y Baja de Bienes de Uso, Dotación
Policial y Otros. Publicado en Orden General No. 126 del 02 de julio del 2014.
 Acuerdo Ministerial 4096 del 21 de marzo del 2014 donde estable la gestión de Baja de
bienes de la Institución a las Coordinaciones de las Zonas de planificación Administrativa.
 Normas para la Administración de bienes de larga duración de la Policía Nacional.
 Directiva N° 2016-004-IGPN, Seguridad y Control del Armamento y Pertrechos para la

Defensa y Seguridad Pública, existentes en los rastrillos de las Direcciones Generales,
Direcciones Nacionales, Comandos Zonales, Comandos Subzonales, Distritos, Circuitos,
Subcircuitos y Unidades policiales.
 Ordenanza Municipal 0048, de tenencia, Protección y Control de la Fauna Urbana del

2011.
5.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO
GESTIÓN DE LA CENTRAL DE ACTIVOS FIJOS DE Versión: 1.0

LA POLICÍA NACIONAL Página 18 de
36
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN PARA LA

CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES
6.1 PROPÓSITO
Identificar las actividades para ejecutar la constatación física y obtener un inventario

real de los bienes en las diferentes dependencias policiales.
6.2 ALCANCE
Inicia con: la Recepción de la documentación donde se remite el inventario de la
constatación física
Termina con: el registro en el sistema las bajas, y la realización del oficio para que la
unidad realice los ajustes correspondientes y archivo de la documentación.
6.3 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Actividad Rol Descripción Documento
Receptar Secretaria Recepción de la documentación N/A

documentación donde se remite el inventario de la
constatación física
Sumillar documento Jefe del Direccionar el trámite a los Documento
departamento funcionarios del departamento sumillado o
memorando
Analizar información Funcionarios Analizar toda la información y N/A
de la CAF verificar las novedades
Realizar informe de Funcionarios Se envía el informe de acuerdo a las Oficio
recomendaciones de la CAF novedades presentadas
correspondientes al
caso a la Unidad
Receptar, remitir y Secretaria La secretaria remitirá el documento Oficio
archivar con las recomendaciones
documentación pertinentes a la Unidad que envió la
documentación.
La Unidad remitente, si son bienes
perdidos envían el informe a las

36
UZAI y las Unidades Zonales remiten
el expediente administrativo de los
bienes perdidos a la secretaria de la
CAF.
Receptar expedientes Secretaria Receptar expedientes N/A

administrativos de los bienes
perdidos o siniestrados
Sumillar Documento Jefe de la CAF Sumilla y direcciona el documento Documento
sumillado
Analizar información Funcionario de Analizar y verificar que se cuente Oficio.
la CAF con toda la información.
En el caso de que la información

NO sea correcta:
A1. Se realiza un oficio a la UZAI

para su debida rectificación.
A.2 La secretaria recepta y envía el
oficio a la UZAI.
La UZAI realiza las rectificaciones
según lo solicitado y remite el
expediente a la CAF.
A3. Recepta el expediente
administrativo y continuaría con las
actividades 6, 7 y 8.
En el caso de que la información SI

sea la correcta:
B1. Los funcionarios de la CAF.

registran en el sistema el siniestro
B2. La secretaria archiva el
expediente y finaliza el proceso.
En el caso de existir bienes

obsoletos las Unidades Policiales
realizarán el proceso de baja
conjuntamente con los
coordinadores zonales y emiten la
resolución de baja:
Receptar Resolución Secretaria Recepta Resolución de baja de las N/A

(X1 en el gráfico) Unidades Policiales y/o

36
Coordinación Zonal.
Sumilla de Jefe de la CAF Sumilla y direcciona el documento a Documento

documentación (X2 en Funcionarios de la CAF sumillado
el gráfico)
Analizar la Funcionario de Analizar y verificar que se cuente Oficio

documentación (X3 en la CAF con toda la información referente a
el gráfico) la baja.
En el caso que NO sea correcta la

información, se realiza:
A1. El Oficio solicitando rectificación

o un alcance a la resolución por
parte de la Unidad Policial y/o
Coordinación Zonal.
A2. Receptar, enviar el oficio a la
Unidad Policial y/o Coordinación
Zonal y archivar.
LAS UNIDADES POLICIALES Y

COORDINACIONES ZONALES
rectifican el documento y remiten
al CAF.
A3. La secretaria recepta

nuevamente el documento.
A4. Sumilla documentación por
parte del jefe de la CAF
A5. Analizar la documentación
En el caso de que SI este correcta la

resolución:
B1. Se registra en el sistema las

bajas, se realiza un oficio para que la
Unidad realice los ajustes
correspondientes.
B2. La secretaria Recepta, envía el
oficio y archiva la documentación.

36
7. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN PARA EL REGISTRO
DE SEMOVIENTES Y CANES.
Gestión para el Registro de Semovientes y Canes

Subproceso:
Código del
PNE-GFI-GAF-GRSC-SPRO-02
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
Registrar y mantener actualizado el inventario de semoviente y canes.
DISPARADOR:
ENTRADAS:
Fase uno
 Hoja de Trámite adjuntado resolución de baja
 Oficios adjuntado resolución de baja
 Telegramas adjuntado resolución de baja
 Memorando adjuntada resolución de baja
Fase dos
 Hoja de Trámite adjuntado informe y acta de baja

 Oficios adjuntado informe y acta de baja
 Telegramas adjuntado informe y acta de baja
 Memorando adjuntado informe y acta de baja
 Receptar Información en lo concerniente a la baja de canes y
semovientes
 Sumillo documento a los funcionarios de la CAF
 Analizar la información referente a la baja de canes y semovientes

36
 Oficiar a la Unidad remitiendo la resolución de baja.
 La secretaria recepta y envía oficio a la Unidad Policial y archiva
del Subproceso:
Servicios:
 Registro de semovientes y canes
Responsable del  Analistas del Departamento Central de Activos Fijos.

Subproceso:
recursos públicos”
Reglamento General para la Administración, Utilización, Manejo y Control de los Bienes
y Existencias del Sector Público.
 Ordenanza Municipal 0048, de tenencia, Protección y Control de la Fauna Urbana del

2011


36
7.3 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO DE REGISTRO DE SEMOVIENTES Y CANES
Línea de inicio primario
Línea de continuación de la gestión
Línea final de la gestión


8. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO GESTIÓN PARA EL REGISTRO

DE SEMOVIENTES Y CANES.
8.1 PROPÓSITO
Realizar la descripción detallada de las actividades para el registro de semovientes y canes con el
fin de registrar y mantener actualizado el inventario de semoviente y canes.
8.2 ALCANCE
Inicia con: la recepción de la documentación
Termina con: el registro en el sistema la baja; por parte de los funcionarios de las CAF, y el
envión del oficio para que se realicen los ajustes correspondientes a las Unidades
policiales y el archivo de la documentación
Receptar Secretaria de la Recibir la documentación N/A

Información CAF concerniente.
Sumilla documento Jefe de la CAF Realizar el direccionamiento Documento
del documento a los sumillado
funcionarios de la CAF
Analizar la Analistas de la Revisar y verificar la
información CAF documentación.
En el caso de que la
información NO sea
correcta:
A1. Se realiza un oficio para

la rectificación
correspondiente.
A2. La secretaria recepta y
envía oficio a la
Coordinación Zonal y
archiva la documentación.

LA COORDINACIÓN ZONAL
responde el requerimiento
A3. La secretaria
nuevamente recepta la
documentación.
A4. Sumilla el jefe de la CAF
el documento
A5. Los funcionarios de la
CAF Analizan si la
información es la correcta
continuarán con las
actividades secuenciales
luego de la actividad
marcada como B1.
B1. Oficiar a la Unidad
remitiendo la resolución de
baja.
B2. La secretaria recepta y
envía oficio a la Unidad
Policial y archiva.
LA UNIDAD POLICIAL debe

remitir el acta de baja
B3. La secretaria recepta

nuevamente la
documentación
B4. El jefe de la CAF, sumilla
la documentación.
B5. Los funcionarios de la
CAF analizan la información.
B6. Los funcionarios de las
CAF registran en el sistema
la baja y se oficia para que
se realicen los ajustes
correspondientes.
envía el oficio a las Unidades
policiales y archiva la
documentación.

9. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTRO POR

BAJA DE VEHICULOS (REMATES)
Gestión y Registro por Baja de Vehículos (remates)

Subproceso:
Código del
PNE-GFI-GAF-GRBV-SPRO-03
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
Registrar y mantener actualizado el inventario del parque automotor de
las Unidades Policiales
DISPARADOR:
ENTRADAS:
 Memos adjuntos con Actas de remate
 Hojas de tramite adjunto con Actas de remate
 Oficios adjuntos con Actas de remate
 Receptar y enviar información del registro para la baja de vehículos
(remate)
 Sumillar el documento a los funcionarios de la CAF
 Analizar y verificar información en el sistema de los vehículos

dispuestos para el remate
 Registrar en el sistema y realizar el oficio a las unidades para los

ajustes
 Receptar y remitir el oficio a las Unidades y archivar
del Subproceso:
 Inventarios Conciliados
Servicios:

 Registro por baja de vehículos (remates)
Responsable del Analistas del Dpto. Central de Control de Activos Fijos

Subproceso:
recursos públicos”.


10. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTRO

POR BAJA DE VEHICULOS (REMATES)
10.1 PROPÓSITO
Realizar la descripción detallada de las actividades para el registro del parque automotor con el fin
de registrar y mantener actualizado el inventario.
10.2 ALCANCE
Inicia con: con la recepción de la documentación meno o actas de remate, también se

ejecutan se inicia de acuerdo a la Planificación de la Dirección General de Logística para el
remate.

Termina con: el registro en el sistema la baja; por parte de los funcionarios de las CAF, y el
envión del oficio para que se realicen los ajustes correspondientes a las Unidades policiales y
el archivo de la documentación

Receptar y enviar Secretaria Recibir la documentación N/A
información meno o actas de remate,
los remates de vehículos
también se ejecutan de
acuerdo a la Planificación
de la Dirección General de
Logística
Sumillar el Jefe de la CAF Direccionar con memos a Memo
documento los funcionarios de la CAF
Analizar y verificar Funcionarios del Analizar si es procedente: Oficio
información en el CAF
sistema En el CASO que NO:
A1. Los Funcionarios de la

CAF realizan oficio para
solicitar la rectificación de
la información.
oficio y remite documento
a la DGL.
LA DGL remite la
información corregida

nuevamente la
información.
A4. El jefe de la CAF sumilla
y direcciona el documento.
A5. Los funcionarios de la
CAF analizan la
información.

En el caso que la
información SI esta
correcta:
B1. Los funcionarios de la

CAF registran en el sistema
y realizan oficio a las
Unidades para los ajustes.
remite el oficio a las
Unidades y archiva.

11. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTO DE

BIENES (VARIOS)
Gestión y Registro De Bienes (Varios)

Subproceso:
Código del
PNE-GFI-GAF-GRB-SPRO-04
Subproceso:
PROPÓSITO:
Descripción:
Registrar y mantener actualizado el inventario de bienes de la Unidades
Policiales.
DISPARADOR:
ENTRADAS:
 Menos adjuntando parte policial, revista de armas, expedientes
administrativos, resoluciones, actas de baja, creación de usuarios
con documentos habilitantes, ordenes generales, actas de entrega
y recepción, fichas de traslado de equipamiento básico,
certificaciones.
 Oficios adjuntando parte policial, revista de armas, expedientes
certificaciones.
 Hoja de tramite adjuntando parte policial, revista de armas,

expedientes administrativos, resoluciones, actas de baja, creación
de usuarios con documentos habilitantes, ordenes generales, actas
de entrega y recepción, fichas de traslado de equipamiento básico,
certificaciones.
 Telegrama adjuntando parte policial, revista de armas, expedientes


certificaciones.
 Receptar y enviar información en cuanto a bienes varios
 Sumillar el documento para direccionar la gestión a los

funcionarios de la CAF
 Analizar y verificar información en el sistema
 Registrar en el sistema y realizar oficio a las unidades para los

ajustes
del Subproceso:
 Inventarios Conciliados
Servicios:
 Registro de los bienes
Responsable del Analistas del Dpto. Central de Control de Activos Fijos

Subproceso:
recursos públicos”;

 Directiva N° 2016-004-IGPN, Seguridad y Control del Armamento y Pertrechos para la

Defensa y Seguridad Pública, existentes en los rastrillos de las Direcciones Generales,
Direcciones Nacionales, Comandos Zonales, Comandos Subzonales, Distritos, Circuitos,
Subcircuitos y Unidades policiales.
 Ordenanza Municipal 0048, de tenencia, Protección y Control de la Fauna Urbana del 2011


12. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE GESTIÓN Y REGISTO

DE BIENES (VARIOS)
12.1 PROPÓSITO
Realizar la descripción detallada de las actividades para el registro de bienes con el fin de registrar
y mantener actualizado el inventario.
12.2 ALCANCE
Inicia con: Receptar y enviar información en cuanto a bienes varios
Termina con: cuando los analistas de la CAF registran en el sistema y ofician a las Unidades en los
siguientes casos:
 En la Baja para el ajuste respectivo.
 En la Creación de usuarios, certificaciones y recomendaciones para dar a conocer el
cumplimiento a la disposición.
Para los demás casos se registra directamente en el sistema lo solicitado para posterior la
secretaria recepta y envía el oficio a la Unidad y archiva.

Receptar y enviar Secretaria Recibe la documentación N/A
información
Sumillar el Jefe de la CAF Direcciona a los N/A
documento funcionarios de la CAF
Analizar y verificar Analistas de la Analizar y verificar Oficio
información en el CAF información en el sistema
sistema referente resoluciones,
traspasos, asignación a
personal dado de baja o
transitorias, modificación

de series, devoluciones,
certificaciones, creación de
usuarios, expediente
administrativo, eliminación
de códigos, creación de
bienes, actualización de
información en el sistema,
otorgación de permisos:
En el caso que la
información NO ES
correcta:
A1. Los Analistas de la CAF

Realizan oficio solicitando
rectificación.
A2. La secretaria recepta y
remite oficio a la Unidad y
archiva.
UNIDADES PODRAN
COMPRENDER:
UZAI, Peticionarios,
Unidades policiales,
Coordinaciones Zonales.
Las unidades según sea el

caso remiten información
corregida
A3. La secretaria
nuevamente recepta la
información.
A4. La jefa de la CAF
sumilla la documentación y
direcciona.
A5. Los Analistas de la CAF
analizan y verifican la
información en el sistema:
En el caso de que SI este

correcta la información:
B1. Los Analistas de la CAF


registran en el sistema y
ofician a las Unidades en
los siguientes casos:
 En la Baja para el
ajuste respectivo.
 En la Creación de
usuarios,
certificaciones y
recomendaciones
para dar a conocer
el cumplimiento a
la disposición.
Para los demás casos se

registra directamente en el
sistema lo solicitado.

envía el oficio a la Unidad y
archiva
13. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
N Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Responsabl Fuente Frecuenci

° Medida e de de la a de
Medición Medición Medición
1 Número de (Disposiciones Porcentual Jefe de la Base de Anual
Disposicione Cumplidas/Disposicio CAF datos de
s cumplidas nes recibidas )*100 la
Secretari
a

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MANUAL DEL PROCESO DE LA GESTIÓN

PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS

FIRMAS DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

Nombre / Cargo Firma Fecha

Tcnl. Bracho Guevara Marco

Tcnl. Mantilla Gallardo Luis

Tcnl. Orquera Reinoso Juan

Tcnl. Santamaria Espín Alfredo

Tcnl. Acurio Altamira Bolívar

Tcnl. Wladimir Maldonado

Tcnl. Tapia Geovanny Francisco

Cptn. Andrea Calderón

Cbop. Ketty Analuisa

Cbop. Venis Parra CAF

Cbop. Susana Guerrero

Cbop. Verónica Machuca

Cbop. Christian Grijalva

E.C. Maria Elena Coro

E.C. Xavier Bastidas

Sgos. Iván Jácome Analista de la

Cptn. Andrea Calderón Jefe del CAF

Cbop. Ketty Analuisa Funcionario del

Cbop. Venis Parra Funcionario del

Cbop. Susana Guerrero Funcionario

Cbop. Christian Grijalva Funcionario

E.C. Maria Elena Coro Funcionario del

E.C. Xavier Bastidas Funcionario del

GraD. Cesar Oleas Baquero

CONTROL E HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del cambio Fecha de Actualización

1.0 Versión original 13/04/2016

9.2 CONTROLES DEL SUBPROCESO ............................................................................................. 27

PROCESO DE LA GESTIÓN PARA EL CONTROL DE ACTIVOS

Gestión para el control de Activos Fijos de la Policía Nacional

Tipo de Proceso: Sustantivo

Responsable del Jefe del Departamento Central de Activos Fijos.

 Normas para la administración de Bienes de larga Duración de la

 Telegrama circular 2016-2434-IGPN suscrito por Sr. GENERAL

 Orden General N° 126 del 2 de julio del 2014, en el que se expide

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO.

Requiere considerar los siguientes puntos dentro de su proceso:

 Las Constataciones Físicas en las Unidades deberán ser consideradas de acuerdo al

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Baja: Disminución del precio, valor y estimación de algo.2

Bienes de Control Administrativo: Son bienes tangibles, de propiedad de la entidad u organismo,

Constatación Física: Es la actualización de los inventarios, información contable en libros,

Custodio Administrativo: Sera el/la responsable de mantener actualizados los inventarios y

Egreso: Se entiende todas aquellas salidas o partidas de descargo.

Entes de control: Instituciones y entidades compuestas por varios sectores o dependencias.

Expediente administrativo: es un conjunto de documentos, pruebas, dictámenes, notificaciones,

Guardalmacén: Será el/la responsable administrativa del control en la inspección, recepción,

Ingreso: Incremento de recursos económicos a la Institución en forma de bienes o dinero.

Resolución: Decreto, providencia, auto o fallo de autoridad gubernativa o judicial

Siniestro: Suceso que produce un daño o una pérdida material considerables.

Sistema Informático: es un sistema que permite almacenar y procesar la información conectados

Sumilla: designación de un trámite.

4. MAPA DE INTERRELACIÓNN DE PROCESOS

5. DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESO GESTIÓN PARA LA

5.1 FICHA DEL SUBPROCESO

Gestión para la Constatación Física de Bienes

correspondientes y archivo de la documentación.

 Realizar informe de recomendaciones correspondientes al caso a la

 Receptar, remitir y archivar documentación