Instructivo para el ingreso de datos en la

Matriz de Características - Proceso de

Ingreso por Acta Entrega Recepción
 MÓDULO DE BIENES
SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS

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MINISTERIO DE FINANZAS DEL ECUADOR.
República del Ecuador.
Edición: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador
Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador

Autor: Ing. Cintia Catota

Analista de la Dirección Nacional de Activos Públicos

Revisado: Ing. Walter Medina

Director Nacional de Activos Públicos

Aprobado: Econ. Magdalena Vicuña

Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental

Fecha: 18/enero/2016
Contenido
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS ...... 4

1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO ................................................................................................... 4

2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA ............................................................................................... 4

3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR .......................................................................... 4

4. CONTENIDO DE LA MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS (EXCEL) .......................................... 5

4.1 INFORMACIÓN GENERAL ........................................................................................................... 6

4.1.1 DETALLE DEL ACTA ............................................................................................................ 6

4.1.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL BIEN ......................................................................... 8

4.1.3 DETALLE DE INFORMACIÓN FINANCIERA .................................................................... 9

4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE).............................................................................................. 10

4.2.1 DETALLE CARACTERÍSTICAS “BIENES MUEBLES”. .................................................. 10

4.2.2 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “VEHÍCULOS” ........................................................ 11

4.2.3 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES INMUEBLES”......................................... 12

4.2.4 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES BIOLÓGICOS - ANIMALES VIVOS” .. 18

4.2.5 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES BIOLÓGICOS – BOSQUES Y

PLANTAS” ............................................................................................................................................. 19

4.2.6 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES - PINACOTECA” ........ 20

4.2.7 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES – ESCULTURA” .......... 23

4.2.8 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES – ARQUEOLOGÍA”..... 25

4.2.9 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “LIBROS Y COLECCIONES” ................................ 27

5. ANEXOS: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE MATRIZ DE

CARACTERÍSTICAS ............................................................................................................................ 28
INSTRUCTIVO PARA EL INGRESO DE DATOS EN LA MATRIZ DE
CARACTERÍSTICAS – PROCESO DE INGRESO POR ACTA
ENTREGA RECEPCIÓN

1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO

Proporcionar a los Analistas de Servicios Administrativos, Jefes de Activos fijos, Guardalmacén,

Bodegueros o funcionarios a cargo de la administración, manejo, custodia y control de los
bienes de larga de duración y bienes de control administrativo, un documento que facilite la
correcta utilización de la Matriz de características que será utilizada en el Proceso de Ingreso
por Acta Entrega Recepción para el ingreso masivo de características de bienes muebles e
inmuebles.

2. APLICACIÓN A LA NORMATIVA

El Código Orgánico de Planificación de las Finanzas Públicas en el Artículo 74.- Deberes y

atribuciones del ente rector del SINFIP.- en el numeral 6 se manifiesta textualmente “Dictar las
normas, manuales, instructivos, directrices, clasificadores, catálogos, glosarios y otros
instrumentos de cumplimiento obligatorio por parte de las entidades del sector público para el
diseño, implantación y funcionamiento del SINFIP y sus componentes”. Por tal razón se elabora
el instructivo para ingreso de datos en la matriz de características, que será utilizado para la
carga masiva de datos en el Proceso de Ingreso por Acta Entrega Recepción del Sistema
eSBYE.

3. NOTAS IMPORTANTES PARA CONSIDERAR

Nota 1: En las columnas donde se indica “Campo Obligatorio” es indispensable ingresar la

información solicitada, caso contrario el sistema no procesará los registros cargados.

Nota 2: En las columnas donde se indique “Campo no obligatorio”, no es necesario ingresar

información, estos campos se pueden dejar en blanco.

Nota 3: En el campo de Observaciones no utilizar como separador de texto ningún signo de

puntuación ( , ; “” : - /).

Nota 4: En el sistema solo se podrán subir archivos con el formato establecido (csv). Ver
Anexo 1: Procedimiento para convertir archivo de matriz de características.

Nota 9: En los campos donde se requiera el ingreso de valores, como por ejemplo: costo de
adquisición, valor contable, valor residual, entre otros; se deberá considerar el registro de 2
decimales.
4. CONTENIDO DE LA MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS (EXCEL)

La matriz de características está definida para registrar información de carácter general y

específico, por lo que se han diseñado nueve (9) formatos para el registro de datos de forma
masiva.

Información General

La información general se refiere a las columnas que se repiten en cada hoja electrónica de la
matriz de carga inicial y son:

• Detalle del acta

• Características básicas del bien
• Detalle de información financiera

Información específica

La información específica corresponde a características de cada tipo de bien, y son:

• Bienes muebles
• Vehículos
• Bienes Inmuebles
• Bienes Biológicos (Animales Vivos)
• Bienes Biológicos (Bosques y Plantas)
• Bienes Artísticos y Culturales (Pinacoteca: galería o museo de pintura)
• Bienes Artísticos y Culturales (Escultura)
• Bienes Artísticos y Culturales (Arqueología)
• Libros y Colecciones
4.1 INFORMACIÓN GENERAL

4.1.1 DETALLE DEL ACTA

En esta sección el usuario debe ingresar información relacionada con el detalle del acta y que
contiene:

9 No. de Acta: Ingresar el número de acta registrada en el Módulo de Bienes del

eSBYE. Campo obligatorio, ejemplo: 54

9 No. Secuencial: Ingresar el (los) número secuencial creado para cada uno de los ID
de bienes registrados en el sistema eSBYE. Campo obligatorio, ejemplo: 1, el cual
corresponde al ID 300800130001.
9 ID Bien: Ingresar el (los) código de catálogo de los bienes creados en el detalle el
acta. Campo obligatorio, ejemplo: 300200060004.

9 Fecha de Ingreso: Corresponde a la fecha de creación del acta en la cual se están

ingresando los bienes. El formato de fecha a utilizar es 12/04/2015 (dd-mm-aaaa);
campo obligatorio.

9 Descripción/ Características del Bien: En este campo se podrá ingresar una breve
descripción del bien para su mejor identificación (máximo 250 caracteres); campo
obligatorio.

9 Código Actual: En este campo se registrará el código con el que está identificado
actualmente el bien de larga duración o de control administrativo en la Entidad; campo
obligatorio.

Nota: Si el bien corresponde a un compra, no tendrá código anterior; por tanto, podrá
registrar un valor de cero (0).

9 Estado: Se refiere a la valoración de la condición física o estado de conservación

actual del bien, se podrá escoger de las siguientes opciones: BUENO, REGULAR y
MALO. La selección de este campo, se lo realizará mediante una lista de valor; campo
obligatorio.
 9 Estado: Se refiere a la valoración de la condición física o estado de conservación
actual del bien, se podrá escoger de las siguientes opciones: BUENO, REGULAR y
MALO. La selección de este campo, se lo realizará mediante una lista de valor;
campo obligatorio.

9 Costo de Adquisición: Es un campo obligatorio que corresponde al valor de

adquisición de los bienes más los gastos inherentes a los mismos. En este campo no
se puede registrar un valor negativo o valor cero (0.00).

9 Depreciación: Es un campo obligatorio, se escogerá de una lista de valor

predefinida, las siguientes opciones: si el bien se deprecia (S) y si el bien no se
deprecia (N).

4.1.2 CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DEL BIEN

En esta sección el usuario puede ingresar información del bien, con la finalidad de
identificarlo o añadir características específicas.

9 Serie/ Identificación Única: Corresponde a la identificación única del bien, campo

alfanumérico obligatorio. En el caso de que no se tenga este tipo de información, se
deberá registrar el código actual del bien, por lo tanto, este campo no podrá
repetirse con abreviaturas como N/A, No tiene Serie, No tiene numeración, etc.

Nota: En el caso de compra de Mobiliarios, al no tener serie puede colocar un

número interno secuencial.

9 Modelo/ Características: Corresponde a la descripción del tipo de modelo del bien

ingresado; campo obligatorio.

9 Marca/raza/otros: Corresponde a la descripción de la marca, raza, materiales, u

otra descripción adicional que identifique al bien; campo obligatorio.
4.1.3 DETALLE DE INFORMACIÓN FINANCIERA

9 Valor Contable: Corresponde al costo de adquisición (o donación) individual del

bien, más los aumentos y disminuciones registrados durante la vida útil del bien;
campo obligatorio.

Nota: En el caso de compras, el campo del valor contable será similar al del costo
de adquisición.

9 Valor Residual: Cuando el bien es depreciable deberá registrar un valor residual

equivalente al 10% de su valor contable. Campo obligatorio.

9 Valor en Libros: Comprende el valor contable menos la depreciación acumulada;

campo obligatorio.

9 Valor Depreciación Acumulada: Es un campo obligatorio, que corresponde a tipos

de ingresos diferentes a compras y se obtendrá aplicado la siguientes fórmula de
cálculo:

Valor Contable (-) Valor residual n

X
Vida útil estimada (años) 365

En donde n = (Fecha Última Depreciación – Fecha Ingreso Bien) +1

Nota: En el caso de compras, este campo tendrá un valor de depreciación

acumulada de cero (0.00).
 9 Fecha de la última depreciación: En el caso de efectuar un ingreso diferente a
compra, registrar la última fecha hasta la cual el bien fue depreciado, considerar
que ésta no puede ser menor a la fecha de ingreso. El formato de fecha a utilizar
es numérico 12/04/2012 (dd-mm-aaaa). Es un campo obligatorio si seleccionó (S) en
la columna Depreciación.

Nota: En el caso de compras, este campo contendrá el mismo dato que la fecha de
ingreso del bien.

9 Vida Útil: Seleccionar de la lista de valor, la vida de útil que corresponde al bien
depreciable; campo obligatorio.

Años de Vida Útil Tipo de Bien

50 Edificaciones de Hormigón Armado y Ladrillo
40 Edificaciones de Ladrillo (o Bloque)
35 Edificaciones Mixto (Ladrillo o bloque y Adobe o Madera)
25 Edificaciones Adobe
20 Edificaciones Madera
10 Maquinaria y Equipos
10 Muebles y Enseres
10 Instalaciones
5 Equipo de Computación
5 Vehículos

Nota: En el caso bienes de larga duración que no se deprecian o bienes no

depreciables (bienes de control administrativo), se deberá registrar un valor de cero
(0).

4.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA (IE)

4.2.1 DETALLE CARACTERÍSTICAS “BIENES MUEBLES”.

9 Color: Registrar el color que tiene el bien mueble; campo obligatorio.

9 Material: Ingresar los materiales con los cuales está elaborado el bien; campo
obligatorio.
 9 Dimensiones: Registrar las dimensiones que tiene el bien mueble determinando el
alto por ancho; campo obligatorio.

Ejemplo: 5 x 2

4.2.2 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “VEHÍCULOS”

9 Clase: Señalar la variedad del vehículo; campo obligatorio.

Ejemplo: automóvil, todo terreno, camioneta.

9 Tipo: Señalar el tipo del vehículo; campo obligatorio.

Ejemplo: Sedan, Coupe, Cabina Simple, Cabina Doble

9 N° Motor: Ingresar el número de motor del vehículo, en algunos casos los

automotores registran el número de motor igual al número de chasis, dado el caso
se deberá ingresar el mismo código en los dos campos; campo obligatorio.

9 N° Chasis: Ingresar el número del chasis; campo obligatorio.

9 Año de Fabricación: Ingresar el año de fabricación del vehículo o la fecha

respectiva en caso de haber existido un cambio de motor o una reparación mayor
que haya variado su vida útil; campo obligatorio.

9 Placa: Señalar el número de placa que fue asignado al vehículo por parte de la
Dirección Nacional de Tránsito y Transporte Terrestre al momento de su
matriculación; campo obligatorio.

9 Color Primario: Registrar el color del vehículo con el cual esté pintado en mayor
proporción o el que señale la matrícula del vehículo; campo obligatorio.

9 Color Secundario: Registrar el color del automotor con el cual esté pintado en
menor proporción; campo no obligatorio.
4.2.3 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES INMUEBLES”

9 Propietario Registrado en el Municipio: Registrar el nombre del propietario del

bien inmueble que está registrado en el Municipio; campo obligatorio.

9 Clave Catastral: Está clave se la tomará de la respectiva carta de pago del

impuesto predial o del formulario de información catastral del Municipio donde se
encuentra registrado el inmueble. Corresponde a la clave única que proporciona el
municipio; campo obligatorio.

9 Nº de Predio: De igual forma que la columna anterior, este dato es proporcionada

en documento catastral otorgado por el Municipio, donde se encuentra registrado el
número del predio del inmueble; campo obligatorio.

9 Valor avalúo Municipal: Este dato corresponde al avalúo que consta en el

documento catastral; campo obligatorio.

9 Año avalúo Municipal: Ingresar el año del último avalúo con el que cuente la
entidad en sus respectivos registros; campo obligatorio.

9 Área del Predio m2: Ingresar el área total de terreno en metros cuadrados; campo
obligatorio.

9 Área de Construcción m2: Señalar el área total de construcción sobre el terrero en

metros cuadrados; campo obligatorio.

9 Nº de Pisos: Ingresar el número total de pisos que tiene la construcción, de existir,

subsuelos o parqueaderos, mezzanine y planta baja se deberá considerar; campo
obligatorio.

9 Provincia: Registrar de la lista de valor el lugar geográfico donde está ubicado el

inmueble; campo obligatorio.
 PROVINCIA
100-AZUAY
200-BOLIVAR
300-CAÑAR
400-CARCHI
500-COTOPAXI
600-CHIMBORAZO
700-EL ORO
800-ESMERALDAS
900-GUAYAS
1000-IMBABURA
1100-LOJA
1200-LOS RIOS
1300-MANABI
1400-MORONA SANTIAGO
1500-NAPO
1600-PASTAZA
1700-PICHINCHA
1800-TUNGURAHUA
1900-ZAMORA CHINCHIPE
2000-GALAPAGOS
2100-SUCUMBIOS
2200-ORELLANA
2300-SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
2400-SANTA ELENA

9 Cantón: Registrar de la lista de valor el lugar geográfico donde está ubicado el

inmueble; campo obligatorio.

CANTÓN
101-CUENCA
102-GIRON
103-GUALACEO
104-NABON
105-PAUTE
106-PUCARA
107-SAN FERNANDO
108-SANTA ISABEL
109-SIGSIG
110-OÑA
111-CHORDELEG
112-EL PAN
113-SEVILLA DE ORO
114-GUACHAPALA
115-CAMILO PONCE ENRIQUEZ
201-GUARANDA
202-CHILLANES
203-CHIMBO
204-ECHEANDIA
205-SAN MIGUEL
206-CALUMA
207-LAS NAVES
301-AZOGUES
302-BIBLIAN
303-CAÑAR
304-LA TRONCAL
305-EL TAMBO
306-DELEG
307-SUSCAL
401-TULCAN
402-BOLIVAR
403-ESPEJO
404-MIRA
405-MONTUFAR
406-SAN PEDRO DE HUACA
501-LATACUNGA
502-LA MANA
503-PANGUA
504-PUJILI
505-SALCEDO
506-SAQUISILI
507-SIGCHOS
601-RIOBAMBA
602-ALAUSI
603-COLTA
604-CHAMBO
605-CHUNCHI
606-GUAMOTE
607-GUANO
608-PALLATANGA
609-PENIPE
610-CUMANDA
701-MACHALA
702-ARENILLAS
703-ATAHUALPA
704-BALSAS
705-CHILLA
706-EL GUABO
707-HUAQUILLAS
708-MARCABELI
709-PASAJE
710-PIÑAS
711-PORTOVELO
712-SANTA ROSA
713-ZARUMA
714-LAS LAJAS
801-ESMERALDAS
802-ELOY ALFARO
803-MUISNE
804-QUININDE
805-SAN LORENZO
806-ATACAMES
807-RIOVERDE
808-LA CONCORDIA
901-GUAYAQUIL
902-ALFREDO BAQUERIZO MORENO
903-BALAO
904-BALZAR
905-COLIMES
906-DAULE
907-DURAN
908-EL EMPALME
909-EL TRIUNFO
910-MILAGRO
911-NARANJAL
912-NARANJITO
913-PALESTINA
914-PEDRO CARBO
916-SAMBORONDON
918-SANTA LUCIA
919-SALITRE
920-SAN JACINTO DE YAGUACHI
921-PLAYAS
922-SIMON BOLIVAR
923-CORONEL MARCELINO MARIDUEÑA
924-LOMAS DE SARGENTILLO
925-NOBOL
927-GENERAL ANTONIO ELIZALDE
928-ISIDRO AYORA
1001-IBARRA
1002-ANTONIO ANTE
1003-COTACACHI
1004-OTAVALO
1005-PIMAMPIRO
1006-SAN MIGUEL DE URCUQUI
1101-LOJA
1102-CALVAS
1103-CATAMAYO
1104-CELICA
1105-CHAGUARPAMBA
1106-ESPINDOLA
1107-GONZANAMA
1108-MACARA
1109-PALTAS
1110-PUYANGO
1111-SARAGURO
1112-SOZORANGA
1113-ZAPOTILLO
1114-PINDAL
1115-QUILANGA
1116-OLMEDO
1201-BABAHOYO
1202-BABA
1203-MONTALVO
1204-PUEBLOVIEJO
1205-QUEVEDO
1206-URDANETA
1207-VENTANAS
1208-VINCES
1209-PALENQUE
1210-BUENA FE
1211-VALENCIA
1212-MOCACHE
1213-QUINSALOMA
1301-PORTOVIEJO
1302-BOLIVAR
1303-CHONE
1304-EL CARMEN
1305-FLAVIO ALFARO
1306-JIPIJAPA
1307-JUNIN
1308-MANTA
1309-MONTECRISTI
1310-PAJAN
1311-PICHINCHA
1312-ROCAFUERTE
1313-SANTA ANA
1314-SUCRE
1315-TOSAGUA
1316-24 DE MAYO
1317-PEDERNALES
1318-OLMEDO
1319-PUERTO LOPEZ
1320-JAMA
1321-JARAMIJO
1322-SAN VICENTE
1401-MORONA
1402-GUALAQUIZA
1403-LIMON INDANZA
1404-PALORA
1405-SANTIAGO
1406-SUCUA
1407-HUAMBOYA
1408-SAN JUAN BOSCO
1409-TAISHA
1410-LOGROÑO
1411-PABLO SEXTO
1412-TIWINTZA
1501-TENA
1503-ARCHIDONA
1504-EL CHACO
1507-QUIJOS
1509-CARLOS JULIO AROSEMENA TOLA
1601-PASTAZA
1602-MERA
1603-SANTA CLARA
1604-ARAJUNO
1701-QUITO
1702-CAYAMBE
1703-MEJIA
1704-PEDRO MONCAYO
1705-RUMIÑAHUI
1707-SAN MIGUEL DE LOS BANCOS
1708-PEDRO VICENTE MALDONADO
1709-PUERTO QUITO
1801-AMBATO
1802-BAÑOS DE AGUA SANTA
1803-CEVALLOS
1804-MOCHA
1805-PATATE
1806-QUERO
1807-SAN PEDRO DE PELILEO
1808-SANTIAGO DE PILLARO
1809-TISALEO
1901-ZAMORA
1902-CHINCHIPE
1903-NANGARITZA
1904-YACUAMBI
1905-YANTZAZA
1906-EL PANGUI
1907-CENTINELA DEL CONDOR
1908-PALANDA
1909-PAQUISHA
2001-SAN CRISTOBAL
2002-ISABELA
2003-SANTA CRUZ
2101-LAGO AGRIO
2102-GONZALO PIZARRO
2103-PUTUMAYO
2104-SHUSHUFINDI
2105-SUCUMBIOS
 2106-CASCALES
2107-CUYABENO
2201-FRANCISCO DE ORELLANA
2202-AGUARICO
2203-LA JOYA DE LOS SACHAS
2204-LORETO
2301-SANTO DOMINGO
2401-SANTA ELENA
2402-LA LIBERTAD
2403-SALINAS

9 Ciudad: Señalar el lugar geográfico (ciudad) donde está el inmueble ubicado;

campo obligatorio.

9 Parroquia: Señalar el lugar geográfico (parroquia) donde está ubicado el inmueble;

campo obligatorio.

9 Zona: Registrar de la lista de valor, si el inmueble se encuentra en la zona urbana o

la zona rural; campo no obligatorio.

ZONA
Urbana
Rural

9 Sector: Corresponde a la sectorización con la que cuente el municipio donde se

encuentra ubicado el inmueble, si dicho Municipio no cuenta con la sectorización el
casillero será llenado con algún punto de referencia del sector donde está el
inmueble; campo obligatorio.

9 Calle Principal: Ingresar la calle o avenida donde se encuentre localizado el

inmueble; campo obligatorio.

9 Nomenclatura: Ingresar la numeración con la que el inmueble está asignado de

acuerdo a las ordenanzas municipales emitidas; campo obligatorio.

9 Calle secundaria: Ingresar la calle, avenida o intersección más cercana a la

ubicación del inmueble; campo obligatorio.

9 Nº de Escritura: Registrar el número del documento de las escrituras públicas

emitidas por la Notaría donde fue registrado el inmueble; campo obligatorio.
 9 Fecha de la Escritura: Ingresar la fecha en la cual se realizó o se emitió la escritura
del inmueble que se está registrando. El formato de fecha a utilizar es numérico
12/04/2012 (dd-mm-aaaa); campo no obligatorio.

9 Notaría: Registrar el número de la notaria donde se legalizó la escritura del bien

inmueble; campo obligatorio.

9 Beneficiario del contrato: Registrar para una persona jurídica, la razón o

denominación social. Si es persona natural, los nombres y apellidos completos del
beneficiario del contrato de arrendamiento o comodato; campo no obligatorio.

9 Fecha del contrato: Ingresar la fecha de inicio del contrato de arrendamiento o

comodato; El formato de fecha a utilizar es numérico 12/04/2012 (dd-mm-aaaa);
campo no obligatorio.

9 Tiempo de duración del contrato: Ingresar el tiempo de vigencia del contrato;

campo no obligatorio.

9 Monto / Canon Actual: Ingresar el valor mensual del canon de arrendamiento del
inmueble; campo no obligatorio.

Para los bienes que no sean

arrendados, se digitará el “0” en
el campo “Monto/Canon”

4.2.4 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES BIOLÓGICOS -

ANIMALES VIVOS”

9 Sexo: Registrar el sexo del semoviente, tiene una lista de valor con dos opciones
(macho/hembra); campo obligatorio.
 9 Fecha de Nacimiento o Compra: Señalar la fecha en la cual el animal nació o fue
adquirido por la entidad; el formato de fecha a utilizar es numérico 12/04/2012 (dd-
mm-aaaa); campo no obligatorio.

9 Edad: Ingresar la edad del animal, en el caso que no se cuente con la fecha exacta
de nacimiento, la edad será determinada mediante un informe de un perito, valor
numérico entero; campo obligatorio.

9 Peso: Corresponde al peso en libras del animal, con el que cuenta a la fecha de
ingreso en la matriz de carga inicial del semoviente, en este campo puede ingresar
con dos decimales. Campo no obligatorio.

9 Arete u otra identificación: Señalar alguna identificación (arete, marca o chip), que
posea el semoviente; campo obligatorio.

En caso de no tener Arete u

otra identificación se digita el
número “0”

4.2.5 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES BIOLÓGICOS –

BOSQUES Y PLANTAS”

9 Tipo de cultivo: Indicar el producto que se encuentra sembrado; campo obligatorio.

Ejemplo: papas, cebolla blanca, maíz amarillo, cacao, eucalipto, ciprés, palma.

9 Finalidad del Cultivo: Seleccionar de una lista de valor el destino del cultivo:
comercio, explotación o asuntos científicos; campo obligatorio.
FINALIDAD DEL CULTIVO
Científico
Comercio
Explotación
Otros

9 Fecha de Siembra: Digitar la fecha en que se realizó la siembra; el formato de

fecha a utilizar es numérico 12/04/2012 (dd-mm-aaaa); campo no obligatorio.
 9 Área de Siembra m2: Este dato deberá ser ingresado en la unidad mínima de
medida de superficie, esto es en metros cuadrados m2; campo obligatorio.

4.2.6 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES -

PINACOTECA”

9 Nombre de la obra: Ingresar el nombre o título completo de la obra; campo

obligatorio.

9 Época: Es un campo obligatorio donde se ingresa el siglo o año en que se realizó la

obra. Podrá registrar información considerando la siguiente lista de valor:

Época

1-Siglo XVI
2-Siglo XVII
3-Siglo XVIII
4-Siglo XIX
5-Siglo XX
6-Año

9 Pintura: Registrar la técnica empleada en la pintura considerando la siguiente lista

de valor; campo obligatorio.

Técnica empleada
01-Óleo
02-Tempera
03-Tinta
04-Carboncillo
05-Papel
06-Lienzo
07-Madera
08-Lata
09-Mármol
10-Piedra
11-Estuco
12-Vidrio
13-Pan de Oro
14-Concha
15-Cartón
16-Pastel
17-Otros
9 Autor: Identificar el seudónimo o nombres del autor (a) de la obra; campo
obligatorio.

9 Estilo: Registrar el estilo con el que fue realizada la pintura, considerando la

siguiente lista de valor; campo obligatorio.

Estilo
01-Barroco
02-Rococo
03-Paisajista
04-Plateresco
05-Mudejal
06-Manierismo
07-Luis XIV
08-Luis XV
09-Neo-Clásico
10-Bizantino
11-Románico
12-Griego
13-Costumbrista
14-Concha
15-Otros

9 Dimensiones: Registrar las dimensiones de la obra, su ingreso se lo realizará

especificando: largo, ancho y fondo, estos valores serán en la unidad de medida del
sistema métrico decimal; campo obligatorio.

9 Artes Menores: Registrar las artes menores empleadas en la elaboración de la

obra, considerando la siguiente lista de valor; campo obligatorio.
Artes menores
01-Metal
02-Madera
03-Concha
04-Cerámica
05-Hueso
06-Marfil
07-Cacho
08-Cuero
09-Mármol
10-Tela
11-Hilos
12-Piedras preciosas
13-Carey vitela
14-Otros
9 Técnicas Decorativas: Registrar la técnica predominante en la obra, considerando
la siguiente lista de valor; campo obligatorio.

Técnicas Decorativas
01-Policromia
02-Bicroma
03-Monocroma
04-Pan de oro
05-Apliques varios
06-Leyendas en pan de oro
07-Encarne mate
08-Encarne brillante
09-Pan de plata
10-Apliques cocidos
11-Apliques pegados
12-Pintados
13-Pintura Pre-cocción
14-Pintura Post-Cocción
15-Bordado a mano
16-Bordado a máquina
17-Otros

9 Procedencia: Ingresar el lugar de origen o sitio donde proviene la obra; campo

obligatorio.

9 Estado de Conservación: Indicar el estado en que se encuentra la obra,

considerando la siguiente lista de valor; campo obligatorio.

Estado de Conservación
01-Bueno
02-Regular
03-Malo
04-Sucio
05-Craqueado
06-Sestentado
07-Repinte parcial
08-Repinte total
09-Manchado
10-Huellas de bastidor
11-Reencarnado parcial
12-Reencarnado total
13-Ahumado
14-Oxidado
15-Enmohecido
16-Apolillado
17-Presencia de hongos
18-Soldado
19-Parchado
 20-Remendado
21-Restaurado parcial
22-Restaurado total
23-Otros

9 Estado de integridad: Campo obligatorio, donde se indica el estado actual de la

obra. El registro se realizará considerando la siguiente lista de valor:

Estado de integridad
01-Completo
02-Incompleto
03-Fragmentado
04-Roto
05-Rajado
06-Mutilado
07-Huellas de clavos
08-Añadidos
09-Adulterados
10-Faltantes
11-Despostillados
12-Quemados
13-Otros

4.2.7 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES

– ESCULTURA”

9 No. Pieza (Código Actual): Corresponde al código actual, que identifica a las
piezas que conforman la escultura; campo obligatorio.

9 Registro Patrimonial: Ingresar el número o código proporcionado por el Instituto

Nacional de Patrimonio Cultural, campo alfanumérico obligatorio.

9 Especificación y Título: Ingresar el nombre o título de la escultura; campo no

obligatorio.

9 Época: Ingresar el siglo o año en que se realizó la obra, considerando la siguiente

lista de valor; campo obligatorio.

Época
1-Siglo XVI
2-Siglo XVII
3-Siglo XVIII
4-Siglo XIX
5-Siglo XX
6-Año
9 Autor: Se deberá ingresar el nombre o el seudónimo del autor de la escultura;
campo obligatorio.

9 Material de la escultura: El campo permite identificar el material predominante

de la escultura. El registro de esta campo se realizará considerando la siguiente
lista de valor; campo obligatorio.

Material de la escultura
01-Madera
02-Hueso
03-Tagua
04-Cerámica
05-Marfil
06-Piedra
07-Metal
08-Concha
09-Pan de oro
10-Pan de plata
11-Ojos de vidrio
12-Tela encolada
13-Mascarilla de plomo
14-Yeso
15-Otros

9 Técnica Decorativa: Registrar la técnica predominante en la escultura,

considerando la siguiente lista de valor; campo obligatorio.

Técnicas Decorativas
01-Policromia
02-Bicroma
03-Monocroma
04-Pan de oro
05-Apliques varios
06-Leyendas en pan de oro
07-Encarne mate
08-Encarne brillante
09-Pan de plata
10-Apliques cocidos
11-Apliques pegados
12-Pintados
13-Pintura Pre-cocción
14-Pintura Post-Cocción
15-Bordado a mano
16-Bordado a máquina
17-Otros
9 Dimensiones: En este campo se ingresa las dimensiones que correspondan a la
escultura, esto es: largo, ancho y fondo, estos valores serán en la unidad de medida
del sistema métrico decimal; campo no obligatorio.

9 Inscripciones: En este campo se debe ingresar cualquier tipo de texto, leyenda,

membrete, lemas, que contenga la escultura; campo no obligatorio.

9 Fecha de realización: Ingresar la fecha en la cual fue elaborada la escultura, de no

contar con este dato se deberá ingresar la fecha aproximada de fabricación
conforme a los criterios técnicos que existan para el efecto. El formato de fecha a
utilizar es numérico 12/04/2012 (dd-mm-aaaa); campo no obligatorio.

9 Fecha de requisición o procedencia: Ingresar la fecha en la cual el bien fue

entregado para su conservación o custodia; campo no obligatorio.

4.2.8 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “BIENES CULTURALES

– ARQUEOLOGÍA”

9 Nombre de la Obra: Ingrese el nombre o título de la pieza arqueológica; campo

obligatorio.

9 Ubicación Física: Registrar el lugar físico donde se encuentra actualmente la pieza

arqueológica; campo obligatorio.

9 Procedencia: Ingresar el lugar de origen o sitio donde se encontró la pieza

arqueológica; campo obligatorio.

9 Material: Campo obligatorio que permite identificar el material predominante de la

pieza arqueológica. El registro de este campo se realizará considerando la siguiente
lista de valor:

Material
01-Cerámica
02-Litica
03-Hueso
04-Concha
05-Metal
06-Leyendas en pan de oro
07-Otros
9 Cultura: Señalar la cultura a la cual que pertenece la pieza arqueológica; campo no
obligatorio.

9 Dimensiones: Campo en el que registra las dimensiones que correspondan a la

pieza arqueológica, esto es: largo, ancho, fondo y diámetro, estos valores serán en
la unidad de medida del sistema métrico decimal; campo no obligatorio.

9 Morfología: Registrar la forma predominante de la pieza arqueológica. Para el

registro de la morfología deberá necesariamente tomarse en cuenta el criterio
técnico que exista para el efecto; campo no obligatorio.

9 Técnicas de Elaboración: Campo obligatorio que determina las técnicas

empleadas en la elaboración de la pieza arqueológica. El registro de este campo se
realizará considerando la siguiente lista de valor:

Técnicas de elaboración

01-Acordelado
02-Paleteado
03-Modelado
04-Molde
05-Martillado
06-Repigado
07-Lamonado
08-Esculpido
09-Tallado
10-Otros

9 Decoración: Se refiere al ingreso de información relacionada con cualquier adorno,

atavío, realce, que se presente en la pieza arqueológica; campo no obligatorio.

9 % de integridad: Establecer un porcentaje integridad, en función de que sí la pieza

está completamente almacenada; campo no obligatorio.

9 % de conservación: Establecer el porcentaje de conservación de la pieza

arqueológica; campo no obligatorio.
4.2.9 DETALLE CARACTERÍSTICAS DE “LIBROS Y
COLECCIONES”

9 Título de la Obra: Identificar el nombre o título de la obra o colección; campo

obligatorio.

9 Autor: Ingresar los nombres completos del autor de la obra o colección; campo
obligatorio.

9 Editorial: Registrar la empresa editora o editorial que elaboró el libro o colección;

campo obligatorio.

9 Fecha Edición: Detallar la fecha o el año en el cual fue editado el libro o la

colección, el formato de fecha a utilizar es numérico 12/04/2012 (dd-mm-aaaa);
campo obligatorio.

9 Nº Edición: Ingresar el número de edición del libro o colección; campo obligatorio.

9 Clasificación Bibliográfica: Registrar el código bibliográfico y la unidad

administrativa, donde se encuentra el libro o colección; campo no obligatorio.
5. ANEXOS: PROCEDIMIENTO PARA CONVERTIR ARCHIVO DE
MATRIZ DE CARACTERÍSTICAS (Carga Masiva En Proceso de Acta
Entrega Recepción)

Para incorporar y validar una matriz de características (carga masiva) en el Proceso de

Ingreso por Acta Recepción del Sistema eSBYE, deberá convertir el archivo en formato
CSV.

CONVERSIÓN DE FORMATO “EXCEL” A “CSV”

1. Seleccionar el archivo de matriz de características correspondiente al acta entrega

recepción que se está creando en el Módulo de Bienes del Sistema de Bienes y
Existencias.

Nota: Antes de proceder con la conversión en formato CVS, se debe eliminar las filas
que no contengan datos.

2. Una vez eliminadas las filas, se procede a guardar la información, considerando lo

siguiente:

Nombre de archivo: bienes_muebles_acta1

Guardar como tipo: CSV (delimitado por comas)

Botón: Guardar
3. En los mensajes de advertencia, oprimir botón ACEPTAR y posteriormente SI.
4. Se verifica que el archivo se haya guardado correctamente y se revisa la estructura
del mismo, utilizando la opción ABRIR CON – BLOC DE NOTAS

5. El usuario podrá realizar una revisión adicional del archivo, en caso detectar errores
se recomienda efectuar los cambios en el formato Excel y volver a convertir el
archivo CSV.