UNIDAD 1: Hoja de Cálculo OpenOffice Calc: Entorno de trabajo.

Barras de
Herramientas. Personalización de las Barras de Herramientas. Operaciones
básicas: Abrir un documento nuevo, Abrir un documento existente, Guardar,
Cerrar, Salir de la Aplicación. Libros, hojas y celdas. Desplazarse a través de
las hojas de cálculo: con el Ratón, con el Teclado y con referencia a Celdas.
Selección de Celdas, Columnas y Filas. Insertar, Eliminar, Copiar y Mover
Hojas. Introducción de texto en las celdas. Formateo básico de números,
monedas y fechas. Formatos predeterminados. Traslado y Copia de texto
(Celdas) Los comandos Deshacer y Rehacer

HOJA DE CÁLCULO OPENOFFICE. INTRODUCCIÓN

Una Hoja de Cálculo es un programa de aplicación que se utiliza generalmente en tareas financiaras. Los
programas de hojas de cálculo usan filas, columnas y celdas. La celda, que consideraríamos como la unidad
básica en una hoja de cálculo, resulta de la intersección de una fila y una columna. Cada celda puede
contener distintos valores: texto, fechas, números o bien fórmulas que usen valores que existen en otras
celdas para realizar cálculos en las mismas. Los cálculos se realizan a través de funciones que la hoja de
cálculo incorpora a la misma, así como operaciones de cálculo estándar. Una de las funcionalidades más
versátiles de las hojas de cálculo es que si se modifica el valor de un dato, automáticamente la hoja de
cálculo recalcula los resultados que se vean afectados por esa modificación.

ENTORNO DE TRABAJO
En la ventana de trabajo de Calc podemos distinguir varias partes bien diferenciadas que pasamos a describir
a continuación:

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La barra de título, botones de control y botones de ventana
Tienen la función de controlar la ventana de Calc. En el título de la ventana de OpenOffice Calc aparece el
nombre del documento actual, en el caso de la imagen anterior "Sin título 1". En la barra también aparece el
programa con el que estamos trabajando. Por defecto, a los documentos nuevos se les asigna el nombre Sin
título 1 y el segundo será sin título 2. y así sucesivamente hasta que guardemos nuestra hoja de cálculo. En
el extremo derecho de la barra nos encontramos con los botones minimizar, restaurar y cerrar
respectivamente.

La barra de menús
Permite el acceso a los menús de Calc. La mayoría de las operaciones llevadas a cabo en Calc se realizan a
través de las opciones de la barra de menús. Para acceder a cualquiera de las opciones de la Barra de
menús, basta con hacer un clic con el botón izquierdo del ratón sobre la opción deseada.

Las diferentes opciones de los menús de la hoja de cálculo son:

 Opción de menú con una punta de flecha rellena hacia la derecha: Al hacer un clic sobre esta opción
se desplegará otro menú de Calc. (Existen submenús). Por ejemplo, menú EditarHoja (Se abre el
submenú Hoja)
 Opción de menú con puntos suspensivos: Al hacer un clic sobre esta opción se desplegará un cuadro
de diálogo en el que es posible llevar a cabo distintas operaciones. (Los puntos suspensivos significan
que hay algo más...). Por ejemplo, menú Archivo-Guardar Como... (Nos aparecerá el cuadro de diálogo
Guardar Como)
 Opciones sin puntos suspensivos: Al hacer un clic sobre esta opción se llevará a cabo la operación
concreta. Por ejemplo, menú Insertar-Filas (Se insertará la fila directamente, sin más acciones)
 Opciones con una ventana izquierda sensible: En este caso el usuario puede hacer un clic en la
casilla a la izquierda de la opción y activarla, una opción activada tiene un símbolo de verificado. Por
ejemplo, menú Ver-Barra de Fórmulas

El método más rápido para acceder a los menús de Calc es hacer un clic con el ratón sobre las distintas
opciones. Si en algún caso se desea activar una opción del menú empleando el teclado se deben pulsar
simultáneamente las teclas Alt y la letra subrayada del menú al cual se quiere acceder.
Otro método para acceder a los menús desde el teclado es activar la barra de menús pulsando la tecla de
función F10 (del teclado del ordenador) y desplazarse por ellos mediante las flechas de movimiento (también
del teclado del ordenador), para acceder a una de las opciones pulsaremos la tecla Intro cuando estemos
sobre la opción.

Menús contextuales: Los menús contextuales o rápidos aparecen al pulsar el botón derecho del ratón,
dependiendo de la posición del puntero del ratón el menú contendrá unas opciones u otras. Se podría decir
que el menú contextual tiene las opciones que se pueden aplicar sobre el objeto o lugar en que nos
encontramos. Es decir, si nos posicionamos sobre una celda, el menú contextual será distinto a si, por
ejemplo, seleccionamos un gráfico y ejecutamos el menú contextual.

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Las Barras de Herramientas
También llamadas barras de botones, permite realizar de una forma rápida y por medio del ratón algunas de
las opciones de uso más frecuente de Calc. Estos botones sirven para agilizar la realización de estas tareas
mediante un simple clic con el ratón (tenerlas más "a mano"). El número de barras de herramientas visibles es
variable, las barras de herramientas también se pueden personalizar. (Agregar botones, cambiarlos de
posición, eliminar botones que nosotros no utilizamos...). Las barras de botones que se recomienda
inicialmente tener debajo de la de menús desplegables son la Estándar y la de Formateo.
 Barra de Herramientas Estándar: Contiene los botones para los comandos más usados (Abrir, Guardar,
Imprimir, Copiar, Pegar, etc.) y que es propia de la mayor parte de programas, de ahí su nombre.

 Barra de Herramientas de Formateo: Con sus botones proporciona muchas de las opciones más
comunes para aplicar formato al texto de las celdas como fuente, tamaño de la fuente, alineación y color.
También formato para los números, tipo moneda, porcentual, añadir y quitar decimales, etc.

Estas son las dos barras que como hemos comentado aparecen por defecto, el resto de barras pueden ser
activadas o desactivadas con el menú Ver-Barra de Herramientas. Hay que tener en cuentas que la mayoría
de las barras son específicas para una determinada tarea. Y tener todas las barras de herramientas
disponibles en la ventana, reduciría el tamaño de la misma de manera radical.
Las Barras de Fórmulas
En toda hoja de cálculo entra en juego también una barra de herramientas muy importante denominada Barra
de Fórmulas:

Llamada también Línea de entrada, presenta el cuadro de nombre que nos indica el nombre de la celda
seleccionada, es decir, la celda activa (que aparece con un borde negro), así como el rango de celdas
seleccionada o bien crear nombres para las celdas. Para asignar un nombre a una o un rango de celdas
basta con colocar el curso sobre la celda o celdas y en el cuadro de nombre teclear el nombre deseado. Para
finalizar pulsaremos Intro. Aunque este apartado se verá con más detalle en otra unidad del curso.
Dispone de tres botones y un área de edición.
 El primer botón llamado Asistente: Funciones nos sirve para comenzar a utilizar el asistente de
funciones (Apartado que estudiaremos más adelante).
 El segundo, llamado Suma, permite introducir una fórmula con la función SUMA.
 El tercero, llamado Función activa el modo edición de fórmulas, insertando el signo = en la celda
activa y habilita la línea de entrada para introducir-escribir la fórmula o función
El área de edición: presenta el valor real (sin aplicar formato alguno) o la fórmula contenida en una celda. Es
decir, podemos aplicar distintos formatos a una celda (tipo de número, formato de fecha, modelo porcentual,
etc.), pero la barra de edición nos mostrará ese valor real, sin formato. Veamos algunos ejemplos:

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 VALOR REAL EN LA BARRA DE
VALOR EN LA CELDA
EDICIÓN
10 '=SUMA(A1:A3)
7 '=5+2
10.000 10000
10,00 10
10,00% 10%
9.025,50 9025,5
25 '=5^2
0,4 '=2/5
3.500,00 € 3500
8,00 EUR 8
10.000 Pts 10000
24 de enero de 2022 24/01/2022
Viernes, 24 de enero de 2022 24/01/2022

La barra de estado
Se muestra dividida en varios segmentos. Los más importantes son:

 Si hacemos doble clic sobre el primer segmento se presenta el Navegador, que permite desplazarnos
rápidamente a cualquier parte del documento. Así por ejemplo podremos navegar (Ir) rápidamente a una
celda determinada, a un rango de celdas, a una imagen, etc.

 Si hacemos doble clic sobre el segundo segmento, se presenta el cuadro de diálogo Estilo de hoja que
nos permite definir el estilo de las páginas donde se imprimirá la actual hoja de cálculo. El estudio de este
cuadro de diálogo se realizará en las siguientes unidades

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 Otro segmento presenta una operación de resumen sobre las celdas seleccionadas. Haciendo clic sobre
el mismo con el botón secundario del ratón podremos seleccionar que muestre el resultado de aplicar una
de las siguientes operaciones de resumen sobre las celdas seleccionadas: Ninguna, Suma, Mínimo,
Máximo, Cantidad, Cantidad2 y Promedio.

 Otro segmento alberga la herramienta deslizante de zoom, que cambia la escala de visualización desde
el 20% hasta el 400%. Dispone de una marca especial que define un nivel de zoom del 100%.

 El último segmento contiene el indicador de porcentaje de zoom. Con un doble clic sobre él, abriremos el
cuadro de diálogo de Diseño de vista y escala.

Las barras de desplazamiento

Permiten moverse a lo largo y ancho de todo el documento. Dependiendo del tamaño del documento
aparecerá una barra en el borde derecho y otra en el borde inferior del documento.

Selector de hojas
Se encuentra situado a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal. El selector nos presenta las
hojas de cálculo que contiene un libro de trabajo. Si hacemos clic en la hoja correspondiente, ésta pasa a
primer plano para trabajar sobre ella. Como se muestra en la imagen, cuando abrimos un documento nuevo
en blanco nos aparecerá con tres hojas a las que llama Hoja1, Hoja2 y Hoja3.

Como veremos más adelante en esta unidad, podremos añadir más hojas (hasta 256), cambiar el nombre a
las mismas, moverlas de posición, etc.
A veces, no hay espacio suficiente para mostrar todas las hojas en el selector, bien porque los nombres que
ponemos a las hojas son muy largos, bien porque hemos insertado muchas hojas en el documento. Par poder
ver las pestañas que no se muestran, podemos utilizar los botones de desplazamiento que se encuentran a la
izquierda, que nos permiten ver una hoja anterior, una hoja posterior, ir a la primera o a la última hoja.

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El selector de hojas puede cambiar de tamaño si situamos el ratón sobre el separador existente entre el
selector y la barra de desplazamiento. De esta manera, conseguiremos mostrar más pestañas, en detrimento
de la barra de desplazamiento, que se hará más pequeña.

PERSONALIZACIÓN DE LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS

Agregar/Quitar Barras de Herramientas

A nuestro entorno de trabajo le podemos agregar o quitar botones según nuestras necesidades. Estos
botones se encuentran agrupados en barras de trabajo las cuales contienen herramientas específicas para
una tarea en especial como puede ser, formateo de texto, manipulación de imágenes, dibujos,
configuraciones 3D, etc.
Si ejecutamos la opción de menú Ver-Barras de Herramientaspodremos observar que se despliega la
lista con todas las barras existentes que se pueden agregar a nuestro entorno de trabajo. En esta lista, al final
del todo encontramos la opción Personalizar..., donde podremos editar los menús, personalizar las barras de
herramientas y programar las funciones de las teclas.
De estas barras de herramientas las que comúnmente estarán siempre presentes son la Barra Estándar y la
Barra de Formateo. La barra de herramientas Estándar es la que contiene las funciones básicas de
prácticamente cualquier aplicación informática conocida: Abrir, Guardar, Cortar, Copiar, Pegar, Imprimir, etc.

En la barra de Formateo tendremos todas las herramientas necesarias para el formateo rápido del texto, ya
sea cambiar de fuente, tamaño, alineación, sangría, negrita, cursiva, sangría, color de fuente, etc.

Personalizar Barras de Herramientas

Si ejecutamos la opción de menú Ver-Barras de HerramientasPersonalizar... nos aparecerá el cuadro de
diálogo Personalizar. Observamos que este cuadro puede dividirse en dos partes:

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  La parte “Barra de Herramientas de OpenOffice”, donde podremos elegir la barra a personalizar así
como también en el botón Nuevo... crear una nueva barra de herramientas. En el botón Barra de
Herramientas podemos cambiar el nombre a las barras creadas por nosotros mismos, así como
también la opción de eliminarlas. Además, podremos cambiar el modo en que se ven los comandos
de las barras de herramientas. Las opciones de vista que podremos elegir serán:
1. Sólo iconos
2. Sólo texto
3. Iconos y Texto

Solo iconos

Solo texto

Iconos y texto

Así también podremos, en el caso de que sea necesario Restablecer los valores predeterminados
 La parte “Contenido de la Barra de Herramientas”, donde se podrán quitar los comandos (botones)
simplemente haciendo clic en el botón Modificar  y luego en la opción Borrar. También podremos
agregar otros comandos si hacemos clic en el botón Agregar... o también arrastrando el comando a
la lista Comandos de la ficha Barras de Herramientas del cuadro de diálogo Personalizar. Además,
podemos destacar que en el botón Modificar podremos cambiar el nombre al comando seleccionado
así como su correspondiente icono. También podremos crear nuevos grupos de comandos dentro de
la barra de herramientas seleccionada y también podremos eliminar comando, así como en el caso
de querer volver a la configuración por defecto de los comandos se puede hacer haciendo clic en el
botón Restaurar Comando predeterminado

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OPERACIONES BÁSICAS: ABRIR, GUARDAR, CERRAR, SALIR DE LA APLICACIÓN

Abrir un nuevo documento

Se puede crear un documento nuevo en OpenOffice de varias formas. Cuando abrimos OpenOffice,
aparecerá una pantalla de bienvenida. Haremos clic sobre alguno de los iconos para abrir un nuevo
documento (Documento de Writer, Libro de Calc, Base de datos, etc.) de ese tipo o clic sobre el icono de las
plantillas para crear un nuevo documento mediante una plantilla. También tendremos la opción de abrir un
documento ya existente, haciendo clic sobre el botón Abrir...

Podemos también crear un nuevo documento de una de las siguientes maneras: Si tenemos un documento
ya abierto en OpenOffice, el nuevo documento se abrirá en una nueva ventana. Para ello, podemos utilizar
cualquiera de los siguientes procedimientos:
 Ejecutar la opción de menú Archivo-Nuevo y seleccione el tipo de documento.
 Hacer clic botón Nuevo en la barra de herramientas Estándar. Podremos seleccionar en el menú
desplegable el tipo de documento que desea crear.

 Utilizar el atajo de teclado Ctrl+U

 Ejecutar la opción de menú Archivo-Asistentes para determinados tipos de documentos.

Abrir un documento existente

Podemos abrir un documento existente de una de las siguientes formas:

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  Ejecutar la opción de menú Archivo-Abrir...
 Hacer clic en el botón Abrir en la barra de herramientas Estándar

 Utilizar el atajo de teclado Ctrl+O (o también el atajo Ctrl+A)

En cada caso, aparece el cuadro de diálogo Abrir. Para abrir el archivo con el que deseamos trabajar, lo
seleccionaremos y haremos clic en botón Abrir (o haciendo doble clic sobre el mismo). Si un documento está
abierto ya con OpenOffice, el segundo documento se abrirá en una ventana nueva.

En el diálogo Abrir puede reducir la lista de archivos si seleccionamos el tipo de archivo que está buscando.
Si elegimos Hojas de cálculo, solo verá archivos .ods, .xsl y otros archivos que sólo puede abrir Calc.

Guardar documentos
Para guardar un documento nuevo, puede hacer lo siguiente:
 Ejecutar la opción de menú Archivo-Guardar de la barra de menú.
 Utilizar el atajo de teclado Mayus+Ctrl+S (O bien Ctrl+G)
 Haga clic sobre el botón Guardar de barra de herramientas Estándar

Cuando aparezca el diálogo Guardar como, escribiremos el nombre del archivo. Los nombres de los
documentos de Calc pueden tener hasta 256 caracteres, incluidos espacios (y excluidos algunos signos como
interrogaciones, comillas barras, etc,). El programa terminará el nombre con tres letras "ODS" separadas del
nombre por un punto. Esto es lo que se llama la extensión del nombre del fichero o archivo. Buscaremos la
carpeta donde queremos guardar el archivo, siguiendo las opciones de búsqueda de ruta y finalmente
haremos clic en Guardar (o pulsar Intro)

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También en el cuadro de diálogo mostrado anteriormente podemos guardar el documento con contraseña
activando la casilla de selección Guardar con contraseña. Se abrirá el cuadro de diálogo donde en
pondremos la contraseña en el campo Ingrese la contraseña para abrir y repetiremos la contraseña en el
campo Confirme la contraseña, finalmente haremos clic en Aceptar. Si las contraseñas coinciden, el
documento se guardará con protección por contraseña. Si las contraseñas no coinciden, se recibirá una
notificación para que escribir la contraseña nuevamente.,

Para Guardar un documento abierto con el nombre de archivo actual, seleccione Archivo-Guardar (o
también la combinación de teclado Ctrl+G). Esto sobrescribirá el último cambio guardado en el archivo.
Si lo que deseamos es realizar una copia del archivo con otro nombre utilizaremos la opción Archivo-
Guardar como... (O el atajo de teclado Mayus+Ctrl+S). Ojo, esta acción no cambia el archivo del nombre,
sino que realiza una copia del mismo con otro nombre (incluyendo también los cambios que hubiéramos
realizado en el mismo.

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Cerrar un documento
 Activamos la opción del menú Archivo-Cerrar
 Pulsamos la combinación de teclas Ctrl+F4
 Hacemos clic sobre el icono Cerrar que se presenta arriba a la izquierda, justo debajo del botón de
control Cerrar en la barra de título (Si tenemos varios documentos abiertos, este botón sólo
aparecerá en el primer documento, mientras que en el resto sólo aparecerá el botón Cerrar de la
barra de Título)

La aplicación continúa abierta hasta que cerremos el último documento abierto, en cuyo caso te presentará la
pantalla principal de OpenOffice. En caso de no haber guardado un documento modificado, la aplicación nos
preguntará si deseamos almacenar los cambios.

Salir de OpenOffice Calc

 Seleccionamos la opción, del menú Archivo-Terminar
 Pulsamos la combinación de teclas Ctrl+Q
 Hacemos clic en el Botón de Control de la ventana Cerrar
 Pulsamos la combinación de teclas Alt+F4. En este caso, Calc cerrará todos los documentos que
tengamos abiertos.

LIBROS, HOJAS Y CELDAS

Cambiar el nombre a una Hoja. Insertar Hojas. Eliminar Hojas. Mover Hojas
Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz
bidimensional de filas y columnas).
La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las
fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas,
funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.
Un libro de trabajo no es más que un conjunto de numerosas hojas de cálculo, cada una de las cuales puede
contener información. Por defecto, cada nuevo libro de trabajo que se crea en Calc posee tres hojas de
cálculo denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, pudiendo agregársele más, hasta un total de 256 hojas de
cálculo por cada libro de trabajo. Las etiquetas presentes al final de la hoja de cálculo permiten identificar
cada hoja del libro. Es lo que denominaremos a partir de ahora selector de hojas.

Selector de Hojas

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Para cambiar el nombre de las Hojas de un libro utilizaremos cualquiera de los siguientes métodos que nos
llevarán al cuadro de diálogo Cambiar nombre de hoja donde asignaremos un nombre a la hoja, de hasta 80
caracteres y sin admitir ciertos caracteres (: \ ¿? [ ] *)

 Selecciona desde el menú Formato-HojaCambiar nombre...

 Desde el menú contextual del selector de hojas, situándote en la hoja que deseas renombrar,
selecciona la opción Cambiar nombre a la hoja...
 Haz doble clic sobre la pestaña de la hoja en el selector de hojas

Para Insertar nuevas hojas seguiremos cualquiera de los siguientes pasos que nos presentarán el cuadro de
diálogo Insertar hoja:
 Seleccionando desde el menú Insertar -Hoja...
 Seleccionando desde el menú contextual del selector de hojas la opción Insertar hoja...

En este cuadro de diálogo podremos definir, el Número de Hojas que deseamos insertar, así como la posición
de la/s misma/s, delante o detrás de la hoja activa. También podremos darle nombre a la hoja (caso de que
sólo queramos insertar una nueva hoja), o también importar una hoja de cálculo (Picando la opción A partir
de archivo y con el botón Examinar... buscar la ruta de búsqueda donde se encuentre ubicada)
Para eliminar hojas podremos hacerlo de las siguientes formas:
 Desde el menú contextual del selector de hojas selecciona la opción Eliminar Hoja...
 Desde el menú Editar-Hoja ►Borrar...

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Nos aparecerá un mensaje previo de advertencia antes de eliminar definitivamente las hojas:

Para mover una hoja basta con colocarse en el selector de hojas, seleccionar la hoja en cuestión y mantener
pulsado el botón izquierdo del ratón. Aparecerá un cuadrado junto a una flecha y arrastrando sin soltar,
podremos situar la hoja en la posición deseada.

Celdas en una hoja de Cálculo

Cada hoja de cálculo consta de 1.048.576 filas y 1.024 columnas, es decir, un total aproximadamente de
1.073.741.824 millones de celdas por hoja. Las columnas están denominadas por letras o grupos de letras
de la A a la Z y las filas por números consecutivos.
La intersección de una columna y una fila es una celda. Por tanto, podemos definir a la celda como la unidad
básica de almacenamiento de información en una hoja de cálculo. Cada celda tiene un nombre o referencia
de celda, según la intersección de fila y columna que la forme. Así la celda A1 se hallará en el cruce de la
columna A y la fila 1. Como se muestra en la imagen, llamaremos celda activa a aquella sobre la que
aparece un borde negro grueso. En ese instante si tecleamos algún carácter, del tipo que sea, se plasmará en
la celda activa.

Una vez que tecleamos el texto en la celda activa, para que este sea definitivo, pulsaremos Intro y la celda
activa pasará a ser la inferior; podemos usar la tecla Tabulador (Tab) y la celda activa pasaría a ser la situada
a la derecha; podemos utilizar el botón de la barra de fórmulas Aplicar en cuyo caso la celda activa seguiría
siendo la misma en la que hemos introducido el texto.
Para editar el texto de una celda escrita, basta con hacer doble clic sobre la misma y el cursor volverá a
introducirse en la celda, o bien también podremos hacer esta operación pulsando la tecla F2.

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DESPLAZARSE A TRAVÉS DE LA HOJA DE CÁLCULO

Como hemos dicho anteriormente, cada hoja de cálculo consta de 1.048.576 filas y 1.024 columnas, lo que
traducido en número de celdas es un número tan elevado que prácticamente es imposible hacer uso de todas
las celdas que componen una hoja de cálculo. No obstante, si es posible, hacer hojas de cálculo de gran
tamaño, y que, debido a su magnitud, a veces es complicado moverse por la misma.

Desplazamiento con el Teclado

Una de las formas de desplazarse rápidamente por la hoja de cálculo es utilizando atajos de teclado, que no
hacen llegar a puntos muy concretos de la hoja sin necesidad de ir recorriendo la misma (sobre todo en hojas
de grandes dimensiones). Señalemos las principales con esta tabla:

TECLAS DESPLAZAMIENTO
Cursores Una celda en la dirección del cursor

A la última celda del bloque en el que se encuentra la celda activa (Un bloque es un
Ctrl+Cursores conjunto de celdas que contienen datos y que se diferencia del resto de datos de la
hoja porque tienen, al menos, una celda en blanco por todos sus lados

Ctrl+Inicio A la celda A1

Ctrl+Fin A la última celda que contenga datos en la hoja de cálculo

RePág Una pantalla arriba

AvPág Una pantalla abajo

Tab Una celda hacia la derecha

Mayús+Tab Una celda hacia la izquierda

Desplazamiento a través del Cuadro de nombre

Como ya dijimos, el Cuadro nombre se sitúa en la barra de fórmulas y nos indica la celda activa. Por ello,
siempre aparecerá la celda en la que esté situado el cursor (aunque también nos servirá para mostrar cuál es
el rango de unas celdas seleccionadas, o bien también nos servirá para nombrar un rango. Estas cuestiones
se verán a lo largo del curso).

Pues en este cuadro nos permitirá desplazarnos a una celda en concreto. Para ello basta con borrar en el
cuadro de nombre el texto correspondiente a la celda donde queramos mover el cursor y pulsar finalmente
Intro para que la celda activa se sitúe en la celda deseada (Por ejemplo, celda AW384)

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Formateo básico de números, monedas y fechas en OpenOffice Calc
Al introducir un nuevo dato en una celda, Calc detectará si se trata de un número, moneda, fecha, hora o
texto y aplicará el formato y alineación predeterminada correspondiente. (Esta alineación predeterminada
podrá ser modificada posteriormente haciendo clic en los botones de alineación de la barra de herramientas
de formateo).
Por defecto, OpenOffice Calc aplica las siguientes alineaciones predeterminadas:
 Se alinearán a la derecha: los números, monedas, fechas y horas.
 Se alinearán a la izquierda: los textos.

Formato predeterminado de números y monedas

 Si el dato tecleado es un número y posee decimales, Calc presentará este número con todos sus
decimales, hasta un máximo de:
 Diez decimales. El resto de los decimales se tienen en cuenta para los cálculos, pero no se
presentan. Si tecleas 0,1234567891678 Calc mostrará 0,1234567892, o sea, el número con diez
decimales redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.
 Si la columna no es suficientemente ancha, Calc mostrará el número de decimales ajustado al
ancho de la columna, y redondeando en el último decimal mostrado. Así, con una columna de
1,28cm si tecleas 0,1234567891678 Calc mostrará 0,1235, o sea, el número con cuatro decimales
redondeado, pero para los cálculos utilizará el número introducido.
 Si tecleas el signo negativo tras introducir el número, Calc considera ese número como negativo. Así, si
tecleas 12- Calc mostrará -12. También considerará un como un número negativo si este va entre
paréntesis (12)
 Si tecleas el símbolo % tras introducir un número, Calc considera ese número en formato porcentual. Así,
si tecleas 20% Calc mostrará 20,00%. El valor numérico de la celda será 0,20.
 Si el número es muy grande, Calc automáticamente le aplicará el formato científico; por ejemplo, al
introducir el número 1000000000000000 la celda mostrará 1E+015
 Si introduces el símbolo de la moneda, bien antes o después del número, Calc mostrará la celda en
formato moneda. Por ejemplo, al teclear 1200,3€ o €1200,3 Calc mostrará 1.200,30 €.

Formato predeterminado de fechas y horas

 Si Calc interpreta que el dato introducido es una fecha (por ejemplo, introducimos 12-10, o 12-10-13)
automáticamente le aplicará el formato de fecha, y en la celda se mostrará 12/10/13; si no se introduce el
año, tomará como año de la fecha el año actual.
 Si Calc interpreta que el dato introducido es una hora (por ejemplo, introducimos 12:10, o 12:10:00)
automáticamente le aplicará el formato de hora, y en la celda se mostrará 12:10:00; si no se introducen
los segundos, mostrará cero segundos; si no se introducen los minutos (por ejemplo, tecleando 12:),
mostrará cero minutos.
Si Calc muestra en la celda ########## es porque el dato introducido no puede mostrarse con el ancho
actual de la columna. Deberás hacer más ancha la columna para que el valor se muestre.

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Aplicar formatos predeterminados
Se pueden aplicar fácilmente otros formatos predeterminados al contenido de las celdas, seleccionando la
celda o rango de celdas y haciendo clic sobre el botón correspondiente de la barra de herramientas de
Formateo.

De izquierda a derecha, respectivamente, tenemos los siguientes botones y los ejemplos al aplicar los
botones:
 Formato numérico: Moneda  Aplica formato de moneda con dos decimales

 Formato numérico: Porciento Aplica a la celda formato porcentual

 Formato numérico: Predeterminado Elimina los formatos numéricos que tenga la celda

 Formato numérico: Añadir decimal Añade un decimal al formato numérico

 Formato numérico: Eliminar decimal Elimina un decimal al formato numérico (observa en este caso
como al redondear y ser el último decimal mayor a 5 el decimal anterior se redondea al superior)

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Otros formatos predeterminados
Podemos aplicar otros formatos predeterminados o personalizados (del usuario) a la celda o rango de celdas
seleccionadas:
 Desde el menú contextual seleccionando la opción Formatear celdas...
 Desde el menú Formato-Celdas...
En ambos casos se mostrará el cuadro de diálogo el cuadro de diálogo Formato de celdas, en el que
activaremos la pestaña Números, en donde aparecerán los distintos tipos de formato de número a elegir. En
primer lugar, picaremos sobre el apartado Categoría, para escoger el tipo (Numero, Moneda, Fecha...) y en el
apartado Formato elegiremos el formato a aplicar de la categoría previamente señalada

Aparte de la categoría y Formato que apliquemos al número, en el apartado opciones tenemos la posibilidad
de añadir Decimales, añadir Ceros principales (a la izquierda del número), en caso de que tengamos
números negativos tenemos la posibilidad de que sean en rojo. Y finalmente, podemos añadir formato de
Separador de miles en el caso de que el formato elegido no los tuviera por defecto.
Estas Categorías de número son las siguientes:

FORMATO DESCRIPCIÓN
Se trata del formato de número predeterminado que Calc aplica cuando se escribe un
número. La mayor parte de los números a los que se aplica el formato con la opción
General se muestran tal y como se escriben. No obstante, si la celda no es lo
GENERAL
suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato General redondea los
números con decimales. El formato General también utiliza la notación científica
(exponencial) para los números grandes (12 o más dígitos).
Este formato se utiliza para la presentación de números en general. Se puede
NÚMERO especificar el número de posiciones decimales que se va a utilizar, el uso de un
separador de miles y el modo en que se muestran los números negativos.

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 FORMATO DESCRIPCIÓN
Este formato multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo
PORCENTAJE de porcentaje. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea
utilizar.
Se utiliza con los valores monetarios y muestra el símbolo de moneda predeterminado
junto a los números. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se va
MONEDA
a utilizar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los números
negativos.
Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de fecha,
FECHA
según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.
Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora,
TIEMPO
según el tipo y la configuración regional (ubicación) especificados.
Muestra un número en notación exponencial, reemplazando parte del número por E+n,
donde E (exponente) multiplica el número anterior por 10 elevado a n. Por ejemplo, un
CIENTÍFICO formato Científico de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se
multiplica por 10 elevado a la décima potencia. Se puede especificar el número de
posiciones decimales que se desea utilizar.
FRACCIÓN Muestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.
Este formato trata el contenido de una celda como texto y lo muestra tal como se
TEXTO
escribe, incluso si se escriben números.
Muestra un número como código postal, número de teléfono o número de la seguridad
ESPECIAL
social.
Permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Con esto se
crea un formato personalizado que se agrega a la lista de códigos de formato de
PERSONALIZADO
número. Se pueden agregar entre 200 y 250 formatos personalizados, según la versión
de idioma de Calc que esté instalada.

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TRASLADO Y COPIA DE TEXTO (CELDAS)
Cualquier aplicación informática que se precie hoy en día incluye entre sus funciones la posibilidad de Cortar,
Copiar y Pegar textos, imágenes, archivos, etc. El uso de estos tres comandos nos va a ahorrar infinidad de
horas de trabajo, puesto que permite, por ejemplo copiar un texto tantas veces como se quiera sin necesidad
de volver a escribirlo. En OpenOffice Calc, la opción de Copiar permite trasladar los contenidos de la/s
celda/s seleccionada sin suprimirlo de su posición original, mientras que mover o Cortar, son utilizados para
trasladarlo suprimiéndolo de donde estaba situado anteriormente, para colocarlo mediante la opción pegar en
un punto de destino seleccionado previamente en la hoja de cálculo. Hay una sutil diferencia entre estos dos
conceptos: mover el texto o contenido de las celdas es trasladarlo; o sea, llevarlo desde un sitio hasta otro
borrándolo de su ubicación original. Por el contrario, copiar texto no supone borrar nada, sino duplicarlo en
otro sitio respetando el original.

Para copiar o cortar y pegar podemos realizar cualquiera de los siguientes procedimientos:

1. Seleccionaremos las celdas que deseamos copiar o cortar y, a continuación haremos clic en el botón de
la barra de herramientas Estándar Copiar o Cortar. Los contenidos a copiar o cortar quedará
almacenado en el portapapeles (Cuestión que veremos a continuación). También podemos Copiar o
Cortar utilizando el menú contextual (botón derecho de ratón), haciendo clic en la opción de menú Editar-
Copiar/Cortar o bien utilizar los atajos de teclado Control-C, (Copiar) Control-X (Cortar).

2. A continuación colocaremos haremos clic sobre la celda a partir de la cual queramos copiar o trasladar el
texto y haremos clic en el botón de la barra de herramientas Estándar Pegar. El contenido de las celdas
quedará pegado a partir de la celda activa. También podemos utilizar el menú contextual (botón derecho
de ratón), haciendo clic en la opción de menú Editar-Pegar o bien utilizar el atajo de teclado Control-V.

El pincel de formato

Un elemento parecido a la opción Copiar es el Pincel de formato de Calc. En este caso no copiaremos el texto
o contenido de las celdas, sino el formato que tiene una celda para aplicarlo a otra/s celda/s. Esto es, no se
copia el texto, sino la forma (formato que tiene el texto). Para utlilizar esta herramienta seguiremos los
siguientes pasos:

1. Seleccione la celda cuyo formateo desea copiar.

2. En la barra Estándar, haremos clic en el icono Pincel de formato. El cursor se convierte en un cubo
de pintura.
3. Seleccionaremos o haremos clic sobre la celda o celdas al que deseamos aplicar el formato.

Si desea aplicar el formato a más de una selección, haga doble clic en el ícono Pincel de formato. Después
de realizar todos los formateos, vuelva a hacer clic en el ícono para que éste quede desactivado .
Hay que recordar que el pincel de formato, no sólo copia las características del carácter (tipo de fuente,
tamaño de la fuente, color, etc.), sino también otros aspectos que tenga la celda (formato de número,
alineación, etc),

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LOS COMANDOS DESHACER Y REHACER

El botón deshacer permite anular las últimas acciones realizadas en nuestra hoja de cálculo. Por ejemplo, si
modificamos el ancho de una columna de nuestra hoja, haciendo clic en el botón Deshacer, el ancho de la
columna volverá a ser el mismo que tenía anteriormente. Siempre que suceda algo distinto a lo que se
pretendía, la siguiente acción será pulsar este botón. Es decir, con el botón o comando Deshacer
eliminaremos cada una de las acciones que hayamos realizado en una hoja siempre en orden inverso, esto
es, de la última acción a la primera.

Botón Deshacer

En la barra de herramientas estándar, haremos clic en el botón Deshacer (al que acompañara un texto que
indica la acción a deshacer) para anular el último cambio realizado. Tantas veces como hagamos clic, Calc
irá deshaciendo las acciones en orden inverso a como fueron creadas. Una vez que guardemos y cerramos
un documento, al ser abierto en una nueva sesión el comando Deshacer aparecerá inactivo, es decir, no
podremos deshacer las acciones anteriormente realizadas. Estas comenzarán a contar a partir de que
volvamos a modificar el documento en cuestión

Para deshacer más cambios

Podremos hacer clic en la flecha que existe junto al botón Deshacer para ver la lista de acciones que
pueden ser canceladas. Por ejemplo, si deseamos devolver al documento el aspecto que tenía antes de los
cinco últimos cambios efectuados, haremos clic en la flecha que está junto al botón Deshacer y seleccione
hasta el quinto cambio de la lista para anular las cinco últimas acciones. Todos los cambios que se hayan
realizado entre la acción seleccionada y el momento actual serán anulados.

Botón Rehacer

Con el botón Rehacer de la barra de herramientas estándar permite revertir la acción de deshacer. Haciendo
clic en el botón Rehacer se revierten los resultados del último cambio. Es decir si borro una imagen, podré
rehacer la misma pulsando el mencionado botón

Botón Rehacer

Podremos hacer clic en la flecha que existe junto al botón Rehacer para ver la lista de acciones que
pueden ser revertidas. Por ejemplo, si deseamos rehacer el aspecto que tenía el documento antes de los
cinco últimos cambios efectuados, haremos clic en la flecha que está junto al botón Rehacer y seleccione
hasta el quinto cambio de la lista para volver a rehacer las cinco últimas acciones. Todos los cambios que se
hayan realizado entre la acción seleccionada y el momento actual se verán reflejadas en el documento.

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