Anexo 13 Control Documental

1.- CONTROL DE DOCUMENTOS

Para desarrollo de la gestión documental en la etapa de Construcción y Puesta en Servicio de las
obras, el Contratista deberá proveer los recursos profesionales necesarios y suficientes para
gestionar y controlar eficientemente la documentación generada durante el desarrollo del contrato,
que permita asegurar que la documentación se encuentre siempre actualizada y disponible para su
uso.

1.1.- Recursos de Personal

El Contratista deberá considerar en su organización, al menos, los siguientes profesionales:

• Líder de Control de Documentos en Proyectos, con al menos 5 años de experiencia

• Asistente de Control de Documentos, con al menos 2 años de experiencia

Estos profesionales deberán acreditar competencia técnica y experiencia en el ámbito del

desarrollo de proyectos de Ingeniería y Construcción.

Recursos de Infraestructura

Se debe disponer los recursos de infraestructura para el óptimo control de la información en el sitio
de la Obra: oficinas implementadas con recursos y equipos para resguardo y desarrollo de la
gestión documental; computadores, impresoras, escáner, plotter, rack porta planos, timbre, mesas
de trabajo para la consulta de los profesionales de terreno.

1.2.- Sistema de Gestión Documental SGDOC

Se establece como requerimiento que toda la documentación técnica; Entregables de Ingeniería,
planos, documentos, manuales y tipos documentales propios del desarrollo de los servicios
originados en el contrato, serán gestionados a través de la Plataforma de Gestión Documental de
Codelco VP, SGDOC, para lo cual el Contratista deberá considerarlo en la Oferta Técnica de su
propuesta.

SGDOC: Sistema de Gestión Documental de la Vicepresidencia de Proyectos de Codelco, utilizado

para la Gestión de Contenidos y para administrar los Documentos y la información a través de su
ciclo de vida; es decir, desde su creación o recepción, pasando por su procesamiento, distribución,
mantención y almacenamiento hasta la disposición final.

Para cumplir con el ingreso de la documentación al Sistema Documental Codelco SGDOC, el

Contratista deberá disponer de al menos un PC con conexión a internet.

Los requerimientos mínimos de Hardware a nivel de equipos de usuarios son los siguientes:

• Procesador I5 ó I7 de tercera generación o Procesadores de 6Core

• 4 GB en memoria RAM

• Tarjetas gráficas de 1 GB

• Monitores superiores a 15, 6’’

• HD sobre 300 GB

• Sistema Operativo de 64 bit

• Windows 7.
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 • Internet Explorer versión 11

• JAVA 6 update 30 y JAVA 8 update 45 (64-bit).

• Office 2007 ó superior

• Permisos de administrador en el equipo de trabajo para realizar configuraciones del visor

de anotaciones.

Además, como requerimiento mínimo a nivel de conectividad/red en las oficinas, deberá asegurar
una Tasa Promedio de Transferencia de 1 MB/s.

Codelco VP capacitará al personal de Control de Documentos del Contratista, en uso de SGDOC.

1.3.- Procedimientos
El Contratista deberá generar los procedimientos para control documental de construcción y puesta
en servicio, alineado con los procedimientos y requisitos del cliente, abordando como mínimo los
aspectos de sistema de control y registros, codificación de documentos en base a procedimiento
del cliente, registros de planos y documentos actualizado, control de cambios, Red line, planos As
Built, matrices de distribución y matrices de firmas autorizadas.

Para el control de copias en terreno, se deberán considerar los timbres con los textos de
respectivos de: Copia Controlada, Copia No Controlada, Documentos de Cambio y los necesarios y
suficientes para su uso de acuerdo con procedimientos de terreno.

Para la entrega de documentación técnica de terreno, definidos en los procedimientos de control

de documentos durante el desarrollo de la obra, tales como, Solicitud de información (SDI),
Solicitud de Cambio de Diseño (SCT), Avisos de Cambio de Diseño (NDT), Sketch de Terreno
(500), Red Line y As Built, el Contratista deberá proveer los archivos digitales en formatos nativos
editables y PDF digitalizados de archivo nativo.

2.- IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

El Contratista deberá administrar la documentación proporcionada por el Cliente para construir,
asegurando disponer y distribuir las copias controladas, suficientes y necesarias, en formato de
diseño original, tamaños A1, 11x17, carta o el que corresponda de acuerdo con el formato del
original. No está permitido el uso en terreno de copias reducidas.

Codelco proveerá de 01 copia electrónica en archivo digital de los documentos y planos aptos para
construir a través de transmittal de envío desde su plataforma de documental SGDOC.

3.- CODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EN TERRENO PARA EMPRESAS

CONTRATISTAS
La documentación técnica en terreno debe cumplir con la codificación definida por CODELCO VP
en el documento SGP-GFIP-GD-PRO-001-4, adjunto en Anexo C. En caso de entregables que no
se encuentren clasificados, debe solicitar la entrega de la codificación a CODELCO VP.

4.- PLANOS RED-LINES

El Contratista deberá administrar los planos red-lines como parte de la documentación a su cargo.

Durante la construcción y Puesta en Marcha el Contratista deberá registrar todos y cualquier

cambio que ocurra en terreno y debe reflejarlo en plano(s) usados para construcción y luego en el
proceso de puesta en marcha

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Todo plano red-lines generado debe ser aprobado por CODELCO o quién designe, de acuerdo a
procedimiento

El Contratista deberá documentar el plano aprobado y tenerlo a disposición de CODELCO, para

efectos de producir los planos As Built, posteriormente

Toda la documentación de planos red-lines debe ser entregada a CODELCO cuando lo solicite o
en el momento de desmovilización del Contratista.

5.- PLANOS AS BUILT

Con relación a los planos As Built se tiene:

• Condición de Avance “Planos As-Built”. Durante la construcción y Puesta en Marcha, el

Contratista mantendrá en el Terreno, un juego de copias de los planos “tal como fue
construido”, marcados según el avance a la fecha, como un registro exacto de todas las
divergencias entre el Trabajo según se muestre y el Trabajo según fue instalado. Estos
planos estarán a disposición para su inspección en cualquier momento durante el horario
normal de actividades.

• Condición Final de “Planos As-Built”. El Contratista, tendrá que considerar que en un plazo
no más allá de treinta (30) días calendario posteriores a la Aceptación Final y previo al
Pago Final del ítem respectivo, proporcionará a Codelco un juego completo de planos
reproducibles “Planos As-Built” marcados con la indicación de “AS-BUILT” claramente
especificada en cada hoja. Para tal propósito, Codelco proporcionará al Contratista copias
reproducibles y versiones electrónicas para ser marcadas por este último. El Contratista
transferirá en forma exacta y clara, toda diferencia entre los planos de avance “Planos As-
Built” y los planos finales “Planos As-Built”. El Contratista preparará planos de “Planos As-
Built” cuando esté indicado y según sea necesario, para reflejar esas condiciones.

El Contratista proporcionará los planos finales “Planos As-Built” en archivos electrónicos, en

sistema Auto CAD, versión 14 o superior y en copia dura reproducible (un juego).

6.- CARPETAS TOP

El Contratista debe entregar toda la información de las carpetas Top, tanto en archivo físico como
copia en formato digital, de acuerdo a los procedimientos de calidad establecidos por CODELCO,
para ser agregados a las Carpetas TOP.

Estas Carpetas se deben entregar en cada etapa, esto es:

• Construcción: Como aparte del hito "Término Constructivo", el Contratista debe enviar para
revisión por Codelco-Construcción las "Carpetas TOP de Construcción", las cuales
Codelco se las devolverá una vez que las valide, para que el Contratista comience con el
Proceso de Puesta en Marcha.

• Puesta en Marcha: Como parte del hito "Término Mecánico", el Contratista debe hacer
entrega de las "Carpetas TOP de Puesta en Marcha".

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