Instructivo para Compilacion de Dossier de Precomisionamiento PDF

INSTRUCTIVO PARA COMPILACIÓN DE DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO
• GPY-INS-045• VERSIÓN 0
1. OBJETIVO
El objetivo de este instructivo es establecer los lineamientos y actividades que se deben

realizar para la elaboración y entrega de los documentos que componen el Dossier de
Precomisionamiento o AC-1 con el cual se certifica la etapa de Completamiento Mecánico,
desarrollada durante ejecución de los Proyectos e ICOs por la Gerencia de Proyectos e
Ingeniería.
2. PREMISAS
Este instructivo aplica para todos los Proyectos e ICOs ejecutados por OCENSA en forma
directa o por intermedio de terceros y deberá ser aplicado por los funcionarios de OCENSA o
responsables designados que realizan y soportan los procesos de Construcción y
Precomisionamiento de proyectos de la compañía.
Las premisas para la compilación del Dossier de Precomisionamiento son:
2.1. REVISIÓN
Antes de iniciar el proceso de la recopilación detallada del Dossier de Precomisionamiento

(AC-1), el contratista deberá notificar al CDT el alcance de la ejecución, con el fin de suministrar
la información de referencia, de igual forma se debe estructurar un índice de acuerdo con el
alcance que será verificado por la interventoría y/o comisionamiento y/o representante de la
compañía (el que sea designado por OCENSA) y por CDT.
2.2. VERIFICACIÓN
La interventoría y/o comisionamiento y/o representante de la compañía (el que sea designado
por OCENSA) y CDT realizarán verificaciones del Dossier de Precomisionamiento (AC-1) en
cualquier punto de la fase de la ejecución para asegurar que el contenido físico y digital esté
debidamente ordenado, y la estructura está completa de acuerdo con este instructivo.
2.3. ACEPTACIÓN
El Dossier de Precomisionamiento (AC-1) será revisado por la interventoría y/o

comisionamiento y/o representante de la compañía (el que sea designado por OCENSA) y por
CDT antes de su aceptación, la revisión consistirá en la verificación y cargue de los entregables
en SharePoint de acuerdo con este instructivo, como resultado de la verificación se debe emitir
comunicado o formato establecido por la compañía informando de la aceptación del entregable
1
al administrador del contrato. Cuando la información generada por el contratista es

considerada insuficiente o demuestre el incumplimiento de los lineamientos establecidos por
OCENSA se notificará al contratista y este deberá realizar los cambios necesarios para su
aceptación.
2.4. CONFORMACIÓN
La conformación del Dossier de Precomisionamiento (AC-1) debe realizarse por estación o

punto en la línea, no está permitido realizar un solo Dossier que contenga labores o trabajos
en diferentes estaciones. La compilación de los Dossier físicos deberá realizarse como un solo
volumen donde se encuentran todas las secciones descritas en este instructivo; la
conformación en digital consiste en realizar el cargue de los registros en SharePoint con la
meta data requerida. Adicionalmente se debe entregar copia digital (Cd) de respaldo, al CDT,
con la información en digital manteniendo la estructura previamente indicada.
3. DESCRIPCIÓN
Se desarrolla desde la etapa de planeación de las inversiones para el completamiento

mecánico, hasta la entrega del Dossier de Precomisionamiento por parte de las empresas
contratistas con la revisión y/o aprobación de interventoría y/o comisionamiento y/o
representante de la compañía (el que sea designado por OCENSA) y por CDT.
3.1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
A continuación, se relacionan los principales documentos utilizados como referencia para la

elaboración de este documento.
• GPY-MAN-001 – Manual Proceso Gestión de Proyectos de Inversión.

• GPY-MET-007 – Metodología Gestión de Proyectos de Inversión.
• GPY-STD-001 – Estándar de Comisionamiento.
• GPY-INS-038 – Instructivo para entrega a Operaciones y Mantenimiento.
• GDI-INS-008 – Instructivo para la elaboración de un Dossier de construcción.
• GDI-INS-012 – Instructivo para compilación de Dossier equipos.
• GDI-INS-003 – Instructivo de elaboración de planos.
• GPY-INS-036 – Instructivo de Inspecciones de Seguridad Pre-Arranque.
• GPY-INS-034 – Instructivo De Preguntas Técnicas.
• GDI-FOR-033 – Formato de Referencia Documental.
3.2. DOCUMENTOS DEROGADOS
• GT-IN-024 - Instructivo Para La Elaboración De Dossier De: Equipos,

Precomisionamiento, Comisionamiento y Puesta En Marcha.
2
4. REQUISITOS
4.1. ENTREGA DEL DOSSIER FÍSICO
4.1.1. Consideraciones de Conformación
El contenido del Dossier debe ser compilado en fólder(s) de alta calidad de color blanco y el
mecanismo debe ser de 3 argollas en D con separación estándar desde 1 1/2” hasta 3”, según
sea aplicable, con bolsillo plástico al frente y en la espina que lo cubra totalmente.
Todos los fólderes del Dossier se deben identificar con portadas y en el lomo, insertado en los
bolsillos plásticos del folder según el Anexo 1 “Portadas y Lomos”. No se permiten portadas
que sean fotocopias, ni adhesivas.
Se utilizarán separadores numerados para separar las diferentes secciones y subsecciones.

Las etiquetas deberán indicar el número de la sección o subsección y donde sea posible el
título. Las etiquetas sobresaldrán un máximo de 15 mm del borde de la hoja del separador.
Normalmente las secciones estarán contenidas dentro de fólderes dedicados. Las

subsecciones deberán ser guardadas juntas y no deberían superponerse en carpetas que
contienen otras subsecciones.
Se debe dejar un espacio mínimo de 1 cm aproximadamente en cada folder para tener la

posibilidad de incorporar hojas suplementarias.
Cada volumen del Dossier de Precomisionamiento contendrá un índice de contenido general

y uno específico del mismo. Este índice se referirá a todos los contenidos dentro del Volumen,
con el detalle suficiente para identificar las subdivisiones principales contenidas dentro de los
títulos de la sección principal. Donde el contenido de un volumen este contenido en más de un
folder, el índice total se referirá a los contenidos de cada folder.
Las hojas individuales (registros de certificación) tendrán el margen suficiente a mano

izquierda, mínimo una (1”) pulgada para cualquier agujero de perforadora, en el caso de que
el archivo del registro en el Dossier deba ser perforado, sin embargo se recomienda que cada
registro sea archivado en separadores plásticos del mismo tamaño de las hojas, donde esto
no es posible el compilador asegurara que ningún dato sea borrado por agujeros de
perforadora manteniendo la integridad de la información.
La legibilidad, claridad e integridad de la información deberán ser mantenidas durante proceso

de fotocopiado, reducción fotográfica e imprenta, para asegurar la digitalización de los
documentos. Las hojas con datos incompletos, ilegibles o cortados no serán aceptadas.
3
Todo el papel usado deberá ser conveniente para el almacenamiento por largos periodos de
tiempo, (mínimo 75gms/m2) de alta calidad.
4.1.2. Consideraciones de almacenamiento y transferencia
En todas las etapas de preparación del Dossier de precomisionamiento será guardado bajo
condiciones controladas, protegido contra incendios, inundaciones, insectos, etc. El acceso al
área de almacenamiento será restringido. Las cajas de almacenamiento y entrega de la
información a OCENSA serán de referencia X300 con las siguientes dimensiones externas:
Ancho: 45 cm Alto, 26.5 cm y Largo: 33 cm.
El contratista tomará las medidas e implementará la transferencia regular y sistemática de los

registros originales de pruebas de precomisionamiento, desde su ubicación en el sitio del
proyecto a áreas seguras de almacenamiento, situadas dentro de las oficinas del contratista.
Los detalles de las transferencias y ubicación de almacenamiento serán acordadas con el

representante de OCENSA, sin embargo, deberán incluir como mínimo: los originales de todos
los registros, pruebas e inspecciones requeridos para dar paso a la siguiente fase según sea
el caso y posteriormente para ser entregados de acuerdo con lo definido en el PDT de
construcción aprobado, avance de actividades y secuencia de entrega de subsistemas del
proyecto.
El contratista proporcionará espacio adecuado de almacenamiento dentro de sus oficinas para

acomodar el Dossier de precomisionamiento y asegurarse que se compilan en forma continua.
Esto estará sujeto a auditoría con regularidad por la Interventoría, Comisionamiento o el
representante designado por la compañía y CDT.
4.1.3. Consideraciones de Calidad y presentación de la documentación de

Entrega
No se permiten alteraciones, adiciones u omisiones en los documentos. En estos casos se

debe preparar un nuevo documento. En el caso donde no sea posible elaborar un nuevo
documento, la alteración debe ser aprobada (según la importancia del documento), firmada y
fechada. El responsable de la alteración deberá hacer parte del equipo del proyecto y/o los
grupos involucrados en el proceso según sea el caso, totalmente identificable.
Ninguna hoja relacionada con los certificados o sus anexos puede presentar dobleces, arrugas
o desprendimientos de papel, daños como quemaduras o cortes dentro de la hoja o en sus
bordes.
No se permite el uso de correctores líquidos o similares o realizar tachones o enmendaduras

de las partes a corregir. El documento o certificado identificado con este detalle, se considera
4
rechazado, hasta su reposición dentro del fólder correspondiente en condiciones aceptables.

No se permite el uso de marcadores fluorescentes para diferenciar, destacar y/o resaltar.
4.2. ENTREGA DEL DOSSIER DIGITAL
Se deberán entregar todos los documentos que conforman el Dossier de precomisionamiento

en sus versiones digitales PDF para los registros de Precomisionamiento, o formatos con
firmas, los planos Red Line deberán ser entregados en sus versiones en PDF organizados por
disciplinas según corresponda digitalizados a color.
La información electrónica (planos Xref, bases de datos, fotografías, informes y otros) se debe
entregar según lo establecido en el documento GDI-INS-003 (Instructivo de elaboración de
planos) y para los Backup de configuración de sistemas de control, de seguridad se debe
entregar en el software y su versión aplicable.
La entrega del DVD y/o USB deber ser identificado mediante label (rotulo de identificación) con
la siguiente información:
• Logo actualizado de OCENSA

• Nombre del proyecto
• Objeto del contrato
• Contratista
• Número de contrato y número de OT (sí Aplica)
• Estación
• Versión (PDF / Nativo)
• Fecha de entrega (día/mes /año)
4.3. CARGUE EN SHAREPOINT
El Dossier de precomisionamiento final se cargará en SharePoint por la interventoría con sus

últimas versiones aprobadas (con carta de aceptación por interventoría) en formato PDF y
editables, la información no debe tener una estructura por carpetas ya que SharePoint no lo
requiere, por el contrario, se debe diligenciar la meta data que reemplaza la estructura por
carpetas para cada uno de los registros.
Una vez se realice el cargue completo de los Dossier entregados, CDT debe notificar al
proyecto ruta y realizar los espejos correspondientes en la ruta que defina el proyecto según
necesidad.
Cada archivo digital deberá ser nombrado con el número de Contrato y Numero de la OT,
seguido con la descripción del documento, la separación será por guion al piso (ver ejemplo1),
no está permitido el concatenar más de un entregable.
5
Ejemplo 1 Nombre de archivos
380xxxx-OT001_Indice_detallado
5. PRODUCCION DEL DOSSIER
El volumen y secciones que conforman los Dossier serán recopilados de forma progresiva y
paralela con el avance en la ejecución de las actividades de certificación del
Precomisionamiento.
Cada volumen o sección será considerada como un ítem completo; secciones parciales no
serán aceptados formalmente por la Interventoría, Comisionamiento o el representante
designado por la compañía y CDT.
La entrega del Dossier estará compuesta por:
• Una (1) copia electrónica adicional a la cargada en share point, de los documentos que
conforman el Dossier en formato PDF y Nativos (a los que apliquen), el cual deberá
estar organizado de acuerdo con los lineamientos indicados en este instructivo, la
digitalización en una resolución de 240 dpi a 300 dpi en PDF con la opción de imagen
de búsqueda a color para la sección de planos. (DVD y/o USB). La copia digital debe
contener todos los registros que se encuentren en el Dossier impreso.
• Un (1) Dossier impreso. Solo se entregarán los registros originales firmados, NO se
requiere la entrega de copias físicas.
6. DESCRIPCION DETALLADA DE CADA DOSSIER
6.1. DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO
El Dossier comprenderá toda evidencia objetiva, confirmando que las actividades de

precomisionamiento y completamiento mecánico cumplen con los requisitos especificados en
la ingeniería de detalle, en las especificaciones técnicas y normas o estándares aplicables.
6.1.1. Índice
El Dossier estará conformado por un solo volumen y secciones los cuales se describen en el
siguiente índice:
i. Sección 1. Índice de contenido del Dossier de Precomisionamiento.
ii. Sección 2. Ingeniería de detalle con ubicación respectiva.
6
En esta sección se debe incluir un listado de los documentos emitidos como ingeniería de
detalle del proyecto y documento con referencia de su ubicación respectiva en SharePoint, con
los enlaces editables para poder acceder a ellos.
iii. Sección 3. Breve Descripción del Subsistema
En esta sección se deben describir en párrafos extractados de los documentos de ingeniería

entre otras características:
• Objetivo y alcance de la facilidad dentro del proyecto.

• Los parámetros de diseño y operación
• Los Principales instrumentos de control
• Las características de los fluidos
• Exclusiones, subsistemas conexos entregados por vendor o contratistas alternos.
• Información relevante referida a la preparación del sistema / Subsistema previo al
comisionamiento.
• Incluir registro fotográfico de las facilidades construidas.
iv. Sección 4. Certificado de Completamiento Mecánico AC-1
En esta sección se debe incluir el certificado de aceptación del subsistema (formato GPY-FOR-
057) que se entrega por Construcción a Comisionamiento del proyecto; debe estar firmado por
las autoridades correspondientes de acuerdo con la matriz de autorizaciones del proyecto.
Anexo. Listado y Control de firmas autorizadas, firma corta, firma larga, cargo de cada
profesional de disciplina y demás responsables y autoridades del proyecto.
v. Sección 5. Estatus Matriz de Certificación
En esta sección se debe incluir la matriz de certificación de precomisionamiento (en su versión

final) y el reporte consolidado de estatus de entrega de la certificación del subsistema emitido
por interventoría y comisionamiento y/o representante de la compañía (el que sea designado)
a la fecha de entrega, donde, se evidencien fechas de entrega de cada certificado y % de
ejecución, este reporte debe llevar la firma del profesional de certificación de comisionamiento
y delegado de Interventoría.
vi. Sección 6. Plan de Precomisionamiento
En esta sección se debe incluir el plan de precomisionamiento del proyecto, donde, se detalle
entre otra la siguiente información:
• Estrategia de ejecución del Precomisionamiento por subsistema.

• Personal requerido.
7
• Plan de pruebas de precomisionamiento por subsistema.

• Cronograma de Precomisionamiento.
Anexo. se deberán incluir los procedimientos empleados para la realización de las pruebas de
precomisionamiento y actividades requeridas para el completamiento mecánico del
subsistema.
vii. Sección 7. Planos con Límites del Sistema / Subsistema (Identificados con
colores)
En esta sección se deben incluir la delimitación de los sistemas y subsistemas en planos (en
su última revisión disponible correspondientes al subsistema entregado) P&ID, Unifilares,
Arquitecturas de control entre otros, donde se incluye el cuadro de convenciones con la
descripción de los criterios de marcación. Adicionalmente se deben identificar los paquetes de
trabajo o certificación por disciplina así:
• Tubería y Mecánica: Delimitados sobre planos P&IDs.

• Electricidad: Delimitados sobre planos Unifilares.
• Instrumentación & Control: Delimitados sobre Arquitecturas de Control, diagramas de
Lazo, P&IDs.
• Civil & Estructuras: Delimitados sobre planos Layout, detalles mecánicos, típicos de
soporteria.
Cuando se requiera se deberá delimitar los sistemas y subsistemas y los paquetes de trabajo
o certificación en los planos de los proveedores de equipos.
viii. Sección 8. Estatus de preguntas Técnicas / No Conformidades / Manejos del

Cambio
En esta sección se deberá incluir el listado consolidado general y el estatus de registros y

documentos de soporte de manejo del cambio a la fecha de entrega del subsistema
correspondiente, los documentos individuales originales quedarán en el Dossier de
construcción y deben evidenciar:
• Las TQ´s deben tener respuestas avaladas por el consultor de ingeniería, líder técnico
del proyecto, jefe de ingeniería y jefe del proyecto y seguir los lineamientos del
Instructivo De Preguntas Técnicas GPY-INS-034.
• Los NCR´s técnicas que impliquen una inconsistencia que afecte la integridad del
subsistema, deben estar soportados, evidenciados y cerrados. Igualmente deben ser
ratificados, verificados y asegurados por el equipo de Interventoría. Los NCR´s que no
afecten la integridad del subsistema pueden estar abiertos, pero deben registrarse como
pendientes tipo “B”. Sin embargo, se debe plantear una fecha perentoria para cierre,
cuyo compromiso debe ser ratificado por el líder de construcción en sitio.
8
• Para la entrega final de un subsistema al cliente, se deberá tener el cierre de todas las
TQ´s, y del sistema de calidad (NCR´s, producto no conforme, hallazgos para mejora).
Nota: el único mecanismo para la gestión de los cambios realizados en los diseños que tengan
un impacto en alcance, tiempo, costo y/u optimización será una TQ´s y deberá registrarse
debidamente el planos red-line y As-Built, no se acepta el uso de la bitácora de obra para
evidenciar y aprobar estos cambios.
ix. Sección 9. Certificados de Precomisionamiento
En esta sección se deben incluir los certificados de las pruebas realizadas por cada disciplina
para cada subsistema, los cuales se registrarán en los formatos de Precomisionamiento
(certificados y listas de chequeo) del estándar de comisionamiento de Ocensa, cada uno de
los certificados originales debe tener el cuadro de firmas completamente diligenciado,
organizados por disciplina y paquetes en el orden registrado en la matriz de certificación.
Las disciplinas sugeridas a incluir en esta sección se describen a continuación:
• Tubería y Mecánica
• Electricidad
• Instrumentación & Control
• Civil & Estructuras
x. Sección 10. Listados de Pendientes de Precomisionamiento
En esta sección se deben incluir los listados de pendientes levantados por disciplinas y por
subsistemas, utilizando el formato PL-1 del estándar de comisionamiento de Ocensa y según
la metodología allí descrita para levantamiento y registro.
Las disciplinas sugeridas a incluir en esta sección se describen a continuación:
• Tubería y Mecánica
• Electricidad
• Instrumentación & Control
• Civil & Estructuras
xi. Sección 11. Planos asociados (Red Line / As Built)
En esta sección se debe incluir el listado de los planos en versión Red Line y los que se
entregaran en versión As-Built que corresponden al subsistema y una copia a color de los
planos respectivos del subsistema. Para los planos Red Line el código de colores a utilizar es
el siguiente:
9
• Amarillo: Revisado y está correcto

• Verde: Debe ser borrado
• Rojo: Agregar cambio
• Azul: Comentario
Los documentos Red Line originales deben ser entregados al responsable de la elaboración
de los documentos As Built (Contratista de Construcción) únicamente cuando se haya
completado la totalidad del amarillado en el mismo, mientras esto no ocurra el contratista de
obra debe mantenerlo en custodia y entregar una copia con el avance del amarillado
correspondiente al subsistema que está entregando al equipo de Comisionamiento. La
elaboración y/o edición de los planos debe seguir los lineamientos del “Instructivo para
elaboración de planos GDI-INS-003”.
xii. Sección 12. Manuales y Catálogos asociados con ubicación respectiva
En esta sección se deben incluir los catálogos y/o manuales de instalación, operación y
mantenimiento de los equipos instalados en el subsistema. Se debe incluir un listado de
documentos relacionados.
La elaboración y/o edición de los Manuales de equipos debe seguir los lineamientos del
Instructivo compilación del dossier equipos (GDI-INS-012).
Si la documentación de esta sección ya fue entregada como soporte de otro subsistema se

debe referenciar mediante el documento “Formato de Referencia Documental GDI-FOR-033”
el Dossier de completamiento mecánico en el cual fue entregado para no duplicar información.
6.1.2. Declaración de Completamiento Mecánico
Interventoría, Comisionamiento o el representante designado por la compañía deberá

garantizar la revisión interdisciplinaria al Dossier de Completamiento Mecánico una vez sea
entregado por el equipo de Precomisionamiento.
El Dossier de completamiento mecánico se debe entregar a interventoría y/o comisionamiento

y/o representante de la compañía (el que sea designado por OCENSA) y CDT conformado de
acuerdo con la estructura (Índice de Contenido) descrito en el presente instructivo, y verificado
mediante el documento esquema de revisión Dossier AC-1, para su revisión y aprobación
oportuna, en vía del cumplimiento del cronograma establecido en el Plan de
Precomisionamiento aprobado.
El Dossier de completamiento mecánico debe contener la certificación completa aprobada de

las diferentes disciplinas de acuerdo con la matriz de certificación emitida para el proyecto.
10
Cuando el Dossier de Completamiento Mecánico se encuentre completo y firmado por el

equipo de precomisionamiento y las diferentes autoridades descritas en el certificado AC-1 el
equipo de Interventoría en conjunto con Comisionamiento informarán al jefe del Proyecto el
cumplimiento del hito declaración de completamiento mecánico.
6.1.3. Manejo de Documentación
Se deben usar los formatos de Precomisionamiento vigentes en el control maestro documental

que sean aplicables según el alcance de los Proyectos/ICOs de OCENSA
Los certificados deben conservar el formato descargado del control maestro documental, su
diligenciamiento preferiblemente debe hacerse a mano con letra legible durante la ejecución
de las pruebas. Es permitido realizar las impresiones por ambas caras siempre y cuando no
se interfiera con la legibilidad del documento al momento de diligenciar el formato a mano.
Los planos que sean incluidos como anexos deben cumplir lo establecido en el instructivo GDI-
INS-003 – Instructivo para elaboración de planos.
En las estaciones y/o terminal y/o línea del Oleoducto se utilizarán los formatos, instructivos y
protocolos recomendados en los manuales de los Vendor y los que apliquen vigentes en el
control maestro de documentos de OCENSA, estos deberán quedar definidos en la matriz de
certificación elaborada por Comisionamiento.
Una vez ejecutada cada prueba se deben diligenciar las casillas de firmas de cada formato por
los diferentes responsables y autoridades de la etapa de precomisionamiento, con las
aclaraciones que sean requeridas y de manera oportuna anexar al Dossier respectivo. Es
necesario agilizar la entrega de los certificados al Ingeniero de Certificación para el registro en
base de datos (matriz de certificación y/o software de comisionamiento), digitalización de los
certificados y compilación en volúmenes del Dossier respectivo.
El equipo de Precomisionamiento debe dejar para su manejo una copia magnética del Dossier
de completamiento mecánico y certificados de completamiento mecánico que han sido
firmados y entregados a interventoría y/o comisionamiento y/o representante de la compañía
(el que sea designado por OCENSA) y CDT. Todos los certificados de completamiento
mecánico (AC-1) junto con sus anexos respectivos entregados para la liberación de los
subsistemas deberán ser cargados digitalmente en el software de certificación del contratista
de Comisionamiento, los documentos deberán ser entregados en copia digital al ingeniero de
certificación del equipo de Comisionamiento para el respectivo cargue de la documentación en
el software.
11
Se debe llevar un control de los certificados y Dossier de Completamiento Mecánico

entregados, registrando la fecha y la comunicación con que se entrega cada documento a
interventoría y/o comisionamiento y/o representante de la compañía (el que sea designado por
OCENSA) y CDT.
Nota: Solo es válido hacer entrega del Dossier de Completamiento Mecánico a Interventoría,
Comisionamiento o el representante designado por la compañía cuando esté completo, no
existan pendientes tipo A abiertos, se cumpla el esquema de revisión Dossier de
Completamiento Mecánico y se tenga el certificado AC1 firmado por todas las partes
involucradas.
6.2. CONSIDERACIONES
Cuando una sección o subsección no se pueda aplicar a las actividades del alcance del trabajo
de un contratista, NO se requiere crear la documentación. El índice deberá ser marcado con
"No Aplica." En el Dossier físico y magnético se debe incluir el separador correspondiente y
una hoja indicando “No aplica”.
Cuando los encabezamientos de una subsección no cubren lógicamente los aspectos del
alcance del trabajo del contratista, se podrán añadir subsecciones nuevas apropiadas al índice.
Para mantener consistencia, los encabezamientos de secciones definidas no se podrán
cambiar.
El contratista será responsable por mantener al día, toda la documentación que forma parte
del contrato hasta cuando reflejen el estado de la construcción al término de las actividades
contractuales de precomisionamiento.
12
7. MATRIZ RACI
8. CONTROL DE ACTUALIZACIONES
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN
0 01/09/2020 Elaboración del Documento
Jose Efrain Forero Walther Castellanos

Profesional Gestión de Información Experto Integración de Proyectos
Revisó Revisó
Ignacio Gomez
Gerente de Proyectos e Ingeniería
Aprobó
13
9. ANEXOS
Anexo 1. Portadas y Lomos
“NOMBRE DEL PROYECTO”

OBJETO DEL CONTRATO
CONTRATISTA
Logo Pequeño
Dirección
Teléfono
NUMERO DE CONTRATO -OT.

–XXXXXXX-XX
ESTACIÓN
DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO
FECHA DE ENTREGA
DIA/MES/AÑO
14
LIBRO # DE #
“NOMBRE DEL PROYECTO”

OBJETO DEL CONTRATO
CONTRATISTA
Logo Pequeño
Dirección
Teléfono
NUMERO DE CONTRATO -OT.

–XXXXXXX-XX
ESTACIÓN
DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO
PROYECTO
FECHA DE ENTREGA
DIA/MES/AÑO
LIBRO # DE #
15

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INSTRUCTIVO PARA COMPILACIÓN DE DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO

El objetivo de este instructivo es establecer los lineamientos y actividades que se deben

Las premisas para la compilación del Dossier de Precomisionamiento son:

Antes de iniciar el proceso de la recopilación detallada del Dossier de Precomisionamiento

El Dossier de Precomisionamiento (AC-1) será revisado por la interventoría y/o

al administrador del contrato. Cuando la información generada por el contratista es

La conformación del Dossier de Precomisionamiento (AC-1) debe realizarse por estación o

Se desarrolla desde la etapa de planeación de las inversiones para el completamiento

3.1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

A continuación, se relacionan los principales documentos utilizados como referencia para la

• GPY-MAN-001 – Manual Proceso Gestión de Proyectos de Inversión.

3.2. DOCUMENTOS DEROGADOS

• GT-IN-024 - Instructivo Para La Elaboración De Dossier De: Equipos,

4.1. ENTREGA DEL DOSSIER FÍSICO

4.1.1. Consideraciones de Conformación

Se utilizarán separadores numerados para separar las diferentes secciones y subsecciones.

Normalmente las secciones estarán contenidas dentro de fólderes dedicados. Las

Se debe dejar un espacio mínimo de 1 cm aproximadamente en cada folder para tener la

Cada volumen del Dossier de Precomisionamiento contendrá un índice de contenido general

Las hojas individuales (registros de certificación) tendrán el margen suficiente a mano

La legibilidad, claridad e integridad de la información deberán ser mantenidas durante proceso

4.1.2. Consideraciones de almacenamiento y transferencia

El contratista tomará las medidas e implementará la transferencia regular y sistemática de los

Los detalles de las transferencias y ubicación de almacenamiento serán acordadas con el

El contratista proporcionará espacio adecuado de almacenamiento dentro de sus oficinas para

4.1.3. Consideraciones de Calidad y presentación de la documentación de

No se permiten alteraciones, adiciones u omisiones en los documentos. En estos casos se

No se permite el uso de correctores líquidos o similares o realizar tachones o enmendaduras

rechazado, hasta su reposición dentro del fólder correspondiente en condiciones aceptables.

4.2. ENTREGA DEL DOSSIER DIGITAL

Se deberán entregar todos los documentos que conforman el Dossier de precomisionamiento

• Logo actualizado de OCENSA

4.3. CARGUE EN SHAREPOINT

El Dossier de precomisionamiento final se cargará en SharePoint por la interventoría con sus

Ejemplo 1 Nombre de archivos

5. PRODUCCION DEL DOSSIER

La entrega del Dossier estará compuesta por:

6. DESCRIPCION DETALLADA DE CADA DOSSIER

6.1. DOSSIER DE PRECOMISIONAMIENTO

El Dossier comprenderá toda evidencia objetiva, confirmando que las actividades de

i. Sección 1. Índice de contenido del Dossier de Precomisionamiento.

ii. Sección 2. Ingeniería de detalle con ubicación respectiva.

iii. Sección 3. Breve Descripción del Subsistema

En esta sección se deben describir en párrafos extractados de los documentos de ingeniería

• Objetivo y alcance de la facilidad dentro del proyecto.

iv. Sección 4. Certificado de Completamiento Mecánico AC-1

v. Sección 5. Estatus Matriz de Certificación

En esta sección se debe incluir la matriz de certificación de precomisionamiento (en su versión

vi. Sección 6. Plan de Precomisionamiento

• Estrategia de ejecución del Precomisionamiento por subsistema.

• Plan de pruebas de precomisionamiento por subsistema.

• Tubería y Mecánica: Delimitados sobre planos P&IDs.

viii. Sección 8. Estatus de preguntas Técnicas / No Conformidades / Manejos del

En esta sección se deberá incluir el listado consolidado general y el estatus de registros y

ix. Sección 9. Certificados de Precomisionamiento

Las disciplinas sugeridas a incluir en esta sección se describen a continuación:

x. Sección 10. Listados de Pendientes de Precomisionamiento

Las disciplinas sugeridas a incluir en esta sección se describen a continuación:

xi. Sección 11. Planos asociados (Red Line / As Built)

• Amarillo: Revisado y está correcto

xii. Sección 12. Manuales y Catálogos asociados con ubicación respectiva

Si la documentación de esta sección ya fue entregada como soporte de otro subsistema se