Registrar Cambio de moneda (Wire Transfer)

1- Descargar todos los archivos de wire transfer por vendor que envía la Sra. Monica y archivarlos en una carpeta
nueva cuyo nombre sea la fecha en que se registrarán: “mmddyyyy”

2- El archivo de wire transfer luce como se muestra a continuación:

Los valores a tener en cuenta son el valor del invoice en EUR (este monto es el que debería aparecer en
FurnServe) y el valor del invoice en USD (este monto es el resultado de multiplicar cada línea del invoice
registrado por el factor de conversión de moneda que se muestra en “Dealt Rate”).

3- Para empezar a registrar el cambio de moneda en el sistema nos vamos al FurnServe y realizamos lo siguiente:

Damos click en A/P – Invoice Entry – símbolo rojo de Cancel

Filtramos por Vendor haciendo click en “Vendor Name”

Damos click en el invoice que corresponde (verificando el monto en EUR y el numero de invoice que se muestra en
“Details of Payment” en el archivo de wire transfer que se tiene).

Realizamos el cálculo de cada línea de los PO’s que pertenecen a dicho invoice, multiplicándolas por el factor de
cambio que se muestra en “Dealt rate”. Para ello, nos podemos ayudar de un Excel que contenga las siguientes
columnas:

ValorTotal ValorTotal con

VUnit FS Cantidad VUnit FS * Factor
según FS Factor

ValorTotal según FS= se registra manual del sistema

VUnit FS = ValorTotal segun FS / Cantidad
Cantidad= se registra manual del sistema
VUnit FS * Factor = Columna 2 * Factor (Dealt Rate)
ValorTotal con Factor = Vunit FS * Factor * Cantidad

Una vez se tengan los valores, damos click derecho – Edit Details Line – Edit Line
Editamos las líneas del invoice reemplazando el valor de “Unit Cost” por el monto calculado en Excel en la columna
“Vunit FS * Factor”.

Una vez realizado el cambio en todas las líneas, el valor Total del invoice, debería coincidir con el valor del invoice en USD
que se muestra en el archivo de wire transfer.

NOTA: En caso de que haya una diferencia por décimas, se distribuye dicho monto entre los ítems que sea posible.

Si los PO’s del invoice tienen líneas cuya cantidad es mayor de 1 y no es posible distribuir el monto faltante, entonces
se debe realizar un GL por “Exchange Variation”

4- Para aplicar un General Ledger (GL) por cambio de divisas se debe realizar los siguiente:

Ya estando dentro del invoice, damos click derecho – New Expense / Freight Line

Se abrirá una nueva ventana y le damos clcik en los binoculares que se encuentran en la sección de GL#

Filtramos haciendo doble click en “Description”, escribimos “Exchange” y damos click en el símbolo verde de checked.
Damos doble click en “Exchange Variation Expense” y se nos abrirá una ventana como se muestra debajo.

En la sección de “Unit Cost” colocamos el valor de la diferencia, presionamos la tecla Tab para que el monto se vea
reflejado en la sección “Amount” y damos click en el símbolo verde de checked.